Hướng dẫn trả lời bộ câu hỏi phỏng vấn Admin thông dụng

Việc làm quản lý điều hành

1. Cách trả lời 10 câu hỏi phỏng vấn Admin thường gặp

Thông thường, các nhà tuyển dụng luôn thiết kế bộ câu hỏi tuyển dụng cho từng vị trí, nhằm sử dụng dễ dàng trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, các tài liệu nội bộ chẳng bao giờ được tiết lộ ra ngoài. Các ứng viên ngoài trang bị những kiến thức, kỹ năng và tinh thần trước khi bước vào buổi phỏng vấn. Cũng nên nằm lòng một số câu hỏi phỏng vấn Admin thường gặp nhất. Sự chuẩn bị luôn làm cho bạn tự tin hơn, phải không nào?

1.1. Mô tả bản thân của bạn qua ba từ?

Nếu không phải là một câu hỏi về giới thiệu bản thân, mà được thay bằng câu hỏi này. Khả năng cao, nhà tuyển dụng muốn thử thách kỹ năng tư duy logic và mức độ nhạy bén của bạn. Đây cũng là 2 trong số các tố chất cần có của một Admin.

• Gợi ý trả lời

Thật khá khó để bạn có thể nhanh chóng tóm gọn những đặc trưng của bản thân thông qua ba từ. Mẹo trả lời câu hỏi này là, hãy nhanh chóng tư duy và lựa chọn ba tính từ mà bạn cảm thấy tương tự như đặc tính của mình nhất. Những từ thông dụng để mô tả tính cách hoặc đặc trưng của một người không nhiều. Đừng dành thời gian suy nghĩ quá lâu, bạn chỉ cần trả lời tương đối câu hỏi này là được. Ngoài ra, sau khi liệt kê ba từ mô tả bản thân của bạn, hãy giải thích một chút về lý do đằng sau bạn chọn mỗi từ. Diễn giải một cách tóm gọn, khoa học, sẽ làm cho nhà tuyển dụng đánh giá cao về tư duy nhạy bén của bạn đấy!

1.2. Tại sao bạn ứng tuyển vào vị trí Admin?

Tại sao nhà tuyển dụng hỏi câu hỏi này? Đa phần, không ai mong muốn tuyển chọn những ứng viên hời hợt với vị trí ứng tuyển. Họ muốn chắc chắn xác nhận về mức độ quan tâm đến vị trí ứng tuyển, cũng như mức độ hứng thú của bạn với công việc này. Tất nhiên, điều đó chứng minh được ứng viên là người nghiêm túc theo đuổi nghề nghiệp.

• Gợi ý trả lời

Trước hết, hãy thể hiện rằng bạn thực sự quan tâm đến vị trí tuyển dụng này. Cố gắng tìm hiểu bản chất công việc Admin, nói cho nhà tuyển dụng biết, những giá trị mà công việc này mang lại cho bản thân của bạn. Đặc biệt, là bù đắp được các khía cạnh mà bạn cảm nhận đó là “lỗ hổng” của bản thân. Ví dụ: “Admin là nghề từ lâu tôi đã rất đam mê và muốn theo đuổi. Tất cả những nhiệm vụ thuộc về trọng trách của một Admin chắc chắn sẽ giúp tôi hoàn thiện được bản thân. Cả về chuyên môn, lẫn kỹ năng và kinh nghiệm sống. Hơn hết, tôi sở hữu những tố chất phù hợp với nghề, tôi mong muốn được tham gia vào môi trường làm việc của công ty để được phát huy năng lực.”

1.3. Bạn biết gì về công việc của một Admin?

Khi hỏi câu hỏi phỏng vấn Admin này, nhà tuyển dụng muốn biết ứng viên trước mặt họ đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi phỏng vấn hôm nay hay chưa. Một ứng viên tiềm năng không ứng tuyển những công việc mà họ không hiểu trách nhiệm của mình là gì trong vai trò cụ thể đó. Thông qua câu trả lời của bạn, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được thái độ nghiêm túc hay hời hợt trong quá trình xin việc của bạn.

