Succession Planning là gì? Đặc điểm của lập kế hoạch kế nhiệm

1. Succession Planning là gì? Hiểu đúng về lập kế hoạch kế nhiệm

1.1. Succession Planning là gì?

Succession Planning là một thuật ngữ tiếng Anh khá thông dụng và là một xu hướng sử dụng từ trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Nó thể hiện xu hướng Tây hoá nhưng không kém phần lịch sự. Và trong một số trường hợp, cụ thể là trường hợp sử dụng của từ Succession Planning này thì sử dụng từ tiếng Anh sẽ bộc lộ hết được tính chất và cách sử dụng của từ khi dịch ra tiếng việt. 

Succession Planning: the process of finding suitable people and preparing them to replace important executives in an organization when these executives leave or retire. 

Dịch ra tiếng Việt có nghĩa là:

Lập kế hoạch kế nhiệm là một tiến trình của việc tìm ra người phù hợp nhất và chuẩn bị cho họ để thay thế việc điều hành quan trọng trong một tổ chức khi người điều hành của họ rời đi hoặc nghỉ hưu. 

Lập kế hoạch kế nhiệm là một nhiệm vụ thiết yếu và là thành phần quan trọng của quá trình hoạch định nguồn nhân lực cho hoạt động của công ty. Nó liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến cách tiếp cận tích hợp và có hệ thống về sự phát triển và giữ chân nhân viên có năng lực và kỹ năng phù hợp với vị trí công việc cũng như mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai. 

Succession Planning là quá trình lập kế hoạch theo hướng chuyển đổi vị trí các lãnh đạo trong công ty. Bao gồm việc tuyển dụng những nhân tài mới và đào tạo những ứng viên sáng giá để chuyển sang một bộ phận hoặc vị trí thích hợp hơn sau khi bạn rời đi. 

Việc lập kế hoạch kế nhiệm chủ yếu được thực hiện bởi bộ phận nhân sự của công ty nhằm tạo hiệu quả cao trong công việc và cơ hội phát triển nội bộ công ty một cách đa dạng với cơ cấu tổ chức thông minh để đạt được mục tiêu của tổ chức đồng thời tạo dựng được sự gắn kết và giữ chân nhân tài. 

Có thể nói rằng Succession là một kế hoạch kế nhiệm hoàn hảo nhằm chuyển giao vai trò lãnh đạo thường là quyền sở hữu công ty cho một nhân viên hoặc một nhóm cá nhân có năng lực. 

1.2. Các thuật ngữ liên quan đến Succession Planning 

Các thuật ngữ thường xuyên được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch kế nhiệm đó là:

- Đào tạo: bao gồm sự chuẩn bị cho nhân viên mới nhằm thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ cần thiết và trách nhiệm đối với công việc và vai trò hiện tại của họ. 

- Phát triển: là việc thực hành các kỹ năng đã được trang bị trong quá trình đào tạo cho nhân viên để thực hiện và đảm nhận các trọng trách trong tương lai. 

- Kế hoạch nghề nghiệp: là việc lấy nhân viên làm trung tâm cho sự phát triển và xác định lợi ích của nhân viên cũng như hỗ trợ cá nhân đó trong quá trình làm việc; cung cấp các lựa chọn phù hợp cho việc phát triển cá nhân đảm bảo phù hợp năng lực và sở thích của họ. 

- Quản lý sự nghiệp: đây là một phương thức phù hợp để tập trung vào việc phát triển và tạo ra các cơ cấu tổ chức nhằm thúc đẩy cho hoạt động kinh doanh của công ty và doanh nghiệp. 

- Lập kế hoạch thay thế: là một cách thực hành ngắn hạn các mục tiêu để thực hiện việc xác định người thay thế cho nhân sự ở vị trí và chức năng điều hành hành chính tương đương. 

- Kế hoạch thành công: là việc thực hành một cách tập trung vào tương lai nhằm xác định những kiến thức cần thiết bài bản phục vụ cho quá trình làm việc và chức năng nhất định để phát triển cá nhân và chuẩn bị đào tạo cho nhiều cá nhân khác có khả năng thực hiện các nhiệm vụ đó. 

2. Vai trò của việc lập kế hoạch kế nhiệm 

- Việc lập kế hoạch kế nhiệm sẽ giúp cho nhân viên có cơ hội để thăng tiến và có thể sở hữu việc trao quyền nhiều hơn đồng thời nâng cao sự hài lòng trong công việc. 

-  Biết được những cơ hội thăng tiến tại công ty và lên kế hoạch cho các cơ hội sắp tới cho tương lai của mình giúp củng cố sự phát triển nghề nghiệp cho nhân viên trong doanh nghiệp. 

- Cam kết của ban lãnh đạo về việc lập kế hoạch kế nhiệm có ý nghĩa giám sát và hướng dẫn nhân viên chuyển giao kiến thức và chuyên môn kỹ năng của mình. 

- Ban lãnh đạo cũng đồng thời là người theo dõi thiết thực và sát sao về các giá trị của nhân viên để có thể lấp đầy các vị trí trong nội bộ của công ty. 

- Với những kế hoạch kế nhiệm, ban lãnh đạo và nhân viên có thể chia sẻ và hiểu biết cũng như hiểu được giá trị và tầm nhìn chiến lược của công ty.

