Cách setup quán cà phê - bước kinh doanh hiệu quả và thông minh

1. Để mở một quán cà phê cần bỏ ra những chi phí gì?

Thiết lập một quán cafe không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, và nó đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể với các loại chi phí sau đây:

1.1. Chi phí thuê mặt bằng quán cà phê

Khi bước vào quá trình kinh doanh quán cafe, việc lựa chọn một không gian phát triển không chỉ phụ thuộc vào diện tích mặt bằng và vị trí địa lý mà còn dựa trên quyết định thuê hoặc mua. Tuy nhiên, bất kể lựa chọn nào, việc chuẩn bị tài chính không chỉ dừng lại ở việc chi trả tiền thuê mặt bằng. Chi phí tu sửa, trang trí, và thậm chí cả xây dựng mới để tạo ra không gian phù hợp với ý tưởng kinh doanh ban đầu đều là yếu tố không thể bỏ qua.

Ngoài ra, việc thậm chí phải lắp đặt lại hệ thống điện, nước nếu địa điểm chưa có sẵn, cũng đòi hỏi khoản đầu tư không nhỏ. Đôi khi, để đảm bảo phong cách và định hướng kinh doanh, chủ quán cà phê còn phải tháo dỡ hoặc xây dựng lại từ đầu. Điều này có thể bao gồm việc tạo dựng không gian theo phong cách hiện đại, lấy cảm hứng từ quá khứ hoặc thậm chí là sự kết hợp giữa sự độc đáo và xu hướng mới.

Chi phí mặt bằng không chỉ giới hạn ở việc trả tiền thuê trong ít nhất một năm, mà còn bao gồm các khoản chi tiêu cho việc tu sửa, cải tạo, xây dựng lại không gian, cũng như việc lắp đặt lại hệ thống điện, nước nếu cần thiết. Việc đầu tư kỹ lưỡng và tạo dựng không gian ấn tượng không chỉ tạo điểm nhấn cho quán cà phê mà còn góp phần quyết định đến sự hấp dẫn và thành công của kinh doanh.

1.2. Chi phí sắm sửa nội thất và thiết kế không gian cho quán cà phê

Trang trí và thiết kế nội thất cho một quán cafe là một phần quan trọng trong việc thu hút khách hàng. Quán cafe là không gian mà con người tìm đến để thư giãn, nói chuyện, làm việc hoặc thậm chí để cảm nhận những trải nghiệm mới mẻ. Để tạo ra một môi trường thú vị và thu hút khách hàng, bạn cần xem xét một loạt các yếu tố thiết kế.

Trước hết, việc lựa chọn nội thất chính như bàn, ghế, máy lạnh, quạt gió, hệ thống âm thanh, chiếu sáng, bình hoa, tranh ảnh, và Internet, nên dựa trên đối tượng khách hàng mục tiêu và phong cách của quán cafe. Ví dụ, một quán cafe thân thiện với gia đình có thể chọn nội thất thoải mái với bàn và ghế lớn, trong khi một quán cafe thanh lịch hơn có thể sử dụng nội thất hiện đại và sang trọng.

Sau đó, việc trang trí quán cà phê sẽ phản ánh tính cách và tạo điểm nhấn độc đáo. Bình hoa và tranh ảnh có thể thêm vào không gian, tạo điểm nhấn thẩm mỹ và thú vị. Hệ thống âm thanh cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một không gian âm nhạc và phù hợp với không gian của quán.

Không thể quên về vật dụng vệ sinh, chúng cần được duy trì sạch sẽ để đảm bảo sự thoải mái và an toàn cho khách hàng.

Quyết định ngân sách cho việc setup thiết kế và đầu tư nội thất cho quán cà phê cũng là một phần quan trọng. Đầu tư đúng mức, thông qua việc chi trả khoảng 30% so với tổng số vốn hiện có, sẽ giúp bạn duy trì một mô hình kinh doanh ổn định và có lợi nhuận.

Xem thêm: Nét đẹp ẩn sau âm hưởng cũ - phong cách nội thất vintage là gì

1.3. Chi phí đầu tư trang thiết bị cho quán cà phê

Trang thiết bị của quán cà phê đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc phục vụ thực khách bằng việc chế biến thức uống đặc biệt. Được trang bị đầy đủ các công cụ và máy móc hiện đại, quán chắc chắn sẽ thỏa mãn mọi sở thích và nhu cầu của khách hàng.

