Mẫu giấy đi đường cho mọi đối tượng và những điều cần biết!

1. Mẫu giấy đi đường là gì? 

Mẫu giấy đi đường là một biểu mẫu được lập cho cán bộ và người lao động khi đi công tác để họ thực hiện một số thủ tục cần thiết tại nơi công tác. Đồng thời sau khi kết thúc thời gian công tác, giấy đi đường là căn cứ để người đi công tác thanh toán công tác phí, tàu xe với đơn vị làm việc. 

Tại nơi làm việc trong bất kỳ trường hợp nào bạn được cử đi công tác để nâng cao tay nghề, khảo sát thực tế, phân tích thị trường, nghiệm thu công trình,… nhằm mục đích vì sự phát triển và tiến bộ của công ty, tổ chức. Do đó trong quá trình công tác này, bạn sẽ được đơn vị làm việc chi trả toàn bộ các chi phí hợp lý ngoại trừ những khoản phí cá nhân không phục vụ cho mục đích làm việc của tổ chức, doanh nghiệp. 

Sau khi nhận được thông báo đi công tác, người được cử đi công tác tới bộ phận hành chính tại nơi làm việc lấy biểu mẫu giấy đi đường. Sau đó nếu có nhu cầu muốn ứng tiền tàu xe, công tác phí,… thì mang mẫu giấy giới thiệu đi đường vừa được cập đến phòng kế toán làm thủ tục ứng tiền. 

Khi trở về sau một thời gian công tác, người đi công tác nộp lại mẫu giấy xác nhận đi đường cho bộ phận/tổ phụ trách để họ xác nhận ngày về và chốt thời gian đi công tác được hưởng lưu trú. Sau đó nộp mẫu giấy công lệnh đi đường cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ trong đợt công tác như hóa đơn thanh toán các loại chi phí, vé tàu xe,… để được làm thủ tục hoàn trả chi phí đã ứng trước để trả các khoản công tác phí. Tiếp đó người đi công tác sẽ được nhận lại kinh phí sau khi kế toán trưởng xác nhận. 

(Lưu ý: mẫu giấy giới thiệu đi đường, mẫu giấy xác nhận đi đường, mẫu giấy công lệnh đi đường đều là mẫu giấy đi đường do bộ phận hành chính tại nơi làm việc cấp hoặc cũng có thể download mẫu giấy đi đường mới nhất trên Internet nếu đơn vị làm việc không có sẵn mẫu) 

2. Ý nghĩa của mẫu giấy đi đường

- Mẫu giấy đi đường có ý nghĩa quan trọng nhất với  những ai được cử đi công tác bởi lúc này để có căn cứ thanh toán các chi phí trong thời gian đi công tác, giấy đi đường là thủ tục cơ bản cần thiết

- Giấy đi đường là cơ sở để xác nhận thời gian được hưởng lưu trú khi đến nơi nhận công tác và để xác cán bộ phụ trách xác nhận ngày về 

- Giấy đi đường được nộp kèm theo chứng từ xác nhận các khoản chi khác như tiền ăn uống, tiền đi lại, tiền ở,… tạo thành bộ thủ tục thanh toán đầy đủ theo yêu cầu của phòng kế toán 

- Giấy đi đường trong nhiều trường hợp còn được sử dụng thay cho giấy đề nghị tạm ứng để dự trù kinh phí công tác với những thông tin về tiền ứng, số ngày công tác, độ dài chặng đường,...

Việc làm giáo dục - đào tạo

3. Hướng dẫn lập mẫu giấy đi đường

Trong trường hợp cần sử dụng tới giấy đi đường, bạn có thể tải mẫu giấy đi đường mới nhất tại thời điểm cần và lập giấy đi đường theo hướng dẫn dưới đây: 

Nội dung chính theo quy định mẫu giấy đi đường gồm các cột thông tin bao gồm: 

- Cột A: Là phần ghi nơi đi và nơi đến công tác 

- Cột 1: Ghi ngày đi và ngày đến công tác 

Để đảm bảo tính xác thực, người đi công tác phải xin chữ kỹ hoặc dấu của người phụ trách tại cơ quan đến công tác nhằm kiểm chứng ngày, giờ đi đến công tác đúng thực tế 

- Cột 2: Ghi phương tiện sử dụng để đến nơi công tác và phương tiện di chuyển trong suốt thời gian công tác 

- Cột 3: Xác nhận số ngày ở lại cơ quan công tác 

- Cột 4: Lý do lưu trú 

- Cột B: Xin xác nhận của người có thẩm quyền tại nơi công tác bằng chữ ký hoặc đóng dấu chứng thực người đi công tác đã hoàn thành nhiệm vụ và làm việc tại nơi công tác, 

Việc làm tài chính

4. Một số lưu ý khi lập và sử dụng mẫu giấy đi đường 

Một văn bản đi đường là thông tin quan trọng để xác nhận thời gian làm việc và các chi phí trong suốt thời gian làm việc. Vì vậy, để được hoàn trả các chi phí này, cần phải có một văn bản đi đường đúng theo quy định cho từng đối tượng. Chẳng hạn có mẫu giấy đi đường cho giáo viên, mẫu giấy đi đường cho cán bộ công chức,… những mẫu giấy cho mọi đối tượng đều do Bộ Tài chính ban hành và chưa có mẫu giấy đi đường của bộ giáo dục. 

