Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho đảm bảo chất lượng sản phẩm

1. Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho là gì?

Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho là quy trình lưu trữ và quản lý về số lượng và chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp tạo ra hoặc buôn bán. Những hàng hóa này sẽ được kiểm kê thường xuyên nhằm đáp ứng được những tiêu chuẩn sản phẩm tới tay người tiêu dùng. Quy trình bảo quản hàng hóa trong kho sẽ do giám sát kho và thủ kho chịu trách nhiệm về mọi mặt.

2. Tại sao nên bảo quản hàng hóa trong kho?

2.1. Tránh thất thoát hàng hóa

Việc bảo quản hàng hóa sẽ bảo gồm cả bước kiểm kê nhằm đảm bảo đủ số lượng. Điều này có thể làm giảm nguy cơ bị thất thoát hàng hóa do trộm cắp hoặc chiếm đoạt tài sản của công ty. Hàng hóa được bảo quản nghiêm ngặt thì kẻ xấu sẽ không có cơ hội để mở ra và đánh cắp các sản phẩm.

2.2. Giảm lượng hàng bị hỏng

Các sản phẩm đặc biệt là sản phẩm đặc thù dễ bị hư hỏng hoặc có thời hạn sử dụng nhất định sẽ dễ bị mất đi chất lượng ban đầu của nó. Vì thế, doanh nghiệp cần có những biện pháp bảo quản hàng hóa trong kho hiệu quả đảm bảo chất lượng nguyên vẹn, mang đến những sản phẩm tốt nhất cho người tiêu dùng.

2.3. Tiết kiệm thời gian

Khi bảo quản hàng hóa tốt, hàng hóa được đóng gọn gàng thì sẽ dư nhiều chỗ cho việc nhập hàng hóa mới. Quy trình nhập hàng trở nên đơn giản hơn, không tốn thời gian sắp xếp lại hàng hóa cũ. Hơn nữa, hàng hóa cũ được đảm bảo chất lượng và cách biệt với hàng hóa mới thì sẽ không gây ra những tác động lây lan lẫn nhau, giảm thời gian xử lý những thiệt hại này.

2.4. Tiết kiệm chi phí kho bãi

Có lẽ việc bảo quản hàng hóa trong kho dễ thấy công dụng nhất đó là tiết kiệm chi phí kho bãi. Khi các sản phẩm được phân bổ đồng đều, tối ưu hóa dung tích kho thì có thể chứa được nhiều hàng hóa hơn, tiết kiệm diện tích và bạn không cần thuê một kho bãi khác.

2.5. Giảm số lượng hàng tồn

Khi bảo quản hàng hóa trong kho bạn sẽ kiểm tra chất lượng hàng hóa hàng ngày và nhận thấy được hạn sử dụng hoặc tình trạng hàng hóa và có những biện pháp phù hợp với nhóm hàng này. Một số biện pháp như: phân hủy, khuyến mãi hoặc đẩy nhanh bán hàng hóa, v.v… Điều này sẽ giúp bạn giảm được tình trạng hàng hóa tồn đọng quá lâu gây thâm hụt vốn và doanh nghiệp bị lỗ nặng vì sản xuất mà không bán được.

3. Các giai đoạn của quy trình bảo quản hàng hóa trong kho

3.1. Giai đoạn kiểm kho và nhập kho

Đầu tiên, thủ kho và các nhân viên sẽ làm nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa cũ trong kho bằng cách đếm số lượng, kiểm tra mẫu mã, tình trạng, hạn sử dụng, v.v… Nhân viên kiểm kê phải đảm bảo rằng hàng hóa cũ đạt yêu cầu kiểm tra đồng thời các hàng hóa này đã được sắp xếp đúng vị trí, đúng khu vực hàng cũ để có chỗ cho hàng hóa mới nhập vào.

Thủ kho sẽ cần mở rộng đường lối trong các dãy kệ để hàng để container hoặc nhân viên nhập kho dễ dàng di chuyển hàng hóa vào trong. Hàng hóa mới và hàng hóa cũ cần được phân chia khu vực lưu trữ rõ ràng. 

Trong quá trình vận chuyển hàng cần nhẹ nhàng cẩn thận tránh làm móp méo hoặc rơi vỡ, va đập gây hư hỏng hàng hóa. Các dụng cụ, phương tiện hỗ trợ vận chuyển hàng hóa cũng cần được chuẩn bị kỹ càng, không gặp vấn đề kỹ thuật trong lúc vận chuyển đảm bảo tiến độ nhập hàng.

3.2. Giai đoạn lưu kho hàng hóa

Trong quá trình lưu kho hàng hóa, nhân viên kho sẽ có nhiệm vụ ghi đầy đủ các thông tin hàng hóa như mẫu mã, ngày nhập, màu sắc, kích thước, chất liệu, hạn sử dụng, v.v… Việc ghi đầy đủ thông tin như vậy sẽ thuận tiện cho việc kiểm kê sau này. Những thông tin này cũng sẽ được tóm gọn trong một thẻ gắn vào các kệ hàng hoặc thùng hàng.

Các hàng hóa dễ bị bám bụi hoặc dễ bị hư hại cần được bao bọc kín bằng nilon hoặc carton chất lượng để luôn đảm bảo chất lượng. Đối với hàng hóa bị lỗi hoặc gặp vấn đề chất lượng khác thì cần lập hồ sơ và đổi trả với đối tác mà doanh nghiệp nhập hàng. 

