Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự, xây dựng bộ máy hiệu quả

cv xin việc đơn giản

1. Tìm hiểu sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự

Thực tế thì phòng hành chính nhân sự có vai trò quan trọng với sự phát triển chung của công ty khi thực hiện nhiệm vụ quản lý về mặt con người trong công ty. Do đó mà để đảm bảo được sự hiệu quả trong công tác thực hiện nghiệp vụ chuyên môn thì việc  xây dựng một sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự là rất quan trọng. 

Vậy, câu hỏi được đặt ra là sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự hiện nay ra sao?

Dựa trên nghiên cứu thực tế thì hiện tại, cơ cấu của phòng hành chính nhân sự sẽ gồm 2 cấp chính, đó là cấp quản lý và cấp nhân viên. Cụ thể thì cấp quản lý sẽ bao gồm các vị trí như trưởng phòng, phó phòng. Còn ở cấp nhân viên sẽ có các vị trí như vị trí thư ký, vị trí trợ lý, vị trí chuyên viên và cuối cùng là nhân viên.

Mỗi một cấp và vị trí khác nhau của bộ phận hành chính nhân sự trong công ty sẽ có vai trò và trách nhiệm riêng. Tuy nhiên, đòi hỏi các cấp cũng như các vị trí trong phòng hành chính nhân sự cần có sự phối hợp với nhau để đảm bảo hiệu quả tốt nhất trong công việc chung cũng như cấp quản lý tốt cần thực hiện việc quản lý hiệu quả để đảm bảo được quyền lợi cho bộ phận hành chính nhân sự. 

Xem thêm: Việc làm hành chính văn phòng

2. Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự thể hiện điều gì?

Một cách ví von thì sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự có thể được nhìn nhận như việc định dạng một cách cụ thể các vị trí trong một tổ chức nhất định, điển hình chính là phòng hành chính nhân sự. Thông qua sơ đồ tổ chức, mọi người sẽ có được một sự nhìn nhận tổng quan nhất về bộ máy hoạt động và tổ chức của phòng hành chính nhân sự nói chung. 

Và cụ thể hơn thì những điều mà sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự thể hiện có thể được kể đến như sau:

- Cho thấy được cấu trúc hoạt động và thứ bậc các vị trí trong nội bộ phòng hành chính nhân sự. 

- Cung cấp thông tin cho nhân viên về người đứng đầu, quản lý và cần thực hiện các công việc báo cáo, liên hệ khi có bất cứ vấn đề gì xảy ra trong công việc của phòng hành chính nhân sự.

- Nguồn thông tin quan trọng trong việc làm rõ các vai trò cũng như trách nhiệm trong việc làm hành chính nhân sự.

- Tạo điều kiện cho việc lưu trữ các thông tin của nhân viên trong phòng một cách tốt hơn.

- Hỗ trợ người quản lý có thể biết được các nhân viên của mình với từng vị trí và nhiệm vụ cụ thể trong phòng hành chính nhân sự của mình.

Về cơ bản thì đó là những điều mà sơ đồ tổ chức phòng hành chính thể hiện cũng như mang lại cho những người có nhu cầu sử dụng, xem xét. Và để có thể đảm bảo được sự hiệu quả một cách tối ưu thì việc xây dựng một bộ máy hay sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự có ý nghĩa rất quan trọng. 

Xem thêm: Tôi luyện kỹ năng tổ chức công việc để trở nên thành công

3. Xây dựng một sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự hiệu quả

Một nhà quản lý phòng hành chính nhân sự tốt không chỉ có khả năng về chuyên môn nghiệp vụ mà việc biết cách quản lý và xây dựng bộ máy hoạt động hiệu quả cũng là điều cần chú trọng. Và để xây dựng được một phòng hành chính có năng suất cũng như hiệu quả công việc tốt thì phải làm như thế nào?

Ngay dưới đây sẽ là những điều mà các bạn cần lưu ý trong việc xây dựng một sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự đem lại hiệu quả tốt nhất.

3.1. Thực hiện xác định nhiệm vụ, chức năng chính của phòng 

Trước khi bắt tay trong việc xây dựng một bộ máy tổ chức phòng hành chính nhân sự thì các bạn cần phải hiểu chính xác về các nhiệm vụ, chức năng chính của phòng ban mình. Điều này sẽ có ý nghĩa rất lớn trong việc tuyển dụng con người cho bộ phận hành chính nhân sự sau này.

Thông thường, các nhiệm vụ hay chức năng chính của phòng hành chính nhân sự bao gồm:

- Chịu trách nhiệm cho việc tuyển dụng đúng người và đúng vị trí cho các phòng ban trong công ty.

- Thực hiện việc hoạch định các kế hoạch phát triển nguồn nhân lực chung.

