Kinh nghiệm quản lý xưởng may và quy trình quản lý hiệu quả nhất

1. Quản lý xưởng may là gì?

Quản lý xưởng may được hiểu là một người giữ chứng vụ quản lý thực hiện những công việc như lập kế hoạch, giám sát quá trình làm việc công nhân cũng như theo dõi quá trình sản xuất nhằm đảm bảo nguồn cung ứng và chất lượng sản phẩm theo đúng quy trình đã đề ra.

Đặc thù nghề nghiệp của ngành này đòi hỏi người quản lý phải chịu trách nhiệm quan trọng vì sản xuất có rất nhiều công đoạn phức tạp, các nguyên vật liệu có nhiều loại khác nhau bao gồm từ màu sắc, màu chỉ,... Vì vậy, một vài doanh nghiệp thường gặp các vấn đề khó khăn trong khâu quản lý và vận hành xưởng sản xuất.

Xem thêm: Tổng hợp các phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả nhất hiện nay

2. Quy trình quản lý xưởng may

2.1. Quản lý đơn đặt hàng

Nhà quản lý là người phải nắm rõ những nhiệm vụ cần làm như: số lượng đơn đặt hàng, những loại sản phẩm nào cần thực hiện, chất lượng sản phẩm và giá của mỗi lô hàng như nào.

Nắm được những công việc trên người quản lý sẽ có cái nhìn tổng quát để bố trí công việc cho nhân viên cũng như thực hiện quy trình giám sát sao cho hợp lý và chính xác nhất.

2.2. Quản lý quy trình sản xuất

Sau khi nắm rõ các đơn đặt hàng, các sản phẩm cần làm thì việc tiếp theo là quy trình sản xuất ra những sản phẩm được vận hành. Công việc này không hề đơn giản mà nói đòi hỏi người quản lý tập trung cao độ và có tính cẩn thận cao. Phân chia công việc hợp lý tránh tình trạng ôm quá nhiều việc dẫn đến sai sót, quá tải công việc. Doanh nghiệp cũng cần cập nhật trạng thái quy trình thường để nhà quản lý nắm được tình hình sản xuất để điều chỉnh, phối hợp công việc một cách hợp lý.

2.3. Kiểm kê hàng hoá, sản phẩm

Sau khi thực hiện xong các quy trình là ủi, đóng gói sản phẩm thì việc kiểm kê lại số lượng đơn hàng cũng như chất lượng sản phẩm là hoàn toàn hợp lý. Doanh nghiệp cũng cần lên kế hoạch kiểm kê kho hàng, sử dụng các ứng dụng công nghệ vào kế hoạch kiểm kê cụ thể và chi tiết tránh tình trạng thiếu hàng hoặc hàng lỗi trước khi gửi cho đối tác. Ngoài ra, hàng tồn và nhập kho cũng cần được quản lý chặt chẽ tránh tình trạng thừa thiếu sản phẩm. 

2.4. Quản lý nhân viên sản xuất

Công việc của người quản lý xưởng may rất nhiều, ngoài việc quản lý giám sát quy trình sản xuất người quản lý xưởng may cũng cần quản lý nhân công của mình. Việc quản lý này không thể một mình người quản lý làm được mà cần phải phân chia công việc cho những trưởng nhóm, trưởng bộ phận công việc để kiểm soát nhân viên và chi tiết nhiệm vụ từng người.

Ngoài ra, tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp và khối lượng đơn hàng khác nhau nên doanh nghiệp nên có những chế độ lương thưởng phù hợp với nhân công để họ có thêm động lực và năng suất thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao.

Người quản lý xưởng may cũng cần am hiểu về gu thời trang và xu hướng thời trang tại thời điểm hiện tại, có kinh nghiệm trong lĩnh vực may mặc, có mắt thẩm mỹ để có thể chia sẻ cho nhân viên những cách thức, bí quyết làm việc hiệu quả. Tạo nên những sản phẩm độc lạ và đẹp mắt là điều quyết định ảnh hưởng đến doanh thu doanh nghiệp. Bên cạnh đó , doanh nghiệp cũng cần tạo nhiều mối quan hệ để có thêm nhiều khách hàng tiềm năng và nguồn nguyên liệu với mức giá phải chăng phù hợp với túi tiền mà chất lượng không bị ảnh hưởng.

