Bật mí kinh nghiệm quản lý dự án xây dựng hiệu quả

1. Quản lý dự án xây dựng là gì?

Quản lý xây dựng là quá trình thực hiện quản lý các dự án xây dựng. Khi so sánh quản lý dự án xây dựng với các loại dự án khác, sự khác biệt chính là xây dựng dựa trên nhiệm vụ. Điều đó có nghĩa là tổ chức của dự án kết thúc với việc hoàn thành việc xây dựng dự án.

Mặc dù quản lý dự án nói chung được định nghĩa là quản lý các nguồn lực trong vòng đời của một dự án thông qua các công cụ và phương pháp luận khác nhau để kiểm soát phạm vi, chi phí, thời gian, chất lượng,... khi làm việc trong ngành xây dựng, tầm nhìn của bạn phải rộng hơn. Quản lý xây dựng thường bao gồm nhiều ràng buộc khác nhau cần xem xét cụ thể đối với việc thiết kế và xây dựng các dự án xây dựng. Quản lý dự án xây dựng cũng có thể tương tác với nhiều lĩnh vực khác nhau trong vòng đời của một dự án, từ kiến ​​trúc đến kỹ thuật, công trình công cộng đến quy hoạch thành phố.

Xem thêm: Chủ dự án là gì? Đặc điểm về vai trò và trách nhiệm của chủ dự án 

2. Các kinh nghiệm trong quá trình làm quản lý dự án xây dựng

Người quản lý dự án xây dựng cần đảm bảo trong quá trình quản lý thì phải giữ mọi liên lạc với tất cả các bên liên quan đến dự án. Trao đổi thông tin với các bên liên quan sẽ giúp người quản lý cập nhật các thông tin mới nhất để từ đó có thể thay đổi các công việc trong dự án. Công việc khi đó sẽ được sắp xếp theo các thứ tự ưu tiên cái cần làm trước cái sẽ để sau. Hay thậm chí đây cũng là cách để giảm chi phí nguồn lực không cần thiết.

Xác định chính xác vai trò của các thành viên tham gia dự án xây dựng. Điều này sẽ giúp người quản lý nắm bắt thông tin của họ và phân công cho họ đúng các nhiệm vụ được giao.

Có kế hoạch thực hiện quản lý dự án xây dựng rõ ràng, chi tiết nhưng cần đảm bảo ai nhìn vào bản kế hoạch cũng có thể hiểu bạn đang viết gì và yêu cầu gì cho dự án, những công việc nào cần ưu tiên làm trước. Một bản kế hoạch thành công là khi mọi thông tin đều được thể hiện có gắn ngày tháng bắt đầu và kết thúc trong từng khâu của quá trình.

Trong các dự án xây dựng sẽ xuất hiện những thay đổi về quy trình thực hay thay thế các nguyên vật liệu đang sử dụng hay các quản lý chưa hiệu quả với công việc . Người quản lý cũng cần có tinh thần sẵn sàng thay đổi những cái cũ để đem lại những cải tiến mạnh mẽ mới cho dự án để đem lại sự thành công cho dự án xây dựng.

3. Kinh nghiệm khi thực hiện quy trình quản lý dự án xây dựng

3.1. Giai đoạn trước khi quản lý dự án xây dựng

Trong giai đoạn này người quản lý dự án xây dựng cần thực hiện các nhiệm vụ sau: Đưa ra đề xuất, theo dõi, quy trình đấu thầu.

3.1.1. Đưa ra đề xuất

Hầu hết các dự án xây dựng đều được các khách hàng phác thảo sẵn và người quản lý dự án chỉ cần thực hiện theo các yêu cầu của khách hàng. Những yêu cầu của khách hàng có thể thực hiện được hoặc khó có thể thực hiện được do có những nguyên nhân khác. Chính vì vậy các công ty quản lý xây dựng sẽ đưa ra các đề xuất khác nhau cho khách hàng lựa chọn. 

Nhưng những đề xuất của quản lý dự án mà không đáp ứng được một ngân sách lớn hay số lượng lớn nhân lực đang bị đe dọa, ngay cả ý tưởng tuyệt vời nhất cũng có thể không được chấp nhận nếu nó không được trình bày một cách chính xác. 

3.1.2. Theo dõi

Nếu thật sai lầm trong quá trình quản lý dự án xây dựng là không theo dõi các bước thực hiện của dự án mà chỉ quan tâm bước đầu và bước cuối của một dự án xây dựng. 

Đôi khi khách hàng có thể quá bận rộn và đơn giản là quên mất đề xuất dự án của bạn. Điều quan trọng là người quản lý dự án phải theo dõi sau một tuần hoặc lâu hơn và nhắc lại những điểm mạnh của quảng cáo chiêu hàng một lần nữa. 

3.1.3. Quy trình đấu thầu 

Hầu hết các dự án sẽ tuân theo mô hình thiết kế-đấu thầu-xây dựng, bao gồm các bước sau: 

Bước 1: Nhà thiết kế hoặc kiến ​​trúc sư phát triển thiết kế tổng thể và bản phác thảo sau đó bàn giao cho chủ dự án. 