• Gợi ý trả lời

Sự có mặt của câu hỏi phỏng vấn này càng minh chứng cho tầm quan trọng của việc nghiên cứu và phân tích bản mô tả công việc Admin trước khi ứng tuyển. Công tác này cần được bạn chuẩn bị trước đó, khi mới vừa tiếp cận được tin tuyển dụng. Hãy trình bày một cách khôn khéo, dựa trên những hiểu biết cá nhân và cả thông tin từ mô tả công việc của công ty nhé.

1.4. Bạn thành thạo phần mềm và thiết bị văn phòng nào nhất?

Admin là công việc gắn liền với các phần mềm cũng như thiết bị văn phòng. Câu hỏi này nhằm mục đích xác nhận về mức độ am hiểu của bạn khi sử dụng các thành tố trên. Điều này là để nhà tuyển dụng vừa đánh giá kinh nghiệm của bạn, vừa chắc chắn về việc nên đào tạo hoặc hướng dẫn bạn ở mức độ nào trong trường hợp bạn được nhận vào làm việc.

• Gợi ý trả lời

Cách tốt nhất để vượt qua câu hỏi này, là xác định hoặc liệt kê cụ thể những chương trình, hoặc phần mềm máy tính, các thiết bị văn phòng hỗ trợ mà bạn sử dụng được. Đừng quên mô tả hoặc thể hiện cho nhà tuyển dụng biết, mức độ thoải mái cũng như thuận tiện của bạn khi sử dụng các thiết bị và phần mềm này. Một số phần mềm và thiết bị văn phòng bạn có thể liệt kê như sau: Excel, Word, PowerPoint, Onenote, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại bàn và di động không dây,...

1.5. Theo bạn, kỹ năng nào quan trọng nhất đối với một Admin?

Thông qua câu trả lời của bạn, nhà tuyển dụng có thể xác minh được khá nhiều thông tin. Đặc biệt là những nhận định hoặc quan điểm cá nhân của bạn về các kỹ năng quan trọng trong công việc Admin. Trên cơ sở đó, đa phần họ sẽ đánh giá được mức độ ứng dụng kỹ năng đó trong kinh nghiệm quá khứ của ứng viên.

• Gợi ý trả lời

Cố gắng đưa ra những kỹ năng mà theo bạn, nó thực sự không thể thiếu với vai trò công việc này. Mẹo để trả lời hay, chính là dựa vào phần yêu cầu công việc trong bản tin tuyển dụng Admin của công ty. Khéo léo trình bày và liệt kê ra các kỹ năng, sau đó nhấn mạnh một kỹ năng bạn cho là quan trọng nhất. Cách tốt hơn, bạn có thể sử dụng phương pháp STAR để mô tả lại việc bạn đã ứng dụng kỹ năng đó như thế nào trong quá khứ. Điều này giúp nhà tuyển dụng khẳng định chắc chắn hơn câu trả lời của bạn là xuất phát từ sự hiểu biết, chứ không quá sáo rỗng và rập khuôn.

1.6. Theo bạn, khó khăn nào lớn nhất trong nghề Admin?

Admin thường là nghề có khối lượng công việc khá lớn. Đặc biệt là họ có chức năng đa nhiệm, được phân công rất nhiều trọng trách ngoài luồng công việc. Những khó khăn mà Admin gặp phải khá nhiều, nhà tuyển dụng muốn nghe cảm nhận của bạn về một khía cạnh nhất định mà bạn coi đó là thách thức lớn trong vai trò Admin. Hiểu được khó khăn này, nhà tuyển dụng có thể giúp bạn đưa ra những phương án giảm tải hoặc giải quyết phù hợp.

• Gợi ý trả lời

Trước hết, trên cơ sở hiểu biết của bạn về nghề Admin, hãy thử tưởng tượng xem. Có trách nhiệm nào mà bạn cảm thấy mình sẽ khó khăn khi triển khai thực hiện. Hoặc nhiệm vụ nào khiến bạn mơ hồ nhận ra, chúng có thể mang lại tỷ lệ rủi ro cao hơn những trách nhiệm còn lại? Thẳng thắn về nhận định của bạn cho các khó khăn trong nghề Admin. Thể hiện thái độ mong muốn được nhà tuyển dụng cho những lời khuyên chân thành để hạn chế hoặc vượt qua khó khăn đó. Chắc chắn nhà tuyển dụng sẽ sẵn sàng giải đáp nếu như nhận được một câu trả lời khá chân thành từ bạn đấy nhé.

