1. Giám sát/ quản lý vận hành Tòa nhà:
- Thực hiện việc kiểm tra, đánh giá chất lượng dịch vụ tại các dự án của Công ty: bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan, Ban Quản lý tòa nhà…;
- Tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc không định kỳ chất lượng dịch vụ của các đơn vị quản lý vận hành tại các tòa nhà nhằm phát hiện ra các thiếu sót cần khắc phục;
- Theo dõi, giám sát việc khắc phục các thiếu sót/khiếm khuyết từ các đợt kiểm tra trước của các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà;
- Phối hợp/hỗ trợ Ban Quản lý tòa nhà hoặc các đơn vị liên quan đưa ra giải pháp nhằm xử lý, khắc phục và duy trì chất lượng dịch vụ ổn định tại các tòa nhà;
- Tương tác, phối hợp Ban Quản lý tòa nhà tổ chức HNNCC
- Phối hợp, tương tác với các phòng ban chuyên môn, các đơn vị quản lý vận hành, Ban quản lý dự án trong công tác quản lý vận hành;
- Báo cáo/ đề xuất với trưởng phòng hướng giải quyết các sự vụ sự việc tại các dự án đi kiểm tra;
2. Bàn giao sản phẩm: Thực hiện công tác bàn giao sản phẩm cho Khách hàng theo Quy trình đã ban hành;
3. Theo dõi hồ sơ thanh toán/ trình ký:
- Phối hợp cùng phòng kế toán, Ban Quản lý tòa nhà kiểm tra các hồ sơ thanh toán định kỳ, phát sinh của Ban Quản lý tòa nhà trước khi trình duyệt;
- Thực hiện các đề nghị thanh toán liên quan công tác vận hành của phòng;
- Soạn thảo công văn biểu mẫu liên quan đến công tác quản lý vận hành;
- Trình ký các hồ sơ vận hành;
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ của vận hành;
- Chuẩn bị các tài liệu họp của đơn vị với đối tác;
4. Phối hợp với các đơn vị thực hiện chức năng nhiệm vụ: Phối hợp với các đơn vị trong việc cung cấp thông tin liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình và các công việc được giao khác;
5. Các công việc khác theo yêu cầu từ cấp trên:
- Nhận nhiệm vụ, chỉ đạo khác từ Quản lý trực tiếp/Cấp thẩm quyền (CTQ) và triển khai thực hiện các nhiệm vụ, chỉ đạo nói trên;
- Giám sát quá trình thực hiện, đánh giá kết quả thực hiện và báo cáo đầy đủ, chính xác bằng văn bản đến Quản lý trực tiếp/CTQ.
- Kiểm tra, soát xét tính hợp lý, hợp lệ của bộ hồ sơ thanh toán một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác theo các quy trình đã ban hành;
- Lập Phiếu thu - chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có; hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán. Đảm bảo số liệu được hạch toán đúng, đủ trước khi in phiếu;
- Phân bổ chi chí chung của các dự án hàng tháng, trích khấu hao các tài sản cố định đầy đủ, kịp thời và chính xác;
- Phổ biến đến các đơn vị (phòng/ban/bộ phận) về các thủ tục thanh toán thu chi nội bộ đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy trình đã ban hành;
- Kiểm tra các khoản tạm ứng, ký quỹ và làm thủ tục thu hồi khi đến hạn một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác theo các quy trình đã ban hành;
- Đề xuất phương án, giải pháp trong công tác kế toán nội bộ;
- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng;
- Thực hiện các công tác kế toán nội bộ theo sự chỉ đạo của Quản lý trực tiếp/Cấp thẩm quyền.
Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo về kế hoạch kinh doanh và doanh thu đối với các sản phẩm BĐS cho thuê bao gồm: ô thương mại dịch vụ, các mặt bằng kinh doanh, Trung tâm thương mại, căn hộ ...
Hoạch định chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh, tiếp thị của các dự án BĐS được giao nhằm phát huy hiệu quả và mang lại lợi nhuận cho công ty.
Hoạch định và thiết lập hệ thống khách hàng tiềm năng, đối tác chiến lược.
Điều phối, quản lý, phân chia công việc và theo dõi tiến độ hoàn thành chỉ tiêu công việc của các nhân sự trong phòng ban mình phụ trách.
Xây dựng hệ thống tài liệu và trực tiếp thực hiện đào tạo cho nhân viên khi cần.
