Một số cách quản lý công việc hiệu quả nhất bạn nên tham khảo

1. Một số cách quản lý công việc hiệu quả

1.1. Lên danh sách các công việc cần thực hiện và sẽ thực hiện

Mỗi người đều sẽ có các công việc khác nhau và nhiệm vụ khác nhau trong mỗi ngày. Để có thể quản lý công việc một cách hiệu quả thì bạn cần lưu ý rằng các nhiệm vụ quan trọng mà bạn cần quan tâm hãy nhớ sắp xếp công việc càng chỉn chu bao nhiêu thì bạn sẽ thực hiện nó đơn giản, hiệu quả bấy nhiêu. Bạn hãy sắp xếp công việc cần làm theo một thứ tự ưu tiên và để lịch công việc ở các nơi dễ nhớ, dễ thấy. Ngoài ra bạn cũng có thể viết thêm vào sổ tay hay sử dụng phần mềm note trên máy tính của mình.

Bạn hãy dành thời gian ra khoảng chừng 15 phút vào cuối ngày các ngày cuối tuần để lên lịch làm việc cho tuần sau rồi tự lên kế hoạch tiến hành. Giống như vậy bạn cũng có thể áp dụng lên kế hoạch công việc cho tháng sau. Vấn đề sắp xếp hợp lý sẽ hỗ trợ bạn tiến hành được công việc tốt hơn, kèm theo đó mang đến cho bạn một động cơ mạnh mẽ thúc đẩy mình động lực làm việc hăng say hơn.

1.2. Đặt ra thời hạn hoàn thành công việc và luôn có phương án dự phòng

Bạn nên tạo cho bản thân thói quen đặt ra deadline cuối cùng có các nhiệm vụ của mình. Lời khuyên của chúng tôi dành cho bạn đó chính là nên ghi chép ra giấy toàn bộ các nhiệm vụ bạn cần phải hoàn thiện thì bạn sẽ có quyết tâm tiến hành các nhiệm vụ đó. Nếu như bạn có cố gắng hoàn thiện đúng thời hạn mình đề ra thì bạn sẽ không rời vào thế “nước đến chân mới nhảy”. Chắc chắn thời điểm đó bạn rất dễ xảy ra sai sót nếu như bạn làm việc một cách vội vã.

Nếu như bạn quan tâm và để ý đến lịch làm việc của những người bận rộn, bạn sẽ thấy rằng họ luôn để dư ra một ít thời gian giữa các buổi làm việc hay buổi họp. Khoảng thời gian này khá quan trọng vì chẳng ai biết được rằng liệu việc đột xuất nào có thể diễn ra bất cứ lúc nào.

1.3. Dọn dẹp bàn làm việc sạch sẽ và sắp xếp công việc đúng lúc

Sự lôi thôi, bừa bãi của các vật dụng văn phòng cùng hàng đống giấy tờ không có trật tự nào cả sẽ gây nên một cảm giác khó chịu không nhỏ đến hiệu quả công việc của bạn. Thay vì bạn phải cuống cuồng tìm tài liệu trong cái đống giấy hỗn độn kia, thời gian đó bạn có thể đi làm các công việc khác. Hãy dọn dẹp bàn làm việc thật gọn gàng và sạch sẽ nhé.

Để thực hiện được điều này, bạn nên dành khoảng nửa tiếng cuối mỗi buổi làm việc để thu dọn lại các giấy tờ quan trọng và sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định tại một nơi dễ nhớ và dễ thấy. Bạn hãy vứt bỏ các thứ không cần thiết và hủy đi các giấy tờ không cần sử dụng đến nữa. Hoặc bạn cũng có thể dọn dẹp giấy tờ 1 tháng 1 lần, nếu như hơn 30 ngày đã trôi qua kể từ ngày động đến nó thì bạn đã có thể yên tâm mà vứt chúng vào thùng rác rồi.

Thường khi vào buổi sáng là lúc đầu óc con người chúng ta minh mẫn, sáng suốt nhất, cho nên bạn có thể tận dụng thời điểm này để làm các công việc ưu tiên, quan trọng hơn. Bạn nên sắp xếp những cuộc họp và cuộc hội ý vào thời gian gần nghỉ trưa. Đây chính là thời gian tốt nhất để cho chúng ta giao lưu và trao đổi với nhau. Do đó, hãy dành thời gian đầu ngày cho các nhiệm vụ đòi hỏi cần xem xét kiểm tra kỹ càng, còn thời gian trước bữa trưa cho các việc ít quan trọng hơn.

1.4. Tránh việc ôm đồm và cố gắng quá sức

Hãy đặt bạn vào vị trí của lãnh đạo, bạn sẽ có một nhóm người để có thể ủy quyền, nhờ vào đó mà gánh nặng công việc của bạn có thể giảm bớt đi một phần. Tuy nhiên, nếu như trong vai trò nhân viên, bạn cần xem xét công việc của mình và hỏi han đồng nghiệp có giúp được gì hay không. Việc chia sẻ công việc cũng sẽ góp một phần gắn kết tình đồng nghiệp nên bạn đừng quá lo lắng.