1.7. Làm cách nào để bạn xử lý một nhiệm vụ được phân công nhưng không được hướng dẫn cụ thể?

Thông qua câu hỏi này, nhà tuyển dụng mong muốn biết phương thức tiếp cận của bạn là gì để giải quyết và xử lý các vấn đề phức tạp nhưng không có một hướng dẫn cụ thể trước đó. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá những kỹ năng mà bạn sẽ sử dụng để xử lý tình huống này, từ đó nhận định về mức độ thoải mái của bạn khi nhận được những nhiệm vụ bất ngờ hay không?

• Gợi ý trả lời

Khi trả lời câu hỏi phỏng vấn Admin này, cách tốt nhất đã hãy nói rằng, bạn sẽ chủ động nghiên cứu nhiệm vụ đã được phân công. Trong quá trình nghiên cứu, sẽ có thể yêu cầu được hỗ trợ giải thích khi cần thiết. Bạn cần cho nhà tuyển dụng biết, bạn sẽ cần thiết hiểu rõ bản chất cũng như mục tiêu của nhiệm vụ trước khi bắt tay vào xử lý chúng. Điều này sẽ minh chứng được bạn là một nhân viên cẩn thận, không làm việc qua loa và có trách nhiệm cao trong công việc.

1.8. Hãy nói về phong cách quản lý thời gian và công việc của bạn?

Tất cả những trách nhiệm thuộc về vị trí Admin luôn luôn yêu cầu kỹ năng quản lý thời gian và công việc. Thông qua câu hỏi trên, nhà tuyển dụng mong muốn được biết nhận thức của bạn về tầm quan trọng của kỹ năng này. Phương thức mà bạn thường áp dụng cho kỹ năng trên.

• Gợi ý trả lời

Trước hết, hãy khẳng định, kỹ năng này vô cùng quan trọng với một Admin. Chỉ khi biết cách sắp xếp, quản lý thời gian và công việc, Admin mới hoàn thành nhiệm vụ một cách tối ưu nhất, hạn chế những tình huống phát sinh. Trình bày ngắn gọn về phong cách quản lý công việc và thời gian của bạn. Nhấn mạnh ở việc phân loại công việc, sắp xếp và ưu tiên những nhiệm vụ cần giải quyết trước. Chú trọng về việc cân đối thời gian cá nhân với công việc, đảm bảo sắp xếp và dàn trải thời gian một cách khoa học, không làm ảnh hưởng đến tiến độ của công việc.

1.9. Bạn có thể kể về thành tựu lớn nhất của bạn trong vai trò hỗ trợ, quản lý?

Thông thường, nhà tuyển dụng đặt ra câu hỏi này cho những ứng viên đã có kinh nghiệm về nghề Admin. Về cơ bản, họ mong muốn khai thác thêm thông tin của bạn từ công việc trong quá khứ.

• Gợi ý trả lời

Ở câu hỏi này, ứng viên cũng nên sử dụng phương pháp STAR để mô tả lại các trường hợp và tình huống công việc trước đây. Điều này làm cho câu trả lời của bạn thêm phần sinh động và kích thích được mức độ hứng thú cũng như tập trung của nhà tuyển dụng. Hãy nhớ về một lần thành công lớn nhất của bạn trước đây. Mô tả lại thành công đó, nói rõ vai trò của bạn, các hành động hay chiến lược mà bạn đã đưa ra, kết quả mà bạn nhận lại từ hoạt động đó đã giải quyết hoặc cải thiện được vấn đề gì?

1.10. Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi để ứng tuyển?

Nhà tuyển dụng không mong muốn, họ chỉ là một phương án hay lựa chọn dự bị của bạn. Họ muốn biết điều gì ở họ đã hấp dẫn và nhận được sự tập trung từ bạn. Trên cơ sở câu trả lời của ứng viên, nhà tuyển dụng cũng sẽ đánh giá được kỹ năng giao tiếp và mức độ quan tâm đến họ của bạn.

• Gợi ý trả lời

Hãy chắc chắn bạn đã kịp thời nghiên cứu kỹ nhà tuyển dụng trước buổi phỏng vấn. Hãy liệt kê hoặc trình bày chân thật những điểm từ nhà tuyển dụng mà bạn cảm thấy thu hút hoặc tạo hứng thú cho bản thân. Chẳng hạn như lĩnh vực kinh doanh của họ, tầm nhìn trong tương lai, môi trường làm việc, các chính sách nhân sự của công ty và văn hóa doanh nghiệp,...