2.5. Hệ thống báo cáo công việc

Để doanh nghiệp ngày một phát triển nhà quản lý cũng cần nắm rõ những thông số, doanh thu lợi nhuận theo tháng, quý, năm. Để từ đó đưa ra những kế hoạch và mục đích phát triển doanh nghiệp ngày một lớn mạnh hơn. Bất kể khi có một tình huống xấu xảy ra, doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra phương án khắc phục kịp thời. 

Doanh nghiệp cũng nên sử dụng những ứng dụng báo cáo tự động, để tránh những thiếu sót, sai lệch thông số báo cáo. Việc sử dụng ứng dụng rất tiện lợi, tất cả chỉ cần qua một vài thao tác mà không cần sử dụng đến giấy tờ, sổ sách.

3. Công việc của quản lý xưởng may

Người quản lý ngành may mặc phải chịu trách nhiệm từ khâu theo dõi cho đến quy trình sản xuất hàng hoá. Cần lên kế hoạch cụ thể để tiết kiệm chi phí sản xuất, sản phẩm đạt chất lượng và thời gian theo đúng đơn đặt của khách hàng. Dựa theo cơ cấu, quy mô tổ chức của doanh nghiệp mà nhiệm vụ của người quản lý phải thực hiện các công việc khác nhau. Tuy nhiên người quản lý xưởng may sẽ cần thực hiện những công việc cơ bản mà work247.vn liệt kê dưới đây.

3.1. Kiểm tra, giám sát quy trình sản xuất

Là người trực tiếp tham gia vào quy trình lên kế hoạch sản xuất, nhà quản lý cùng với đội ngũ thiết kế sẽ tiếp nhận thông tin của đối tác và thực hiện một cách trơn tru

Chịu trách nhiệm giao dịch mua bán nguyên vật liệu, giá cả với nhà cung cấp

Theo dõi, giám sát sản phẩm, nhân viên nhằm sản xuất đúng quy trình chất lượng sản phẩm cần đảm bảo đủ các yêu cầu được đề ra trước đó, kịp thời xử lý những sai sót trong quá trình làm việc

Trực tiếp làm việc với nhà máy, xưởng sản xuất và các nhân viên kỹ thuật, để bảo trì máy móc thường xuyên đảm bảo mọi quy trình diễn ra an toàn và thuận lợi

3.2. Lên kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch cụ thể, chi tiết cho từng kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhận, thực hiện đơn hàng và giao hàng thành công. Điều này nhằm đảm bảo được quy trình vận chuyển đúng thời hạn, sử dụng nguồn nhân công hợp lý.

Làm việc trực tiếp với người mua, đối tác để thương lượng về giá cả, chất lượng sản phẩm và thời gian thực hiện đơn hàng.

Xem thêm: Nằm lòng các nguyên tắc quản lý kho không được bỏ qua 

4. Yêu cầu công việc cần có vị trí quản lý xưởng may

Để đảm nhiệm được vị trí này bạn cần trau dồi kiến thức cho bản thân và tốt nghiệp ngành quản lý/quản trị dệt may hoặc các ngành có liên quan đến thời trang để phục vụ nhu cầu công việc. Ngoài ra bạn cũng cần phải có những kỹ năng và kinh nghiệm để ứng tuyển vào vị trí quản lý xưởng may như sau:

Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork ), khả năng thuyết trình, dẫn dắt vấn đề trước đám đông để thuyết phục hoặc tư vấn cho khách hàng

Kỹ năng quan sát để đánh giá được năng suất làm việc của bản thân và những người xung quanh

Có khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng như : excel, word,... để phục vụ cho công việc quản lý. Ngoài ra, quản lý cũng cần trau dồi cho mình vốn tiếng anh cơ bản để giao tiếp với khách hàng

Có khả năng lãnh đạo, lập kế hoạch và lên ý tưởng công việc sao cho phù hợp

Là người có tính cẩn thận, tỉ mỉ và chi tiết vì đặc thù ngành may đòi hỏi độ tỉ mỉ rất cao, vẻ đẹp của sản phẩm dựa trên sự cẩn thận của người làm ra nó

Với những chia sẻ về kinh nghiệm quản lý xưởng may ở trên, work247.vn hy vọng đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích để hiểu rõ hơn về ngành đang có tiềm năng phát triển trong tương lai này.