Các vị trí trong tổ chức sự kiện nào hiện nay sẽ thu hút bạn ?

1. Tổ chức sự kiện là gì ?

Tổ chức sự kiện là một công việc khá thú vị, nó giống như mối liên kết giữa công chúng với nhiều thành phần khác nhau ở trong xã hội. Tổ chức sự kiện được hiểu chính là những chương trình thuốc các lĩnh vực khác nhau như : văn hóa, kinh tế, thương mại,.... tạo ra các chương trình trực tiếp đến với công chúng về những vấn đề, sự kiện đang xảy ra trong xã hội, những sự kiện có tầm ảnh hưởng, hay muốn truyền đạt một thông điệp, truyền thông, quảng bá một sản phẩm nào đó đến với công chúng. Tổ chức sự kiện mang đến cho công chúng nhiều những sự kiện có màu sắc khác nhau, đòi hỏi công chúng nhớ đến và gây sự thu hút đến công chúng.

Tóm lại chúng ta có thể hiểu tổ chức sự kiện là một hoạt động diễn ra tại một thời điểm nhất định, địa điểm nhất định, tập trung nguồn lực để truyền đạt đến công chúng một thông điệp nào đó, gây thu hút đối với công chúng.

1.1. Vai trò của tổ chức sự kiện

Vậy tổ chức sự kiện có mặt trong cuộc sống con người có vai trò đặc biệt gì ? Câu trả lời cho vai trò của tổ chức sự kiện là việc có mặt của tổ chức sự kiện nhằm thu hút khách hàng mục tiêu của một doanh nghiệp nào đó chú ý đến sản phẩm doanh nghiệp của mình và có thể quảng bá, quảng cáo sản phẩm nhằm gia tăng doanh số mua bán của doanh nghiệp. Đây chính là vai trò quan trọng của tổ chức sự kiện.

1.2. Mục tiêu của tổ chức sự kiện

Mục tiêu của tổ chức sự kiện nhằm thực hiện được các kế hoạch truyền thông mà tổ chức, doanh nghiệp đã đưa ra từ trước đó. Nhằm gây thu hút, chú ý của công chúng, khách hàng mục tiêu tới sản phẩm doanh nghiệp của mình, làm thúc đẩy chiến lược cung và cầu hay những chiến lược trọng điểm có trong kế hoạch của tổ chức, doanh nghiệp. Có thể nói tổ chức sự kiện chính là một trong những hoạt động có vai trò truyền thông, quảng bá tốt nhất mà lĩnh vực nào cũng có thể áp dụng chúng.

Tin tuyển dụng: Việc làm tổ chức sự kiên

2. Các vị trí công việc trong tổ chức sự kiện

Để có được một hoạt động tổ chức sự kiện hoàn chỉnh thì bao gồm rất nhiều sự góp mặt và giúp đỡ giữa nhiều công việc khác nhau của tổ chức sự kiện. Các vị trí công việc này luôn có những tính chất và đặc điểm khác nhau nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo nên một chuỗi hoạt động hoàn chỉnh nhất có thể, thực hiện tốt nhất những mục tiêu đã đề ra của chương trình tổ chức sự kiện.

2.1. Điều phối tổ chức sự kiện

Đây là công việc vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện, nếu chúng ta hay bắt gặp một người luôn đứng sau cánh gà và cầm chiếc mic để điều phối thì chính là họ - người điều phối tổ chức sự kiện. Có thể thấy được rằng tính chất công việc này cần sự tư duy logic, hoạt bát, linh hoạt trong công việc. Họ sẽ có nhiệm vụ đứng lên và chỉ đạo tất cả như: người dẫn, âm thanh, ánh sáng, các yếu tố liên quan đến chương trình để sao cho mọi sự kiện trong chương trình từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc đều được diễn ra đúng theo kế hoạch đề ra.

Họ cũng là những người “di chuyển” không ngừng trong chương trình để xử lý những vấn đề khó khăn có thể phát sinh như sự cố với người dẫn, ban giám khảo, khách mời, thiết bị, âm thanh,... Công việc của họ thật sự rất bận rộn và có nhiều áp lực, nhưng họ lại là những người quan trọng trong các hoạt động tổ chức này. Chắc chắn áp lực của vị trí này sẽ xứng đáng với mức lương có thể rơi vào 10 triệu đồng/ tháng và cũng tùy thuộc vào từng chương trình có quy mô lớn hay nhỏ.

2.2. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện cũng đóng góp vai trò vô cùng to lớn,  đây là sự sống còn của chương trình. Khi mà người lên kế hoạch cần có nhiệm vụ khảo sát địa hình, địa điểm tổ chức của sự kiện đó, logistic, liên hệ và bàn luận về vấn đề tài chính với bộ phận tài chính của doanh nghiệp tổ chức.