Nhìn chung, trang thiết bị của quán gồm tủ lạnh để bảo quản các nguyên liệu tươi ngon, máy xay cà phê để tạo ra những tách cà phê thơm ngon, máy pha cà phê để tạo nên những ly cà phê hảo hạng, máy đánh kem để tạo ra những chiếc bánh ngọt tuyệt hảo, máy xay sinh tố để chế biến các loại đồ uống trái cây tươi ngon, và đương nhiên, không thể thiếu ly, tách, cốc, dĩa, và muỗng để thực khách có trải nghiệm đầy đủ.

Ngoài ra, để đảm bảo sự thoải mái và hài lòng của khách hàng, quán nên đầu tư máy làm đá tiện lợi để bổ sung đá vào các thức uống, cũng như máy POS bán hàng để quản lý giao dịch một cách hiệu quả. Tất cả những trang thiết bị này không chỉ là công cụ làm việc mà còn là những người bạn đáng tin cậy, đảm bảo rằng mọi món ăn và đồ uống được phục vụ đúng chuẩn và thỏa mãn tối đa sự kỳ vọng của thực khách.

Để đầu tư vào những trang thiết bị này, quán sẽ cần bỏ ra một khoản kinh phí đáng kể, khoảng 30% tổng nguồn vốn. Tuy nhiên, đây là một nguồn đầu tư quan trọng để đảm bảo chất lượng dịch vụ, đồng thời thu hút và duy trì lượng khách hàng ổn định.

1.4. Chi phí nguyên liệu cho quán cà phê

Để bắt đầu kinh doanh quán cafe, việc tìm kiếm và chọn lựa nguyên liệu pha chế là một bước quan trọng đối với sự thành công của bạn. Chất lượng của đồ uống mà bạn cung cấp sẽ quyết định sự hài lòng của khách hàng, và vì vậy, việc lựa chọn những nguyên liệu tốt và có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng là một ưu tiên hàng đầu. Trong quy trình này, bạn nên tập trung vào việc tìm kiếm sữa tươi ngon, đường tinh khiết, cafe chất lượng cao, các loại trái cây tươi ngon, siro chất lượng, bạc hà thơm mát và bột quế thơm ngon,...

Chi phí mua nguyên liệu pha chế cho quán cafe thường không nên vượt quá 20-25% tổng doanh thu của bạn để đảm bảo có lợi nhuận. Điều này đồng nghĩa rằng bạn cần xem xét kỹ lưỡng giá trị của mỗi thành phần trong danh sách nguyên liệu và đảm bảo chúng đáng đồng tiền mà bạn bỏ ra.

1.5. Các loại chi phí khác khi kinh doanh quán cà phê

Ngoài các chi phí cơ bản mà bạn cần xem xét khi thiết lập một quán cà phê, có một loạt các chi phí khác cần tính đến để đảm bảo hoạt động của quán của bạn diễn ra một cách suôn sẻ. Điều này bao gồm chi phí cho nhân viên, các loại giấy tờ và thủ tục liên quan đến đăng ký kinh doanh, quảng cáo và marketing, tiền điện, nước, wifi, cũng như chi phí cho quà tặng và các chi phí phát sinh bất chợt.

Chi phí nhân sự thường thay đổi tùy theo quy mô kinh doanh của bạn. Đối với các vị trí trong quán cà phê, mức lương có thể dao động từ 4.000.000 đến 5.000.000 đồng mỗi tháng, phụ thuộc vào vị trí và trách nhiệm của nhân viên.

Một yếu tố quan trọng trong việc duy trì hoạt động của quán cà phê là chi phí marketing. Quảng cáo sẽ giúp bạn thu hút khách hàng và tạo sự nhận diện thương hiệu. Chi phí này thường được tính dựa trên một phần trăm doanh thu và có thể biến đổi tùy theo giai đoạn kinh doanh và mục tiêu của bạn.

Để đảm bảo hoạt động ổn định trong ba tháng đầu mà bạn có thể chưa có doanh thu, cần phải có một nguồn vốn dự phòng. Vốn này có thể dao động từ 50.000.000 đến 80.000.000 VNĐ đối với quán nhỏ và có thể lên đến vài tỷ nếu quán lớn.

