Tham khảo mẫu biên bản kiểm phiếu mới nhất và cách lập biên bản

1. Cập nhật mẫu biên bản kiểm phiếu chuẩn nhất tại đây

Biểu quyết là hình thức nhằm thể hiện việc mỗi cá nhân hay các tập thể có đồng tình hay không đồng tình đối với một cá nhân, tập thể khác hoặc tựu chung là một vấn đề cụ thể nào đó. Có rất nhiều cách thức để thực hiện trong quá trình biểu quyết, có thể kể đến các hình thức từ đơn giản nhất như giơ tay biểu quyết, cho đến bỏ phiếu tín nhiệm, hoặc ngày nay, khi công nghệ được áp lực vào biểu quyết, thậm chí người ta còn có thể thực hiện thông qua những phương tiện hay thiết bị điện tử.

Trên thực tế, không chỉ trong cuộc sống thường ngày, mà ngay cả trong hoạt động của các tổ chức, tập thể, các đơn vị, cơ quan hay các doanh nghiệp, công ty,.... đều tồn tại những vấn đề khó giải quyết, mâu thuẫn hoặc cần được thông qua bởi nhiều cá nhân. Biểu quyết được xem là một giải pháp hữu hiệu trong quá trình đi đến thống nhất một vấn đề nào đó, bằng cách lấy ý kiến chung của đa số các thành viên trong nhóm.

Biên bản kiểm phiếu trong quá trình biểu quyết đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đó chính là biểu mẫu thể hiện những thông tin đầy đủ về thành phần tham dự bỏ phiếu, số phiếu (không hợp lệ, hợp lệ, phiếu trắng,...), thời gian, địa điểm tiến hành bỏ phiếu, kết quả cuối cùng sau khi bỏ phiếu,... chắc chắn là một văn bản minh chứng cho tính dân chủ, sự công khai, minh bạch trong quá trình thống nhất về một vấn đề quan trọng.

>>> Tổng hợp các biểu mẫu biên bản kiểm phiếu tại đây:

- Biên bản kiểm phiếu biểu quyết: mẫu-biên-bản-kiểm-phiếu-biểu-quyết-2.doc

- Biên bản kiểm phiếu kỷ luật ĐV: mẫu-biên-bản-kiểm-phiếu-kỷ-luật-đảng-viên-2.doc

- Biên bản kiểm phiếu xếp loại ĐV: mẫu-biên-bản-kiểm-phiếu-xếp-loại-đảng-viên-2.doc

- Biên bản kiểm phiếu bầu cử: biên-bản-kiểm-phiếu-bầu-cử-1.doc

- Biên bản kiểm phiếu Đại hội: Biên-bản-kiểm-phiếu-biểu-quyết-đại-hội-1.doc

Việc làm hành chính văn phòng

2. Mẫu biên bản kiểm phiếu có bắt buộc hay không?

Đừng xem nhẹ vai trò của một biểu mẫu biên bản. Bạn có thể bỏ qua những biên bản cuộc họp định kỳ, biên bản hội nghị, biên bản gặp gỡ đối tác,... tuy nhiên không thể bỏ qua biên bản kiểm phiếu. Trong tất cả các cuộc họp có nội dung biểu quyết về một vấn đề nào đó, bất kể là biểu quyết trong Đại hội Đoàn, Đại hội Đảng bộ, Chi bộ,.... hay biểu quyết về cơ cấu nhân sự trong các doanh nghiệp, công ty, tập đoàn,... thì biên bản kiểm phiếu đều có giá trị pháp lý như nhau.

Đặc biệt ở các nội dung bầu cử trong Đảng bộ, Chi bộ, các tổ chức Đoàn thể,... biên bản kiểm phiếu là một thủ tục đã được quy định trong các văn bản pháp luật về cả hình thức và cách thức thực hiện. Như đã nói, biểu mẫu này thể hiện tính minh bạch và công khai trong các cuộc họp, thể hiện diễn biến của cuộc biểu quyết, và cuối cùng là kết quả. Thông thường trong các đại hội biểu quyết, ban kiểm phiếu có vai trò thực hiện mẫu biên bản này. Hoặc ở các hội nghị diễn ra trong doanh nghiệp, biên bản kiểm phiếu sẽ do cá nhân thư ký cuộc họp thực hiện.

