Hệ thống quản lý ERP là gì? Những điều mà doanh nghiệp cần biết

1. Những thông tin cơ bản về hệ thống quản lý ERP

1.1. Hệ thống quản lý ERP là gì?

Hệ thống quản trị ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, nó là một hệ thống hoạch định nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Đây là một nền tảng mà các công ty sử dụng để quản lý và tích hợp các bộ phận thiết yếu trong doanh nghiệp với nhau. 

Nhiều ứng dụng của ERP rất quan trọng với các công ty vì chúng giúp họ thực hiện việc hoạch định nguồn nhân lực bằng cách tích hợp tất cả quy trình cần thiết để vận hành công ty theo một hệ thống duy nhất. Hay nói cách khác là tất cả các thành viên của công ty, tất cả các bộ phận của công ty sẽ hoạt động chung trên nền tảng này. Từ đó, tạo nên chuỗi liên kết giữa các thành viên và phòng ban với nhau, dòng thông tin cũng được lưu trữ chung, chảy đến mọi nguồn với sự thống nhất và chính xác tuyệt đối. 

Bạn có thể coi hệ thống quản lý ERP là chất keo kết dính các hệ thống máy tính khác nhau trong một tổ chức lớn. Nếu không có ERP, mỗi bộ phận sẽ có hệ thống riêng cho các nhiệm vụ cụ thể của mình, nhưng khi có ERP thì tất cả các hệ thống có thể được truy cập thông qua một ứng dụng với một giao diện. 

Hệ thống ERP cũng có thể hỗ trợ việc lập kế hoạch, mua hàng tồn kho, bán hàng, tiếp thị, tài chính, quản lý nhân lực,...

Xem thêm: Tầm quan trọng của hệ thống quản lý nhân sự hiện nay

1.2. Chức năng của ERP

Các ứng dụng ERP cho phép các bộ phận trong doanh nghiệp giao tiếp và chia sẻ thông tin dễ dàng hơn. Nó thu thập thông tin về hoạt động và trạng thái của các bộ phận khác nhau, cho phép các bộ phận khác truy cập và sử dụng hiệu quả. 

Ứng dụng ERP cũng có thể giúp công ty nhận thức về tình hình hoạt động bằng cách liên kết các thông tin về sản xuất, tài chính, phân phối và nguồn lực với nhau. Quy trình này thường tích hợp các khoản phải trả, hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, hệ thống giám sát đơn hàng và cơ sở dữ liệu khách hàng vào một hệ thống chung. 

Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý ERP vì nhiều lý do, có thể là mở rộng mô hình kinh doanh, giảm chi phí và cải thiện hiệu suất. Các lợi ích được tìm kiếm và áp dụng giữa các doanh nghiệp có thể khác nhau, tuy nhiên dưới đây là những điều mà các doanh nghiệp thường chú ý.

1.2.1. Cải thiện độ chính xác và năng suất làm việc

ERP có khả năng tích hợp và tự động hóa các quy trình giúp loại bỏ sự thừa và cải thiện độ chính xác cũng như năng suất làm việc. Ngoài ra, các phòng ban có quy trình kết nối với nhau có thể đồng bộ hóa công việc để đạt kết quả nhanh hơn và tốt hơn. 

1.2.2. Tăng hiệu quả hoạt động 

Hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết cho khách hàng, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh. Điều này góp phần cải thiện sự hài lòng của khách hàng và nhân viên, tỷ lệ phản hồi nhanh hơn và tỷ lệ chính xác cũng tăng thêm. Ngoài ra, chi phí liên quan đến các hoạt động này cũng giảm đi nhiều do công ty hoạt động hiệu quả và nhanh chóng hơn. 

1.2.3. Tăng khả năng cộng tác

ERP cũng giúp cho các phòng ban có khả năng hợp tác và chia sẻ kiến thức tốt hơn. Một lực lượng lao động được hợp lực và kết nối bền bỉ mới có thể cải thiện hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên. Bởi vì khi đó, mỗi cá nhân sẽ hiểu rõ hơn cách mỗi nhóm chức năng đã đóng góp vào sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. Ngoài ra, các công việc thủ công và nặng nhọc cũng được loại bỏ do có sự giúp đỡ của máy móc công nghệ, cho phép nhân viên phân bổ thời gian của họ cho những công việc có ý nghĩa hơn.

1.2.4. Báo cáo và phân tích 

Hệ thống quản lý này cũng hỗ trợ việc xây dựng báo cáo cho doanh nghiệp, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất nhập hàng hóa, báo cáo lợi nhuận,...Những báo cáo này giúp các công ty lập kế hoạch, ngân sách, dự báo và thông báo đầy đủ về tình hình hoạt động cho các tổ chức và các bên quan tâm chẳng hạn như cổ đông, đối tác đầu tư,...Điều này cũng phục vụ rất nhiều cho công tác quản trị và đưa ra quyết định, điều hướng, lập chiến lược và kế hoạch cho tương lai. 

1.3. Hệ thống quản lý ERP có những ưu và nhược điểm nào?

1.3.1. ERP mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích gì?

Quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện: ERP vừa giúp kết nối các bộ phận của doanh nghiệp với nhau và điều khiển chúng vận hành một cách khoa học, đúng quy trình, dễ quản lý, vừa giúp doanh nghiệp theo dõi tổng quát quy trình hoạt động một cách tổng thể và toàn diện. 

Thúc đẩy hiệu suất làm việc: Khi áp dụng ERP là doanh nghiệp cũng đồng thời bỏ đi nhiều nghiệp vụ thủ công tốn thời gian công sức mà kém hiệu quả khác. Máy móc công nghệ sẽ phụ trách các công việc khiến chúng ta đau đầu như tổng hợp, lưu trữ, phân tích và tìm kiếm các thông tin. Thay vì tự tay làm những công việc đó, giờ đây chỉ cần cập nhật thông tin vào hệ thống thì chúng sẽ tự động được lưu trữ, tự động liên kết với nhau để tính toán, phân tích đưa ra những kết quả nhanh chóng. Hơn nữa, việc tìm kiếm thông tin trên hệ thống cũng được thực hiện chỉ trong vòng 1 nốt nhạc. 

Kết nối các thành viên: ERP có khả năng kết nối các thành viên rất tốt, không chỉ biết đến phòng ban hay công việc của riêng mình, nhân viên có thể cập nhật tình hình chung của toàn thể công ty, của đội ngũ nhân viên phòng ban khác. Từ đó có một cái nhìn khách quan hơn, hiểu hơn về quy trình làm việc và điều chỉnh sao cho phù hợp.

1.3.2. Hạn chế của ERP

Điểm hạn chế đầu tiên mà work247 đưa ra đó là khá tốn kém. Doanh nghiệp cần phải đầu tư một khoản khá khá ban đầu để cài đặt và đưa hệ thống này đi vào hoạt động. Như chi phí triển khai, lắp đặt, chi phí phổ biến và hỗ trợ từng thành viên, chi phí bảo trì, và cả chi phí để thay đổi và đầu tư thiết bị phù hợp với nền tảng. 

Hệ thống quản lý ERP không phải lúc nào cũng có thể loại bỏ sự kém hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp hay cải thiện mọi thứ một cách thần kỳ. Công ty cần phải suy nghĩ lại về cách tổ chức hoặc loại bỏ những công nghệ không tương thích. Nếu công ty không muốn từ bỏ quy trình làm việc cũ mặc dù nó không phù hợp với hệ thống ERP thì chắc chắn cũng không thể đạt được mục tiêu đã đề ra và không thể đạt được hiệu suất như mong muốn. 

Thời gian là nhược điểm thứ 2 của ERP. Tùy thuộc vào quy mô và tính chất của từng doanh nghiệp mà thời gian triển khai có thể thay đổi ít nhiều. Nhưng để hệ thống ERP áp dụng thành công và bắt đầu có hiệu quả thì phải mất đến từ 6 tháng đến 1 năm.

2. Hệ thống quản lý ERP hoạt động như thế nào?

Hệ thống quản lý ERP đã phát triển qua nhiều năm từ các mô hình phần mềm truyền thống, sử dụng máy chủ vật lý và hệ thống nhập thủ công sang phần mềm dựa trên điện toán đám mây với khả năng truy cập từ xa dựa trên web. Nền tảng này thường được duy trì bởi công ty tạo ra nó, với các công ty khách hàng thuê dịch vụ do nền tảng cung cấp. 

Ban đầu, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn ứng dụng mà họ muốn sử dụng. Sau đó, công ty lưu trữ sẽ tải ứng dụng lên máy chủ mà khách hàng thuê và cả hai bên bắt đầu làm việc để tích hợp các quy trình và dữ liệu của khách hàng vào nền tảng. 

Khi tất cả các phòng ban được liên kết vào hệ thống, tất cả dữ liệu được thu thập trên máy chủ và ngay lập tức có sẵn cho những người có quyền sử dụng nó, đó là tất cả các thành viên trong công ty. Các báo cáo có thể được tạo ra bằng số liệu, đồ thị hoặc các hình ảnh để xác định cách doanh nghiệp và các bộ phận đang hoạt động.

Xem thêm: Hệ thống quản lý chất lượng được hiểu như thế nào? Các nguyên tắc cần ghi nhớ

3. Làm sao để chọn hệ thống quản lý ERP phù hợp?

Để chọn hệ thống quản lý phù hợp với doanh nghiệp, bạn cần căn cứ vào quy mô, hình thức hoạt động và mục tiêu quản lý của doanh nghiệp. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín và chất lượng, dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt. Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với ngân sách, khả năng mở rộng quy mô và quy định kế toán của Việt Nam. 

Cuối cùng, bạn đã biết hệ thống quản lý ERP là gì chưa? Tóm lại, hệ thống ERP là một công cụ thúc đẩy luồng giao tiếp và chia sẻ thông tin tự do trong một tổ chức, tích hợp các hệ thống cải thiện năng suất hoạt động hiệu quả, đồng thời tăng cường sự hợp tác giữa các nhóm và phòng ban. Tuy nhiên, việc chuyển sang hệ thống ERP sẽ là phản tác dụng nếu văn hóa công ty không thích nghi với sự thay đổi và công ty không xem xét lại cách cấu trúc của tổ chức của mình.