1. Lĩnh vực nhân sự
- Thực hiện tuyển dụng nhân sư trực thuộc kho Ngoại quan Hà Nam
- Thực hiện chấm công, chấm công OT
- Phối hợp với nhân sự khối office trong việc: Tổ chức phỏng vấn; Đánh giá mức độ hoàn thành công việc (KPI); HĐLĐ; chấm dứt HĐLĐ quản lý danh sách nhân sự trên phầm mềm HRM; truyền thông cơ chế thu nhập, phúc lợi và các quy định của Công ty đến CBCNV thuộc Kho Ngoại quan Hà Nam
- Phối hợp tổ chức khám sức khỏe, nghỉ mát
- Phối hợp nhân sự khối office để tổng hợp chi phí nhân sự, chi phí phát sinh liên quan đến nhân sự trong tháng
- Nắm bắt tâm tư nguyện vọng của CBCNV
2. Lĩnh vực hành chính
- Phối hợp nhân sự khối Office Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ, hành chính
- Tổng hợp đề xuất mua sắm đồ dùng, văn phòng phẩm cho vận hành kho, phối hợp xin chủ trương khách hàng & Công ty
- Theo dõi cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, bảo hộ…
3. Báo cáo
- Báo cáo lao động hàng ngày
- Báo cáo tiến độ công việc lên cấp trên, thường xuyên báo cáo lên những sự việc bất cập liên quan đến người lao động để giải quyết kịp thời
- Làm thủ tục thông quan hàng hóa tại chi cục hải quan cửa khẩu.
- Chọn vỏ container đóng hàng xuất, lấy lệnh hàng nhập.
- Đổi lệnh, lấy hàng tại kho, bãi, cảng.
- Khai báo tờ khai hải quan xuất khẩu, nhập khẩu
- Tra mã HS code hàng hóa, kiểm tra C/O.
- Làm các thủ tục giao nhận hàng hóa/ container với các nhà vận chuyển tại cảng.
- Liên lạc với NCC và khách hàng , lên debit note cho các lô hàng đã hoàn tất thủ tục.
- Giám sát việc giao và nhận hàng hóa, đọc hiểu hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Các công việc khác theo phân công của Trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc phân công.
- Xây dựng, triển khai và quản lý điều hành các hoạt động về chuyên môn, nghiệp vụ của phòng vận hành.
- Phân công công việc, đào tạo nhân viên, quản lý và giám sát, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
- Liên hệ với các đại lý/ hãng tàu để lấy booking
- Kiểm tra lịch dự kiến hàng về, khai manifest, gửi thông báo hàng đến, làm lệnh giao hàng
- Gửi SI, VGM cho hãng tàu, lên BL nháp, gửi pre-alert
- Tiếp nhận và phối hợp với sales để giải quyết các thắc mắc của khách hàng và các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
- Theo dõi/ giám sát lô hàng từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành
- Hỗ trợ team sales check giá với các agents
- Làm bộ hồ sơ thanh toán chi phí các lô hàng cho kịp thời hạn
- Lập đề nghị tạm ứng, hoàn ứng và thanh toán, theo dõi các khoản tạm ứng thanh toán và đối chiếu công nợ của các lô hàng mà mình theo dõi.
- Duy trì, chăm sóc và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp (Hãng tàu/máy bay, Đại lý vận chuyển…)
- Các công việc khác theo phân công của Trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc phân công.
- Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, duy trì và mở rộng mạng lưới khách hàng, phát triển kinh doanh về dịch vụ vận chuyển hàng nhập, hàng xuất giữa Việt Nam và quốc tế;
- Cung cấp thông tin chi tiết của đại lý cho khách hàng, thông tin chi tiết về thông tin lô hàng cho đại lý;
- Theo dõi hàng hóa từ lúc hàng lên tàu, máy bay cho đến khi hàng cập cảng, sân bay.
- Kiểm tra chi phí, điều chỉnh nếu có phát sinh và chuyển thông báo hàng đến khách hàng sau khi nhận được thông báo từ bộ phận Chứng từ
- Hỗ trợ khách hàng.
- Giám sát việc tuân thủ quy trình nhập - xuất kho của nhân viên.
- Nghiên cứu và rà soát lại các quy trình đề xuất các thay đổi nhằm cải thiện tính hiệu quả và dễ dàng tuân thủ của nhân viên.
- Khởi xướng và phối hợp việc thu thập dữ liệu để phân tích vấn đề chất lượng. Cải thiện chất lượng quy trình bằng các phương pháp kỹ thuật và thống kê.
- Triển khai và giám sát các giải pháp cải tiến chất lượng vận hành.
Các nhiệm vụ và trách nhiệm khác có thể được giao bởi quản lý và Trưởng bộ phận.
Giám sát quá trình nhập, xuất và luân chuyển hàng hóa đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, thao tác hướng dẫn công việc.
Chịu trách nhiệm duy trì các tiêu chuẩn về an ninh an toàn.
Thực hiện các phương pháp bảo quản, lưu trữ hàng hóa theo đúng quy định và kỹ thuật sản phẩm.
Tổ chức lập kế hoạch kiểm kê định kỳ hàng ngày, tuần, tháng đảm bảo hàng hóa tồn kho thực tế đúng với hệ thống, về số lượng cũng như vị trí lưu trong kho.
Thiết lập layout kho cách thức sắp xếp bố trí hàng hóa trong kho đảm bảo sử dụng không gian kho đạt hiệu quả nhất.
Làm việc trực tiếp với khách hàng, đối tác về các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Trường hợp vượt quá chức năng thẩm quyền cần báo cáo tức thì cho trưởng Kho.
Quản lý chỉ đạo nhân viên đạt các mục tiêu kế hoạch kho mà Giám đốc Kho, Ban lãnh đạo Công ty đã đề ra.
Phối hợp với đội bảo vệ lên phương án và kiểm tra định kỳ các trang thiết bị phòng cháy, chữa cháy trong kho.
Tiếp nhận. trao đổi yêu cầu từ khách hàng về dịch vụ kho vận
Phân tích, xây dựng giải pháp vận hành.
Phân tích, hoàn thiện báo cáo P&L đánh giá mức độ hiệu quả về giải pháp vận hành cho từng dự án.
Xây dựng báo cáo, thuyết trình bộ giải pháp cho khách hàng
Tìm kiếm giải pháp, công cụ nâng cao năng suất, cải tiến vận hành tại các Site
Triển khai vận hành các dự án mới tại Site
Tìm kiếm và kết nối các khách hàng mới có nhu cầu thuê kho.
Trả lời