Gợi ý những câu hỏi phỏng vấn ban tổ chức sự kiện phổ biến

Việc làm tổ chức sự kiện

1. Các câu hỏi phỏng vấn ban tổ chức sự kiện dùng khi nào?

Tổ chức sự kiện với nhiều công ty, được xem như là một phòng ban quan trọng ngang ngửa các phòng ban về nghiệp vụ khác. Cho nên đó là lý do mà người ta thường gọi nhóm các thành viên tổ chức sự kiện này là một ban thay vì một nhóm nhỏ. Dễ thấy nhất chính là ở các chuỗi khách sạn, nhà hàng, ngoài bộ phận lễ tân, bộ phận phục vụ, bộ phận hành chính văn phòng thì luôn có một ban tổ chức sự kiện. Và để ban này có thể hoạt động và duy trì đương nhiên yếu tố về nhân lực luôn được quan tâm và phải tuyển dụng thường xuyên. Từ đó mà sinh ra các cuộc tuyển dụng ban tổ chức sự kiện của các công ty, khách sạn này. Và tại vòng phỏng vấn, nhà tuyển dụng lại sẽ đưa ra câu hỏi phỏng vấn ban tổ chức sự kiện để tìm được ứng viên phù hợp nhất. 

Bên cạnh đó việc tuyển chọn và phỏng vấn ban tổ chức sự kiện còn diễn ra dưới phạm vi trường học, nhằm mục đích tìm kiếm các thành viên cho sự kiện học sinh - sinh viên. Trước khi bắt tay vào xây dựng và lên kế hoạch cho những sự kiện này, ban tổ chức sẽ cùng họp bàn và mở một cuộc tuyển thành viên. Bằng việc nhận ứng tuyển của các ứng viên thông qua vòng hồ sơ, ban tổ chức sẽ chọn những ứng viên sáng giá nhất để gặp mặt trong vòng phỏng vấn. Và tại chính vòng phỏng vấn này, các câu hỏi sẽ được tung ra để thử thách và đánh giá ứng viên. 

Với mỗi sự kiện và quy mô cụ thể thì các câu hỏi phỏng vấn sẽ có phần khác nhau. Song vì đều là cùng ở vị trí tổ chức sự kiện cho nên bộ câu hỏi sẽ có những điểm chung và một số câu hỏi tương tự nhau. 

Các câu hỏi phỏng vấn thường gặp

2. Những câu hỏi về nghiệp vụ tổ chức sự kiện 

Khi tìm kiếm các ứng viên ban tổ chức sự kiện, đương nhiên những câu hỏi về nghiệp vụ sẽ luôn là phần quan trọng nhất. Nhà tuyển dụng có thể thông qua những câu hỏi nghiệp vụ này để đánh giá về kinh nghiệm cũng như chuyên môn, kỹ năng sẵn có của ứng viên. Điển hình là những câu hỏi sau đây

2.1. Yếu tố nào quyết định đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện?

Đây là kỹ năng đầu tiên bắt buộc cần phải có ở một người làm sự kiện. Thậm chí việc chọn địa điểm còn quyết định đến 80% sự thành công của sự kiện đó. Cho nên bắt buộc nhà tuyển dụng sẽ cần đến một ứng viên sở hữu được kỹ năng này. Để trả lời câu hỏi này, các bạn không chỉ đơn thuần đưa ra một đáp án bâng quơ nào đó, mà phải dựa vào kinh nghiệm, cũng như khả năng phân tích của bản thân mình trên nhiều khía cạnh khác nhau. 

Gợi ý trả lời:

Có nhiều yếu tố quyết định đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện như: chủ đề, đối tượng tham gia, ngân sách, quy mô, các yêu cầu khác của ban lãnh đạo hoặc khách hàng. Tuy nhiên theo tôi, quan trọng nhất vẫn là yếu tố cuối cùng, bởi vì căn cứ vào đó, tôi có thể xây dựng được một bản kế hoạch cụ thể, khoanh vùng được những địa điểm thỏa mãn yêu cầu đó. Từ đó có thể vạch ra được ưu nhược điểm của từng nơi để lựa chọn. 

