Cách để có thể quản lý kho vải thông minh và hiệu quả nhất

1. Quản lý kho vải để làm gì?

Đây được coi là một công việc vô cùng quan trọng của các doanh nghiệp khi sở hữu một nhà kho với diện tích lớn với số lượng lớn vải vóc khác nhau. Việc quản lý kho có thể giúp bạn quản lý tốt hơn sản phẩm, tiết kiệm chi phí đem lại lợi ích kinh tế và giá tăng giá trị sản phẩm cho doanh nghiệp.

Một kho vải có thể chiếm tới 50% giá trị tổng tài sản của một doanh nghiệp dệt may. Việc quản lý và giám sát kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp thống kê được số lượng vài thiếu hoặc tồn đọng trong kho mang lại sản lượng cho quá trình hoạt động.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý kho một cách đầy đủ chi tiết

2. Những cách quản lý kho vải hiệu quả nhất

2.1. Phân loại vải theo đặc điểm riêng của chúng

Việc phân loại này đem lại cho bạn hiệu quả cao, phân loại hàng hóa một cách chi tiết theo các đặc điểm như màu sắc, chất liệu sẽ khiến chúng ta có thể dễ dàng nắm bắt và phân biệt chúng với những loại vải khác. Để có thể chi tiết hơn, người quản lý kho hàng còn có thể phân loại sâu hơn dựa trên nhiều yếu tố kết hợp với việc sắp xếp ở những vị trí thích hợp sẽ giúp việc quản lý kho hàng của bạn có nhiều hiệu quả hơn.

2.2. Đánh dấu phân biệt bằng mã vạch

Phương thức này phù hợp với những doanh nghiệp có một khối lượng vải khổng lồ với những màu sắc, chất liệu tương đối giống nhau, khó có thể phân biệt được một cách nhanh chóng.

Khi quản lý theo cách này việc in mã vạch sẽ mang lại khả năng nhận diện tốt hơn trong tất cả các công đoạn. Bằng cách phân biệt mã vạch bạn có thể cập nhật, thống kê, kiểm soát số lượng hàng hóa thông qua phần mềm theo dõi. Cùng với đó, khi phân biệt theo cách này người quản lý kho vải có thể thống kê, báo cáo số lượng hàng hóa. các giao dịch một cách chi tiết nhất.

2.3. Sắp xếp hợp lý hàng hóa trong kho

Đây là cách đơn giản nhất để có thể quản lý kho vải hiệu quả. Mỗi nhà kho vải cần phải có không gian dành cho việc di chuyển riêng cho các loại xe chuyên dụng.

Các kiện vải được sắp xếp hợp lý sẽ khiến cho không gian của kho vải trở nên khoa học hơn, cùng với đó giúp tiết kiệm thời gian xuất nhập hàng hóa và thống kê lượng hàng tồn đọng trong kho.

2.4. Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Trong quá trình sản xuất, việc thất thoát là không thể tránh khỏi để có thể kiểm soát được vấn đề này, các doanh nghiệp, tổ chức dệt may phải thường xuyên kiểm tra, tra soát số lượng hàng hóa thực tế với số lượng được ghi chép. Khi xảy ra chênh lệch cần phải làm rõ nguyên nhân, khắc phục , bù lỗ để tránh lập lại thất thoát cho những lần sau.

Kiểm kho còn giúp cho chủ doanh nghiệp xác định được tình trạng kho hàng như thế nào để có thể thống kê, tính toán đưa ra những quyết định nhập hàng hoặc xuất hàng hiệu quả tránh những tình trạng tồn hàng không thể xuất không đáng có gây nên thiệt hại về kinh tế, tài sản cho doanh nghiệp.

2.5. Sử dụng chip điện tử

Việc sử dụng chíp điện tử là một phương pháp không quá xa lạ để tránh mất mát, thất thoát hàng hóa trong kho. Chúng có tác dụng xác định nguồn gốc của sản phẩm nhằm xác định chính xác những mặt hàng tồn tại trong kho.

Khi sử dụng phương thức này, sẽ hạn chế được tối đa tình trạng giao nhầm hàng hóa, cùng với đó rất dễ sử dụng và bảo quản nên đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp dệt may sử dụng để tránh tình trạng thất thoát và quản lý kho được tốt hơn.