Bước 2: Chủ dự án thực hiện việc cất cánh vật liệu 

Bước 3: Chủ đầu tư sẽ lựa chọn tổng thầu thông qua đấu thầu. Chủ đầu tư sẽ lựa chọn 1 trong 2 hình thức đấu thầu: đấu thầu đóng hoặc đấu thầu mở.

Xem thêm: Các hình thức quản lý dự án được áp dụng phổ biến hiện nay

3.2. Giai đoạn khi quản lý dự án xây dựng

3.2.1. Lên ý tưởng cho tiến trình dự án 

Trong bước này người quản lý dự án sẽ lên ý tưởng tiến trình dự án. Dòng thời gian của dự án là trình bày trực quan về dự án xây dựng từ khi các khâu cần thực hiện, chuẩn bị, các nhiệm vụ cần làm. Tính toán các tiến trình sẽ thực trong bao lâu, mỗi một khâu sẽ hoàn thành trong khoảng thời gian nào và khâu nào quan trọng nhất và cần thực hiện trước và cái nào thực hiện sau.

Người quản lý cần đưa ra các ý tưởng đơn giản nhất trên một thanh ngang chỉ với tên nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày sẽ kết thúc các khâu trong quá trình thực hiện dự án. Hoặc để làm nổi bật thanh ý tưởng có thể đưa ra màu sắc cho các nhiệm vụ theo mức độ phức tạp của chúng, xác định người được giao và người được giao, đồng thời chia các hoạt động thành các nhiệm vụ con nhỏ hơn. 

Phần tốt nhất của các mốc thời gian này là nó cho phép người quản lý xem liệu nhiệm vụ có phụ thuộc vào bất kỳ nhiệm vụ nào khác hay không, để họ có thể lập kế hoạch công việc cho phù hợp. 

Nói cách khác, dòng thời gian của dự án là vô giá. Đó là điều bắt buộc trong danh sách việc cần làm của người quản lý dự án xây dựng, đặc biệt là trong thời gian bắt đầu dự án. Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ người quản lý dự án hiệu quả chỉ với những cú nhấp chuột.

3.2.2. Khởi động dự án 

Bất kỳ một dự án xây dựng đều phải được sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt mới được thực hiện. Nếu không được sự chấp thuận mà các dự án đã hoạt động thì sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

Để bắt đầu khởi công dự án xây dựng thì các ý tưởng tiến trình dự án xây dựng phải được trình bày trước các cơ quan chức năng để được cấp phép đi vào hoạt động.

Ngoài ra cần phải xem xét các chủ trương của các cơ quan ban hành đã đưa ra để được thông qua đề cương sơ bộ dự án cũng như tờ trình báo cáo dự án.

3.2.3. Đưa ra các kế hoạch quản lý để giảm thiểu các rủi ro

Trong quá trình thực hiện các dự án xây dựng sẽ bao gồm rất nhiều công việc cần triển và xin cấp phép từ cơ quan chức năng. Chính vậy mà có thể xuất hiện các rủi ro mà người quản lý dự án không thể ngờ tới. Để giảm được các rủi ro thì cần có kế hoạch quản lý rủi ro và cần xác định rõ các rủi ro như: rủi ro tài chính, rủi ro môi trường, rủi ro kỹ thuật.

3.3.3. Tránh vượt ngân sách đã được tính toán cho một dự án xây dựng

Kiểm soát chi phí là một trong những bước thiết yếu của quản lý dự án xây dựng. Người quản lý cần phải ước tính chi phí của mình một cách chính xác khi bắt đầu dự án, nhưng bạn cũng phải đảm bảo ngân sách không đổi trong suốt dự án. 

Để tránh vượt ngân sách người quản lý cần giám sát sát sao quá trình thi công công trình để tránh lãng phí chi phí vào những việc không cần thiết.

3.3.4. Đóng dự án xây dựng

Các công việc của người quản lý dự án xây dựng sau khi công trình dự án đã hoàn thành là bàn giao công trình cho nhà đầu tư và thực hiện các khoản thanh toán về nguyên vật liệu, máy móc thực hiện công trình, thù lao của những người thực hiện công trình. 

Trước khi bàn giao lại công trình đã hoàn thành người quản lý cần nghiệm thu dự án xem đã đạt chất lượng như đã yêu cầu ban đầu. Nếu có những sai sót có thể sửa chữa kịp thời để tránh bị khách hàng phàn nàn về chất lượng không đạt. Từ đây có thể làm mất uy tín của người quản lý dự án trong môi trường ngành xây dựng.

Sau khi nghiệm thu người quản lý cần lập một bản báo cáo dự án và bảo hành cho công trình. Trong thời gian bảo hành những sai sót thì người quản lý sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa hoặc đưa ra các hướng giải quyết khác. 

Bài viết của work247.vn đã nêu ra các kinh nghiệm quản lý dự án xây dựng, hy vọng rằng bài viết này sẽ đem đến cho bạn những kinh nghiệm hữu ích trong công việc quản lý dự án xây dựng.