Hướng dẫn bạn cách viết mẫu phiếu thu mới nhất

1. Những vấn đề chung liên quan đến phiếu thu

Nhìn bằng mắt, chúng ta sẽ chẳng thấy mẫu phiếu thu khác các biểu mẫu văn bản khác là bao, cũng được trình bày bằng giấy trắng mực đen, cũng trình bày những nội dung ngắn gọn theo đặc trưng của văn bản biểu mẫu nhưng đằng sau đó là cả câu chuyện dài. Có rất nhiều vấn đề cần giải đáp và tìm hiểu rõ ràng liên quan đến mẫu phiếu thu. Đối với một nhân viên kế toán nói riêng và với tất cả chúng ta – ngay cả những người không có nghiệp vụ kế toán nói chung đôi khi cũng phải nắm bắt được những hiểu biết của bản thân liên quan tới phiếu thu để phục vụ cho các hoạt động thu chi trong cuộc sống.

1.1. Khái niệm về phiếu thu

Phiếu thu chính là một loại văn bản thuộc hành chính, được sử dụng làm căn cứ cho các giao dịch về tiền bạc và con số. Xuất phát từ nhu cầu cần nắm bắt rõ ràng, chi tiết của các cuộc giao dịch mà người làm chủ không trực tiếp thực hiện giao dịch, việc đó được ủy quyền cho bên thứ ba (có thể là nhân viên phụ trách) thực hiện mà việc ghi phiếu thu phải được tiến hành bởi người trực tiếp giao dịch.

Tuy nhiên, do đây là vấn đề liên quan đến tiền bạc và những con số nên cần có một biểu mẫu chung để định hướng các vấn đề có liên quan đến thu chi quy về một mối, thuận tiện cho công tác quản lý. Chính vì thế mà các mẫu phiếu thu ra đời, được căn cứ, quy định cụ thể theo các điều khoản từ pháp luật.

Theo từng thời kỳ, pháp luật sẽ đưa ra các mẫu phiếu thu khác nhau để phù hợp với đặc điểm phát triển của từng giai đoạn. Từ khi ban hành mẫu phiếu thu theo điều lệ và thông tư, các doanh nghiệp đã từng trải qua các đời mẫu phiếu thu theo quyết định 48, mẫu 133 và mẫu phiếu thu mới nhất là mẫu phiếu thu theo thông tư 200.

1.2. Nhiệm vụ - Mục đích của mẫu phiếu thu

 

Mục đích của các mẫu phiếu thu khi được sử dụng trong các doanh nghiệp là để nhập quỹ các số tiền mặt, ngoại tệ,… đồng thời làm căn cứ để thủ quỹ làm các nhiệm vụ thu tiền, ghi sổ quỹ, ghi vào trong sổ kế toán các khoản thu liên quan. Tất cả các khoản tiền là tiền Việt Nam và ngoại tệ thì khi nhập vào quỹ đều cần có Phiếu thu và tùy vào từng doanh nghiệp quy định, phiếu thu có thể lập bằng cách ghi chép tay và các xác nhận hoặc đa số doanh nghiệp sẽ yêu cầu sử dụng các mẫu phiếu thu mới nhất được ban hành.

Sở dĩ người ta cần sử dụng các mẫu phiếu thu là bởi vì các mẫu cho phép bạn rút ngắn công đoạn. Thay vì phải ngồi gõ máy hoặc tự viết tay khá mất thời gian thì chắc chắn mẫu phiếu thu sẵn có là cách làm nhanh nhất đúng không nào. Điều quan trọng hơn hết, các mẫu phiếu thu mang theo nhiệm vụ vô cùng quan trọng trong việc làm bằng chứng để chứng minh, làm rõ ràng, rạch ròi mọi vấn đề về việc thu chi và thanh toán tiền tệ để phòng trường hợp khi cuộc giao dịch xảy ra tranh chấp.

Có thể nói rằng, phiếu thu chi đã thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt quan trọng trong các hoạt động kinh tế vì rằng, phiếu thu chi đã thể hiện rất rõ ràng số tiền cần kê khai là bao nhiêu, ai trả tiền, người được trả tiền là ai, giao dịch trả tiền diễn ra cụ thể vào thời gian nào?,… Nói chung mọi yếu tố diễn ra đối với cuộc giao dịch tiền bạc sẽ được thể hiện rõ ràng nhất trong các mẫu phiếu thu.

Các mẫu phiếu thu sẽ được đóng lại thành một quyển và có đánh số rõ ràng từng quyển, trong mỗi quyển sẽ đánh số chi tiết cho từng phiếu thu để sử dụng cho thời hạn một năm. Số ghi trong mẫu phiếu thu sẽ được đánh liên tục tính theo 1 kỳ kế toán của năm đó.

2. Có những dạng mẫu phiếu thu nào?

Hiện tại, các doanh nghiệp đang sử dụng 2 dạng mẫu phiếu thu phổ biến đó là mẫu phiếu thu doc (mẫu phiếu thu file word) và mẫu phiếu thu excel. Về hình thức giữa chúng có thể khác nhau một chút do sử dụng hai chương trình office khác nhau dẫn đến cách kết cấu nội dung khác nhau nhưng các mẫu phiếu thu này vẫn đảm bảo thực hiện nhiệm vụ và mục đích như nhau. Nội dung thể hiện bên trong các mẫu phiếu thu luôn luôn cần phải tuân thủ đúng theo quy định chung đã được đưa ra.

