[BẬT MÍ] Cách viết mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện

Để phát triển nhanh chóng trong lĩnh vực này, nhân viên tổ chức sự kiện nên biết cách thiết lập mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện. Tham khảo thông tin bên dưới để tìm kiếm bí quyết cho riêng mình về mẫu kịch bản này nhé.

Việc làm dịch vụ

1. Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện có tác dụng gì?

Bạn biết đấy, làm ngành dịch vụ giống như “làm dâu trăm họ”, chiều được khách hàng này chưa chắc khách kia đã vừa ý. Vậy nên tất cả mọi hành động diễn ra liên quan tới việc làm cần phải cẩn trọng.

Không phải một mà rất nhiều các chương trình sự kiện được hình thành và phục vụ đúng nhu cầu của khách hàng, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ dựa vào từng yêu cầu mà sẽ tạo nên mẫu kịch bản khác nhau với nội dung phù hợp. 

Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện có thực sự cần thiết hay không? Nhiều người thắc mắc về câu hỏi này và đây là đáp án chuẩn xác bạn có thể tham khảo:

Thứ nhất, nắm bắt mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện, các bộ phận sẽ phối hợp ăn ý với nhau hơn.

Thứ hai, toàn bộ nhân viên của đơn vị tổ chức sự kiện khi được phân công thực hiện sự kiện nào thì cần phải thuộc kịch bản chương trình tổ chức sự kiện đó nhằm mục đích thực hiện đúng, chuẩn theo kế hoạch thiết lập. Mục đích cuối cùng chính là đem đến sự hài lòng cho khách hàng.

Thứ ba, có kịch bản trong tay, bạn sẽ không quên nhiệm vụ của mình là gì với một sự kiện quan trọng mà khách hàng đang rất kỳ vọng. 

Như vậy, với những mục đích trên thì có thể kết luận là mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện là cần thiết đối với mỗi chương trình nào. Một sự kiện không thể diễn ra hoành tráng, chuyên nghiệp khi thiếu đi mẫu kịch bản này.

Xem thêm: Tổng hợp những kinh nghiệm tổ chức sự kiện tối ưu nhất

2. Hướng dẫn cách viết mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện

Để có được mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện ưng ý và hoàn hảo, ngoài năng khiếu viết thì người đảm nhận còn phải tiến hành tìm hiểu và đáp ứng những tiêu chuẩn đặt ra từ khách hàng hoặc đơn vị quản lý. Những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn tạo nên mẫu kịch bản thú vị và hấp dẫn trong thời gian sớm nhất, hãy tham khảo nhé:

2.1. Nghiên cứu thông tin trước khi viết kịch bản là điều cần thiết

Mục đích của các buổi sự kiện diễn ra thường là pr hoặc quảng bá hình ảnh của công ty, chính vì vậy, sự kiện càng thành công thì hiệu quả trong cuộc tiếp thị này là càng lớn. Vậy nên cả đơn vị có nhu cầu tổ chức sự kiện và đơn vị tổ chức đều phải sát sao trong mọi khâu được diễn ra trong sự kiện, đáng chú ý nhất là kịch bản chương trình tổ chức sự kiện.

Một kịch bản chất lượng đáp ứng những yêu cầu của nhà quản lý và khách hàng sẽ phải đảm bảo những tiêu chí như sau:

- Nắm rõ loại hình muốn tổ chức sự kiện là gì? Mục đích và thông điệp mà sự kiện muốn hướng tới.

- Các đối tượng khách mời tham gia là những ai?

- Thời gian tiến hành sự kiện cụ thể là khi nào? Sự kiện được diễn ra ở đâu? Nó có phù hợp với loại hình sự kiện được lựa chọn hay không?

Ví dụ: Một sự kiện ra mắt sản phẩm mới cần được tổ chức ở địa điểm trung tâm, nơi đó tập trung đông người và được bài trí sang trọng, chuyên nghiệp. Tránh tổ chức ở những nơi diện tích hẹp, ít người qua lại,... như vậy sẽ không thu về hiệu quả như mong muốn.

- Sự kiện được diễn ra như thế nào?

cv xin việc đơn giản

2.2. Phân loại chính xác các mẫu sự kiện được diễn ra

Trên thực tế, có rất nhiều các sự kiện được ra đời mang mục đích và ý nghĩa khác nhau. Tuỳ vào từng sự kiện mà người ta có thể phân loại chúng theo nhóm có những đặc điểm, tính chất tương đồng.