Khi lập mẫu giấy đi đường, người lập cần phải nắm rõ những lưu ý quan trọng sau: 

- Khoảng thời gian hoặc ngày/tháng/năm cụ thể đi công tác phải được trình bày rõ ràng 

- Các khoản chi tiêu dự tính trước khi đi công tác cho toàn bộ thời gian công tác và trong quá trình công tác phải chi tiết, rõ ràng từng khoản bởi đây là chi phí chung mang tính công khái. Để đảm bảo tính chính xác và xác thực nhất thì khi gửi giấy đi đường người đi công tác phải gửi kèm theo những hóa đơn, chứng từ đã phát sinh chi cho những hoạt động cần thiết và hợp lý trong khoảng thời gian công tác để thực hiện phương pháp thanh toán chính xác. 

- Để xin giấy đi đường của bộ phận kế toán hoặc bộ phận hành chính, người được cử đi công tác phải xuất trình lý do và quyết định hoặc thông báo nhận được từ ban lãnh đạo 

- Giấy đi đường có hiệu lực để người đi công tác xin tạm ứng tiền vé tàu, xe, khách sạn, ăn uống,… tại bộ phận kế toán. 

- Giấy đi đường được giải quyết việc thanh toán các khoản phí nhanh chóng khi bạn xuất trình kèm các hóa đơn, chứng từ xác nhận đã chi tiêu các khoản phí trong thời gian đi công tác. Đồng thời để bộ phận phụ trách ghi nhận ngày về và tính thời gian đi công tác được hưởng cư trú. 

- Người đi công tác đợi kế toán trưởng duyệt rồi mới được thanh toán số tiền công tác phí    

5. Tổng hợp những mẫu giấy đi đường được sử dụng hiện nay 

Hiện nay có các mẫu giấy đi đường của Bộ Tài Chính ban hành hành theo thông tư bao gồm:

- Mẫu giấy đi đường C06-HD được Bộ Tài chính ban hành theo QĐ số: 19/2006QĐ-BTC ngày 30/03/2024 của Bộ trưởng BTC và sửa đổi, bổ sung theo TT số 185/2024/TT-BTC ngày 15/11/2024 của Bộ Tài chính. Mẫu giấy này được dùng phổ biến trong các doanh nghiệp hoặc tại một số tổ chức nhà nước. Đây chính là mẫu giấy đi đường theo quyết định 19/2024/QĐ-BTC ngày 30/03/2024 của Bộ trưởng BTC . 

Tải mẫu giấy đi đường C06-HD theo đường link dưới đây 

mau-giay-di-duong-c06.docx

- Mẫu giấy đi đường C16-HD được sử dụng chủ yếu trong các trường học dành cho cán bộ giáo viên khi họ có được cử đi công tác. Tuy nhiên bố cục và nội dung của mẫu giấy đi đường này không khác mẫu giấy đi đường khác. Các đơn vị trường học có thể tham khải và  tải mẫu giấy đi đường C16-HD theo file dưới đây: 

Việc làm giáo dục - đào tạo tại Hà Nội

mau-giay-di-duong-C16.docx

Đây cũng chính là mẫu giấy đi đường theo thông tư 107/2024/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2024 của Bộ Tài chính áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp thay thế cho Quyết định số 19/2024/QĐ-BTC. Vì vậy các bạn có thể tải mẫu giấy đi đường theo thông tư 107 theo file trên đây. 

- Mẫu giấy đi đường theo thông tư 200 là mẫu số 04-LĐTL ban hành theo Thông tư số 200/2024/TT-BTC ngày 22/12/2024 của Bộ Tài Chính dùng cho mọi đối tượng đi công tác để làm thủ tục cần thiết khi đi công tác và thanh toán các khoản phí khi trở về đơn vị làm việc. Mẫu đơn này có đầy đủ các thông tin dành cho chuyến công tác như: tiền ứng, độ dài chặng đường đi, số ngày công tác,… Dưới đây là file tải mẫu giấy đi đường theo thông tư 200 để các bạn tham khảo sử dụng: 

mau-giay-di-duong-04-LĐTL-TT200.pdf

- Mẫu giấy đi đường theo thông tư 133 cũng là mẫu số 04-LĐTL nhưng lại được ban hành theo thông tư số 133/2024/TT-BTC ngày 26/8/2024 của Bộ Tài chính. Vì vậy so với mẫu số 04-LĐTL được ban hành theo thông tư 200 thì mẫu giấy này mới hơn và được áp dụng phổ biến hơn trong nhiều năm gần đây. Bạn có thể tải mẫu giấy đi đường theo thông tư 133 theo file dưới đây: 

mau-giay-di-duong-04-LĐTL-TT133.docx

Giấy đi đường là một tài liệu quan trọng liên quan đến tài chính của một tổ chức, doanh nghiệp trong việc chi tiêu cho những hoạt động hợp lý phục vụ cho mục đích phát triển của doanh nghiệp. Vì thế mà thông tin trong giấy đi đường phải được khai báo rõ ràng, đúng sự thật và phải có xác minh của người có thẩm quyền tại đơn vị công tác để cho phí của doanh nghiệp không lãng phí cho những hoạt động cá nhân của người đi công tác. 

Một lưu ý khác trong tổ chức, doanh nghiệp là mỗi cá nhân trong một chuyến công tác chỉ được cấp một giấy đi đường đã được đóng dấu xác nhận đồng thời khi chở về bộ phận phụ trách và bộ phận kế toán cũng chