Quản lý hiệu suất là gì? Chi tiết quy trình quản lý hiệu suất

1. Tổng quát về quản lý hiệu suất

1.1. Quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất trong tiếng anh có nghĩa là Performance Management được hiểu là quá trình trao đổi giao tiếp giữa cấp quản lý và nhân viên của mình về công việc nhằm cải thiện năng suất bằng cách đề ra mục tiêu cần đạt được cho các bộ phận, nhân viên. Mục đích nhằm phát triển doanh nghiệp theo định hướng đã được đề ra.

 Xem thêm: Hệ thống quản lý ERP là gì? Những điều mà doanh nghiệp cần biết 

1.2. Vì sao phải quản lý hiệu suất?

Mục đích của quản lý hiệu suất là đưa ra các kế hoạch cụ thể giúp nhân viên và quản lý làm việc có phương hướng, cải thiện năng suất làm việc của mình sao cho hiệu quả, phù hợp với định hướng doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, quản lý hiệu suất giúp doanh nghiệp tìm ra những lỗ hổng và khắc phục nó một cách kịp thời. Đối với các nhà lãnh đạo, việc quản lý hiệu suất giúp lãnh đạo thấy được  suất làm việc của nhân viên. Để từ đó đưa ra những phương pháp thay đổi, cải thiện sao cho phù hợp với từng vị trí cấp độ. Đối với nhân viên, quản lý hiệu suất giúp nhân viên thấy được những ưu điểm và khuyết điểm của bản thân, đánh giá được vị trí của mình và phát triển để đạt được mục tiêu.

Để công việc diễn ra thuận lợi theo đúng kế hoạch đã đề ra thì cần đòi hỏi một chiến lược mục tiêu quản lý trong từng giai đoạn thực hiện. Nên quản lý công khai để đánh giá cá nhân theo một năng lực cụ thể không nên quản lý thông qua việc đánh giá thông thường, thực hiện âm thầm và không có ý kiến đóng góp từ mọi người. 

1.3. Lợi ích quản lý hiệu suất

1.3.1. Thúc đẩy tính sáng tạo

Một cây làm chẳng nên non ba cây chụm lại nên hòn núi cao, đó là phương châm mà mỗi doanh nghiệp nên áp dụng. Chỉ cần mỗi nhân viên đóng góp thêm 1 hiệu suất mỗi ngày thì doanh nghiệp của bạn sẽ ngày càng phát triển. Để đạt được mục tiêu đề ra doanh nghiệp cần hỗ trợ tạo động lực cho nhân viên, thúc đẩy tinh thần sáng tạo, nâng cao năng suất làm việc của mỗi người. Để từ đó, nhân viên biết mình cần phát triển theo hướng nào và biết rõ nên hay không nên làm gì tiếp theo.

1.3.2. Sử dụng nhân lực đúng cách

Kết quả công việc và thành công mang lại chỉ thực sự chất lượng khi công việc được giao đúng người và đúng thời điểm. Các nhà quản lý cần nắm rõ điều này vì đó chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp mở ổ khoá phát triển thành công trong tương lai, đem lại giá trị to lớn.

1.3.3. Đồng lòng vì mục tiêu chung

Nhân viên phải xác định được rõ ràng mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của doanh nghiệp để từ đó thiết lập phương pháp làm việc sao cho hợp lý. Khi nhân viên hoàn thành tốt mục tiêu cá nhân của mình và kết hợp cùng với mục tiêu chung của doanh nghiệp sẽ đem lại hiệu quả ngoài mong muốn đem lại giá trị về mặt hiệu suất cho doanh nghiệp.

1.3.4. Điều hướng kinh doanh

Doanh nghiệp cần dựa trên chỉ số kết quả kinh doanh để đề ra mục tiêu và hướng phát triển tiếp theo một cách bền vững và phù hợp. Bạn cần tuyển dụng thêm nhân sự khi thấy doanh nghiệp của mình đang trên đà phát triển nhưng những nhân viên cũ lại chưa đáp ứng đủ khối lượng công việc cũng như yêu cầu bạn đề ra. Hoặc tăng thêm những hoạt động như tiếp thị, quảng cáo dự án nhằm tăng thêm lượng khách hàng đề từ đó nhân viên có cơ hội làm việc năng suất hơn.

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình quản lý hiệu suất

2.1. Đánh giá chính xác

Cấp quản lý cần phản hồi đều đặn một cách công tâm nhất với nhân viên của mình. Kết quả phản hồi phải là quá trình của sự theo dõi đều đặn, theo dõi sát sao. Từ đó đưa ra nhận xét để giúp nhân viên khắc phục kịp thời và hợp lý. 