Mẫu biên bản kiểm phiếu được ghi chép, được đọc rõ sau khi cuộc họp, hội nghị, đại hội kết thúc. Được hoàn chỉnh và lưu trữ ở bộ phận hành chính - văn thư. Trong quá trình các vấn đề liên quan đến nội dung trong cuộc họp, hội nghị đó xảy ra vấn đề, đặc biệt như tranh chấp, kiện tụng, biên bản kiểm phiếu cũng sẽ đóng vai trò là một cơ sở, căn cứ để những cơ quan, đơn vị có chức năng dựa vào giải quyết và xử lý.

3. Tổng quan về cách lập biên bản kiểm phiếu

Sau khi đã hiểu vai trò và công dụng của biểu mẫu này, hãy tìm hiểu kỹ hơn về các loại biên bản kiểm phiếu và cách lập nó nhé!

3.1. Các loại biên bản kiểm phiếu

- Biên bản kiểm phiếu biểu quyết: Là mẫu biên bản phổ biến nhất, đơn giản nhất, chúng được sử dụng thường xuyên ở các cuộc họp, hội nghị trong các công ty, doanh nghiệp nhằm làm căn cứ quyết định cho một vấn đề quan trọng nào đó. Thông thường là vấn đề điều chỉnh nhân sự, chẳng hạn như bổ nhiệm, bãi nhiệm,...

- Biên bản kiểm phiếu kỷ luật ĐV: Là mẫu biên bản được sử dụng nhằm đưa ra kết luận cuối cùng về vấn đề kỷ luật vi phạm đối với một cá nhân là Đảng viên trong đội ngũ ĐCS. Chúng được sử dụng trong các hội nghị, cuộc họp tại các Chi bộ, Đảng bộ, Chi ủy,...

- Biên bản kiểm phiếu xếp loại ĐV: Là mẫu biên bản được sử dụng nhằm đưa ra kết luận cuối cùng về quá trình xếp loại, nhìn nhận cũng như đánh giá về từng cá nhân là Đảng viên trong một tổ chức. Biên bản kiểm phiếu xếp loại ĐV thường được sử dụng thường xuyên trong các cuộc họp định kỳ cuối năm về xếp loại ĐV trong chi bộ.

- Biên bản kiểm phiếu bầu cử: Là mẫu biên bản được sử dụng trong các công ty, doanh nghiệp, tổ chức nhằm đưa ra kết luận cuối cùng về vấn đề bầu cử, điều chỉnh nhân sự và cơ cấu lại tổ chức cho doanh nghiệp. Thông thường, mỗi chức danh lớn trong một doanh nghiệp đều sẽ được thiết kế một cuộc họp riêng biệt để tiến hành lấy phiếu tín nhiệm của hội đồng thành viên hoặc tập thể tổ chức.

- Biên bản kiểm phiếu đại hội: Là biểu mẫu được sử dụng thường xuyên và phổ biến trong các phiên đại hội của nhiều đoàn thể hay tổ chức. Chẳng hạn như Đoàn thanh niên, Công đoàn, Liên chi đoàn, Hội chữ thập đỏ, Hội phụ nữ,.... Trong biên bản kiểm phiếu đại hội, thường sẽ thể hiện những nội dung từ thành phần tham gia, các nội dung được phổ biến trong đại hội (đọc báo cáo tổng kết, phương hướng nhiệm vụ), tiến hành bỏ phiếu tín nhiệm ban chấp hành mới của đại hội ở nhiệm kỳ mới,...

Xem thêm: Tìm việc làm nhân sự

3.2. Nội dung trong các loại biên bản

- Biên bản kiểm phiếu biểu quyết có nội dung như sau: Tên tổ chức - Quốc hiệu tiêu ngữ; Địa điểm, thời gian cụ thể lập biên bản; Nội dung biên bản về việc gì?; Nêu rõ thành phần ban kiểm phiếu (họ tên đầy đủ, chức danh trong ban kiểm phiếu); Nêu rõ nội dung biểu quyết (Tổng số lượng thành viên tham gia biểu quyết, số lượng các hình thức phiếu bầu như tán thành, không tán thành, không có ý kiến và không hợp lệ) bao gồm cả tỷ lệ phần trăm trên tổng phiếu; Kết quả và chữ ký xác nhận của ban kiểm phiếu.  

