Bạn biết hồ sơ xin việc cần công chứng những gì chưa?

1. Tầm quan trọng của công chứng giấy tờ trong hồ sơ xin việc

Nói một cách dễ hiểu thì công chứng là việc mà công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng sẽ chứng nhận về tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản.

Tính chính xác, không trái đạo đức xã hội, hợp pháp của bản dịch giấy tờ hay văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật bắt buộc phải công chứng hoặc do nhu cầu cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Để có thể nắm bắt rõ hơn về tính xác thực của các thông tin mà ứng viên ghi trong hồ sơ thì nhà tuyển dụng cần đến các loại giấy tờ được công chứng đó. Khi các giấy tờ được công chứng, chứng thực nhà tuyển dụng sẽ có sự tin tưởng nhất định đối với ứng viên. Đó cũng là một trong những điều kiện để ứng viên tạo được ấn tượng tốt hơn với phía tuyển dụng.

Ngoài ra các giấy tờ được công chứng sẽ hạn chế một cách tốt nhất việc ảnh hưởng đến ký kết hợp đồng lao động và các giấy tờ khác liên quan về sau này như đóng bảo hiểm xã hội. Khi các giấy tờ kê khai thông tin có dấu hiệu giả mạo hoặc kê khai nhầm, kê khai sai sẽ khiến cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên mất thêm nhiều thời gian và công sức để giải quyết sự việc.

Qua những lý do trên ta đã thấy được tầm quan trọng của việc công chứng các loại giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc. Tuy có nhiều công ty đăng tin tuyển dụng không ghi cụ thể về việc ứng viên phải chứng thực hồ sơ xin việc nhưng các ứng viên vẫn nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ có công chứng, chứng thực. Điều này vừa tiết kiệm thời gian cho cả hai bên, vừa cho công ty thấy sự chuyên nghiệp của ứng viên đó.

Xem thêm: Chuẩn bị hồ sơ xin việc làm thêm đầy đủ sẵn sàng trúng tuyển

2. Những loại giấy tờ cần công chứng trong hồ sơ xin việc

2.1. Chuẩn bị gì trước khi đến điểm công chứng?

Những quy định về các loại giấy tờ bạn cần mang theo khi đến địa điểm công chứng đã được Nhà nước quy định rất rõ ràng. Để có thể nhanh chóng hoàn thành công tác công chứng bạn cần tuân thủ theo đúng thủ tục.

Những giấy tờ bạn cần mang theo khi đến cơ quan hay văn phòng công chứng để được xác nhận giấy tờ, hồ sơ bao gồm:

- Một bản gốc hộ khẩu thường trú và bản photo trong đó có tên cá nhân người xin công chứng.

- Bản gốc chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân chưa quá thời hạn 15 năm và 2 bản photo.

- 1 bộ hồ sơ theo đúng quy định có dán ảnh 4×6.

Khi mang theo đầy đủ những giấy tờ này, người làm nhiệm vụ ký tên, đóng dấu xác nhận có thể thực hiện việc đối chiếu những giấy tờ, hồ sơ này nhằm tránh trường hợp các giấy tờ, hồ sơ là giả. Những quy định này được Nhà nước ban hành nên bắt buộc người xin công chứng phải tuân thủ theo.

2.2. Các loại giấy tờ cần được ứng viên công chứng

Một bộ hồ sơ xin việc thông thường sẽ bao gồm các loại giấy tờ như giấy khám sức khỏe; Sơ yếu lý lịch; Chứng minh nhân dân; CV; Đơn xin việc; Bằng cấp, chứng chỉ liên quan.

Trong số đó, các loại giấy tờ như CV xin việc, Đơn xin việc và Giấy khám sức khỏe thì không cần phải công chứng, chứng thực. Tuy nhiên riêng giấy khám sức khỏe phải có được xác nhận của cơ sở y tế và có thời hạn trong vòng 06 tháng kể từ ngày khám.