2.2. Công nhận thành tích 

Doanh nghiệp cần công nhận những đóng góp của nhân viên trong quá trình thực hiện kế hoạch, mục tiêu. Khen thưởng nhân viên có thành tích xuất sắc điều này sẽ giúp họ cảm thấy được tôn trọng và ghi nhận sự cố gắng của bản thân qua cả quá trình làm việc, tạo động lực cố gắng cho những lần tiếp theo.

2.3. Công tâm minh bạch

Những thông tin liên quan đến kế hoạch, quá trình thực hiện kế hoạch cần được cung cấp đầy đủ, chính xác cho những nhân viên hiện kế hoạch đó.  Nên gửi bản kế hoạch trước để họ có thể tìm hiểu và nắm rõ các thông tin nhanh chóng hơn. Các cấp quản lý cần chia sẻ minh bạch cho nhân viên để tạo cảm giác tin tưởng.

2.4. Xây dựng và đào tạo kỹ năng

Doanh nghiệp cần mở thêm các khóa học, mời chuyên gia về giảng dạy, mở lớp đào tạo,... Điều này khiến họ có thêm sự hiểu biết trong lĩnh vực mình đang làm cũng như giúp doanh nghiệp phát triển hơn.

Xem thêm: Performance appraisal là gì? Tìm hiểu quy trình đánh giá hiệu suất

3. Quy trình quản lý hiệu suất

3.1. Xây dựng kế hoạch

Xây dựng kế hoạch là bước tiến vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý hiệu suất. Hoạt động này là nền tảng làm cốt để xây dựng lên bức tường thành kiên cố cho doanh nghiệp trong tương lai. Trong kinh doanh và phát triển chắc hẳn bạn đã nghe đến nguyên tắc  đặt ra mục tiêu trong kinh doanh (SMART). Muốn lập ra kế hoạch hiệu quả doanh nghiệp cần tham khảo mô hình này 

SMART là viết tắt của 5 kí tự lần lượt là S M A R T. Specific: Cụ thể, Measurable: Có thể đo lường được, Attainable: Mang tính khả thi, Relevant: Một cách thực tế, Time-bound: Có thời hạn để hoàn thành

3.2. Thực hiện kế hoạch

Khi đã xác định được kế hoạch, việc tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm là phân bổ cho các phòng ban thực hiện nhiệm vụ, tiến hành theo những mục tiêu đã đề ra trước đó.

3.3. Theo dõi kế hoạch

Khi nhận nhiệm vụ và thực hiện kế hoạch trong quá trình làm việc có rất nhiều vấn đề phát sinh. Việc cần làm là các cấp quản lý cần theo dõi sát sao định kỳ hàng tháng để đảm bảo được khối lượng công việc nhân viên đảm nhận có đi đúng quy trình và đúng tiến độ không. Để từ đó kịp thời khắc phục những thiếu sót, sự cố phát sinh ngoài ý muốn.

Không nên dồn ép nhân viên, chửi mắng, thúc giục deadline mà hãy tạo động lực để họ có thể đạt được kết quả công việc như mong muốn. Cấp quản lý cần biết điều chỉnh mục tiêu kịp thời khi thị trường có sự thay đổi, đây là một trong những bước quan trọng nhất để khiến doanh nghiệp có thể phát triển hơn trong tương lai.

3.4. Đánh giá kết quả

Bước cuối cùng trong quy trình đi đến sự thành công này là đánh giá và đưa ra phản hồi để ghi nhận công sức cũng như chỉ ra những thiếu sót còn mắc phải trong quá trình thực hiện

Khi đưa ra phản hồi đánh giá cấp quản lý cũng nên dành những lời khen và phần quà dành cho những nhân viên có sự cố gắng, thúc đẩy động lực của họ. Ngoài ra, cấp lãnh đạo cũng cần phê bán, trao đổi với những nhân viên chưa thực sự tâm huyết, để họ có thể rút kinh nghiệm cho lần tiếp theo, tháo gỡ những vướng mắc khi làm việc. Việc này cũng đòi hỏi sự công bằng văn minh, tránh trường hợp thực hiện khen thưởng theo cảm tính, không có căn cứ cụ thể.

Quản lý hiệu suất gần như là một hoạt động bắt buộc phải có trong quy trình phát triển doanh nghiệp vì nó mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên, lãnh đạo đặc biệt là sự phát triển bền vững của doanh nghiệp đó. Hy vọng với những thông tin chi tiết mà work247.vn mang lại ở trên sẽ giúp bạn phần nào hiểu hơn về khái niệm quản lý hiệu suất là gì và cách để quản lý hiệu suất hiệu quả trong một doanh nghiệp!