Việc làm kế toán tại Hà Nội

3. Những nội dung cần có trong một mẫu phiếu thu chuẩn là gì?

Một mẫu phiếu thu chuẩn sẽ bao gồm những yếu tố và nội dung sau đây:

- Tên đơn vị, địa chỉ của đơn vị lập phiếu thu

- Số quyển của phiếu thu và số của từng phiếu thu

- Tên của biểu mẫu:phiếu thu gì?

- Thông tin của người phụ trách nộp tiền: bạn cần trình bày rõ ràng các thông tin bao gồm tên họ đầy đủ, địa chỉ. Các thông tin này sẽ cần phải được ghi một cách chính xác để khi có bất cứ vấn đề gì phát sinh sẽ dễ dàng trao đổi.

- Lý do nộp tiền

- Số tiền nộp và đơn vị tiền. Phần này cần ghi chính xác bằng cả hai cách là con số và quy bằng chữ

- Chứng từ gốc (nếu có liên quan)

- Ký và đóng dấu của những bên liên quan

Việc làm kế toán tại Hồ Chí Minh

4. Hướng dẫn ghi mẫu phiếu thu

Chúng ta cần nhắc lại một chút về quy định chung với phiếu thu để có thể dễ hiểu hơn trong quá trình học cách ghi phiếu thu. Theo quy định thì các mẫu phiếu thu cần phải được đóng lại thành một quyên đồng thời có ghi kèm số từng quyền phiếu thu đủ dùng trong vòng một năm. Đối với mỗi một phiếu thu thì cần được ghi số quyển, số của từng Phiếu thu đó. Số phiếu thu được đánh theo thứ tự lần lượt và liên tục dùng trong 1 kỳ kế toán. Trong mỗi phiếu đều ghi rõ ràng về thời gian: ngày/ tháng/ năm diễn ra giao dịch thu tiền.

Còn bây giờ hãy cùng chúng tôi bắt tay vào thực hành ghi mẫu phiếu thu thôi nào!

Trước tiên, hãy quan sát các góc trên cùng của phiếu thu nhé. Tại góc trên cùng bên trái, bạn cần ghi rõ ràng tên của đơn vị, địa chỉ của đơn vị lập ra phiếu thu. Ở góc trên cùng bên phải, hãy ghi đúng số quyền, số của mỗi phiếu thu. Tên biểu mẫu, hãy ghi rõ ràng phiếu thu gì bạn nhé. Ví dụ như khi sử dụng mẫu phiếu thu góp vốn chẳng hạn, bạn sẽ có tên biểu mẫu là PHIẾU THU GÓP VỐN, ghi đúng như cách tôi vừa ghi và bạn vừa nhìn thấy: chữ in hoa được bôi đậm. Dưới cái tên này cần ghi cụ thể thời gian lập phiếu thu.

Tiếp theo, tại dòng “Họ và tên người nộp tiền” tất nhiên đã rõ như ban ngày, bạn cần ghi chính xác họ và tên của người phụ trách nộp tiền. Trên dòng “Địa chỉ” thì sao, ghi gì vào đây? Hãy thể hiện chính xác địa chỉ của người nộp tiền nhé.

Đừng quên nêu rõ lý do tại dòng “Lý do nộp tiền” chẳng hạn như Thu tiền tạm ứng còn thừa, thu tiền bán hàng hóa,… chẳng hạn. Tất nhiên là không thể ghi đại một lý do bất kỳ nào khác mà chúng ta nghĩ ra, nó phải đúng với hoàn cảnh thực tại.

Ở dòng “Số tiền” thì chỉ việc ghi đúng số tiền cần nộp là xong, và thể hiện số tiền đó sau lệnh “Bằng chữ”. Phía dưới có dòng “Kèm theo” mục đích để bạn ghi vào số chứng từ gốc đi kèm nếu có.

Vậy là kết thúc việc ghi phiếu thu. Thực chất việc ghi phiếu thu này rất đơn giản, vấn đề hoàn toàn nằm ở chỗ bạn sẽ phải đáp ứng mức độ chính xác tuyệt đối của tất cả các thông tin được thể hiện trên phiếu thu như địa chỉ, số tiền, các số liệu liên quan khác. Nói chung là phải đảm bảo chính xác tất cả.

 Sau khi ghi hoàn tất phiếu thu, kế toán, người ghi sẽ lập thành 3 liên và có đầy đủ chữ ký của người nộp tiền. Các phiếu thu được chuyển cho người kế toán trưởng và giám đốc xem xét lại thật kỹ trước khi ký duyệt. Sau đó phiếu được kế toán trưởng chuyển lại cho thủ quỹ để người thủ quỹ tiến hành làm thủ tục nhập vào quỹ. Nhiệm vụ của những người thủ quỹ chính là ghi vào trong phiếu thu số tiền thực đã được nhập vào quỹ. Một liên được thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, liên thứ 3 còn lại lưu lại ở nơi lập phiếu. Vào mỗi cuối ngày làm việc, các phiếu thu có đi kèm chứng từ gốc sẽ được đưa cho kế toán để lưu vào sổ kế toán.