- Đảm nhận việc đánh giá sự hiệu quả của các vị trí trong công ty.

- Thực hiện các công việc chính thuộc về khối hành chính chuyên môn.

- Chịu trách nhiệm các công việc về lương, thưởng và chính sách đãi ngộ của công ty.

- Đảm bảo các mối quan hệ trong công ty ổn định và phát triển văn hóa công ty.

3.2. Thực hiện công tác chuẩn bị về nguồn nhân lực cho phòng

Đầu tiên, các bạn cần phải tính toán và xác định được số lượng nhân viên cần thiết đủ để có thể thực hiện các công việc của phòng hành chính nhân sự. Từ đó chuẩn bị cho việc bổ sung các thiết bị, cơ sở vật chất khác nhằm giúp nhân viên của phòng có thể làm việc một cách hiệu quả nhất. 

Sau đó chính là việc xây dựng một sơ đồ tổ chức thể hiện được chức năng của từng vị trí ở trong phòng. Tiếp đến chính là việc xây dựng các quy trình thực hiện trong công việc, các chính sách làm việc và các mẫu văn bản để sử dụng và phục vụ cho công việc của phòng hành chính nhân sự. Ví dụ như mẫu hợp đồng thử việc, mẫu hợp đồng lao động chính thức hay các loại biên bản bàn giao,...

Xem thêm: Mẫu sơ đồ tổ chức công ty cổ phần - Những thông tin hữu ích

3.3. Thực hiện các công việc theo cách thức “step by step”

“Step by step” chính là việc thực hiện các công việc theo từng bước một, hay nói cách khác chính là việc thực hiện theo tuần tự các bước cụ thể. Các bạn không nên cùng lúc làm quá nhiều việc nhằm có thể xây dựng được một sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhanh chóng. Việc làm nhanh thực sự là không cần thiết so với việc xây dựng một bộ máy làm việc hiệu quả. 

Trong quá trình xây dựng một phòng hành chính nhân sự đảm bảo sự hiệu quả tối ưu trong hoạt động thì các bạn cần chú ý trong việc tiêu chuẩn hóa các công việc ngay từ bước đầu tiên. Điều này có ý nghĩa là các bạn cần thực hiện để việc phát triển cũng như mở rộng sơ đồ tổ chức trong tương lai của phòng hành chính nhân sự được thực hiện một cách dễ dàng hơn.

Tiến trình các công việc mà bạn nên thực hiện trong việc xây dựng sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự như sau:

- Thứ nhất, lập sơ đồ về cơ cấu tổ chức trong phòng hành chính nhân sự.

- Thứ hai, xây dựng bảng lương.

- Thứ ba, xây dựng các nội dung về nội quy trong công ty.

- Thứ tư, lập bản mô tả công việc với từng vị trí trong phòng.

- Thứ năm, xác định các quy trình trong việc ký hợp đồng và thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động với nhân viên.

- Thứ sáu, thực hiện việc tổng hợp và tập hợp lại các hồ sơ nhân sự.

- Thứ bảy, thực hiện việc đăng ký việc đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên.

- Thứ tám, xây dựng bảng theo dõi các thông tin về nhân viên.

- Thứ chín, xây dựng bảng lương và các chính sách đãi ngộ với từng vị trí. 

Đó là các công việc chính mà bạn cần thực hiện cũng như duy trì thực hiện để có thể ổn định công tác của phòng hành chính nhân sự. Ngoài ra, các công việc có thể được thực hiện thêm như:

- Hoàn thiện lại quy trình tuyển dụng một cách hoàn hảo nhất.

- Xây dựng các chính sách về việc khen thưởng, phụ cấp hay các phúc lợi khác.

- Xây dựng cụ thể về quy trình chấm công, xin thôi việc.

- Thiết lập các quy trình về việc đào tạo, đón nhận các nhân viên mới hay sinh viên thực tập.

- Xây dựng các quy trình trong việc đánh giá nhân viên.

Việc làm nhân sự

- Xây dựng các chính sách về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các vị trí cụ thể.

- Xây dựng hệ thống về KPI cho các vị trí khác nhau.

- Thực hiện các công việc về truyền thông và đào tạo nhân viên.

Về cơ bản thì phòng hành chính nhân sự với các công việc của mình cần được hoàn thiện qua một quá trình thời gian làm việc nhất định. Mọi thứ sẽ được thay đổi và hoàn chỉnh hơn qua từng năm. Chính vì thế mà việc đánh giá hiệu quả cũng như cải thiện các quy trình sẽ cần được thực hiện để đảm bảo một sự ổn định từ chính sơ đồ tổ chức của phòng hành chính nhân sự được thiết lập trước đó.

Và đó là những chia sẻ về sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự. Mong rằng, qua bài viết này, các bạn đã có được những thông tin hữu ích cho quá trình thiết lập sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự.