Trong bài viết này, timviec365.com xin được gửi tới các bạn những chia sẻ về thư xin việc thư ký - trợ lý cùng cách viết nó theo cách độc đáo nhất để chinh phục những nhà tuyển dụng khó tính nhé.
1. Thư xin việc thư ký - trợ lý có thực sự khó viết?
Khi được hỏi tới thư xin việc thì nhiều ứng viên tỏ ra quan ngại bởi lẽ họ chưa tìm hiểu và sở hữu kiến nào liên quan đến loại giấy tờ này.
Nhưng trên thực tế thì đây có phải là loại giấy tờ gây khó khăn cho ứng viên hay không chúng ta sẽ biết trong vài giây nữa.
Thường xuyên phải tiếp xúc với những giấy tờ khô khan dập khuôn, một lá thư xin việc của bạn có thể giúp nhà tuyển dụng giảm bớt căng thẳng mệt mỏi lại có thể làm siêu lòng nhà tuyển dụng.
Thực ra mà nói, lá thư xin việc là mẫu giấy tờ chứa ít thông tin nhất trong số những giấy tờ xuất hiện ở bộ hồ sơ xin việc thư ký - trợ lý của bạn. Đối với những ai đã từng có kinh nghiệm xông pha ngoài chiến trường với những lá thư xin việc ngành nghề khác nhau thì có lẽ đây là thử thách chẳng làm khó được họ. Tuy nhiên với những bạn sinh viên mới tốt nghiệp, chưa hề có kinh nghiệm ở bất cứ cuộc tuyển dụng nào thì đây lại là thử thách mang tính quyết định cho những khởi đầu quan trọng.
Vậy nên thư xin việc thư ký - trợ lý viết dễ hay khó đều là tùy thuộc vào mỗi người. Người mới có thể học hỏi kinh nghiệm qua những phương tiện để hiểu rõ hơn về phương pháp viết, hình thức viết và cả những bí quyết hữu hiệu để áp dụng cho lá thư xin việc thư ký - trợ lý sắp tới của mình.
2. Những tiêu chuẩn dành cho mẫu thư xin việc thư ký - trợ lý
Nếu như những lá thư bạn gửi đi cho bạn bè hay tâm sự cùng với người thân mang hơi hướng tình cảm và thân thiện thì thư xin việc thư ký - trợ lý có lối viết hoàn toàn khác.
Mang phong cách lịch lãm và sang trọng với kết cấu mở bài thân bài và kết bài hết sức chuyên nghiệp. Có thể thấy ở thư xin việc thư ký - trợ lý, bạn sẽ thể hiện những nguyện vọng của mình về công việc thư ký hay trợ lý một cách lịch sự và nghiêm túc nhất.
Xét trên phương diện của những quy chuẩn, một lá thư xin việc thư ký - trợ lý phải sở hữu đầy đủ các thành phần quan trọng, như vậy đồng nghĩa với việc bạn đang tôn trọng nhà tuyển dụng với một sự chuẩn bị hết sức chu đáo.
Tuy nhiên bạn cũng cần phải nhớ, dù là đầy đủ nội dung nhưng không có nghĩa là bạn trình bày lan man, dài dòng, lấy râu ông nọ cắm cằm bà kia khiến cho trận địa rối bời, nhà tuyển dụng autu không hiểu gì hết.
Tuyệt nhiên không viết sai chính tả, không sử dụng từ ngữ địa phương và sử dụng hai màu mực khiến thư xin việc thư ký - trợ lý mất giá trị. Nếu là viết thư tay bạn có thể chăm chút tới nét chữ của mình để khi xem nó nhà tuyển dụng phải trầm trồ và thét lên vì chữ của bạn quá đẹp.
Còn nếu đánh máy, hãy để ý tới những yêu cầu cơ bản trong tin học văn phòng. Đừng nói với tôi là bạn không nắm được điều này đấy nhé, nếu vậy khả năng trúng tuyển của bạn lại bị giảm sút rồi, bởi vì chẳng có thư ký hay trợ lý chuyên nghiệp nào mà lại không thành thạo những kỹ năng về tin học văn phòng cả.