- Đây là một cách hay để thanh lọc đội ngũ nhân viên gạo cội bằng những thế hệ nhân viên mới có tư duy và khả năng nhạy bén với thời cuộc hơn. 

- Cổ đông của các công ty giao dịch công khai được hưởng lợi ích từ việc lập kế hoạch kế nhiệm.

- Succession Planning cũng cung cấp cơ sở để nuôi dưỡng một thế hệ lãnh đạo mới, từ đó cung cấp chiến lược rút lui cho các cổ đông muốn bán cổ phần của mình. 

3. Cách thức hoạt động của Succession Planning

Succession planning sẽ là cơ sở để đánh giá kỹ năng của các nhà lãnh đạo qua từng giai đoạn và thời kỳ phát triển của doanh nghiệp. Xác định những cá nhân của năng lực để thay thế những cá nhân còn yếu kém lên lãnh đạo công ty. Lập kế hoạch kế nhiệm không phải là công việc diễn ra một lần một năm mà nó tùy thuộc vào tình hình thực tế của công ty để có những giải pháp và kế hoạch đánh giá năng lực và cập nhật hàng năm cho những thay đổi cần thiết. 

Ngoài ra các doanh nghiệp có thể sử dụng kế hoạch khẩn cấp trong trường hợp cần có người kế nhiệm chủ chốt thay thế đột xuất và kế hoạch dài hạn cho những thay đổi dự kiến của lãnh đạo. 

Trong các tập đoàn lớn chỉ có ban lãnh đạo, giám đốc hay CEO mới có thể giám sát việc lập kế hoạch kế nhiệm. Ngoài ra trong các tập đoàn lớn, việc lập kế hoạch kế nhiệm không chỉ có tác dụng đem đến nguồn năng lượng mới cho tập đoàn mà còn ảnh hưởng đến các cổ đông. Đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các doanh nghiệp gia đình việc lập kế hoạch kế nhiệm thường mang ý nghĩa là đào tạo cho các thế hệ tiếp theo nhằm tiếp quản công ty. 

Cách thức hoạt động kế hoạch kế nhiệm thường diễn ra dưới hai hình thức sau đây: 

- Tuyển dụng: lập kế hoạch nhằm bắt đầu với các phương pháp tuyển dụng nhằm phù hợp hơn với mục tiêu của công ty là chọn ra những người có tinh thần trách nhiệm và có khả năng thăng tiến lên các chức vụ và quyền hạn cao hơn. 

- Đào tạo: bao gồm các kỹ năng để phát triển bản thân và kiến thức về công ty. Việc đào tạo có thể được sử dụng để nhân viên đào tạo chéo và lấp đầy các vị trí hoặc công việc khác nhau trong bộ phận của doanh nghiệp ở mức chi tiết nhất. Ngoài ra đào tạo chéo còn tạo điều kiện để tìm ra những ứng viên không phù hợp với vị trí điều hành công ty. 

4. Quy trình lập kế hoạch kế nhiệm

Quy trình lập kế hoạch kế nhiệm (Succession Planning) gồm 5 bước cơ bản:

Bước 1: Xác định vị trí và lĩnh vực chính: xác định những nhiệm vụ và chiến lược quan trọng cho hoạt động và xác định các mục tiêu chiến lược cho tổ chức. Ví dụ như xác định vị trí nào sẽ bị bỏ trống, vị trí nào khó đạt được mục tiêu kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định khả năng thực hiện các nhiệm vụ này: nhằm thiết lập các tiêu chí để lựa chọn và duy trì sự tập trung nỗ lực cao nhất của nhân viên và đặt ra các kỳ vọng về hiệu suất làm việc. 

Bước 3: Xác định nhân viên và khả năng của họ. Đánh giá năng lực so với những người khác: xác định xem ai là người quan tâm và có tiềm năng lấp đầy các vị trí còn trống của công ty và là các vai trò và vị trí chủ chốt. Thảo luận về cách thức hoạt động và kế hoạch nghề nghiệp cũng như sở thích của nhân viên. 

Bước 4: Xây dựng kế hoạch kế nhiệm và chuyển giao kinh nghiệm: kế hợp với các chiến lược học tập và làm việc, đào tạo và chuyển giao kiến thức của công ty cho việc lập kế hoạch và quản lý kế nhiệm doanh nghiệp.  

Bước 5: Đánh giá hiệu quả của quá trình kế nhiệm: đánh giá và giám sát các nỗ lực của nhân viên trong việc thực hiện kế hoạch kế nhiệm và quản lý kế thừa của doanh nghiệp để đảm bảo những tiêu chí như kế hoạch kế nhiệm cho tất cả các lĩnh vực chủ chốt được bao phủ toàn bộ; đảm bảo cho quá trình làm việc và vận hành công ty được diễn ra một cách trơn tru và đúng quy trình. 

Như vậy bài viết trên đây đã đi tìm hiểu chi tiết cho bạn đọc về khái niệm Succession Planning và những đặc điểm, cách thức và quy trình để lập kế hoạch kế nhiệm. Hy vọng qua những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ có thể giúp bạn hình dung rõ hơn về Succession Planning và trau dồi thêm kiến thức kinh doanh phong phú cho bản thân.