Thư ký - Trợ lý được coi là một nhóm ngành hót nhất hiện nay với nhiều cơ hội thăng tiến và tuyển dụng nhiều nhất để đáp ứng nhu cầu các doanh nghiệp. Họ được làm việc trực tiếp với giám đốc và những người lãnh đạo và công việc yêu cầu đòi hỏi nhiều về kỹ năng, kiến thức, phán đoán,...Vậy làm thế nào để trở thành một trợ lý - thư ký giỏi, cánh tay đắc lực cho sếp và công ty? Hãy cùng work247.vn tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây bây giờ nhé!
1. Tìm hiểu về thư ký - trợ lý
Trợ lý được hiểu là người đứng sau những người bận rộn, nổi tiếng giúp đỡ họ lập kế hoạch và hoàn thành khối lượng công việc khổng lồ một cách hiệu quả nhất. Chức năng của một trợ lý cũng giống như một nhà tổ chức, điều phối dự án hay đôi khi chủ một cửa hàng nào đó.
Thư ký được hiểu là một người chuyên thực hiện các công việc về công tác hỗ trợ quản lý, điều hành văn phòng và các công việc liên quan đến văn thư, giấy tờ, tạp vụ hành chính, soạn thảo, lên các lịch trình, cuộc họp, kế hoạch cho giám đốc.
2. Nghề thư ký, trợ lý đem lại những gì?
* Công việc ổn định hơn
Đây là một nhóm ngành có thể coi là có sự ổn định nhất trong xã hội hiện nay bởi thực tế bất kì công ty nào cũng cần đến một người giỏi về công việc quản lý, sắp xếp giấy tờ dữ liệu. Cương vị là một người giám đốc chắc chắn rằng bạn sẽ mong muốn có một trợ thủ đắc lực bên mình để có thể lo mọi giấy tờ mà bản thân vẫn thấy được sự tin tưởng.
Chính vì vậy, nếu bạn cảm thấy mình có đủ năng lực và các kỹ năng cần thiết về cả ngoại ngữ, kỹ năng mềm, tin học,sự cần cù chăm chỉ một chút, chịu được khó khăn bạn sẽ chẳng bao giờ phải lo lắng rằng mình sẽ thất nghiệp nếu tìm đến với ngành thư ký - trợ lý.
* Mức lương hấp dẫn bạn
Do là người có vai trò quan trọng trong công ty và những vị lãnh đạo luôn đưa ra cho bạn một mức lương hấp dẫn là điều bình thường với một thư ký, trợ lý. Thực tế sẽ có rất nhiều người sẽ chỉ nhìn vẻ hào nhoáng bên ngoài của một thư ký mà nghĩ rằng đây là một đơn giản và lương cao nhưng họ không thể biết rằng họ đã phải cống hiến cho công việc nhiều như thế nào. Một người thư ký, trợ lý có lẽ sẽ là người vất vả thứ hai sau giám đốc, họ sẽ lo hầu hết các công việc về lịch hẹn, hồ sơ, gặp gỡ đối tác khi cần,...
* Những mối quan hệ xã hội được mở rộng hơn
Trợ lý, thư ký được coi là cánh tay phải đắc lực của giám đốc công ty nên sẽ là dễ hiểu khi mà các thư ký, trợ lý này có các mối quan hệ xã hội rất rộng và hấp dẫn. Đối với nhiều trợ lý, thư ký từ những mối quan hệ này còn có thể mở chính một công ty riêng và thương hiệu của riêng họ. Sức mạnh của các mối quan hệ chắc sẽ không cần giải thích bởi ai cũng có thể thấy được sức mạnh ghê gớm đó ngay cả đối với bản thân chúng ta cũng vậy.
Trong môi trường làm việc hiện đại như ngày nay thì phạm vi công việc của một người thư ký có lẽ sẽ khoogn chỉ còn đơn thuần là xử lý các việc hành chính như soạn văn thư, sắp xếp buổi học, lịch công tác của giám đốc như trước nữa. Hiện nay, công việc của một trợ lý, thư ký được mở rộng hơn nhiều bên cạnh các công việc hành chính thì sẽ còn kiêm nhiệm các công việc khác như thay mặt giám đốc giao tiếp, liên hệ đối tác khách hàng, đôi khi sẽ là thay mặt giám đốc bàn bạc và ký kết hợp đồng. Không quá khi nói rằng thư ký, trợ lý giám đốc là một nhịp cầu nối quan trọng trong các mối quan hệ giữa giám đốc với khách hàng và các thành viên trong công ty.