Đòi hỏi họ cần đưa ra những kế hoạch sao cho phù hợp với nội dung chương trình đưa ra nhằm đảm bảo yếu tố về địa điểm, không gian phù hợp với khách hàng mục tiêu và sản phẩm, làm việc với các cơ quan chính quyền về địa điểm tổ chức tránh được các hậu quả gây tranh cãi.

2.3. Quản lý dịch vụ khách hàng

Đây là công việc dành cho những người có khả năng thuyết phục tốt, giao tiếp giỏi vì họ chính là một phần nòng cốt trong quá trình diễn ra sự kiện. Họ là những người vô cùng giỏi trong những việc giải quyết các vấn đề từ phía khách hàng, chẳng hạn như khi khách hàng cần tìm hiểu thông tin về sản phẩm, những thắc mắc về dịch vụ, khi khách hàng cáu giận,.... Họ chính là người giải quyết và đem lại cho khách hàng những câu trả lời thỏa mãn và hài lòng khách hàng, gắn kết, tạo sự tin tưởng của khách hàng đối với sản của phẩm doanh nghiệp.

Xem thêm: Tìm việc làm nhân viên tổ chức sự kiện

2.4. Quản lý sự kiện

Nếu chỉ riêng người điều phối sự kiện thôi thì chưa đủ mà còn có một quản lý sự kiện để giải quyết các vấn đề phát sinh có trong chương trình, giám sát những hoạt động của chương trình sao cho nội dụng được diễn ra theo đúng kế hoạch đã lên trước đó.

Nhiệm vụ của họ sẽ giữ cho chương trình được tổ chức êm xuôi tránh những điều bất thường khi có vấn đề xảy ra, điều động phối hợp hợp lý từng bộ phận của chương trình.

2.5. Trợ lý sự kiện

Họ là những trợ lý nhanh nhẹn và có khả năng giải quyết nhiều công việc giúp cho quản lý sự kiện nếu như có việc bận. Nhiệm vụ của họ chính là gọi điện, kiểm tra thông tin khách hàng, liên hệ với những bên liên quan đến sự kiện của doanh nghiệp, họ phải nắm rõ lịch trình hoạt động của sự kiện để có thể dễ dàng trong việc điều động nhân sự.

2.6. Biên đạo

Công việc này dành cho những người quản lý việc điều phối một chương trình biểu diễn, các chương trình ca múa nhạc nhằm giúp cho khách hàng cảm thấy thoái mái, thư giãn trong quá trình truyền thông tổ chức sản phẩm. Người biên đạo phải có cái nhìn và hướng dẫn các thành viên trong ca mua nhạc tập luyện sao cho tốt và hoàn chỉnh từng bài.

2.7. Chỉ đạo nghệ thuật

Người hợp tác chặt chẽ với bộ phận như marketing và truyền thông trong việc hỗ trợ đưa ra các chương trình tổ chức mang đúng ý nghĩa thông điệp. Và liên hệ, gây dựng mối quan hệ tới các bên hỗ trợ chương trình, trao đổi về truyền thông và quảng bá chương trình. Họ có khả năng truyền đạt tốt và đưa ra những kế hoạch, ý tưởng cho chương trình, vai trò vô cùng quan trọng nên họ có thể nắm bắt và điều phối nhiều bộ phận của chương trình.

2.8. Lập trình âm thanh và ánh sáng

Đây cũng là một trong những công việc quan trọng, nhiệm vụ của họ là điều chỉnh và tập trung cao độ về từng tiết mục trong chương trình, điều chỉnh âm lượng mic, nhạc, âm thanh và ánh sáng sao cho phù hợp đối với người trên sân khấu cũng cũng khiến khán giản phải nắm bắt và xem được các chương trình.

 Âm thanh, ánh sáng cũng góp phần vô cùng lớn trong việc tạo cho khách hàng mục tiêu sự thích thú và cuốn hút về nội dụng chương trình.

2.9. Đạo diễn

Người làm việc cùng với quản lý nghệ thuật của chương trình, họ có trách nhiệm chỉ đạo có tiết mục và quản lý nội dung chương trình sao cho phù hợp, đồng thời họ cũng làm việc với những bên như thiết kế để đảm bảo ý tưởng, ngân sách chương trình để đảm bảo chi phí.

Xem thêm: [BẬT MÍ] Cách viết mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện

3. Một số công việc khác

Ngoài những công việc chính trên thì còn có những công việc như quản lý dịch vụ ăn uống của chương trình, phát vé tham gia chương trình, lễ tân tiếp đón khách hàng,..... Tùy thuộc vào từng chương trình tổ chức sự kiện mà có những vị trí công việc khác nhau.

Qua bài viết này hy vọng các bạn có nhiều góc nhìn mới lạ về các vị trí trong tổ chức sự kiện và tìm cho mình một vị trí phù hợp với công việc mình theo đuổi.