2.2. Những công cụ và phần mềm hỗ trợ trợ được dùng phổ biến trong tổ chức sự kiện 

Đây là một câu hỏi khá rộng bởi lẽ ở từng khâu của tổ chức sự kiện sẽ có những công cụ và phần mềm tương ứng. Không những thế tổ chức sự kiện còn gắn liền với truyền thông và media cho nên đáp án của nó cũng quá nhiều để liệt kê. Cách tốt nhất cho ứng viên để trả lời ngắn gọn câu hỏi này đó là chỉ ra những công cụ và phần mềm điển hình nhất cho công việc của bạn. Tuy nhiên để câu trả lời thêm thuyết phục thì có thể đề cập đến ưu điểm học hỏi nhanh để nếu chả may có “sót” một công cụ nào đó thì nhà tuyển dụng có thể căn cứ vào ưu điểm này để chấp nhận bạn.

Gợi ý trả lời:

Trong tổ chức sự kiện sẽ có nhiều khâu khác nhau, tuy nhiên cơ bản nhất một người làm tổ chức sự kiện phải biết đó là công cụ bán vé điện tử, phần mềm tạo đơn đăng  ký tham gia và không thể thiếu các bộ Microsoft office, Google doc, … Ngoài ra còn có nhiều công cụ khác nữa có thể phục vụ tối ưu nhất cho công việc này. Tôi hay sử dụng Capterra là một website trung gian giúp gợi ý những phần mềm hỗ trợ tuyệt vời cho từng công việc cụ thể về tổ chức sự kiện. Tôi có khả năng học hỏi rất nhạy bén, cho nên với những công cụ và phần mềm mà tôi thấy rằng có thể giúp ích được thì đều được tôi nhanh chóng tiếp thu và áp dụng. 

2.3. Các kỹ năng mềm quan trọng nhất của công việc tổ chức sự kiện là gì?

Mục đích khi nhà tuyển dụng đưa ra câu hỏi này chính là muốn biết ứng viên có thực sự sở hữu những kỹ năng này hay không. Bởi lẽ khác với kỹ năng cứng (chuyên môn) có thể tìm kiếm qua lý thuyết song với kỹ năng mềm phải thông qua thực hành mới nắm hết được. Vậy nên bạn cần đưa ra được các kỹ năng mềm này, đồng thời giải thích vì sao nó quan trọng. Điều ấy sẽ càng chứng minh thêm được những kinh nghiệm trước đây của bạn bằng cách nhấn mạnh về việc sở hữu những kỹ năng mềm đó. 

Gợi ý trả lời:

Đối với người làm tổ chức sự kiện, chắc chắn không bao giờ được thiếu những kỹ năng mềm sau đây. Thứ nhất đó là giao tiếp, công việc tổ chức sự kiện thường xuyên làm việc với khách hàng và nhà tài trợ cho nên giao tiếp là phương thức căn bản giúp tôi tạo dựng được các mối quan hệ có giá trị. Bên cạnh đó phải kèm theo khả năng thuyết phục để tôi có thể lôi kéo được số tiền tài trợ và sự chấp thuận hợp tác tổ chức của các bên liên quan. Thứ hai đó là kỹ năng quản lý tài chính, kế hoạch sự kiện của tôi có thành công hay không nó còn phải đáp ứng được việc “vừa khít” ngân sách nhưng vẫn đạt hiệu quả cao. Nếu không sẽ dẫn đến tình trạng thiếu ngân sách, lãng phí tiền bạc và nhân lực mà kết quả không được sự mong đợi. Ngoài ra còn nhiều kỹ năng khác mà tôi hay kết hợp trong quá trình làm việc như: kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng quan sát, sự tỉ mỉ và cẩn thận, và yếu tố nhanh nhẹn, tháo vát. 