Việc làm tài chính

5. Lưu ý gì khi viết mẫu phiếu thu tiền mặt

Để có thể đảm bảo các phiếu thu được lập ra hoàn toàn đáp ứng quy chuẩn, bạn hãy bỏ túi một vài tips nhanh sau đây nhé:

- Hình thức của phiếu thu: càng ghi rõ ràng, chi tiết càng mang lại hiệu quả cao cho phiếu thu

- Số tiền thể hiện trong phiếu thu: cần thể hiện cả hai hình thức ghi số tiền, đó là ghi số tiền bằng chữ và ghi số tiền bằng số.

- Lưu ý dành cho phiếu thu tiền ngoại tệ: ghi rõ tỷ giá tiền tệ ở tại thời điểm ghi phiếu thu

- Giá trị của phiếu thu: Phiếu thu chỉ có hiệu lực khi nó được đóng dấu của công ty và có chữ ký của cả hai bên tham gia giao dịch. Nếu thiếu các yếu tố này thì phiếu thu đó hoàn toàn không có giá trị sử dụng.

Việc làm ngân hàng

6. Phân biệt các mẫu phiếu thu theo quyết định số 48 – 133 – 200

Nhiều người cho rằng, phiếu thu cái nào chẳng như nhau tuy nhiên bạn có nghĩ đến việc vì sao người ta lại có các mẫu phiếu thu theo quyết định này, quyết định kia hay không? Đó chính là vấn đề cần được giải quyết. Các mẫu phiếu thu được lập theo các quyết định số 48, 133 và 200 có gì khác nhau. Hãy phân biệt rõ điều này bởi vì nó có liên quan trực tiếp đến việc chúng ta sẽ sử dụng và lập các mẫu phiếu thu theo đúng quy định và yêu cầu.

6.1. Phiếu thu theo thông tư số 48

- Chứng từ, sổ kế toán: Doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện theo biểu mẫu phiếu thu và sổ kế toán theo những quyết định 48 đưa ra

- Hệ thống tài khoản: Phiếu thu không có quyết định về phiếu thu nội bộ, quy định về phải trả nội bộ hay về phiếu thu nguồn hàng mua đang đi đường

- Nguyên tắc kế toán – bút toán định khoản: Được quy định một cách chi tiết về những bút toán có định khoản. Tất cả các ngoại tệ sẽ phải được quy đổi ra thành đơn vị Việt Nam (đồng) nếu trong phiếu thu đó có khoản thu ngoại tệ.

Tải xuống ngay

6.2. Phiếu thu theo thông tư số 133

- Chứng từ, sổ kế toán: Việc xây dựng những biểu mẫu phiếu thu và số kế toán được các doanh nghiệp tiến hành như đã được quy định.

- Hệ thống tài khoản: Không có quyết định đối với các tài khoản vàng, bạc, đá quý cũng không có quy định về các khoản chi phí như chi phí ngắn hạn hay trả trước. Đồng thời cũng không có những quy định đối với các phiếu thu đầu tư về tài chính dài hạn. Không mang điều khoản ký quỹ cũng như ký cược dài hạn.

- Nguyên tắc kế toán – bút toán định khoản: Điều số 133 quy định về phiếu thu này đưa ra những quy định chi tiết đối với các nguyên tắc kế toán, không hướng dẫn đối với bút toán định khoản. Doanh nghiệp được phép chọn lựa đồng tiền với những khoản thu về mặt nội bộ cho nên các công ty, đơn vị doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự đưa ra quyết định thay vì phụ thuộc vào những loại giấy tờ chứng từ xuất ra.

Tải xuống ngay

6.3. Phiếu thu thực hiện theo quy định của thông tư số 200

- Chứng từ, sổ kế toán: Doanh nghiệp sẽ hoàn toàn chủ động để xây dựng biểu mẫu phiếu thu tuy nhiên vẫn cần phải đáp ứng đầy đủ mọi quy định mà Luật Kế toán đã đưa ra.

Chứng từ xuất quỹ tiền mặt: Theo thông tư số 200 thì các doanh nghiệp sẽ cần phải xuất quỹ theo những quy định với riêng chế độ chứng từ kế toán. Ngoại tệ đã được đưa vào phiếu thu trong sổ kế toán. Để hình dung rõ hơn về những quy định được áp dụng trong phiếu thu thông tư số 200 thì bạn có thể tải mẫu phiếu thu theo thông tư 200 dưới đây:

Tải xuống ngay

Như vậy, thông qua bài viết này, các bạn có thể hiểu rõ ràng hơn về các mẫu phiếu thu và phân biệt được các mẫu phiếu thu theo từng thông tư, từ đó nhìn ra các thay đổi để nắm bắt được những điều cần thiết phải đưa vào trong các mẫu phiếu thu.