3.3. Giai đoạn sắp xếp hàng hóa

Công đoạn này cần có những kệ hoặc giá đỡ chắc chắn, chịu được sức nặng của hàng hóa để xếp chúng lên. Các kệ này thường có nhiều tầng và xếp lên cao để giúp tiết kiệm diện tích chứa đồ. Khi sắp xếp tránh để hàng hóa quá sát mặt đất hoặc gần cửa sổ vì dễ bị ẩm thấp, mốc meo hàng hóa.

Các nhân viên sau khi gắn thẻ vào thùng hàng sẽ bắt đầu dùng phương tiện di chuyển là xe kéo hoặc ròng rọc để đặt các sản phẩm vào đúng vị trí của nó. Các sản phẩm sẽ được chia theo từng loại, từng khu vực, và phân biệt hàng mới hàng cũ với nhau hoặc theo hạn sử dụng tùy cách sắp xếp của doanh nghiệp. 

Thủ kho cũng cần có một sơ đồ chỉ rõ lối đi tới các kệ hàng theo từng khu vực để tránh làm mất thời gian khi kiểm kê hoặc xuất hàng hóa khi cần. Lối đi trong kho cũng cần sạch sẽ, thoáng mát để dễ dàng lấy hàng, nhập hàng cũng như di chuyển các phương tiện khác trong kho.

4. Nguyên tắc thực hiện quy trình bảo quản hàng hóa

4.1. Giữ gìn tài sản và an toàn lao động

Trong quá trình nhập hàng, sắp xếp kệ hàng cần đảm bảo nhân viên được trang bị đồ bảo hộ để tránh bị hàng hóa nặng rơi vào người hoặc bị hàng hóa sắc nhọn làm bị thương. Ngoài ra, trong kho cần giữ an toàn liên quan đến phòng cháy chữa cháy, luôn có bình chữa cháy xung quanh và không được sử dụng chất dễ gây cháy nổ ở kho vì trong kho không khí kín và nhiều bìa giấy đóng thùng dễ bén lửa. 

Nếu để xảy ra tình trạng cháy nổ sẽ gây ra những hậu quả đáng tiếc cả về tính mạng con người và tài sản hàng hóa của doanh nghiệp. Vì vậy, biện pháp phòng cháy chữa cháy cần được đào tạo và thực hiện đúng quy tắc và kịp thời nhất có thể.

4.2. Bảo quản sạch sẽ và cố định hàng hóa

Hàng hóa cần được đảm bảo tình trạng nguyên vẹn và sạch sẽ. Nhân viên kho có thể dùng màng bọc PE để quấn quanh sản phẩm tránh bị bụi bặm, mưa dột hoặc chuột bọ cắn phá. Các hàng hóa cần được để ngăn nắp, gọn gàng, cố định một vị trí để dễ kiểm tra và tránh nhầm lẫn.

4.3. Sử dụng giá đựng chuyên dùng

Các giá đựng trong kho phải là giá chuyên dùng có độ chắc chắn, thường là bằng sắt cứng. Những kệ giá này phải được lắp đặt kiên cố, chịu được sức nặng và không bị oxy hóa nhanh. Các kệ này thường được làm thành những giá đỡ rất cao để có thể xếp chồng nhiều sản phẩm nên cần được lựa chọn kỹ lưỡng mới có thể xếp được nhiều sản phẩm lên đó.

4.4. Vệ sinh kho bãi thường xuyên

Bạn cần đảm bảo kho bãi chứa hàng hóa luôn được vệ sinh sạch sẽ, thoáng mát. Điều này có thể làm giảm những tác nhân gây hại như chuột bọ, ẩm mốc, hoặc ô nhiễm không khí trong kho. Vệ sinh kho bãi thường xuyên cũng giúp hàng hóa của bạn được sạch sẽ hơn, ít bị dính bụi hoặc bị ám mùi xung quanh.

4.5. Thiết kế kho bãi thuận tiện, hợp lý

Bên cạnh đó, bạn cần thiết kế kho bãi sao cho khoa học, thuận tiện trong quá trình bảo quản hàng hóa nhất có thể. Các kệ hàng cần sắp xếp theo từng khu vực hoặc thành những dãy bằng nhau, chừa ra lối đi để di chuyển hàng hóa xuất nhập kho thuận tiện hơn. Việc thiết kế kho bãi hàng hóa hợp lý cũng thuận tiện cho nhân viên kho kiểm tra, lưu trữ và bảo quản hàng hóa tốt hơn, không tốn nhiều công sức và thời gian.

Tóm lại, quy trình bảo quản hàng hóa trong kho hiện nay cũng không còn phức tạp vì đã có những công cụ hỗ trợ việc bảo quản và lưu trữ hàng hóa. Nhân viên kho chỉ cần tập trung kiểm tra và giám sát quy trình nhập xuất hàng hóa. Tuy nhiên, công việc của họ vẫn cần đảm bảo chất lượng hàng hóa được bảo quản. Như vậy, với bài viết trên thì work247.vn hy vọng đã giúp bạn hiểu được quy trình bảo quản hàng hóa trong kho sao cho hiệu quả, tối ưu kho bãi nhất, đem lại chất lượng sản phẩm và lợi nhuận cho doanh nghiệp.