Hiện tại có 2 loại kịch bản tương đương với 2 loại sự kiện được phân loại rõ ràng đó là sự kiện tổng quát và sự kiện chi tiết, trong đó:

- Kịch bản cho sự kiện tổng quát: Đây là loại kịch bản không chú trọng vào lời nói, thường chỉ nhấn mạnh vào các hoạt động diễn biến theo trình tự như thế nào, đồng thời kịch bản này cũng được dùng cho phía khách hàng để họ dễ dàng quản lý và nắm bắt chương trình. 

Dựa theo đó, bộ phận kỹ thuật cũng nhanh chóng nắm bắt được phần việc của mình để đáp ứng theo yêu cầu mà khách hàng đặt ra.

- Kịch bản sự kiện chi tiết: Đây là loại kịch bản có chú trọng tới lời nói, nhằm truyền tải thông điệp một cách hiệu quả nhất cho nên sẽ sử dụng MC.

Xem thêm: Việc làm tổ chức sự kiện

2.3. Nắm bắt những yêu cầu quan trọng khi viết kịch bản tổ chức sự kiện

Không có giá trị về mặt pháp lý nhưng nó lại là công cụ quan trọng hàng đầu của đơn vị tổ chức sự kiện để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Vì vậy không chỉ là nội dung, hình thức của mẫu kịch bản cũng phải được chú ý và thể hiện cẩn thận. Nếu chưa biết cách viết mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện, hãy tham khảo bí quyết sau đây bạn nhé:

2.3.1. Yêu cầu về hình thức

Khoan hay nói về cách trình bày, một sự kiện thường diễn ra với 3 phần đó là khai mạc, hoạt động chính và bế mạc. Vậy người viết kịch bản chương trình tổ chức sự kiện cần phải bám sát vào đó và đưa ra các phần tương tự. 

Các nội dung ở phần trước phải có sự liên kết với phần sau để tạo thành một khối thống nhất, trơn tru như mong đợi.

Tuy chỉ có 3 phần như những sự kiện khác, thế nhưng người thiết lập nên kịch bản tổ chức sự kiện cần phải biết kết hợp các sự kiện lại với nhau để tạo nên điểm hấp dẫn thu hút khách tham dự.

2.3.2. Yêu cầu về nội dung khi viết kịch bản tổ chức sự kiện

Không phải là viết văn thế nhưng kịch bản chương trình tổ chức sự kiện cần rõ ràng, rành mạch và chi tiết, trong đó các thông điệp và ý tưởng mà khách hàng muốn nhấn mạnh cần phải nổi bật nhất.

Trong kịch bản, luôn phải có nhiệm vụ cho từng người và những tình huống dự phòng nếu phát sinh sự cố không may.

Cần chú ý tới thời gian diễn ra sự kiện, một sự kiện quá dài sẽ khiến các vị khách cảm thấy nhàm chán hoặc nếu nó quá ngắn thì lại không đủ để truyền tải thông tin tới mọi người. Vậy nên lựa chọn một khoảng thời gian vừa đủ, sự kiện sẽ diễn ra tốt nhất.

Những vấn đề được xem là trọng tâm thì cần phải biết nhấn nhá sao cho hiệu quả, bộ phận MC cũng sẽ phải chú ý về giọng điệu cũng như cách truyền đạt để làm nổi bật lên những giá trị đó. Chỉ có gây ấn tượng thì thông điệp mới truyền tải tới khách hàng hiệu quả, nên hãy cố gắng thực hiện tốt điều này nhé.

Xem thêm: Tổng hợp các ý tưởng tổ chức sự kiện độc nhất vô nhị hiện nay

3. Một số kịch bản chương trình tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay

Có thể bạn đã gặp rất nhiều loại sự kiện khác nhau thế nhưng bạn chưa thể hệ thống lại chúng trong đầu với những thông tin cần thiết. Những gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chúng, cùng tôi theo dõi ngay nhé:

- Kịch bản chương trình tổ chức sự kiện khai trương

- Kịch bản chương trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

- Kịch bản chương trình tổ chức sự kiện họp lớp

- Kịch bản chương trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

- Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty

- Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện lễ tổng kết cuối năm

Hầu hết các mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện này đều có thời gian diễn ra từ 2 - 3 giờ đồng hồ, trong đó có hoạt động đón khác, các tiết mục văn nghệ, màn giới thiệu của MC về thành phần tham gia, đại diện công ty phát biểu, một số chương trình vui nhộn khác để khuấy động không khí hội trường, cuối cùng là lễ bế mạc.

Một vài đơn vị còn tổ chức hoạt động chụp ảnh kỷ niệm để ghi lại những thành công đáng mừng mà sự kiện đem lại.

Vậy là chúng ta vừa cùng nhau đi tìm hiểu những thông tin hữu ích về mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện, hy vọng với những kiến thức này, bạn sẽ nhanh chóng sở hữu kịch bản chuẩn mẫu phù hợp với chương trình mà mình đảm nhiệm.