- Biên bản kiểm phiếu kỷ luật ĐV có nội dung như sau: Tên gọi Đảng ủy và Chi bộ; thời gian và địa điểm lập biên bản; nội dung biên bản (kỷ luật ai?); thành phần tham dự hội nghị; nội dung hội nghị; kết quả kiểm phiếu, chữ ký xác nhận của các cá nhân có thẩm quyền. Lưu ý ở tiêu đề của biên bản kiểm phiếu kỷ luật ĐV, cá nhân lập biên bản phải nêu rõ ràng, chính xác họ tên và chức vụ đang nắm giữ của cá nhân Đảng viên được đưa ra hội nghị kỷ luật.

- Biên bản kiểm phiếu xếp loại ĐV bao gồm nội dung như sau: Tên gọi Đảng ủy và Chi bộ; thời gian và địa điểm lập biên bản; Tiêu đề biên bản (xếp loại ĐV năm nào?- Căn cứ để xếp loại Đảng viên; - Tổng số lượng Đảng viên (chính thức, dự bị, số Đảng viên vắng mặt và có mặt); - Thông tin về ban kiểm phiếu (họ tên và chức danh trong ban kiểm phiếu); - Kết quả kiểm phiếu; - Kết quả về số phiếu bầu cho từng Đảng viên tương ứng với từng hạng mục bầu cử (Đảng viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, Đảng viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, Đảng viên hoàn thành nhiệm vụ, Đảng viên không hoàn thành nhiệm vụ); - Xác nhận bằng chữ ký của Thư ký, Tổ trưởng, các thành viên trong tổ kiểm phiếu.

- Biên bản kiểm phiếu bầu cử bao gồm các nội dung như sau: Tên gọi tổ chức (Ví dụ: Công ty ABC); Quốc hiệu tiêu ngữ; Thời gian địa điểm lập biên bản; Tiêu đề biên bản (bầu cử bộ phận nào? Nhiệm kỳ?); Thành viên trong danh sách bầu cử (bao gồm những ai? Chức vụ hiện tại của họ); Thành viên trong ban kiểm phiếu (gồm những ai? Vai trò trong BKP là gì?); Thành phần tham gia biểu quyết; Kết quả kiểm phiếu cụ thể (số phiếu và tỷ lệ trên tổng số phiếu được bầu tương ứng với từng cá nhân); Kết luận trúng cử (số phiếu và tỷ lệ trên tổng số phiếu được bầu tương ứng với từng cá nhân); Chữ ký xác nhận của Đoàn chủ tịch và Ban kiểm phiếu.

- Biên bản kiểm phiếu đại hội bao gồm những nội dung như sau: Tên gọi tổ chức (Ví dụ: Công ty ABC); Quốc hiệu tiêu ngữ; Thời gian địa điểm lập biên bản; Tiêu đề biên bản (Đại hội cổ đông năm nào?); Số lượng cổ đông tham dự (có quyền biểu quyết và không có quyền biểu quyết, ghi rõ số lượng thành viên và tỷ lệ phần trăm tương ứng); Thành phần của ban kiểm phiếu; Thành phần tham gia bầu cử; Kết quả bầu cử cho từng nội dung (nêu rõ kết quả và kết luận biểu quyết của từng nội dung); Xác nhận chữ ký của các cá nhân có thẩm quyền.

Mẫu biên bản kiểm phiếu không chỉ có một, tùy thuộc vào từng nội dung biểu quyết, biên bản sẽ được sử dụng với các hình thức và quy định khác nhau. Lưu ý, biên bản kiểm phiếu phải được lập ngay tại thời điểm diễn ra hội nghị, đại hội, thể hiện chính xác những nội dung bên trong hội nghị. Biên bản cần viết bằng tay, có thể sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt, tiếng Anh hoặc cả hai. Biên bản phải đảm bảo chính xác, không tẩy xóa, không tô vẽ, rõ ràng, cụ thể, chi tiết,....

Mẫu biên bản kiểm phiếu là thủ tục thể hiện tính công bằng, dân chủ và minh bạch khi các nội dung biểu quyết được diễn ra. Chính vì thế, đây là biểu mẫu rất quan trọng, mà ở hội nghị biểu quyết từ lớn cho đến nhỏ vẫn phải cần tới!