Như vậy, các loại giấy tờ mà bạn cần thực hiện công chứng, chứng thực chính là:

- Bản Sơ yếu lý lịch.

- Bản photo đối với căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân.

- Bản photo của sổ hộ khẩu.

- Bản photo về giấy khai sinh của bạn.

- Bản photo bằng cấp của trường bạn đã tốt nghiệp và các chứng chỉ khác liên quan

Trong các trường hợp người chứng thực muốn chứng thực chữ ký thì người chứng thực được yêu cầu xuất trình các giấy tờ sau đây:

- Các loại văn bản hay giấy tờ mà mình sẽ ký.

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực của các loại giấy tờ như giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu. Bạn cần chú ý rằng loại giấy tờ này phải được giữ nguyên giá trị sử dụng.

Với toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân mà người yêu cầu chứng thực đã khai, người chứng thực sẽ  thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung đó.

Trước khi yêu cầu chứng thực với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì người chứng thực phải lưu ý gạch chéo nội dung này.

Đồng thời, khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, một yêu cầu bắt buộc đó là người muốn chứng thực cần phải xuất trình bản chính của các giấy tờ và văn bản để lấy nó làm cơ sở chứng thực cho các bản sao giấy tờ yêu cầu.

Đối với trường hợp xác nhận sơ yếu lý lịch theo quy định của Nhà nước thì chỉ được thực hiện việc chứng thực chữ ký của người yêu cầu ở trên sơ yếu lý lịch. Như vậy việc xác nhận sơ yếu lý lịch sẽ được thực hiện giống như thủ tục về chứng thực chữ ký. Khi đó người yêu cầu chứng thực phải chuẩn bị các giấy tờ giống như việc chứng thực chữ ký đã nêu trên khi đi chứng thực.

Xem thêm: Giải đáp thắc mắc câu hỏi hồ sơ xin việc có cần bằng cấp 3 không?

3. Nơi có thể xin công chứng

Theo như quy định về địa điểm xin công chứng, chứng thực thì người có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ hay chứng thực chữ ký có thể tới các địa điểm như:

- Uỷ ban nhân dân thuộc về cấp xã.

- Phòng tư pháp ở cấp huyện.

- Các phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng đã được Nhà nước cấp phép.

Để tạo thuận tiện cho công tác công chứng, chứng thực, người yêu cầu chứng thực hồ sơ xin việc có thể đến các cơ quan, tổ chức này tại bất kỳ địa phương nào có thẩm quyền cấp công chứng. Yêu cầu công chứng không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.

Một vài lưu ý đối với người yêu cầu công chứng đó là bản sao chứng thực, công chứng không bị giới hạn về khoảng thời gian có hiệu lực. Những văn bản này có giá trị vô thời hạn.

Ví dụ như những bản sao được công chứng, chứng thực từ giấy phép lái xe, bằng cử nhân, bảng điểm sẽ có giá trị vô thời hạn. Ngoại trừ trường hợp bản chính của các giấy tờ này đã bị thu hồi, hủy bỏ.

Đối với bản sao chứng thực của các loại giấy tờ có xác định thời hạn như là giấy chứng minh nhân dân, phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thì chúng sẽ chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn mà bản gốc còn hạn sử dụng.

Với những tài liệu như giấy phép đầu tư, sổ hộ khẩu giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là những loại giấy tờ thường có sự biến động thì cán bộ thụ lý sẽ có quyền yêu cầu đương sự phải xuất trình bản gốc để thực hiện đối chiếu. Và cán bộ thụ lý không có quyền yêu cầu đương sự phải nộp bản sao mới.

Hồ sơ xin việc cần công chứng những gì là điều mà không phải ai cũng biết. Qua những nội dung trong bài viết trên, mong rằng bạn đã nắm được những thông tin hữu ích cho bản thân. Work247.vn chúc bạn sớm hoàn thành bộ hồ sơ xin việc và dành lấy cho mình cơ hội làm việc một cách thuận lợi nhất.