Hệ thống PMS là gì? Tại sao mọi khách sạn đều cần có PMS?

1. Tổng quan về hệ thống PMS

Ngày nay, khi nói đến việc vận hành kinh doanh của các khách sạn thì không thể không nhắc đến PMS - một công cụ hỗ trợ quản lý vô cùng đắc lực. Vậy PMS là gì?

PMS là tên viết tắt của thuật ngữ Property Management System được hiểu là phần mềm (hệ thống) quản lý khách sạn. Trước khi PMS ra đời các khách sạn đều sử dụng hệ thống các bảng tính Excel rất phức tạp và rất dễ dàng xuất hiện những sai sót. Sau đó PMS đã ra đời và ngay lập tức trở thành một giải pháp tối ưu giúp thay thế các bảng tính Excel rối ren, phức tạp.

Có thể hình dung PMS giống như một trung khu thần kinh, nơi kết nối của các dòng thông tin vận hành hàng ngày, giúp tăng hiệu quả làm việc của các phòng ban và giúp các nhân viên phối hợp với nhau hiệu quả hơn.

PMS được cài đặt vào hệ thống máy chủ của khách sạn. Các máy trạm của các bộ phận sẽ kết nối với máy chủ thông qua mạng internet. Các nhân viên khách sạn sẽ thao tác trên hệ thống PMS để xử lý các giao dịch với khách hàng như đặt phòng, check-in, nhập các thông tin của khách hàng, nhập các hóa đơn dịch vụ, thanh toán, xuất hóa đơn VAT… Thông tin hồ sơ của khách hàng cũng được chuyển tới lưu trữ trong máy chủ.

2. Tại sao cần phải sử dụng PMS

Các mô hình kinh doanh dịch vụ khách sạn luôn hướng tới mục tiêu là sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa doanh thu, đồng thời cũng phải đảm bảo tiết kiệm chi phí nhất. Cho nên các khách sạn đều hướng đến việc sử dụng các hệ thống đồng bộ và thống nhất.

PMS ra đời đã đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu quản lý vận hành của các khách sạn. Tất cả các chức như đặt phòng khách sạn, quản lý thu - chi, quản lý nhân viên… đều được tích hợp sẵn trên PMS, qua đó giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình kinh doanh và vận hành của khách sạn.

Ngoài ra PMS cũng giúp tối ưu và đơn giản hóa mọi hoạt động của khách sạn, tránh thất thoát tài sản và trợ giúp việc kinh doanh hiệu quả hơn.

3. Nhũng tính năng PMS cung cấp trong việc quản lý khách sạn

3.1. Quản lý từ xa dễ dàng và hiệu quả

Các nhà quản lý khách sạn đều rất bận rộn với nhiều công việc hàng ngày, do đó việc quản lý các khách sạn, đặc biệt là một chuỗi các khách sạn, một cách chặt chẽ, sát sao là điều khó có thể thực hiện. PMS chính là giải pháp giúp giải quyết bài toán khó trên.

Nhờ có PMS mà cho dù không có mặt ở khách sạn các nhà quản lý vẫn kiểm soát và chỉ đạo được mọi hoạt động của khách sạn.

3.2. Độ chính xác cao

Vào cao điểm mùa du lịch, khi lượng khách là rất đông, nếu vẫn sử dụng các phương pháp truyền thống thì sẽ rất dễ dàng xảy ra sai sót. Điều này sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều đến việc kinh doanh và doanh thu của khách sạn.

Tất cả những vấn đề đó đều sẽ được giải quyết bằng các phần mềm PMS. Hệ thống tự động sẽ giúp cho năng suất công việc hiệu quả hơn và tránh được những nhầm lẫn, sai sót.

3.3. Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu ngân sách

Thay vì phải ghi chép trên giấy hoặc nhập liệu trên những bảng tính Excel cồng kềnh phức tạp, giờ đây các nhân viên có thể thao tác dễ dàng trên hệ thống PMS. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cũng như giảm thiểu nguồn nhân lực trong các công đoạn này, qua đó rút ngắn đáng kể nguồn ngân sách

3.4. Dữ liệu được đồng bộ

Tất cả dữ liệu được nhập vào đều sẽ được lưu trữ lại trên hệ thống và các nhân viên có thể truy xuất dữ liệu bất cứ lúc nào. Dữ liệu sẽ được trả ra từ hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác.

3.5. Giao diện khoa học, dễ dàng sử dụng

Các phần mềm PMS hiện nay đều được thiết kế tối ưu hóa giao diện để có thể dễ dàng sử dụng.

4. Phân loại PMS khách sạn

Hiện nay có khá nhiều phần mềm PMS cho các khách sạn có thể cân nhắc lựa chọn. Nhìn chung thì các PMS này chia thành 3 loại và được liệt kê dưới đây.