Để trở thành một thư ký, trợ lý đáng tin cậy, luôn sát cánh với công ty thì người thư ký, trợ sẽ cần đến những kỹ năng gì? Không chỉ các doanh nghiệp trong nước mà các doanh nghiệp liên doanh, nước ngoài sẵn sàng đưa ra những mức lương hậu hĩnh hơn để có thể tuyển dụng được một người thư ký giỏi, chuyên nghiệp. Chính vì vậy, khi muốn bắt đầu môi trường làm việc mới quan trọng nhất là các bạn trẻ cần chọn cho mình một môi trường học, đào tạo uy tín chất lượng. Bởi công việc trợ lý, thư ký không còn đơn thuần là ngồi bàn giấy nữa nên việc lựa chọn một nơi đào tạo cần có chương trình bám sát mang đến nhiều cơ hội thực hành hơn.
3. Phân biệt về trợ lý và thư ký
Dù về đặc điểm chức năng nhiệm vụ cũng như lợi ích đem lại là khá tương thích nhưng lại có rất nhiều người nhầm tưởng rằng trợ lý và thư ký là một, nhưng về nhận định cụ thể thì hai hình thức này hoàn toàn khác biệt.
Các điểm tương đồng giữa 2 vị trí này
+ Cả hai đều thực hiện các công tác về văn thư, soạn thảo văn bản
+ Gửi và nhận các văn bản hoặc thông tin bằng email, fax, thư tín
+ Lưu trữ và chuẩn bị các tài liệu, văn bản liên quan công việc của công ty, giám đốc
+ Lên kế hoạch cho hoạt động công ty trong tuần và tổ chức các buổi hẹn, hội nghị
+ Quản lý các văn phòng phẩm của công ty
+ Cập nhật các chuyến đi công tác, thay mặt xử lý công việc khi lãnh đạo vắng mặt
Điểm khác biệt của hai vị trí này
* Vai trò lãnh đạo: người trợ lý sẽ có vai trò lãnh đạo trong tổ chức hơn là thư ký và trợ lý có thể thực hiện hết các việc của một thư ký.
* Công việc cụ thể
- Trợ lý sẽ bao gồm các công việc như:
+ Công tác văn thư, gửi và nhận các thư
+ Giúp lãnh đạo tổ chức lưu trữ văn bản, soạn thảo văn bản
+ Đón tiếp khách, tổ chức các cuộc hẹn, công tác, hội nghị, giao dịch công việc cho người quản lý và xử lý công việc khi lãnh đạo đi vắng
+ Sử dụng thành thạo về máy tính, tra tìm tài liệu, nhật lý
+ Lập các lịch công tác, hoạt động công ty, bảng công tác
- Công việc của một trợ lý thì sao:
+ Các kỹ năng làm việc sẽ giống với thư ký hiện tại và thêm một số phần công việc công vụ khác mang tính thời gian trao đổi lâu
+ Họ được yêu cầu về chuyên môn bằng cấp và chứng chỉ nhiều hơn
+ Các kỹ năng về làm việc nhóm, quản lý thời gian để sắp xếp và kiểm tra các nhân viên mảng kinh doanh nhiều hơn
+ Hiểu về các đa dạng văn hóa, nghi thức ngoại giao, lễ tân khách hàng
Trợ lý sẽ có sự độc lập hơn giải quyết các vấn đề làm việc với đội ngũ kinh doanh, các kế hoạch của một trợ lý được giao sẽ thương mang tính dài hạn thay vì ngắn hạn như thư ký
Trợ lý có thể kiêm nhiều công việc hơn thay vì tại văn phòng họ sẽ sắp xếp các cuộc hẹ, tạo chương trình, thực hiện các nhiệm vụ của một kế toán về ngân sách để đảm bảo thanh toán cho khách hành nhanh nhất, kịp thời nhất. Hiểu đơn giản họ tương tác khắp các phòng ban.