Chịu trách nhiệm báo cáo kế hoạch/ kết quả thực hiện công việc của phòng định kì hàng tuần/ tháng/ năm cho cấp quản lý trực tiếp.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG:
Lập kế hoạch tuyển dụng, ngân sách tuyển dụng trình Quản lý trực tiếp/CTQ phê duyệt. Đảm bảo công tác triển khai tuyển dụng được thực hiện theo đúng kế hoạch được phê duyệt và quy định của công ty;
Phối hợp với các đơn vị xây dựng bảng mô tả công việc cho vị trí tuyển dụng, đánh giá ứng viên sau phỏng vấn và Cán bộ Nhân viên (CBNV) mới sau thời gian thử việc;
Thực hiện công tác tuyển dụng: tìm kiếm hồ sơ, sàng lọc hồ sơ ứng viên, liên hệ phỏng vấn, gửi thư cảm ơn, soạn thảo và gửi thư mời nhận việc đối với CBNV mới.…theo đúng quy trình tuyển dụng của công ty;
Thực hiện thủ tục tiếp nhận CBNV mới: tiếp nhận hồ sơ nhân sự theo quy trình, cho kê khai tư liệu nhân sự, giới thiệu nhân sự mới cho toàn công ty…;
Theo dõi và hỗ trợ CBNV mới trong quá trình giá thử việc cho đến khi ký kết hợp đồng lao động;
Quản lý và cập nhật dữ liệu thông tin ứng viên theo quy định của công ty;
Khảo sát và cập nhật thường xuyên về nguồn nhân lực để dự phòng cho các vị trí khi cần thiết.
Phân tích và đánh giá các nguồn tuyển dụng phù hợp để đề xuất lên Cấp quản lý
CÔNG TÁC ĐÀO TẠO:
Phân tích nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch, ngân sách và triển khai thực hiện theo kế hoạch được Cấp thẩm quyền (CTQ) phê duyệt;
Phối hợp với các Trưởng đơn vị khảo sát nhu cầu đào tạo phát triển Cán bộ Nhân viên (CBNV) về chuyên môn và kỹ năng phát triển nghề nghiệp;
Phối hợp với Ban Đấu thầu tìm kiếm các đơn vị đào tạo, chương trình và nguồn giảng viên phù hợp với các tiêu chí và ngân sách được CTQ phê duyệt;
Xây dựng và cập nhật tài liệu cho các chương trình đào tạo hội nhập, văn hóa, chuyên môn;
Thực hiện đào tạo hội nhập cho CBNV mới về lịch sử phát triển, nội quy và các chính sách phúc lợi của công ty
Chủ trì triển khai các chương trình đào tạo theo đúng Quy trình đã ban hành
Báo cáo kế hoạch và kết quả đào tạo theo định kỳ tháng, quý, năm.
KHÁC
Sáng tạo các ý tưởng cho các chương trình, hoạt động nội bộ của công ty, hướng tới hiệu quả truyền thông theo từng mục tiêu cụ thể của công ty.
Lập kế hoạch tổ chức các hoạt động phong trào hay sự kiện công ty tổ chức nhằm gia tăng sức mạnh đoàn kết nội bộ, xây dựng phát triển văn hóa công ty
Hỗ trợ phối hợp tổ chức các chương trình hội nghị, lễ mở bán, du lịch, sự kiện của công ty...;
Nhận các nhiệm vụ, chỉ đạo khác từ Quản lý trực tiếp/CTQ và triển khai việc thực hiện các nhiệm vụ, chỉ đạo nói trên.
Giám sát quá trình thực hiện, đánh giá kết quả thực hiện và báo cáo đầy đủ, chính xác bằng văn bản đến Quản lý trực tiếp/CTQ.
- Đưa ra các ý kiến chuyên môn về thiết kế và đề xuất các giải pháp phù hợp. Có ý kiến quyết định về phương án thiết kế của dự án trên cơ sở tham khảo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
- Chịu trách nhiệm về quản lý thiết kế thẩm mỹ phần hoàn thiện quy hoạch, kiến trúc, nội thất, cảnh quan của dự án
- Giao việc và quản lý công việc thực hiện của các chuyên viên từng bộ môn trong phòng
- Phối hợp với các nhóm/phòng ban khác để đảm bảo sản phẩm hoàn thành đúng theo yêu cầu
- Giám sát, đánh giá công việc thực hiện của các đơn vị tư vấn
- Thực hiện công việc theo trách nhiệm và những công việc khác theo sự phân công của cấp trên.
trực tiếp
- Tổ chức, đánh giá và định hướng cho quá trình thiết kế, để dự án hoàn thành trong chi phí, thời gian và chất lượng yêu cầu
- Phối hợp với khối Sales & Marketing lập các yêu cầu, nhiệm vụ thiết kế, xu hướng vật liệu, xu hướng thiết kế, báo cáo các xu hướng cho cấp quản lý trực tiếp theo quý, theo năm.