3. Thư xin việc thư ký -trợ lý bao gồm những gì?
Bạn biết không, phần bố cục rất quan trọng và nó giúp thư xin việc thư ký - trợ lý của bạn trở nên đầy đủ hay là thiếu thốn đấy. Một lá thư của thư ký chuyên nghiệp chắc chắn sẽ bao trọn đầy đủ tất cả những thông tin mà nhà tuyển dụng yêu cầu rồi, hãy xem đó là gì:
- Phần thông tin cá nhân ứng viên
- Phần nội dung của lá thư xin việc thư ký - trợ lý
- Phần kết thư độc đáo
Ngoài ra còn có thêm Quốc hiệu - Tiêu ngữ hay chữ ký cuối thư xác nhận của hai bên, đây là những tiền tố, hậu tố bắt buộc phải có nếu như bạn muốn sở hữu một lá thư xin việc hoàn hảo.
4. Hướng dẫn viết thư xin việc thư ký - trợ lý
Ở phần này tôi sẽ hướng dẫn các bạn viết thư xin việc thư ký - trợ lý cụ thể từng phần trong dàn ý chính. Theo dõi những cách viết sau đây nhé:
4.1. Phần mở đầu thư xin việc thư ký - trợ lý viết như thế nào?
Mở đầu ấn tượng luôn tạo cho người đọc cảm hứng và xao xuyến lâu hơn. Nhà tuyển dụng sẽ rất dễ bị thu hút bởi những phá cách mới lạ và độc đáo, chắc chắn họ sẽ nhớ đến bạn lâu hơn.
Bằng cách mở đầu nhẹ nhàng, bạn có thể đem đến cho ứng viên một ấn tượng tốt đẹp nhất bằng cách đưa vào những thông tin thích hợp. Vậy những thông tin ấy là gì?
Đầu tiên, như thường lệ bạn hãy viết thật rõ ràng hai dòng Quốc hiệu và Tiêu ngữ vì đây là yêu cầu bắt buộc. Viết xong nhớ căn giữa để lá thư có hình thức đẹp mắt hơn.
Tiếp đến là tên thư xin việc, ở đây nhiều bạn thường hay viết chung chung không ghi rõ cụ thể tên vị trí mà mình ứng tuyển là gì, như vậy thể hiện sự thiếu tinh tế và không chuyên nghiệp. Hãy thể hiện tên thư thật rõ ràng và cũng căn ở giữa dòng, cách trình bày như sau:
“THƯ XIN VIỆC THƯ KÝ - TRỢ LÝ”
Hãy nhớ viết chữ in hoa để tên thư trở nên nổi bật hơn bạn nhé.
Đến phần tên của doanh nghiệp tuyển dụng, thông thường ở phần này bạn cần phải viết rõ tên nhà tuyển dụng nếu đã tìm hiểu hoặc nếu không thì hãy viết rõ ràng tên công ty tuyển dụng vào đây nhé. Tham khảo cách trình bày sau đây:
“Kính gửi: Bà Hoàng Thị Ngân - Trưởng phòng nhân sự công ty Trách nhiệm hữu hạn MVB”
Bằng việc nêu tên đầy đủ nhà tuyển dụng, bạn sẽ nhanh chóng thu hút và ghi điểm với nhà tuyển dụng hơn.
Sau khi đã thể hiện một số thông tin liên quan và cũng là yêu cầu bắt buộc mà tôi đã nêu trên, đã đến lúc bạn phải giới thiệu đôi nét về mình rồi. Thông tin cá nhân đóng vai trò quan trọng giúp nhà tuyển dụng nhận diện và phân biệt các ứng viên với nhau, qua đó họ có thể nhớ bạn là ai và có những điểm nhấn nào đặc biệt.