Mọi người làm việc hiệu quả nhưng bên cạnh đó cũng cần nghỉ ngơi hợp lý. Không được để công việc chiếm quá nhiều thời gian, công sức của mình như vậy sức khỏe rất dễ bị ảnh hưởng. Khi ấy ngoài việc không thể hoàn thiện được công việc đang làm mà còn ảnh hưởng đến nhiều công việc khác nữa. Bạn cần có thêm sự bình tĩnh, thả lỏng hợp lý khi làm các công việc căng thẳng. Đừng để cho đầu óc mình bị stress quá nặng nề dẫn đến mệt mỏi, mắc các bệnh về tim mạch khác rất ảnh hưởng đến sức khỏe về sau.

2. Kỹ năng cần có để quản lý công việc đạt hiệu quả

2.1. Kỹ năng quản lý công việc được hiểu như thế nào?

Kỹ năng quản lý công việc được hiểu là các kỹ năng cá nhân dùng để sắp xếp, tổ chức và thực hiện những công việc cần làm một cách hiệu quả và tiết kiệm được thời gian nhất. Cách quản lý công việc hiệu quả là kỹ năng mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần thiết để trang bị tạo ra hiệu suất công việc tốt nhất.

Cùng với một khối lượng công việc được giao nếu như bạn không biết cách sắp xếp hợp lý thì nhân viên đó khó có thể hoàn thiện được công việc đúng thời hạn và ít có thời gian cho bản thân. Bên cạnh đó người có kỹ năng quản lý tốt sẽ biết cách sắp xếp sao cho để hoàn thiện công việc hiệu quả và dành nhiều thời gian cho những hoạt động khác.

2.2. Một số kỹ năng cần thiết

2.2.1. Kỹ năng vẽ ra kế hoạch công việc

Đa số các công việc mà bạn cần làm trong ngày ít nhiều đều có mối liên quan và tác động qua lại lẫn nhau. Do đó, việc lên kế hoạch chi tiết cho tất cả công việc và mỗi công việc là điều quan trọng để chúng ta “hệ thống hóa” các công việc của bản thân. Khi đã lên được kế hoạch cụ thể, bạn cần phân loại cũng như sắp xếp được các công việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau. Sau đó, bạn sẽ có định hướng để hoàn thiện mỗi công việc. Việc này nên tiến hành vào đầu ngày làm việc sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.

2.2.2. Kỹ năng giới hạn thời gian cho nhiệm vụ cần làm

Vào mỗi ngày, mỗi người ai cũng chỉ có khoảng 24h những vì sao có người hoàn thiện được hết tất cả công việc lại còn có người luôn bị thiếu mất đi thời gian. Đó chính là sự khác biệt của người có kế hoạch công việc và biết đặt deadline và những người không lên được kế hoạch cho mình. Việc đặt deadline cho mỗi công việc sẽ tạo ra cho mình động lực để thúc đẩy tiến hành công việc, tránh tình trạng trì hoãn, lề mề. Không những vậy, khi giới hạn được thời gian công việc còn hỗ trợ bạn tập trung một cách tối đa, không lan man sang công việc khác và hoàn thiện đúng thời hạn được giao.

2.2.3. Kỹ năng nhắc nhở thực hiện công việc

Khi bạn phải làm quá nhiều công việc cùng một thời điểm rất có thể nhiều lúc khiến bạn quên đi một số nhiệm vụ quan trọng. Do vậy, dù bạn đã có kế hoạch làm việc cụ thể rồi thì vẫn cần có thêm hệ thống nhắc nhở. Nếu như bạn đang làm trong cấp quản lý, có thể nhắc nhở nhân viên về các công việc được giao. Trường hợp làm việc nhóm, có thể nhắc nhở đồng nghiệp trong cùng nhóm. Còn cá nhân bản thân bạn, bạn có thể tạo ra các mảnh giấy nhớ ghi chú, hay lời nhắc trên smartphone hay sổ ghi chú, một số ứng dụng ghi chú trên excel hoặc word,..

2.2.4. Kỹ năng đánh giá về kết quả và ứng dụng công nghệ thông tin

Đánh giá kết quả công việc cũng là một kỹ năng hỗ trợ cho bạn biết những gì bạn đã làm và chưa làm kèm theo kết quả hoàn thiện có đạt yêu cầu đề ra hay không. Đây chính là căn cứ quan trọng để cho bạn điều chỉnh kế hoạch, phương thức thực hiện nhiệm vụ.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin của nhiều phát minh sáng tạo mục tiêu cải tiến công việc. Bạn có thể tìm hiểu nhiều ứng dụng của công nghệ nhằm tiến hành và quản lý công việc hiệu quả, nhanh chóng. Những ứng dụng có trên điện thoại thông minh, máy tính bảng trong vấn đề quản lý công việc sẽ hỗ trợ rút ngắn đi thời gian làm việc, tốn ít công sức hơn. Trong đó, dùng những phần mềm quản lý công việc được xem là một trong các giải pháp tối  ưu để đạt hiệu quả tối đa hơn trong công việc. 

Trên đây là tổng hợp một số cách quản lý công việc hiệu quả nhất kèm theo các kỹ năng cần trang bị mà work247.vn đã giới thiệu đến bạn. Hy vọng rằng bài viết này đã hỗ trợ bạn biết được nhiều thông tin hữu ích, chúc các bạn có lựa chọn thông minh để hiệu suất công việc ngày càng tốt hơn.