4.1. On-premise/ server based/ legacy hotel PMS - còn gọi là PMS tại chỗ

Đây là các PMS dùng để lưu trữ dữ liệu cục bộ, được cài đặt trên một máy chủ chuyên dụng của khách sạn. Hệ thống sẽ chạy liên tục 24/24, kết nối với các máy trạm qua internet nhằm truy xuất và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.

Ưu điểm của loại này là có tính bảo mật cao, các chức năng đa dạng, dễ dàng trong nâng cấp và phát triển dựa trên nhu cầu của khách sạn. Tuy nhiên cần có một đội ngũ IT để đảm bảo hệ thống vận hành mượt mà và thực hiện công việc bảo trì hệ thống.

4.2. Hybrid cloud hotel PMS - còn gọi là PMS “lai” công nghệ đám mây

Với các phần mềm thuộc loại PMS này, người dùng có thể truy cập vào hệ thống thông qua trình duyệt web máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại di động. Tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ cục bộ trên hệ thống máy chủ và cũng có thể được truy cập từ xa.

4.3. Web-native cloud hotel PMS - PMS ứng dụng điện toán đám mây

Hiện nay các loại PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây đang được đánh giá là giải pháp tối ưu nhất cho các khách sạn vì không cần tốn chi phí để đầu tư vào phần cứng do đó cũng không cần có đội ngũ IT để duy trì. Tất cả dữ liệu đều được lưu trữ bằng công nghệ điện toán đám mây, do đó do đó người dùng có thể tiếp cận hệ thống mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị có kết nối internet. Các PMS này cho phép người dùng có thể quản lý khách sạn từ xa một cách dễ dàng.

5.  Khi chọn PMS cho khách sạn cần lưu ý điều gì

5.1. Vấn đề chi phí.

Đây là điều đầu tiên và các nhà quản lý khách sạn cân nhắc đến. Các phần mềm PMS đều cấn chi phí để duy trì hoạt động.

Tùy thuộc vào quy mô và mô hình khách sạn mà sử dụng mỗi loại PMS khác nhau, do đó chi phí cũng khác nhau. Hãy chọn lựa những PMS phù hợp với khách sạn của bạn dựa trên nguồn ngân sách có thể chi ra.

5.2. Giao diện và ngôn ngữ thiết kế

Một điều dĩ nhiên là phải lựa chọn các phần mềm có giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Phần mềm PMS sau khi cài đặt xong phải tương thích với các trình duyệt và phải  được thiết kế, hoạt động trên cùng một nền tảng.

Xu hướng hiện nay là số lượng khách hàng đặt phòng online rất nhiều, vì vậy hãy đảm bảo rằng PMS bạn lựa chọn phải có hai ngôn ngữ thiết kế. Điều này sẽ giúp bạn tiếp cận với nhiều khách hàng hơn, cũng như đảm bảo việc đặt phòng và đăng ký là dễ dàng đối với khách hàng.

5.3. Các tính năng

Các phần mềm PMS được tích hợp nhiều tính năng là xu hướng lựa chọn của các nhà quản lý khách sạn. Điều này sẽ giúp cho các hoạt động được đơn giản hóa và được thực hiện đồng bộ trên cùng một hệ thống, tính hiệu quả sẽ được nâng cao.

5.4. Mức độ bảo mật

Khi lựa chọn phần mềm hãy lưu ý đến câu hỏi dữ liệu của bạn có được bảo mật hay không.

Hãy quan tâm đến những phần mềm Database MSS mà dữ liệu sẽ được lưu trữ trên chính các máy chủ của khách sạn. Tính bảo mật sẽ cao hơn, cũng như vẫn có thể truy cập thông qua hệ thống mạng nội bộ của khách sạn khi đường truyền không dây gặp sự cố.

5.5. Nhà cung cấp phần mềm

Các nhà cung cấp có tên tuổi và thương hiệu trên thị trường luôn đáng tin cậy hơn và là lựa chọn hợp tác tốt nhất dành cho các nhà quản lý khách sạn.

6. Một số PMS phổ biến hiện nay

- Các PMS quốc tế: có thể kể đến như Opera, Smile, Pegasus…

- Các PMS thương hiệu Việt: có thể kể đến như Newway, Skyhotel, Intelio, Smart Hotel…

Như vậy sau khi nghiên cứu xong bài viết trên đây bạn đã hiểu được hệ thống PMS là gì và những lợi ích mà hệ thống này đem lại cho các nhà quản lý khách sạn. Hãy cân nhắc thật kỹ trước khi quyết định lựa chọn và sử dụng một hệ thống PMS.