Trợ lý còn có các nhân viên báo cáo để họ có thể thực hiện việc phân công và giám sát cũng như báo cáo với cấp trên về tình hình
Cả trợ lý và thư ký đều có vai trò quan trọng trong công ty và cần có một kiến thức nền tảng vững chắc và kỹ năng mềm liên quan. Bên cạnh đó kỹ năng tự nhiên sự cẩn thận, chú ý, giao tiếp sẽ tạo sự khéo léo và chuyên nghiệp hơn đối với một người tiếp xúc với khách hàng. Tùy vào tính chất và quy mô công nghiệp mà một văn phòng, công ty nào đó sẽ có cả trợ lý và thư ký hoặc chỉ có một. Thư ký với khối lượng vặt nhiều hơn công vụ và trợ lý đa số là về công vụ nhiều hơn.
4. Các kỹ năng mà trợ lý - thư ký cần có
Các công việc của thư ký, trợ lý luôn liên quan nhiều đến việc sử dụng máy tính từ trả lời tin nhắn cho đến lập các hóa đơn, văn kiệm liên quan nên các ứng viên cần có sự thông thạo về các kỹ năng máy tính.
Việc thường xuyên giao tiếp trả lời khách hàng hay điện thoại từ khách và giao tiếp với cấp trên với tần suất cao nên kỹ năng về giao tiếp sẽ giúp bạn tương tác tốt hơn và đảm nhận nhận nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
Bên cạnh đó các kỹ năng về quản lý thời gian, khả năng tổ chức sẽ giúp các bạn đảm nhận và hoàn thành công việc nhanh hơn, đúng theo thời gian quy định mang lại hiệu quả cao.
Các thư ký, trợ lý cũng cần xác định được nhiệm vụ nào là ưu tiên hơn để thực hiện trước giúp cho hiệu quả công việc tăng cao mà không cần đến sự giám sát liên tục từ cấp trên, giúp cấp trên tin tưởng bạn hơn nữa.
Dù là việc về các yêu cầu ngoại hình cũng được đưa ra nhưng ngoại hình xinh thôi chưa đủ mà quan trọng ở đây sẽ là kỹ năng. Kỹ năng sẽ giúp bạn làm mọi việc như mong muốn, hoàn thành tốt hơn bên cạnh còn trau dồi cho bản thân nhiều kỹ năng cũng như trình độ chuyên môn công việc.
5. Các mảng công việc trợ lý - thư ký có thể làm
Dù đây là một ngành nghề tuyển dụng khá nhiều với một mức lương khá hấp dẫn nhưng việc để trở thành một trợ lý - thư ký bạn sẽ cần có những yêu cầu khắt khe riêng và chịu được áp lực.
5.1. Thư ký trợ - lý mảng văn phòng
Một ngành nghề yêu thích phù hợp với bản thân, cơ hội nghề nghiệp luôn rộng mở thì tại sao bạn lại không chọn trở thành một thư ký, trợ lý văn phòng với những công việc hàng ngày như:
+ Nghe điện thoại, quản lý hồ sơ, nhập các dữ liệu
+ Duy trì mối quan hệ của sếp với khách hàng đặc biệt khách hàng VIP
+ Sắp xếp thư từ, công văn giấy tờ
+ Kiểm tra các hóa đơn để quá trình quản lý ký duyệt được thông qua
+ Giám sát điều phối các hoạt động văn phòng đúng quy định
Nhiệm vụ của một thư ký, trợ lý văn phòng có thể thay đổi tùy theo sự yêu cầu, lĩnh vực của từng công ty sẽ có sự khác nhau. Do đó bạn là người lao động bạn có thể có sự lựa chọn sao cho hợp lý, phù hợp với bạn nhất.
5.2. Thư ký - trợ lý hội đồng ngành giáo dục
Bạn cũng có thể trở thành một thành viên trong bộ phận giáo dục với các nghĩa vụ liên quan như:
+ Giải quyết các công việc của hội đông theo sự phân công của chủ tịch, xây dựng các hồ sơ báo cáo
+ Tham gia các hoạt động của hội đồng
+ Thực hiện các công việc được liên quan
Bạn có thể vừa trở thành một giáo viên giảng dạy và kiêm về thư ký để hỗ trợ các mảng giáo dục khác nhau. Tuy nhiên, lĩnh vực này có sự xem xét và tuyển dụng cao hơn những ngành nghề khác.