Các chi phí hàng tháng bao gồm thanh toán tiền điện, nước, wifi, và các chi phí liên quan đến quà tặng. Ngoài ra, còn có các chi phí bất chợt không lường trước như việc mua đồng phục cho nhân viên, xử lý rác thải, phòng ngừa cháy nổ, và sửa chữa thiết bị hỏng hóc.

Tổng cộng, việc quản lý các chi phí này là một phần quan trọng trong việc duy trì và phát triển quán cà phê của bạn. Đảm bảo rằng bạn có một kế hoạch tài chính tỉ mỉ và dự phòng đủ để đối phó với các tình huống bất ngờ.

2. Các bước để setup một quán cà phê hoàn thiện

Quá trình lên ý tưởng và setup một quán cà phê hoàn thiện đòi hỏi một loạt các bước quan trọng để đảm bảo rằng kinh doanh sẽ phát triển và thu hút khách hàng. Hãy tham khảo các bước sau đây để có thể ứng dụng vào thiết lập quán cà phê của mình:

2.1. Hiểu rõ đối tượng khách hàng mà quán cà phê hướng tới

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu là bước then chốt trong việc xây dựng một quán cà phê thành công. Nó ảnh hưởng sâu sắc đến mọi khía cạnh của kinh doanh, từ thiết kế không gian, menu đồ uống cho đến cách phục vụ. Việc hiểu rõ đối tượng khách hàng không chỉ giúp tạo ra một môi trường phù hợp mà còn giúp quán phát triển một cách bền vững.

Nếu mục tiêu của bạn là thu hút đối tượng khách trẻ, chẳng hạn như sinh viên hoặc nhân viên văn phòng trẻ tuổi, việc tạo dựng không gian với phong cách trẻ trung, năng động là điều cần thiết. Đây là nhóm đối tượng thường yêu thích sự sôi động, đa dạng và không ngại thử nghiệm với các loại đồ uống mới lạ, sáng tạo. Vì vậy, việc cung cấp menu đa dạng với sự kết hợp của cà phê và các loại đồ uống thú vị, có thể là một yếu tố quan trọng để thu hút sự chú ý của họ.

Tuy nhiên, nếu đối tượng khách hàng mục tiêu là người đi làm hoặc trung niên, việc tạo ra một không gian đơn giản, tinh tế nhưng không kém phần ấm cúng, sẽ phản ánh sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với họ. Đồ uống tập trung vào các loại trà cao cấp hoặc cà phê chất lượng có thể thu hút họ hơn, vì họ thường đánh giá cao sự tinh tế, hương vị đậm đà và không gian yên tĩnh để thưởng thức.

Với việc hiểu rõ đối tượng khách hàng mục tiêu, quán cà phê có thể tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, tạo ra một điểm đến hấp dẫn và phù hợp với nhu cầu đặc thù của từng nhóm, từ đó thúc đẩy sự phát triển và thành công của kinh doanh.

2.2. Xây dựng menu phù hợp cho quán cà phê

Để xây dựng một thực đơn đồ uống đặc biệt cho quán cà phê của bạn, trước hết, hãy cân nhắc đối tượng khách hàng mục tiêu. Các quán cà phê có sự phong cách và mục tiêu riêng biệt, và việc lựa chọn thức uống phải phù hợp với định hướng của bạn. Ví dụ, nếu quán của bạn hướng đến người yêu sách, bạn có thể tạo ra các thức uống pha chế nhẹ nhàng để họ thư giãn. Trong khi đó, nếu bạn muốn mở quán cà phê văn phòng, các thức uống chất lượng cao và tươi mát sẽ là lựa chọn tốt.

Sau khi xác định được mục tiêu, bạn cần xây dựng danh sách nguyên liệu cố định để chuẩn bị thực đơn. Điều này đảm bảo rằng bạn luôn có sẵn các thành phần cần thiết và duy trì tính nhất quán cho món uống của bạn.

Bước tiếp theo là tạo ra một menu đồ uống độc đáo. Điều quan trọng ở đây là cách bạn biểu đạt thông tin. Một menu có thể chứa những món giống nhau với các quán khác, nhưng cách bạn trình bày và mô tả chúng có thể tạo nên sự khác biệt cho thương hiệu của bạn.

