1. Thực hiện công tác lễ tân
- Thực hiện các công việc lễ tân, khánh tiết; Trực tại khu vực bàn Lễ tân
- Thực hiện các phần việc được phân công khi tham gia các sự kiện, các dự án (nếu có),…
- Nghe và chuyển điện thoại theo yêu cầu
- Đón tiếp, hướng dẫn, giới thiệu khách đến làm việc
- Tiếp nước các cuộc họp của Ban Lãnh đạo và đối tác khi được yêu cầu
- Theo dõi, tổng hợp công làm việc hàng tháng cho toàn bộ Công ty
- Hỗ trợ các công tác quản lý, bảo trì, sửa chữa Tòa nhà làm việc của Công ty khi cần thiết.
2. Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ…
- Nhận đề xuất mua từ các phòng ban, lên kế hoạch và lập yêu cầu mua hàng
- Nhận hàng, theo dõi và cấp phát văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ,… theo định mức mà Công ty quy định
- Theo dõi tồn kho văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ,… Thực hiện kiểm kê và báo cáo cho quản lý trực tiếp hàng tháng
- Đề xuất mua (nếu cần thiết) đối với các loại văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ,… số lượng còn ít nhưng có xu hướng cần sử dụng nhiều.
3. Quản lý, điều phối xe văn phòng
- Tiếp nhận đề xuất sử dụng xe của các phòng ban và điều phối xe cho phù hợp
- Theo dõi lịch trình đi - về của các xe, chốt số Km hàng ngày
- Làm tạm ứng tiền xăng xe cho Lái xe và các thủ tục kèm theo
- Xếp lịch trực ngày cuối tuần cho các Lái xe
- Theo dõi thời hạn bảo dưỡng của các xe văn phòng và đôn đốc Lái xe về việc bảo dưỡng xe văn phòng.
4. Hỗ trợ Văn thư
- Quản lý con dấu theo quy định của Công ty, kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu
- Thông báo phát hành các văn bản, tài liệu của Công ty đến người nhận
- Quản lý công văn, tài liệu đến - đi
- Lưu trữ, bảo quản, sắp xếp khoa học tài liệu của Công ty được lưu tại Văn thư
- Cung cấp các tài liệu lưu tại Văn thư cho các cá nhân, phòng ban khi có yêu cầu để phục vụ công việc
- Soạn thảo văn bản khi được yêu cầu
- Photo, scan tài liệu của Công ty khi được yêu cầu
- Các công việc khác của Văn thư được cấp trên yêu cầu.
5. Công tác hành chính
- Thực hiện các thủ tục hành chính phục vụ cho CBNV đi công tác (điều xe, đặt vé máy bay, phòng ở, làm visa, viết giấy giới thiệu…)
- Chuẩn bị phòng họp, cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho việc họp.
- Thực hiện công tác tuyển dụng các khối nhân sự được phân công theo kế hoạch hoặc phát sinh đột xuất.
- Chuẩn bị tài liệu cho công tác tuyển dụng.
- Chịu trách nhiệm đăng tuyển nhân sự trên các phương tiện truyền thông như: Trang website tuyển dụng Vietnamworks, TopVC, … các trang mạng xã hội về các vị trí Công ty đang cần tuyển. Quản lý thông tin tuyển dụng, thu thập hồ sơ ứng viên và sắp xếp lịch phỏng vấn, tham gia phỏng vấn ứng viên vv…
- Phát tờ rơi tuyển dụng, thông tin tuyển dụng cho các đối tác, người quen…
- Xây dựng quan hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm, các đơn vị cung ứng nhân sự, đoàn thanh niên, hội phụ nữ, ....để nhận được sự cung cấp nhân sự. Đánh giá và lựa chọn các đối tác cung cấp dịch vụ tuyển dụng.
- Chủ động đề xuất các biện pháp & công cụ tuyển dụng phù hợp, hiệu quả.
- Theo dõi tình hình nhân sự mới đến xin việc và tình hình nhân sự cũ tại các dự án. Để tuyển người thay thế khi có nhân sự nghỉ việc.
- Quản lý hồ sơ dữ liệu tuyển dụng: hồ sơ ứng viên, thông tin tuyển dụng vv…
- Tham gia xây dựng quy trình, form mẫu, tài liệu tuyển dụng nội bộ.
- Tham gia xây dựng và đề xuất chính sách nâng cao chất lượng tuyển dụng.
Tiếp nhận nhân viên mới tuyển:
- Sàng lọc hồ sơ, liên hệ với các ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn các vị trí và hướng dẫn ứng viên đến tham gia phỏng vấn.
- Tiếp đón người lao động và thoả thuận chế độ, chính sách, tiền lương.
- Làm thủ tục tiếp nhận cho nhân viên mới.
- Hướng dẫn nhân viên làm các thủ tục ký HĐLĐ.
- Lập danh sách đề nghị cấp đồng phục.…
- Lập danh sách nhân viên mới xuống dự án gửi bộ phận Dịch vụ khách hàng.
- Chuyển hồ sơ nhân viên mới về văn phòng lưu.
- Chuẩn bị hồ sơ công chứng của nhân sự cho công tác xin cấp giấy chứng nhận, tiếp đón các đoàn kiểm tra.
- Thực hiện các báo cáo khi có yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
Các công việc khác:
- Xử lý các vấn đề nhân sự nghỉ ốm, nghỉ việc riêng: Điều phối nhân sự thay thế.
- Điều chỉnh, sắp xếp lại nhân sự ở các bếp theo định mức suất ăn.
- Tham gia xây dựng các chính sách tuyển dụng theo khu vực.
- Tham gia xây dựng các quy trình, quy chế, quy định, nội quy về nhân sự.