Các con chíp này được sử dụng cảm biến và sẽ phát tiếng kêu khi đến cửa ra vào. Những nhân viên trực tiếp đang làm việc trong kho có thể phát hiện và tìm hiểu mục đích khi kiện hàng đấy được xuất đi khi không được phép. Ngược lại, khi được đồng ý xuất kho, kiện hàng sẽ rời kho mà không gây ra bất kỳ tiếng động nào. Như vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý mặt hàng trong kho một cách tối ưu nhất.

2.6. Đào tạo nhân viên quản lý kho hiệu quả

Máy móc không thể thay thế con người và không có loại máy móc nào có thể vận hành khi không có bàn tay của con người chỉ huy. Chính vì vậy việc đào tạo nhân viên quản lý kho là một việc vô cùng cần thiết của mỗi doanh nghiệp dệt may.

Họ sẽ được đào tạo kỹ về kỹ năng, phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả. Cùng với đó tuân thủ và chịu trách nhiệm về các quy định của doanh nghiệp về quản lý kho vải. Cùng với đó, cần phải xác định, quán triệt rõ ràng việc cấm quy định cấm người lạ và người không có phận sự được vào kho vải

Khi xây dựng và đào tạo một hệ thống nhân viên quản lý kho chuyên nghiệp thì chắc chắn doanh nghiệp có thể phát huy tốt nhất việc quản lý kho vải của mình.

Xem thêm: Cách quản lý kho vật tư và kinh nghiệm quản lý hiệu quả

3. Những lưu ý cho công việc quản lý kho vải

3.1. Khi xuất/ nhập hàng hóa

Khi quản lý kho vải, người quản lý kho hay còn được gọi là thủ kho phải luôn kiểm tra kỹ lưỡng những loại giấy tờ, chứng từ, hóa đơn xuất/ nhập hàng theo quy định. Khi nhận và xuất hàng cho các cá nhân liên quan, cần phải xác nhận các chứng từ giao hàng, giấy xuất hàng đầy đủ, lưu giữ và chuyển cho 2 bên mua hàng và kế toán theo quy định chung của doanh nghiệp.

3.2. Khi theo dõi hàng hóa trong kho

Người quản lý kho hàng phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi số lượng tồn đọng trong kho hàng hằng ngày, thống kê và đối chiếu tránh trường hợp thiếu, mất hàng hóa trong kho.

3.3. Theo dõi, chỉ đạo sắp xếp kho hàng hợp lý

Người quản lý kho hàng có nhiệm vụ chỉ đạo, sắp xếp cẩn thận kho hàng tránh trường hợp ướt, đổ, vỡ, rách,... gây ảnh hưởng, hư hỏng chất lượng hàng hóa. Cần phải lập sơ đồ kho, xây dựng sơ đồ kho hợp lý khi phát sinh thêm những loại hàng hóa mới. Cần đảm bảo được tiêu chuẩn hàng hóa trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất. Đặc biệt, với các mặt hàng dễ chịu tác động dẫn đến hư hỏng hay thời gian sử dụng không dài cần đề xuất ưu tiên nhập/ xuất hàng hóa trước để tránh gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa và thiệt hại về tiền bạc của doanh nghiệp.

3.4. Tuyệt đối tuân thủ quy định về phòng chống cháy nổ trong kho hàng

Người quản lý kho hàng cũng như chủ doanh nghiệp cần phải có trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn nhân viên trong kho có ý thức tuân thủ những quy định phòng chống cháy nổ trong kho hàng.

Phải đảm bảo, nghiêm chỉnh chấp hành quy định Phòng cháy chữa cháy, luôn kiểm tra hệ thống báo cháy, bình cứu hỏa, các thiết bị dễ gây cháy để có thể xử lý kịp thời.

Cuối cùng, cần thường xuyên có những cuộc tập huấn phòng cháy chữa cháy định kỳ tại doanh nghiệp vải để nhân viên, công nhân nắm vững kiến thức để có thể xử lý khi có những tình huống xấu xảy ra.

Hy vọng, qua bài viết này work247.vn có thể đưa ra những thông tin bổ ích giúp bạn có thể tìm ra được cách quản lý kho vải hiệu quả nhất. Mong rằng, những kiến thức này có ích với bạn trong cuộc sống cũng như công việc của mình.