Ngoài việc lên menu, bạn cũng cần liệt kê các trang thiết bị và dụng cụ cần thiết cho quầy bar. Điều này bao gồm các dụng cụ pha chế, ly, cốc, và các vật dụng liên quan đến việc phục vụ đồ uống.

Bảng công thức pha chế chuẩn là một phần quan trọng để đảm bảo mọi người trong quán pha chế một cách nhất quán và chất lượng. Các công thức này nên được ghi chính xác và dễ hiểu để giúp đội ngũ pha chế làm việc hiệu quả.

Danh sách giá bán dự kiến nên được xác định cẩn thận để đảm bảo rằng bạn có thể thu về lợi nhuận hợp lý. Tính toán cost chi tiết của mỗi món uống sẽ giúp bạn biết được giá vốn và có cơ hội tối ưu hóa lợi nhuận.

Cuối cùng, hãy xây dựng danh sách các nhà cung ứng nguyên vật liệu. Điều này giúp bạn duy trì nguồn cung cấp ổn định và đảm bảo rằng bạn luôn có sẵn các nguyên liệu chất lượng để chuẩn bị đồ uống.

Với quá trình này, bạn có thể tạo ra một thực đơn đồ uống độc đáo và phù hợp với mục tiêu của quán cà phê của bạn, đồng thời đảm bảo tính nhất quán và hiệu suất trong việc phục vụ khách hàng.

2.3. Quản lý và vận hành hệ thống quán cà phê

Quản lý và vận hành một quán cafe thành công đòi hỏi một hệ thống quản lý chặt chẽ và hiệu quả. Trong quá trình thiết lập quán cà phê, việc lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên đóng vai trò vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp đảm bảo tính rõ ràng trong việc tính lương cho nhân viên, mà còn giúp tối ưu hóa thời gian và năng lực của họ thông qua hệ thống chuyển đơn hàng trực tiếp đến quầy thu ngân và bếp.

Phần mềm quản lý nhân viên hiện đại cho phép phân quyền nhân viên theo từng cấp độ và từng khâu công việc cụ thể. Điều này giúp tạo ra một hệ thống quản lý mạch lạc, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng mỗi nhân viên chỉ sử dụng chức năng phù hợp với nhiệm vụ của họ.

Từ việc tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng đến việc gửi đơn hàng xuống bếp, tất cả được tự động hóa và tối ưu hóa thông qua phần mềm quản lý nhân viên. Điều này giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào con người, giúp nhân viên tập trung vào công việc cốt lõi và tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

2.4. Đào tạo nhân viên các nghiệp vụ và công việc

Trong việc quản lý một quán cafe, không chỉ cần tập trung vào việc thực hiện các loại đồ uống ngon và tạo nên một không gian quán đẹp mắt, mà quan trọng hơn cả chính là việc phục vụ khách hàng. Sự hài lòng của khách hàng không chỉ phụ thuộc vào sản phẩm mà còn nằm ở thái độ phục vụ chuyên nghiệp và tỉ mỉ từ phía nhân viên.

Khi thiết lập quán cafe và bắt đầu tuyển dụng nhân viên, việc đào tạo quy trình phục vụ khách hàng là bước quan trọng không thể bỏ lỡ. Từ cách chào đón khách hàng, cách tận tâm khi đưa menu, giới thiệu các món đặc biệt cho họ, đến cách tạm biệt lịch lãm - tất cả những chi tiết này cùng tạo nên trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng khi họ bước vào và ra khỏi quán của bạn.

Quy trình đào tạo nhân viên không chỉ giúp họ hiểu rõ về tiêu chuẩn dịch vụ của quán mà còn giúp họ phát triển kỹ năng giao tiếp, tương tác với khách hàng một cách tự tin và thân thiện. Điều này không chỉ tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng mà còn giúp tạo dựng một thương hiệu quán cafe vững mạnh và được yêu thích.

Chính vì vậy, đầu tư vào đào tạo nhân viên là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của bạn. Không chỉ đảm bảo sự hài lòng của khách hàng hiện tại, mà còn xây dựng cơ sở để họ quay lại trong tương lai và giới thiệu quán của bạn đến bạn bè và người thân.

