Duty manager là gì? Những công việc cần làm của Duty manager

Tìm việc làm nhanh

1. Khái niệm Duty manager là gì?

Duty manager là người quản lý ca trực hay quản lý tiền sảnh. Duty manager sẽ là người giám sát các hoạt động của khách sạn để đảm bảo công việc của khách sạn diễn ra trôi chảy trong suốt quá trình làm việc của mình.

Duty manager đóng vai trò quan trọng trong một khách sạn. Họ là những người đảm bảo việc vận hành của khách sạn diễn ra bình thường, họ cũng thay mặt Quản lý khách sạn để giải quyết những vấn đề phàn nàn của khách hàng và giải quyết những công việc của Trưởng bộ phận khi họ vắng mặt,… sau đó báo cáo lên cấp trên hay Tổng giám đốc của khách sạn.

Duty manager thường có ở khách sạn từ 3 đến 5 sao. Duty manager có 2 ca, trong đó Duty manager sẽ là người đảm nhận ca ngày và Duty manager night sẽ là người đảm nhận ca đêm.

Để làm tốt nhiệm vụ của mình thì Duty manager phải nắm được toàn bộ các công việc trong khách sạn, kết hợp với những ban khác, quản lý và giám sát khách sạn hoạt động một cách tốt nhất.

Xem thêm: Việc làm quản lý khách sạn

2. Duty manager cần làm những công việc gì?

Một Duty manager cần làm rất nhiều công việc, dưới đây là những công việc mà Duty manager cần làm.

2.1. Duty manager cần phối hợp quản lý bộ phận tiền sảnh khách sạn

Duty manager thực hiện giám sát các hoạt động làm việc của bộ phận tiền sảnh khách sạn, đảm bảo các công việc được thực hiện hiệu quả và theo đúng quy trình. Duty manager còn trực tiếp chào đón khách VIP, khách đi theo đoàn sắp xếp chỗ nghỉ ngơi cho họ và thực hiện theo các nghi thức phù hợp.

Duty manager kiểm tra các danh sách VIP, khách đoàn và điều phối các công tác chuẩn bị đón họ ở trong ngày. Sau đó, Duty manager sẽ kiểm tra và setup phòng cho khách VIP và khách đoàn.

Ngoài ra, Duty manager cần kiểm tra các bưu phẩm, thư từ, tin nhắn,… được gửi đến khách sạn và đưa đến tay khách hàng một cách nhanh nhất.

2.2. Duty manager giám sát, kiểm tra các công việc của tất cả khu vực trong khách sạn

Duty manager phải thường xuyên kiểm tra các hoạt động của khách sạn, một số nơi như: quầy bar, phòng chờ, nhà hàng, hành lang, phòng kỹ thuật, bể bơi,… để đảm bảo các công việc diễn ra hiệu quả và kịp thời xử lý các biện pháp một cách nhanh nhất trong những tình huống phát sinh.

Duty manager cũng cần đảm bảo các khu vực đóng, mở theo thời gian quy định.

2.3. Duty manager giải quyết các vấn đề, khiếu nại của khách hàng

Duty manager sẽ là người giải quyết các vấn đề và khiếu nại của khách hàng và giải quyết sao cho khách hàng hài lòng. Nếu những vấn đề khó giải quyết và ngoài khả năng thì họ cần báo cáo lên cấp trên. Ghi chép các vấn đề, khiếu nại của khách hàng vào sổ sách lưu trữ và thường xuyên hỏi han khách hàng về trải nghiệm mà họ sử dụng các dịch vụ tại khách sạn xem họ có hài lòng hay không.

Xem thêm: Mẫu thư trả lời khiếu nại của khách hàng hiệu quả nhất!

2.4. Duty manager hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên

Duty manager là người hướng dẫn các nhân viên mới thực hiện theo đúng quy trình làm việc của khách sạn và đảm bảo cho khách hàng hài lòng nhất. Họ cũng phối hợp với cấp trên để đưa ra các chính sách đào tạo, bồi dưỡng cho nhân viên.

Bên cạnh đó, Duty manager cần phải sẵn sàng nâng cao các kỹ năng về nghiệp vụ, tích lũy kiến thức để quản lý một cách tốt nhất, giúp khách sạn phát triển và mang lại hiệu quả hoạt động trong kinh doanh.

2.5. Một số công việc khác của Duty manager

Sau khi kết thúc ca làm việc, Duty manager cần bàn giao các hoạt động và nhiệm vụ hoàn thành, công việc cụ thể cho ca làm việc sau. Báo cáo cho họ về tiến độ làm việc, những việc xảy ra đặc biệt trong khi làm việc.

Duty manager cần kiểm tra các máy móc vận hành, đổi mới, bảo dưỡng hay bảo trì các máy móc một cách thường xuyên để khách sạn hoạt động một cách tốt nhất. Phải tham gia các hoạt động, cuộc họp giao ban có liên quan đến Duty manager trong khách sạn và báo cáo tất cả công việc lên tổng giám đốc.