5.3. Thư ký trợ - lý mảng kinh doanh
Thư ký, trợ lý là những người luôn luôn trực tiếp quản lý công việc văn thư trong văn phòng cho một cá nhân, tổ chức nào đó với những công việc hàng ngày cần làm như sau:
+ Soạn thảo về các văn bản hợp đồng, chứng từ bộ phận kinh doanh
+ Quản lý, bảo quản và lưu trữ các loại hợp đồng, giấy tờ liên quan
+ Lên lịch về các cuộc họp, sắp xếp hợp lý và chuẩn bị chu đáo từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc
+ Tiếp nhận các cuộc điện liên quan và hỗ trợ thêm về công việc văn phòng
+ Ghi nhận, truyền đạt các thông tin từ bộ phận khác tới phòng kinh doanh
Nếu bạn thực sự muốn trở thành một trợ lý, thư ký kinh doanh bản thân bạn phải thực sự nhanh nhạy và sáng tạo. Nhu cầu tuyển dụng với mảng này là rất rộng bởi sự phát triển kinh tế hiện nay sẽ đẩy mạnh và mạnh hơn nữa các mảng kinh doanh cho tương lai.
5.4. Thư ký trợ - lý mảng y học
Thư ký y học hiện nay được rất nhiều bạn trẻ săn đón và muốn ứng tuyển theo nghề, một công việc chuyên về công việc hành chính văn phòng tại các đơn vị y tế như bệnh viện, phòng khám,...
Thư ký y khoa sẽ là nghề của sự cẩn trọng với công việc như:
+ Tiếp nhận và tạo hồ sơ bệnh án điện tử
+ Ghi chép thuốc, lên lịch hẹn khám chữa bệnh cho bệnh nhân và bác sĩ
+ Giải đáp các thắc mắc về thủ tục hành chính
+ Đánh máy về kết quả khám chữa bệnh
Công việc này sẽ giúp bạn tiếp xúc với hàng trăng người mỗi ngày, do có việc bạn có sự nhẫn nại trong giao tiếp, lắng nghe người bệnh và hỗ trợ các bác sĩ trong công tác chữa bệnh là điều cần thiết.
Ngoài ra, lĩnh vực này cần có sự cẩn trọng là tiêu chuẩn với ngành y tránh hạn chế tối đa được những sai sót không đáng đặc biệt hơn là sai sót về kết quả khám bệnh của bệnh nhân.
5.5. Thư ký trợ - lý mảng dự án
ở nhóm ngành này các thư ký, trợ lý sẽ thực hiện các nhiệm vụ cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án, bao gồm các công việc liên quan như:
+ Sắp xếp tài liệu, hồ sơ, hợp đồng và hóa đơn hợp lý, khoa học để có thể triển khai khi cần thiết
+ Trả lời thư và cuộc gọi từ khách hàng, mối liên kết giữa doanh nghiệp, bất kỳ ai liên quan đến dự án
+ Đặt hàng các thiết bị. liên hệ với nhà cung cấp bao gồm thiết bị máy tính, nguyên vật liệu liên quan, đồ dùng văn phòng
+ Xử lý các hóa đơn một cách nhanh chóng với các nhà thầu, bên cung ứng
+ Tổ chức các cuộc họp, chuẩn bị sắp xếp cho các cuộc họp cho toàn công ty
Một thư ký dự án là một người quyết đoán có khả năng ưu tiên công việc, kỹ năng viết tốt. Những kỹ năng này sẽ giúp một ứng viên được các nhà tuyển dụng chú ý hơn.
Trên đây là tất cả chia sẻ mà work247.vn có thể cho bạn biết về ngành nghề thư ký - trợ lý, hiện nay có rất nhiều các vị trí thư ký trợ lý khác nhau đang được tuyển dụng và mỗi công việc sẽ đảm nhận chức năng khác nhau. Nếu bạn còn nhiều điều băn khoăn về lĩnh vực này hãy liên hệ ngay với timviec365.com để được giải đáp.