4.2. Nội dung chính của thư xin việc thư ký - trợ lý
Sang phần nội dung chính, bạn cần thể hiện rõ ràng tên vị trí ứng tuyển, lý do, mục đích ứng tuyển và nguyện vọng của bản thân với công việc ứng tuyển hiện tại. Tất cả đều phải trình bày xúc tích, ngắn gọn nhưng phải đầy đủ ý.
Về vị trí ứng tuyển: Hãy ghi rõ ràng tên vị trí thư ký hay trợ lý mà doanh nghiệp đang tuyển dụng, ví dụ:
“Vị trí ứng tuyển: Thư ký Tổng giám đốc, Trợ lý kinh doanh,....”
Lý do bạn xin ứng tuyển vào công ty là gì? Khi Đây là một vấn đề mà nhà tuyển dụng muốn quan tâm trong thư xin việc thư ký - trợ lý của ứng viên. Bởi vậy đừng để học đọc xong mà vẫn chưa cảm thấy thỏa mãn nhé, nếu không bạn sẽ không ghi điểm tuyệt đối ở phần này đâu.
Để tạo điểm nhấn và muốn nhà tuyển dụng phải ghi nhớ bạn, vậy thì việc nhắc lại chuyên ngành theo học cùng với bằng cấp mình có là điều hiển nhiên bạn phải làm rồi.
Cùng với đó hãy nhắc qua tới những kỹ năng mà mình đang sở hữu để một lần nữa nhấn mạnh lên ưu điểm thực sự của bản thân. Một thư ký hay trợ lý thì sẽ có khả năng giao tiếp, sử dụng thành thạo ngoại ngữ phổ biến nhất là tiếng Anh và những kỹ năng về văn phòng, tin học,... Bạn cần đề cập tới chúng để tăng hiệu quả nhé.
Kinh nghiệm làm việc cũng là yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công trong thư xin việc thư ký, trợ lý của bạn. Hãy liệt kê ra một số công việc cụ thể mà trước đây bạn đã từng làm để chứng minh với nhà tuyển dụng rằng mình là ứng viên hoàn toàn phù hợp với vị trí này.
Cuối cùng trong phần nội dung chính, ứng viên hãy đề cập tới nguyện vọng hay mục tiêu của mình trong tương lai gần và tương lai xa. Bằng cách đưa ra mục tiêu trước mắt khi bạn được nhận và sau đó là những mục tiêu trong vài năm tới.
Ví dụ:
- Mục tiêu ngắn hạn: Mong muốn trở thành một trợ lý/ Thư ký chuyên nghiệp, có thể nắm bắt được toàn bộ những nghiệp vụ thuộc trách nhiệm của mình với công ty.
- Mục tiêu dài hạn: Với những kiến thức và kinh nghiệm bản thân đang sở hữu, tôi mong muốn được cống hiến cho công ty để ngày càng phát triển hơn. Mặt khác tôi muốn phấn đấu và phát triển lên vị trí quản lý cấp cao để cùng lãnh đạo công ty tìm ra những phương hướng giải quyết cải thiện nền kinh tế của doanh nghiệp.
4.3. Kết bài làm sao để thu hút nhà tuyển dụng?
Nhà tuyển dụng có thể bị xao xuyến bằng những lời kết thúc đầy ấn tượng của ứng viên. Vì vậy hãy đưa ra lời chào độc đáo, mới mẻ để thu hút họ và làm mới bản thân qua lá thư xin việc thư ký, trợ lý này nhé.
Không cần trình bày quá dài dòng, chỉ cần đôi ba câu ngắn ngủi bạn vẫn có thể chinh phục trái tim nhà tuyển dụng.
Ví dụ:
“Cảm ơn quý công ty/ quý bà/ quý ông đã dành chút thời gian quý báu của mình để đọc lá thư này của tôi, rất mong được gặp lại quý công ty/quý ông/quý bà vào một ngày gần nhất để tôi được thể hiện trực tiếp những điều mà mình thể hiện trên đây”
Đó là những hướng dẫn viết thư xin việc thư ký - trợ lý chi tiết và cụ thể nhất mà timviec365.com muốn gửi tới độc giả của mình. Với những hướng dẫn này bạn hoàn toàn có thể tạo nên một lá thư hoàn chỉnh về nội dung. Tuy nhiên cần phải bỏ túi thêm một vài bí quyết khác để khiến nó trở nên hoàn hảo hơn. Theo dõi những thông tin được đề cập tới ở phần sau để làm rõ điều này.
