Top những phần mềm quản lý quy trình mới nhất cho bạn

1. Các tính năng phần mềm quản lý quy trình cần có

1.1. Tính năng phần mềm quản lý quy trình cần đáp ứng

1.1.1. Tính năng điều phối quy trình công việc

Một phần mềm quản lý quy trình tốt dĩ nhiên phần mềm đó phải đáp ứng yêu cầu thuận tiện cho nhà quản lý trong quá trình điều phối công việc. Khi nhà quản lý tiến hành phân chia công việc cho nhân viên, theo dõi quá trình làm việc và điều chỉnh các chiến lược hành động thì phần mềm quản lý phải là công cụ hỗ trợ đắc lực.

Hiện nay với công nghệ điện toán đám mây, người quản lý chỉ cần một chiếc điện thoại di động là có thể điều phối công việc một cách nhanh chóng. Dù người quản lý có đang ở văn phòng hay tại một địa điểm nào khác thì quy trình sản xuất kinh doanh vẫn được vận hành trôi chảy.

Yêu cầu tiếp theo mà phần mềm quản lý quy trình cần có đó là khả năng quản lý công việc đa chiều. Một quy trình sản xuất muốn vận hành hiệu quả cần phải vận hành tốt cả dây chuyền sản xuất và quá trình làm việc của đội ngũ nhân lực.

Có rất nhiều công cụ hỗ trợ quy trình quản lý hiện nay đã ra đời. Tuy nhiên các công cụ đó chỉ hỗ trợ được một giai đoạn nào đó trong toàn bộ quy trình. Vì thế phần mềm quản lý quy trình cần phải đáp ứng được khả năng theo dõi tiến độ công việc trong toàn bộ quá trình sản xuất.

1.1.2. Tính năng báo cáo và tương tác

Nhà quản lý cần nắm bắt chi tiết công việc trong mọi giai đoạn. Các báo cáo về tổng quan công việc, tiến độ thực hiện của từng nhân viên nhà quản lý phải nắm bắt được để xác định điểm mạnh của mỗi nhân viên.

Từ đó người quản lý có thể lên kế hoạch để bồi dưỡng thêm cho nhân viên. Nhân viên có lợi thế ở lĩnh vực nào sẽ được chịu trách nhiệm cho lĩnh vực đó để mang lại hiệu quả công việc cao nhất.

Thông qua phần mềm quản lý quy trình, các cấp lãnh đạo mong muốn giao tiếp với nhân viên một cách nhanh chóng nhất. Công việc muốn diễn ra trôi chảy thì không thể nào thiếu đi sự tương tác và hiểu ý của người quản lý cấp trên và nhân viên cấp dưới.

Quá trình giao tiếp chính là cách để hai bên hiểu ý nhau. Các luồng thông tin được truyền đi thông qua phần mềm phải đảm bảo rõ ràng, chính xác và có độ bảo mật nhất định.

1.2. Tiêu chí khi lựa chọn một phần mềm quản lý quy trình

Qua những yêu cầu về tính năng mà một phần mềm quản lý quy trình cần phải có bạn cũng đã thấy được phần nào những tiêu chí khi lựa chọn phần mềm rồi đúng không nào? Nội dung ngay sau đây sẽ mang đến những tiêu chí cụ thể hơn để bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Tiêu chí đầu tiên khi bạn lựa chọn một phần mềm đó là phần mềm phải đáp ứng nhu cầu thực tế của công ty bạn. Căn cứ trên những nhu cầu mà công ty của bạn cần được đáp ứng bạn hãy bắt đầu xem xét đến các tính năng của phần mềm. Các tính năng mà phần mềm cung cấp cần đảm bảo phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Tiếp theo bạn cần xác định xem doanh nghiệp phù hợp sử dụng loại dữ liệu tập trung hay dữ liệu chuyên biệt. Với các loại dữ liệu tập trung, chi phí sử dụng dữ liệu sẽ thấp hơn bởi giao diện được thiết kế đơn giản và các thông tin dễ dàng kết nối với nhau.

Còn nếu như bạn muốn sử dụng dữ liệu có các tính năng chuyên biệt thì chi phí sử dụng cao hơn. Tuy nhiên kiểu dữ liệu chuyên biệt này lại khá tiện dụng cho người dùng bởi các phần dữ liệu sẽ được lưu trữ độc lập với nhau. Từ đó thuận tiện cho quá trình tìm kiếm và sử dụng dữ liệu khi cần.

Chi phí cho việc sử dụng phần mềm là điều mà các doanh nghiệp không nên bỏ qua. Trước khi quyết định sử dụng một phần mềm nào đó bạn nên tham khảo ý kiến của các thành viên cốt cán trong doanh nghiệp.