Xem thêm: Hồ sơ xin việc Highland Coffee - hình tượng của một ứng viên ưu việt

2.5. Tiến hành chiến dịch Marketing cho quán cà phê

Trong thời đại 4.0, truyền thông đã trở thành trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh. Điều này vừa là cơ hội cũng đặt ra một thách thức không nhỏ đối với các quán cafe. Việc chờ đợi "hữu xạ tự nhiên hương" không còn là lựa chọn sáng suốt, thay vào đó, bạn cần tìm những công cụ và phương thức marketing hiệu quả để thu hút và duy trì khách hàng.

Marketing là một công cụ quan trọng giúp bạn nhanh chóng tiếp cận khách hàng. Không quan trọng bạn có một quán cafe lớn hay nhỏ, bạn cần có một chiến lược marketing riêng biệt. Đầu tiên, đầu tư vào việc thiết kế một logo độc đáo và nhận diện thương hiệu mạnh mẽ sẽ giúp bạn nổi bật giữa đám đông. Đồng phục cho nhân viên cũng là một phần quan trọng của việc xây dựng thương hiệu, tạo sự đồng nhất và chuyên nghiệp cho quán của bạn.

Không chỉ vậy, biển tên và mẫu bảng hiệu thu hút cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu với khách hàng. Việc xây dựng một trang Fanpage trên các mạng xã hội phổ biến giúp bạn tạo một mối lan tỏa mạnh mẽ, từ đó kết nối chặt chẽ với khách hàng.

Hãy xem xét việc tổ chức các sự kiện đặc biệt hoặc chạy các chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng mới và khuyến khích khách hàng cũ quay trở lại. Điều này có thể là các buổi hòa nhạc, triển lãm nghệ thuật, hay có thể là chương trình mua 2 tặng 1 để kích thích nhu cầu của người mua hàng.

Nhớ rằng marketing không chỉ là về việc quảng cáo sản phẩm mà còn là về việc xây dựng một cộng đồng quan tâm xung quanh thương hiệu của bạn. Nắm vững những nguyên tắc này, bạn có thể tận dụng sức mạnh của truyền thông và thời đại 4.0 để đưa quán cafe của mình lên một tầm cao mới và giữ chân khách hàng trung thành.

3. Mách bạn kinh nghiệm khi setup quán cà phê

Khi bắt đầu kinh doanh một quán cà phê, việc xác định nguồn vốn đầu tư, mô hình kinh doanh và mục tiêu cụ thể là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động của bạn sẽ tồn tại và phát triển trên thị trường cạnh tranh. Đây là bước đầu tiên quan trọng trong hành trình của bạn. Hãy đảm bảo bạn đã xác định rõ nguồn vốn bạn có sẵn, lập kế hoạch kỹ lưỡng về cách bạn muốn quản lý và phát triển quán cà phê của mình.

Bên cạnh đó, việc tự rèn giũa kiến thức và kỹ năng liên quan đến kinh doanh ngành cà phê là điều quan trọng. Hãy đầu tư thời gian và nỗ lực vào việc học hỏi thông qua các khóa học và tài liệu có sẵn. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách lựa chọn cà phê, cách rang và pha chế, cũng như cách quản lý doanh nghiệp cà phê của bạn một cách hiệu quả.

Trong quá trình phát triển kinh doanh, luôn cân nhắc về việc đầu tư. Hãy đảm bảo rằng mọi khoản chi tiêu được thực hiện một cách có mục tiêu và theo kế hoạch. Tránh rơi vào tình trạng vay mượn quá nhiều, vì nó có thể tạo áp lực tài chính không cần thiết và ảnh hưởng đến sự ổn định của quán cà phê.

Cuối cùng, đừng bao giờ quên đam mê và mục tiêu ban đầu khi bạn quyết định mở quán cà phê. Điều này sẽ giúp bạn duy trì động lực và tinh thần lạc quan trong suốt hành trình phát triển quán cà phê của bạn. Yêu nghề và định hướng đúng đắn sẽ là lực đẩy mạnh mẽ để bạn đạt được thành công trong ngành kinh doanh đầy thách thức này.

Trên đây là những thông tin của Work247 về cách setup quán cà phê hoàn chỉnh nhất. Hy vọng những kinh nghiệm của chúng tôi sẽ hỗ trợ giúp bạn đạt được thành công trong hành trình kinh doanh của mình.