2. Một số câu hỏi phỏng vấn Admin thường gặp khác

Ngoài 10 câu hỏi phỏng vấn Admin thông dụng và phổ biến ở trên, ứng viên nên tham khảo thêm một số câu hỏi khác. Điều này tương tự như cách bạn ôn thi để chuẩn bị cho các bài kiểm tra vậy. Học càng nhiều kiến thức, sẽ càng giúp bạn gia tăng thêm tỷ lệ thành công!

• Bạn đã có kinh nghiệm gì cho vị trí Admin hay chưa?
• Cấp trên gần đây nhất của bạn đã nói gì về năng lực làm việc của bạn?
• Làm thế nào để bạn vượt qua những căng thẳng và áp lực trong công việc?
• Bạn duy trì sự ngăn nắp bằng phương pháp nào?
• Bạn có ngại khi phải thực hiện hoặc tiếp nhận quá nhiều cuộc điện thoại trong ngày làm việc hay không?
• Bạn có thể làm việc nhóm chứ?
• Bạn nghĩ bạn sẽ là gì trong 5 năm tiếp theo ở vị trí Admin?
• Bạn có mong muốn gì đối với vị trí Admin?
• Chúng tôi còn có thể biết thêm gì từ bạn?
• Bạn có yêu cầu về mức lương hay quyền lợi gì khác không?
• Bạn có thể làm được gì cho chúng tôi?
• Hãy chứng minh bạn phù hợp với công việc này hơn tất cả những ứng viên ngoài kia?

3. Những câu hỏi ứng viên nên dành cho nhà tuyển dụng

Ứng viên nên nghiên cứu và tìm hiểu kỹ về nhà tuyển dụng, để sẵn sàng đặt những câu hỏi ngược khi cần thiết hoặc khi có cơ hội. Thường thì, phần này sẽ được thực hiện gần cuối buổi phỏng vấn, do đó hãy nhân cơ hội để lại ấn tượng tốt và điểm cộng từ nhà tuyển dụng. Dưới đây là một số câu hỏi từ gợi ý của các chuyên gia work247.vn:

• Tầm quan trọng của Admin trong công ty?
• Có thể nói rõ hơn về một ngày làm việc của Admin ở công ty?
• Công ty đặt mục tiêu nào cho bộ phận Admin trong 5 năm tới?
• Thách thức lớn nhất trong công việc này ở công ty là gì?
• Công ty có chính sách hỗ trợ phát triển chuyên môn cho Admin hay không?
• Vị trí này có cần tăng ca hay đi công tác không?
• Tôi có thể chủ động đưa ra những đề xuất khi cần thiết cho công việc này không?

4. Lưu ý những gì để buổi phỏng vấn Admin thành công?

Ngoài bộ câu hỏi phỏng vấn Admin, ứng viên cũng cần nằm lòng một vài lưu ý điển hình để buổi phỏng vấn diễn ra hiệu quả nhất:

• Hiểu nhà tuyển dụng và vị trí ứng tuyển
• Sẵn sàng cho những câu hỏi phỏng vấn Admin thường gặp
• Luôn luôn cập nhật những kiến thức liên quan đến vị trí ứng tuyển
• Luôn chủ động đến sớm hơn giờ phỏng vấn
• Chuẩn bị trang phục lịch sự, thoải mái khi đi phỏng vấn
• Cố gắng tập trung vào thái độ của nhà tuyển dụng và câu hỏi
• Luôn giữ một thái độ chừng mực với nhà tuyển dụng. Đưa ra các câu trả lời nhanh chóng.
• Luôn giữ biểu cảm thân thiện và thiện cảm trước nhà tuyển dụng
• Đừng quên in hồ sơ và CV xin việc của bạn, mang theo khi đi phỏng vấn.
• Không quên cảm ơn trước khi ra về buổi phỏng vấn

Bạn cần gì ngoài bộ câu hỏi phỏng vấn Admin thường gặp đã được cung cấp trên đây? Hãy để lại bình luận ngay bên dưới, để được các chuyên gia của work247.vn kịp thời giải đáp nhé!