2.4. Rủi ro lớn nhất trong tổ chức sự kiện là gì?

Câu hỏi này cũng là một cách để nhà tuyển dụng nhận biết về năng lực và kỹ năng chuyên môn của ứng viên. Vì nếu không thực sự làm nghề tốt thì ứng viên sẽ đưa ra những câu trả lời chệch hướng và không hoàn toàn chính xác. Do đó, câu hỏi này chỉ có duy nhất một đáp áp và bạn phải chứng minh thuyết phục nhà tuyển dụng đáp án bạn đưa ra là chính xác nhất và là vấn đề quan trọng nhất đối với một sự kiện. Thông qua đó, các bạn cũng có thể đưa ra cách để quản lý hạn chế rủi ro này. 

Gợi ý trả lời:

Khi tổ chức sự kiện có rất nhiều rủi ro mà ban tổ chức và những người làm sự kiện phải đối mặt. Tuy nhiên rủi ro lớn nhất mà cũng khó để khắc phục nhất khi đã xảy ra rồi đó chính là vắng khách tham dự. Đối với một sự kiện khi được tổ chức thường hướng đến 2 mục đích: thứ nhất là truyền thông và thứ hai là lợi nhuận sau sự kiện đó. Đương nhiên với cả 2 mục đích này, đối tượng có thể đáp ứng được 2 lợi ích này chỉ có thể người đến tham dự. Đó là lý do vì sao mà chúng ta có tiền sự kiện để lôi kéo người tham gia. Vậy nên khi vào ngày tổ chức sự kiện chính thức mà người dự sự kiện không có sẽ làm đổ bể các kế hoạch truyền thông và không có nguồn doanh thu thu lại. Sự kiện thất bại và lỗ nặng là điều chắc chắn. Để hạn chế được rủi ro này, kinh nghiệm của tôi đó là tập trung hết sức vào tiền sự kiện, quản lý chặt chẽ về số lượng người tham gia. 

3. Những dạng câu hỏi xử lý tình huống khác cho ứng viên ban tổ chức sự kiện

Không chỉ đưa ra những câu hỏi đáp theo dạng thức trên mà đôi khi ban tổ chức/người phỏng vấn còn đưa ra câu hỏi tình huống để xem cách xử lý của ứng viên. Điều này cũng là dễ hiểu khi công việc tổ chức sự kiện thường có rất nhiều các tình huống, hoàn cảnh phát sinh mà buộc người làm công việc này phải sở hữu các kỹ năng về giải quyết vấn đề. Dạng câu hỏi tình huống này cũng giúp cho nhà tuyển dụng đánh giá được khách quan nhất về kinh nghiệm và sự tài trí của bạn trong công việc tổ chức sự kiện. 

3.1. Làm thế nào để đối phó với sự thay đổi đột ngột khi sự kiện đang diễn ra

Đối với câu hỏi này, nhà tuyển dụng có thể xem được sự bình tĩnh của bạn trong việc giải quyết các vấn đề, tình huống diễn ra bất ngờ. Bởi lẽ rất nhiều người trong tình huống này, nếu không có kỹ năng có thể cuống quýt, hoảng loạn và làm ảnh hưởng tiêu cực đến sự kiện đang diễn ra. Vậy nên điều quan trọng nhất trong câu trả lời này mà bạn phải nhắc đến đầu tiên đó chính là sự bình tĩnh và kèm theo những kinh nghiệm xử lý trước đó của mình. 

Gợi ý trả lời:

Không bao giờ có thể tránh khỏi những sự thay đổi bất ngờ trong công việc tổ chức sự kiện của tôi cho nên kinh nghiệm của tôi đó là luôn phải rèn cho mình sự bình tĩnh để xem xét và giải quyết vấn đề hợp lý, nhanh nhất. Đương nhiên muốn có được điều này, tôi phải luôn có những kế hoạch dự phòng trước khi diễn ra sự kiện này để dễ dàng áp dụng ngay khi khẩn cấp. Thông thường tôi sẽ xây dựng các kế hoạch B và cả C cho một kế hoạch chính. Bên cạnh đó việc giao tiếp tốt sẽ giúp tôi có thể xử lý gọn lẹ các vấn đề đặc biệt liên quan đến con người vì sự thay đổi thường đến từ lý do liên quan đến các bên liên quan sự kiện như khách mời, đối tác, ...

