Hướng dẫn các tải nhân viên từ máy chấm công về máy tính chi tiết

1. Tại sao phải tải nhân viên từ máy chấm công về máy tính?

Tải nhân viên từ máy chấm công là một nghiệp vụ cần thiết đối với bộ phận nhân sự. Khi cần tổng hợp thông tin của nhân viên thì bộ phận nhân sự tiến hành tải dữ liệu nhân viên chi tiết về máy tính bằng cách tải dữ liệu và xuất ra file excel.

Việc tải nhân viên về máy tính là bước tiền đề để có thể xác định số công cụ thể của nhân viên cũng như phục vụ cho các mục đích tổng hợp khác của doanh nghiệp.

Dữ liệu nhân viên là một trong những hồ sơ quan trọng đối với doanh nghiệp. Qua dữ liệu nhân viên từ máy chấm công, bộ phận nhân sự có thể tổng hợp, trích xuất và nắm bắt được những nhân viên nào đang có dữ liệu trong máy chấm công. 

Bộ phận nhân sự cũng sẽ biết được những nhân viên nào thực hiện chấm công đầy đủ và nắm bắt được rõ các thông tin của nhân viên để kiểm tra xem dữ liệu nhân viên trong máy chấm công đã chính xác hay chưa.

Qua việc trích xuất nhân viên từ máy chấm công về máy tính, bộ phận nhân sự có thể xác định những dữ liệu còn thiếu, còn sai sót trong máy chấm công để từ đó kịp thời điều chỉnh thông tin sao cho chính xác.

Cũng từ dữ liệu nhân viên ở máy chấm công, HR nắm bắt được con số nhân viên trong công ty để từ đó xác định được số lượng nhân viên nội bộ. Qua đó rút gọn được các thao tác trong việc tổng hợp, thực hiện các nghiệp vụ hạch toán tiền lương, báo cáo hay đề xuất các phương án lên cấp trên đảm bảo đầy đủ và chính xác.

Cách tải nhân viên từ máy chấm công cũng không quá cầu kỳ, tuy nhiên cũng có rất nhiều người chưa nắm bắt được các bước cơ bản để có thể thực hiện công việc này.

2. Chi tiết các bước tải nhân viên từ máy chấm công

Đối với những máy chấm công khác nhau thì giao diện của phần mềm chấm công cũng khác nhau, do vậy cách để tải nhân viên từ máy chấm công về máy tính cũng khác nhau.

2.1. Tải dữ liệu nhân viên từ máy chấm công Ronald Jack

Đối với máy chấm công Ronald Jack thì việc trích xuất dữ liệu nhân viên về máy tính được thực hiện qua các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Ở ô mục máy chấm công trên phần mềm, bạn cần chọn “Kết nối máy chấm công” để màn hình hiện ra các thông tin cụ thể.

Bước 2: Đối với dữ liệu hiện ra trên màn hình bạn cần chọn “trình đơn”, để có thể hiện ra thông tin xem trước về dữ liệu nhân viên mà bạn muốn tải máy tính. Khi chọn xong dữ liệu này thì các bước tiếp theo để có thể tải nhân viên về máy tính sẽ hiện ra chi tiết.

Bước 3: Phần chọn máy bạn cần chọn “Máy xưởng”, sau đó bạn chọn Tải nhân viên về máy tính.

Bước 4: Tiếp theo bạn cần chọn duyệt nhân viên và chọn nhân viên mà mình muốn tải về máy tính. Bạn có thể chọn các thông tin chi tiết về nhân viên bạn cần tải. Trong đó có những thông tin như: Tên chấm công, mã thẻ, mật mã, duyệt vân tay, duyệt khuôn mặt.

Bước 5: Khi thực hiện chọn các thông tin cần thiết xong thì bạn tiến hành duyệt nhân viên thành công và nhấn vào mục thực hiện cập nhật. Ở phần trình đơn thì các thông số chi tiết về dữ liệu nhân viên đã hiện ra, và bạn có thể trích xuất được dữ liệu nhân viên về máy tính ở phần trình đơn.

Chỉ cần những thao tác đơn giản là bạn có thể tải nhân viên về máy tính từ máy chấm công nhận diện vân tay, thẻ Ronald Jack.

2.2. Tải nhân viên từ máy chấm công Wise Eye On 39

Đối với máy chấm công này, khi muốn tải dữ liệu nhân viên về máy tính bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản admin. Tiếp đó vào phần Menu chọn mục Máy chấm công để có được màn hình thể hiện các nghiệp vụ quản lý, tải dữ liệu phần mềm về máy tính.

Bước 2: Bạn cần chọn nghiệp vụ “Tải nhân viên về máy tính”, các dữ liệu thông tin sẽ hiện ra và bạn cần chọn những thông tin mà bạn muốn tải về.

Bước 3: Chọn máy chấm công mà bạn cần trích xuất dữ liệu nhân viên ở mục chọn máy.

Bước 4: Chọn duyệt từ máy chấm công để đợi phần mềm tải dữ liệu, sau đó bạn tích vào thông tin duyệt vân tay hoặc duyệt khuôn mặt. 

Bước 5: Tiếp đó thực hiện 3 bước hiển thị trên màn hình bao gồm: Duyệt nhân viên, chọn nhân viên và thực hiện cập nhật. Ở phần nhân viên chưa cập nhật vào CSDL bạn cần tích những thông tin của nhân viên mà bạn muốn tải về.

Bước 6: Thực hiện cập nhật bằng cách chọn “Lưu CSDL”. Sau khi hoàn thành lưu dữ liệu nhân viên mà bạn muốn tải thì nhấn chọn “Lưu tập tin” để tải về máy tính.

Qua 6 bước trên thì quá trình tải nhân viên từ máy tính của bạn đã xong, bạn chỉ cần mở file đã lưu lên để xem dữ liệu nhân viên.

2.3. Tải nhân viên về máy tính đối với máy chấm công OSIN 2014

Để tải nhân viên từ máy chấm công OSIN 2014 về máy tính bạn cần thực hiện các thao tác theo trình từ sau:

Vào Menu chọn “Quản lý thiết bị”, sau đó chọn “Kết nối với máy chấm công”. Tại mục dữ liệu nhân viên bạn cần chọn “Từ MCC về PC”. 

Tiếp đó bạn chọn những thông tin cụ thể về nhân viên cần thiết để tải về máy tính. Cuối cùng khi đã có thông tin nhân viên mong muốn bạn chỉ cần chọn tải về máy tính là có được file thông tin nhân viên trong máy tính của mình.

Bạn cũng có thể tải thông tin nhân viên về máy tính từ các app chấm công công nghệ với các thao tác đơn giản. Vì thế bạn có thể chọn lựa sử dụng app chấm công hoặc máy chấm công để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhân sự nội bộ doanh nghiệp.

Xem thêm: Hướng dẫn cách cài đặt phần mềm máy chấm công ronald jack

3. Những lưu ý khi tải nhân viên từ máy chấm công về máy tính

Khi thực hiện các thao tác để tải nhân viên từ máy chấm công về máy tính thì bạn có thể gặp phải những vấn đề lỗi vì thế bạn cần chú ý đến từng thao tác của mình trong quá trình tải dữ liệu nhân viên.

Đối với trường hợp không tải được dữ liệu nhân viên về máy tính thì có thể do phần mềm máy chấm công trên máy tính bị lỗi. Để xử lý thì bạn chỉ cần gỡ phần mềm ra và tiến hành cài đặt lại để cập nhật được phiên bản mới nhất của phần mềm.

Khi cài lại phần mềm và đăng nhập vào lại tài khoản trước đó thì dữ liệu máy chấm công vẫn còn do đó bạn có thể tải từ máy chấm công về để khỏi mất thời gian khai báo lại từ đầu.

Bạn cần đăng nhập bằng tài khoản admin, quản lý thì mới có thể thực hiện được thao tác tải nhân viên về máy tính. Bạn cũng cần thực hiện theo trình tự các bước cụ thể để đảm bảo không xảy ra lỗi trong quá trình tải dữ liệu nhân viên.

Bạn cũng cần để ý các phần máy chấm công mà bạn trích xuất dữ liệu nhân viên để tránh trường hợp trích xuất trùng hoặc sai. Cần kiểm tra các kết nối của phần mềm với máy chấm công xem đã đúng hay chưa để tránh xảy ra lỗi khi tải nhân viên về máy tính.

Với những thông tin về cách tải nhân viên từ máy chấm công về máy tính mà work247.vn cung cấp trên đây. Hy vọng bạn đọc đã nắm bắt được những bước cần thiết để có thể tải dữ liệu nhân viên trên máy chấm công về máy tính cũng như biết được những lưu ý khi thực hiện nghiệp vụ này.