Tổng hợp những kinh nghiệm tổ chức sự kiện tối ưu nhất

1. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện 

Một sự kiện thành công đòi hỏi quá trình làm sự kiện đó phải chuẩn chỉnh. Ở mỗi khâu trong kế hoạch sự kiện đề ra sẽ tạo điểm nhấn hoàn thành cho toàn bộ sự kiện đó. Kinh nghiệm quan trọng nhất trong quá trình tổ chức sự kiện được nêu lên ở 3 giai đoạn chính: 

Giai đoạn lập kế hoạch sự kiện: Làm rõ mục tiêu, xác định chủ đề, mô tả sự kiện, kế hoạch khuyến mại, ngân sách chi phí và hình thành tài liệu kế hoạch

Giai đoạn thực hiện hoạt động: Kế hoạch tinh chỉnh, phê duyệt hoạt động, thiết lập dự án, lập kế hoạch phát triển tiếp theo (liên quan đến phát triển), chấp nhận trực tuyến, xúc tiến và theo dõi đầy đủ, điều phối và hợp tác của tất cả các liên kết và phân tầng người dùng được tinh chỉnh

Giai đoạn xem xét hoạt động: Việc đạt được mục tiêu, những vấn đề gặp phải từ đầu đến cuối, những vấn đề đáng được tiếp tục phát triển, những vấn đề phải ngăn ngừa tái diễn, những vấn đề cần cải thiện và các vấn đề khác (bao gồm cả con người và sự vật).

2. Giai đoạn lập kế hoạch

2.1. Lập kế hoạch

Khi chúng ta đã sẵn sàng để bắt đầu một sự kiện hoặc nhận một nhiệm vụ tổ chức sự kiện, việc hiểu rõ mục tiêu của sự kiện là điều đầu tiên chúng ta cần làm.

Cần điều tra bối cảnh của sự kiện và trả lời câu hỏi tại sao chúng tôi muốn tổ chức sự kiện này.

Để đạt được mục tiêu này, chúng ta cần xác định chủ đề, thời gian, địa điểm, ngân sách, quy trình chính, nguồn lực và phân công nhân sự cho sự kiện.

2.1.1. Chủ đề

Một chủ đề tốt là một nửa thành công của sự kiện. Chủ đề phải hấp dẫn để mọi người có thể biết sự kiện là gì, người dùng có thể tham gia như thế nào và họ có thể nhận được những lợi ích gì. Điều cốt lõi cần phải đơn giản và thô sơ. 

Có nhiều ý tưởng chủ đề chung, chẳng hạn như: sự tiếp nối của các chủ đề trước đó, tham khảo các hoạt động phổ biến thành công trong ngành, sự kết hợp hữu cơ của các điểm nóng xã hội, sự đổi mới táo bạo theo định hướng mục tiêu, sự kết hợp của các sự kiện trong quá khứ và tránh dẫm lên hố ...

Tham khảo sản phẩm cạnh tranh cũng là một trong những cách, nhưng để nói đến sản phẩm cạnh tranh, bạn phải đào sâu vào bản chất, tìm hiểu ý tưởng và mở rộng nó khi cần thiết.

Tin tuyển dụng: Việc làm tổ chức sự kiện

2.1.2. Yếu tố quan trọng khác

Khi chủ đề đã được xác định, trò chơi của sự kiện phải được xác định. Ít nhất một vài yếu tố cần bao gồm: thời gian/ đối tượng/ mô tả ngắn gọn/ quy trình/ mô tả quy tắc

Thời gian hoạt động thường được biểu thị ở định dạng khoảng thời gian, xx time-xx time. Nếu có kiểm soát thời gian chặt chẽ thì nó phải chính xác đến từng phút từng giây. Ví dụ: sự kiện đôi 11 là một đợt mua hàng có thời hạn.

Đối tượng của hoạt động trực tiếp thể hiện ai có thể tham gia hoạt động và ai không thể. Ví dụ:  sự kiện kỷ niệm được giới hạn cho những người dùng cũ đã mua phần mềm tham gia.

Sau đó ai đáp ứng đủ điều kiện và ai không đủ điều kiện sẽ tự xếp chỗ ngồi. Ngược lại, nếu bạn không ghi mà người dùng mới mua sản phẩm của bạn và không được hưởng chiết khấu thì sẽ xảy ra tranh chấp.

Mô tả ngắn gọn về chủ đề của hoạt động sẽ cho phép các đồng nghiệp ở các liên kết khác hiểu được những gì đang diễn ra trong một vài câu, để họ có thể đánh giá mức độ khó khăn của việc thực hiện và có khái niệm sơ bộ về toàn bộ hoạt động.

Ví dụ: nếu bạn đặt hàng, bạn có thể được giảm giá 30 triệu, cho dù bạn có thể giảm ngay sau khi đặt hàng hoặc trả lại phiếu giảm giá sau đó. Rút thăm iPhone X miễn phí là xổ số thời gian thực hay cố định - xổ số theo thời gian. Khó khăn khi đạt được các chương trình khác nhau chắc chắn là khác nhau.

2.2. Chuẩn bị

Thiết kế quy trình tổ chức sự kiện là phần cốt lõi nhất của toàn bộ kế hoạch tổ chức sự kiện. Giai đoạn này thường chứa đựng nhiều mục tiêu rõ ràng, chẳng hạn như:

- Lập ngân sách

- Xác nhận địa điểm

- Tìm nhà tài trợ

- Tài liệu hoạt động thiết kế

- Xây dựng một trang web sự kiện hoặc liên kết đăng ký

- Thúc đẩy các hoạt động

- Sản xuất tại chỗ

Bạn nên dành thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ này và làm rõ người phụ trách từng nhiệm vụ Hầu hết các nhiệm vụ này phải được xác nhận một tuần hoặc thậm chí một tháng trước khi sự kiện diễn ra.

Xem thêm: Tổng hợp các ý tưởng tổ chức sự kiện độc nhất vô nhị hiện nay

3. Thực hiện sự kiện

Thực thi tại chỗ kiểm tra khả năng thực thi và cộng tác của nhóm. Chìa khóa thành công của một hoạt động nằm ở việc thực thi.

Về cơ bản, thực thi tại chỗ có thể được chia thành các phần sau:

Bố trí địa điểm : Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện, việc thực hiện tại chỗ của một sự kiện quy mô lớn có thể yêu cầu xây dựng địa điểm và thiết bị gỡ lỗi một vài ngày trước khi sự kiện diễn ra. Các sự kiện nhỏ cũng nên được sắp xếp trước ít nhất một ngày hoặc trước vài giờ.

Diễn tập tại chỗ : Theo thiết kế của quy trình tổ chức sự kiện, một buổi diễn tập dành cho khách và nhân viên có thể phát hiện ra nhiều vấn đề tiềm ẩn, chẳng hạn như liệu trình chiếu, ánh sáng và âm thanh có được gỡ lỗi đúng cách hay không và liệu thiết bị đăng ký tại chỗ là mịn.

Kiểm soát quy trình : Việc kiểm soát quy trình trong quá trình hoạt động là rất quan trọng, nếu một liên kết làm quá giờ thì thời gian của các liên kết khác có khả năng bị nén hoặc thậm chí là quá giờ dẫn đến thiếu các nút thời gian quan trọng. Nếu có điều kiện, có thể bố trí người chuyên trách để kiểm soát quá trình.

Thu thập tư liệu : Đối với nhu cầu tổng kết và thông cáo báo chí sau cuộc họp, địa điểm tổ chức sự kiện thường cần thu thập một số tư liệu hình ảnh và video, tốt nhất nên có nhân viên chuyên nghiệp đảm nhiệm công việc này, hoặc thậm chí mua các dịch vụ đặc biệt.

Tháo dỡ sự kiện : Sau sự kiện, các vật liệu thu hồi cần được phân loại, để đảm bảo các thiết bị và vật liệu quan trọng không bị mất hoặc hư hỏng, đồng thời hỗ trợ đối tác hoàn thành việc tháo dỡ.

4. Đánh giá sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, thường phải hoàn thành các công việc cần thiết như giải quyết các khoản thanh toán liên quan và phát hành thông cáo báo chí.

Ngoài ra, bản tổng kết đánh giá cũng là một công việc rất quan trọng đối với việc tổ chức sự kiện.

Sau khi sự kiện kết thúc, nhiều dữ liệu khác nhau sẽ được thu thập, chẳng hạn như số lượt truy cập vào trang web của sự kiện, dữ liệu bán vé, phản hồi tương tác, v.v. Ngoài ra, phản hồi từ người tham gia, khách mời và đối tác có thể được tìm kiếm sau cuộc họp như một bản tóm tắt đánh giá.

Nếu cần, bạn có thể tổ chức cuộc họp đánh giá sự kiện, lập báo cáo tóm tắt sự kiện, đánh giá hiệu quả của sự kiện dựa trên phản hồi từ tất cả các bên và đề xuất kế hoạch cải tiến.

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức sự kiệm mà Work247.vn đưa đến bạn đọc, chúng tôi hy vọng rằng với những thông tin bạn sẽ có sự chuẩn bị và chọn lựa tốt nhất cho sự kiện của mình sắp tới.