- Kiểm soát, quản lí chặt chẽ đảm bảo thẩm mỹ các bản vẽ hoàn thiện kiến trúc, nội thất, đề xuất vật liệu theo sát thiết kế đặt ra. Đệ trình phê duyệt và bảo vệ các vật liệu hoàn thiện theo các dự án.
- Quản lý các thay đổi thiết kế hoàn thiện (vật liệu, màu sắt) một cách hiệu quả bằng việc đánh giá kĩ thuật, thời gian và chi phí ảnh hưởng của các đề xuất thay đổi, trong khi vẫn duy trì yêu cầu chất lượng
- Khuyến khích nghiên cứu đề xuất các tiêu chuẩn cao về vật liệu hoàn thiện kiến trúc, các thiết kế ứng dụng công nghệ kiến trúc, dẫn đầu xu thế căn hộ, nhà ở.
- Đánh giá tiến độ thiết kế hoàn thiện so với tiến độ được duyệt
Quyền hạn
- Được quyền đề xuất thay đổi vật liệu hoàn thiện kiến trúc, chịu trách nhiệm và đảm bảo tính thẩm mỹ cũng như tính đại trà của vật liệu đề xuất.
- Trực tiếp quản lý và chủ động phân công nhiệm vụ các thành viên trực thuộc quyền quản lý của phòng
- Kiến nghị, đề xuất với lãnh đạo biện pháp giải quyết hoặc khen thưởng đối với những cá nhân thuộc quyền quản lý trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao
- Tham mưu, kiến nghị cho lãnh đạo các xu hướng thiết kế, định hướng thiết kế mang tính dẫn đầu xu thế, tối ưu vật liệu, hiệu quả thẩm mỹ
- Thực hiện một số quyền khác theo chỉ đạo hoặc ủy quyền của lãnh đạo trực tiếp
Tiếp nhận HS yêu cầu từ các Nhà thầu
Gửi và tiếp nhận HSMT
Báo cáo giá cả gói thầu
Cầu nối thông tin trao đổi và phản hồi về gói thầu giữa Nhà thầu và các đơn vị phòng ban yêu cầu mời thầu
Thương thảo giá cả với nhà thầu
Gửi thông báo trúng thầu
Phối hợp Pháp chế và các phòng ban soát xét hợp đồng
Nhiệm vụ 1: Xây dựng mục tiêu, kế hoạch, chương trình kiểm soát nội bộ:
Xây dựng mục tiêu, kế hoạch kiểm soát nội bộ theo năm/ quý/ tháng;
Xây dựng chương trình/ đề cương chi tiết kiểm soát nội bộ đối với từng đơn vị (Khối/ phòng/ ban/ Công ty thành viên...).
Nhiệm vụ 2: Triển khai kiểm soát nội bộ theo kế hoạch:
Chủ động phối hợp với đơn vị liên quan thực hiện các thủ tục kiểm tra tuân thủ, hiệu quả hoạt động của đơn vị căn cứ theo yêu cầu của pháp luật, các quy chế, quy trình, quy định nội bộ của tập đoàn;
Phối hợp kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị;
Phối hợp kiểm tra việc quản lý công tác thu chi; sử dụng nguồn vốn, tài sản và tài chính trong tập đoàn và các Công ty thành viên.
Nhiệm vụ 3: Giám sát, kiểm tra các hành động khắc phục:
Thống nhất báo cáo kiểm tra & kế hoạch hành động khắc phục với đơn vị được kiểm tra;
Theo dõi, đôn đốc và giám sát hành động khắc phục từ các đơn vị sau khi kiểm tra tuân thủ.
Nhiệm vụ 4: Đề xuất và kiến nghị (nếu cần) nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác từ Quản lý trực tiếp/Cấp thẩm quyền (CTQ) yêu cầu
Trả lời