Duty manager cần phối hợp với bộ phận marketing, khuyến khích khách hàng đánh giá, nhận xét hay có ý kiến về sản phẩm, dịch vụ của khách sạn. Họ cần tiếp nhận tất cả những đánh giá, góp ý của khách hàng và thay đổi theo hướng tích cực, đưa khách sạn ngày càng phát triển.

Duty manager đóng góp các ý kiến, giải pháp giúp nâng cao chất lượng dịch vụ của khách sạn. Duty manager cần làm báo cáo theo quy định và sẽ thực hiện một số công việc khác khi cấp trên yêu cầu.

Cv online đơn giản

3. Yếu tố để trở thành một Duty manager

3.1. Một Duty manager cần có khả năng làm việc trong môi trường áp lực cao

Để trở thành một Duty manager thì bạn cần phải có khả năng chịu được áp lực cao và hoàn thành tốt công việc được giao. Một Duty manager luôn phải quản lý tất cả các công việc, đôi khi sẽ làm bạn cảm thấy áp lực, bạn chỉ cần vạch ra những công việc cần làm và thực hiện chúng một cách tốt nhất, xử lý các tình huống xảy ra hiệu quả sẽ làm giảm bớt áp lực. Và khi làm một Duty manager bạn phải có khả năng làm việc vào ban đêm vì đôi khi sẽ phải đổi ca trực.

3.2. Duty manager cần có kỹ năng chuyên môn giỏi

Duty manager cần có kỹ năng về chuyên môn giỏi và phải nắm được các yêu cầu, kỹ năng, nhiệm vụ khi trở thành một Duty manager. Chỉ khi bạn có các kỹ năng nghiệp vụ và lý thuyết về nghề Duty manager thì bạn mới có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Đây cũng là yếu tố quan trọng nhất để trở thành một Duty manager.

Xem thêm: Cách viết mục tiêu nghề nghiệp việc làm nhà hàng khách sạn

3.3. Duty manager cần phối hợp tốt giữa các bộ phận

Duty manager cần có khả năng làm việc và phối hợp giữa các ban, các bộ phận của khách sạn để cùng nhau đưa ra cách làm việc, xử lý tình huống một cách hiệu quả nhất, đưa khách sạn ngày càng phát triển. Ngoài ra, phối hợp tốt giữa các bộ phận sẽ thúc đẩy tốt các mối quan hệ trong công việc, giúp công việc của bạn hoàn thành được thuận lợi.

3.4. Duty manager có khả năng quan sát, nhận diện vấn đề

Khi xảy ra một tình huống ngoài ý muốn hoặc khiếu nại từ khách hàng, Duty manager cần có khả năng quan sát kỹ vấn đề đang xảy ra. Sau đó, Duty manager sẽ nhận diện, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra cách xử lý ổn thỏa.

3.5. Duty manager am hiểu những chính sách, quy định tại khách sạn

Để trở thành Duty manager thì bạn cần am hiểu những quy định và chính sách mà khách sạn đưa ra. Duty manager cần đảm bảo tốt về vấn đề an toàn, an ninh trong khách sạn. Những quy định mà khách sạn đưa ra thì bạn cần phải nắm rõ, thực hiện đúng theo quy định cho nhân viên và khách sạn như đảm bảo an toàn trong cháy nổ, đảm bảo tài sản trong phòng không bị phá hoại, giữ gìn vệ sinh chung, không mang chất cấm vào khách sạn,…

3.6. Cầu tiến, trung thực và đam mê với nghề là yếu tố để trở thành Duty manager

Duty manager cần có thái độ cầu tiến, trung thực và đam mê với nghề nghiệp của mình. Chỉ khi bạn đam mê với công việc, thì bạn mới hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Khi có đam mê, bạn cũng sẽ quản lý khách sạn một cách dễ dàng và hiệu quả.

Xem thêm: Việc làm khách sạn nhà hàng

3.7. Duty manager có khả năng ngoại ngữ

Trình độ ngoại ngữ cũng là một yếu tố bạn cần có để trở thành một Duty manager, đặc biệt là tiếng Anh. Vì khách hàng của bạn không chỉ là người trong nước mà còn cả nước ngoài, nên tiếng Anh đóng yếu tốt quan trọng. Khi thành thạo tiếng Anh, bạn sẽ dễ dàng giải đáp những thắc mắc, những vấn đề mà khách hàng gặp phải. Do đó, khả năng ngoại ngữ là một yếu tố không thể thiếu khi bạn muốn trở thành Duty manager.

Bài viết giúp bạn hiểu hơn về Duty manager là gì, công việc và những yếu tố cần có khi muốn trở thành Duty manager. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn những kiến thức về Duty manager. Chúc bạn trở thành Duty manager trong khách sạn 5 sao nhé!