3.2. Nếu bạn được phân công tổ chức 2 sự kiện khác nhau cùng một lúc, bạn sẽ làm thế nào?

Mục đích của câu hỏi này đó chính là nhà tuyển dụng muốn xem thử khả năng quản lý công việc của bạn. Đối với một khách sạn, hoặc công ty truyền thông thì việc phải tổ chức nhiều sự kiện một lúc vào những tháng cao điểm là điều dễ gặp phải. Cho nên ứng viên phải có được sự chuẩn bị kỹ về cách ứng phó làm sao có thể cân bằng được khối lượng công việc mà không làm giảm chất lượng và hiệu quả của mỗi sự kiện. Để trả lời câu hỏi này, đương nhiên bạn phải nhắc đến các kỹ năng về đa nhiệm và quản lý thời gian, công việc của mình. Bên cạnh đó có thể nhắc đến khả năng thích nghi và chịu được áp lực công việc cao. Đó có thể giúp bạn ghi điểm hơn trong mắt nhà tuyển dụng. 

Gợi ý trả lời:

Để có thể thực hiện một lúc nhiều sự kiện , bắt buộc tôi phải có được 2 kỹ năng quan trọng đó là: đa nhiệm và quản lý thời gian. Theo kinh nghiệm của tôi, trước tiên tôi sẽ xem xét xem sự kiện nào có quy mô lớn hơn để ưu tiên chuẩn bị trước vì nó sẽ mất thời gian hơn. Sau đó tôi sẽ lên kế hoạch cùng lúc cho 2 sự kiện này. Đương nhiên để có thể làm chi tiết nhất cho từng sự kiện tôi phải có sự kết hợp và làm việc nhóm hiệu quả để không bị ôm đồm quá nhiều việc trong một khoảng thời gian hạn chế khiến cho chất lượng bị giảm sút. Cùng với đó tôi cũng cần đến các công cụ và phần mềm hỗ trợ để tối ưu hóa về công sức và thời gian thực hiện một số khâu. Một thứ không bao giờ được thiếu trong quá trình song song này đó là sổ sách. Nó sẽ giúp tôi note lại những gì đã làm và chưa làm để không bị bỏ sót bất cứ điều gì. 

3.3. Trong trường hợp bạn chỉ có một ngân sách nhất định, làm thế nào để bạn có thể chi tiêu vừa đủ mà không phát sinh thêm một chi phí nào?

Câu hỏi tình huống này chủ yếu để nhà tuyển dụng xem được cách bạn cân đối về ngân sách cũng như quản lý chi tiêu. Đây là một điều khá quan trọng khi làm tổ chức sự kiện vì rất dễ bị phát sinh các chi phí vượt khỏi tầm kiểm soát. Khi trả lời câu hỏi này, các bạn phải cho nhà tuyển dụng thấy rằng bản thân luôn có có sự kiểm soát về tài chính tốt, đồng thời có nhiều giải pháp để hạn chế bội chi. Hãy chú ý nhắc đến những yếu tố như: chiến thuật ngân sách, kỹ năng bố trí, và kinh nghiệm về bảng giá của các dịch vụ lẫn thiết bị phục vụ cho sự kiện.  

Gợi ý trả lời:

Để không dẫn đến tình trạng bội chi, trước tiên tôi phải xây dựng một bản kế hoạch chi tiêu thật chi tiết và làm theo đúng các nguyên tắc và số lượng đã ghi đó. Thứ hai, tôi có một kinh nghiệm nhất định về việc lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ và thiết bị sự kiện có giá thành thấp nhất trên thị trường. Cho nên điều này có thể giúp tiết kiệm một phần nhỏ các chi phí sẽ dùng. Bên cạnh đó, cắt giảm ngay những nội dung chi tiêu không cần thiết, dồn ngân sách vào những mục quan trọng đem lại hiệu quả chứ không dàn trải. Đó là cách để tôi có thể quản lý về chi tiêu và tổ chức sự kiện trong ngân sách nhất định của mình. 

Với những chia sẻ trên đây, hy vọng rằng các bạn đã bỏ túi được các câu hỏi phỏng vấn ban tổ chức sự kiện hay ho nhất, phổ biến nhất. Từ đó giúp bạn tự tin để đối mặt với nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn hơn!