Chính sách hỗ trợ kỹ thuật của công ty cung cấp phần mềm cũng là điều mà bạn cần quan tâm. Để quyết định có sử dụng một phần mềm quản lý quy trình nào đó không bạn nên trải nhiều lần các tính năng của phần mềm đó.

2. Giới thiệu một vài phần mềm quản lý quy trình hiện nay

2.1. Quản lý quy trình với phần mềm Fastwork Workplace

2.1.1. Ưu điểm vượt trội của Fastwork Workplace

Ưu điểm đầu tiên có thể kể đến của Fastwork Workplace đó là các kế hoạch mẫu được lập nhanh chóng. Với mỗi đầu công việc được giao, tên của nhân viên sẽ được gắn trực tiếp lên nhiệm vụ công việc. Đồng thời các thông tin về người quản lý và người theo dõi có thể được thêm vào trong nhiệm vụ.

Mỗi cá nhân tham gia vào dự án công việc sẽ có những vai trò nhất định. Tùy theo trách nhiệm được giao phó mà từng nhân viên sẽ được phân quyền hợp lý như người xem, người đánh giá, người thực hiện hay người theo dõi.

Quá trình điều phối công việc, người quản lý có thể thực hiện các thao tác đánh dấu để ưu tiên những đầu công việc cần làm trước. Người dùng Fastwork Workplace có thể đính kèm các tài liệu hay hình ảnh vào nội dung công việc.

Khi đó người xem sẽ có cái nhìn trực quan hơn mà không cần phải mở thêm nhiều ứng dụng khác. Các loại báo cáo trên Fastwork Workplace cũng được cung cấp rất đa dạng như báo cáo tiến độ, báo cáo hiệu suất công việc…

Khi sử dụng Fastwork Workplace bạn có thể liên kết với những phần mềm công việc khác để thuận tiện cho quá trình quản lý. Sự tích hợp các tính năng của những phần mềm đó sẽ tạo nên bộ máy quản lý quy trình hiệu quả.

So với các công cụ quản lý hiện đang có mặt trên thị trường, Fastwork Workplace được đánh giá là có mức phí khá hợp lý. Các doanh nghiệp có mô hình kinh doanh nhỏ và vừa thường ưu tiên sử dụng phần mềm này.

2.1.2. Điểm còn tồn tại của Fastwork Workplace

Phù hợp để quản lý nhân viên không chỉ trong văn phòng mà còn quản lý được cả những nhân viên làm việc trên thị trường, Fastwork Workplace đã nhận được những phản hồi tích cực từ phía người dùng.

Tuy nhiên khi sử dụng, người dùng đánh giá rằng các tính năng của Fastwork Workplace dù đã được thừa kế từ các phần mềm đi trước thì Fastwork Workplace vẫn chưa nhanh nhạy trong quá trình sử dụng. Khi chuyển các chế độ trong Fastwork Workplace không được mượt mà.

2.2. Quản lý quy trình công việc với Trello

2.2.1. Tính năng nổi bật của Trello

Được xây dựng trên mô hình quản lý quy trình công việc dạng bảng, Trello là phần mềm quản lý quy trình nước ngoài. Người dùng theo dõi tiến độ công việc với Trello thông qua các bảng thông tin các các cột công việc.

Với giao diện được thiết kế tối giản, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi nhiệm vụ của từng nhân viên, tiến độ thực hiện với từng luồng công việc. Khi cần thay đổi thời gian thực hiện công việc hoặc người thực hiện nhiệm vụ, người dùng chỉ cần tiến hành kéo thả các cột và các ô trong bảng.

Giao diện được thiết kế giống như bản ghi chú nên người dũng dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Từng giai đoạn, trạng thái công việc được ghi nhận rõ ràng và có thể gắn các tài liệu liên quan lên đó.

2.2.2. Nhược điểm khi sử dụng Trello

Là phần mềm được thiết kế bởi nước ngoài nên một vài những tính năng của Trello chưa đáp ứng được yêu cầu của tất cả các loại hình doanh nghiệp của nước ta. Tính năng thiết yếu như trao đổi công việc, tương tác giữa người dùng chưa được cung cấp.

Doanh nghiệp không thể tối ưu được thời gian quản lý quy trình bởi các báo cáo chi tiết công việc phần mềm vẫn chưa cung cấp được. Từ đó ta có thể thấy phần mềm Trello phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ.

Hy vọng rằng thông qua bài viết bạn đã thấy được những phần mềm quản lý quy trình hiệu quả với doanh nghiệp của mình. Một quy trình vận hành tốt sẽ mang về cho doanh nghiệp doanh thu và đưa thương hiệu doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng.