Cách tạo bảng chấm công xây dựng và lợi ích của nó là gì?

1. Cách tạo bảng chấm công xây dựng và ứng dụng trong ngành nó ra sao?

1.1. Bảng chấm công xây dựng có ứng dụng như thế nào trong ngành?

Bảng chấm công xây dựng được coi là bản ghi lại thời gian của nhân viên hoặc công nhân vào những công việc xây dựng khác nhau ví dụ như sửa chữa kết cấu, kiểm tra, vách thạch cao,.. Bảng chấm công trong lĩnh vực xây dựng thường bao gồm một số thông tin như:

- Thời gian công nhân khi bắt đầu thời gian làm việc.

- Thời gian mỗi nhiệm vụ có trong một ngày, một tuần hay một tháng.

- Giờ nghỉ trưa và các thời gian nghỉ ngơi khác.

- Làm việc tăng ca ngoài giờ.

- Hồ sơ về chuyên cần và nghỉ ốm.

1.2. Cách tạo bảng chấm công xây dựng trên excel

Cách tạo bảng chấm công cho nhân viên xây dựng khá đơn giản như sau:

1.2.1. Lập khung cho bảng chấm công 

Trong nội dung này sẽ bao hàm các nội dung về: Tiêu đề ( Thời gian về tháng, bộ phận, tổng ngày công có trong tháng,...) Ở những cột sẽ đề ra các nội dung ví dụ như mã số nhân viên, họ tên, các ngày có trong tháng ( số lượng có trên một tháng), 4 hay 5 cột quy ra công và 1 cột để ghi chú. Về cách tạo ngày tháng bạn phải cần xác định được thời gian sử dụng bảng chấm công nay. Ví dụ năm 2014 sẽ ở D1. Tiếp theo là xác định tháng sử dụng để chấm công qua cách sử dụng hàm = date($D$1;1;1). Hàm Date được sử dụng để xác định những giá trị ngày tháng dựa theo giá trị.

1.2.2. Cách đặt ký hiệu chấm công cho mỗi nhân viên xây dựng

Bạn thực hiện chọn một số ký hiệu chấm công tương ứng với từng người một như:

- Ngày công tính trên thực tế ( nhân viên đi làm đầy đủ với số ngày công ).

- Nửa ngày công ( tính làm nửa ngày hoặc làm nửa ca).

- Ngày nghỉ được hưởng nguyên tiền lương ( Đi họp, ngày phép hay công tác,..)

- Ngày nghỉ không tính tiền lương.

1.2.3. Hàm công thức được sử dụng để tạo bảng chấm công xây dựng

Để tính công cho nhân viên xây dựng, ta dùng hàm = COUNTIF($E11;$A11;$G$34).

- Hàm countif được sử dụng để đếm về số lần xuất hiện của giá.

Giống với các cột khác ta sẽ đặt các công thức lần lượt như:

- Nửa ngày công có công thức = COUNTIF($E11:$A11;$G$35).

- Nghỉ tính lương có công thức = COUNTIF($E11:$A11;$G$36).

- Nghỉ không có lương công thức = COUNTIF($E11:$A11;$G$37).

- Nghỉ ốm đau hoặc thai sản có công thức = COUNTIF($E11:$A11;$G$38).

Toàn bộ số ngày công sẽ được tính căn cứ trên yêu cầu tính công của mỗi đơn vị. Ví dụ tổng số ngày công sẽ bằng ngày công trên thực tế cộng với nửa ngày chấm công nhân với nửa ngày nghỉ hưởng lương và cuối cùng cộng với lương ốm đau, thai sản. Sau khi đã đặt xong công thức cho 1 nhân viên, ta thực hiện copy công thức này cho các nhân viên khác có trong danh sách còn lại.

Tham khảo ngay: App chấm công và theo dõi lộ trình qua GPS miễn phí

2. Vì sao nên sử dụng bảng chấm công và cách duy trì bảng chấm công xây dựng

2.1. Vì sao nên sử dụng bảng chấm công trong lĩnh vực xây dựng?

Công nhân xây dựng thường có lịch trình không cố định, được xác định do mức độ khẩn cấp trong một công việc cụ thể thay vì giờ làm việc bình thường. Bên cạnh đó, nhiều công nhân cũng được trả lương theo giờ. Việc sử dụng bảng chấm công sẽ giúp cho nhà quản lý có thể theo dõi giờ làm việc dễ dàng và điều phối công nhân kèm lịch tình hợp lý bảo đảm thực hiện đúng tiến độ của các dự án.

2.2. Làm thế nào để có thể duy trì được bảng chấm công xây dựng?

Mặc dù bảng chấm công trên  giấy và những mẫu thẻ ghi nhận thời gian có thể sử dụng được theo dõi thời gian làm việc nhưng đối với ngày nay đó không phải là phương pháp tối ưu nhất. Thay vào đó, cơ quan hay doanh nghiệp giờ đây có thể dùng Microsoft excel, Google trang tính hay những ứng dụng bảng tính lương tự để duy trì bảng chấm công xây dựng. Nhà quản lý này chỉ cần tải xuống một bảng chấm công mẫu đối với lĩnh vực xây dựng nó sẽ hỗ trợ nhà quản lý và bộ phận nhân sự, giám đốc thuận tiện trong việc giám sát thời gian thực hiện công việc của mỗi kỹ sư, công nhân tiến hành thanh toán lương một cách chuẩn xác.

​3. Lợi ích của việc sử dụng bảng chấm công xây dựng trong lĩnh vực này

Việc sử dụng bảng chấm công trong lĩnh vực xây dựng hỗ trợ cơ quan, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và đem lại nhiều lợi ích khác. Có thể nhắc đến một số ưu điểm của việc sử dụng mẫu bảng chấm công xây dựng sau đây.

3.1. Đơn giản hóa trong việc quản lý tiền lương

Bảng chấm công giúp cơ quan, doanh nghiệp tính toán được chính xác số lương cần thành toán cho nhân viên của mình căn cứ vào số giờ làm việc. Từ đó tránh được những sai sót về thiếu lương, thiếu công cho một đội ngũ làm việc. Tôi lấy ví dụ nếu doanh nghiệp bạn thuộc mảng nhà thầu và sử dụng công nhân xây dựng thường xuyên hàng ngày, hàng tháng để tính được tổng thời gian thực hiện những dự án đó. Tiếp đó, từ bảng công bảng lương được tổng hợp lại nhà thầu có thể gửi chi phí chính xác cần được thanh toán công việc khi đã hoàn thành đến khách hàng.

3.2. Quản lý dự án một cách thuận tiện, hiệu quả

Trên công trường, thường xuất hiện nhiều đội ngũ công nhân làm việc trên nhiều dự án cùng một thời điểm, điều này làm cho việc theo dõi từng công nhân gặp khó khăn. Nếu như bạn là nhà quản lý tiến độ dự án cho một nhóm công nhân xây dựng, việc giám sát lại càng trở nên khó khăn hơn cả.

Người quản lý ngay lúc này có trách nhiệm theo dõi và giám sát công việc của từng nhân viên làm việc tại cổng trường, liên tục kiểm tra về tiến độ của mỗi công nhân và nhiệm vụ của họ. Bảng chấm công sẽ cung cấp những thông tin chi tiết chính xác hơn về những hoạt động đang diễn ra trực tiếp có mặt tại hiện trường.

Dữ liệu này có thể sẽ được sử dụng để theo dõi công việc cũng như đo lường được tiến độ của mỗi dự án riêng lẻ.Không những vậy, nhà quản lý còn có thể đánh giá được mỗi công nhân đang làm gì và họ đã dành khoảng thời gian như thế nào cho những nhiệm vụ hàng ngày. Từ sự theo dõi đó, mọi sự cố phát sinh làm ảnh hưởng đến tiến độ sẽ được phát hiện và xử lý kịp thời.

4. Giải pháp thay thế cho bảng chấm công ngành xây dựng

Những mẫu bảng chấm công thủ công ngày nay đã bộc lộ được khá nhiều nhược điểm về sự chênh lệch giữa thời gian thực và thời gian được báo cáo. Thiếu đi những tính năng đánh giá về năng suất. Về mặt thời gian xử lý dữ liệu thủ công khá lâu. Tuy nhiên các doanh nghiệp không nên quá lo lắng, hiện nay đã có giải pháp tối ưu hơn đó là sử dụng các phần mềm chấm công tự động, theo dõi thời gian làm việc và đánh giá năng suất của từng nhân viên.

Phần mềm chấm công sẽ giúp tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc.  Báo cáo sẽ được thực hiện một cách chính xác hơn theo thời gian thực tế. Bên cạnh đó còn tối ưu hóa quản lý quỹ lương, với công cụ phần mềm nhà quản lý không còn phải dựa theo mẫu và công thức trong bảng chấm công để tính toán lương nữa mà thay vào đó có thể dễ dàng tạo hóa đơn tính lương và thanh toán cho mỗi nhân viên và nhà thầu bất cứ lúc nào.

Trên đây là những phân tích, chia sẻ về việc sử dụng bảng chấm công xây dựng trong lĩnh vực xây dựng. Nếu như bạn có ý kiến đóng góp bổ sung nào hãy cho chúng tôi thấy bên dưới bài viết để work247.vn hoàn thiện nội dung chất lượng hơn nhé.