5. Bí quyết viết thư xin việc thư ký - trợ lý không góc chết
5.1. Không thể hiện cái tôi quá lớn khi viết thư xin việc thư ký - trợ lý
Dù là bạn tự tin đến đâu, giỏi đến cỡ nào thì hãy kìm nén thể hiện ra bên ngoài. Học cách khiêm tốn để trình bày trong thư xin việc thư ký - trợ lý này nhé.
Việc tự tin thái quá hay thể hiện cái tôi rõ ràng trong thư xin việc sẽ không làm nhà tuyển dụng phải nể phục đâu, họ sẽ tỏ ra ngán ngẩm và thất vọng hơn về bạn đấy. Trong môi trường doanh nghiệp, việc bạn tự tin là tốt, bạn có tài là một thuận lợi cho cả hai nhưng không có nghĩa là bạn tự mãn và thể hiện cảm xúc ấy ả bên ngoài nhất là với nhà tuyển dụng.
Thực tế thì nhà tuyển dụng sẽ dễ xiêu lòng và say nắng những ứng viên biết mình biết ta, có nghĩa là dù họ có giỏi, có tự tin nhưng học biết cách thể hiện, không “ngông cuồng” trong giọng văn của mình khiến nhà tuyển dụng đọc xong mà vui tai.
Hãy kìm cái tôi cá nhân ít nhất là trong cách thể hiện thư xin việc thư ký - trợ lý để có được kết quả trọn vẹn hơn bạn nhé.
5.2. Sử dụng thuật ngữ chuyên ngành thể hiện sự chuyên nghiệp
Thường thì với những vị trí quan trọng, tầm ảnh hưởng lớn trong công ty sẽ được doanh nghiệp chú ý nhiều hơn trong vấn đề tuyển dụng. Ngoài việc sở hữu những tài năng, trình độ xuất sắc thì với lá thư xin việc thư ký, trợ lý này bạn vẫn nên đưa những thuật ngữ chuyên ngành vào để tăng giá trị của bản thân. Điều đó cũng làm bạn trở nên chuyên nghiệp hơn đấy nhé.
5.3. Không bị lạc đề trong mọi hoàn cảnh
Nhiều ứng viên vì chú trọng tới nội dung trình bày quá, muốn có được sự hoàn hảo quá cho nên ngày càng xa đà vào những mỹ từ mà quên đi vị trí mình đang ứng tuyển để nhắc tới nó.
Chẳng khác nào bạn đang thể hiện một lá thư xin việc có thể sử dụng cho tất cả những ngành nghề hay vị trí khác nhau mà không phải nét độc đáo chỉ riêng thư ký - trợ lý mới có. Hiển nhiên đây là một điều bất lợi đối với ứng viên, bởi vì những mẫu thư xin việc mang nội dung chung chung không sát với thực tế sẽ không được đánh giá cao.
Trong quá trình viết thư xin việc thư ký, trợ lý hãy đảm bảo mỗi câu từ mình nói ra đều hướng tới vị trí thư ký, trợ lý này nếu không bạn sẽ là thí sinh bị lạc đề trong kỳ thi này mất.
Như vậy, có thể nói viết thư xin việc thư ký, trợ ký không hề khó, chỉ cần bạn chịu khó tìm tòi, học hỏi những bí quyết từ những người đi trước hoặc chia sẻ từ các chuyên gia là đã có thể sở hữu cho mình một lá thư xin việc hoàn hảo độc nhất vô nhị rồi. Ngoài ra, nếu không có thời gian tự soạn thảo cho mình lá thư xin việc này bạn có thể sử dụng những mẫu thư xin việc thư ký - trợ lý có sẵn tại timviec365.com để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả tuyển dụng nhé.
Trả lời
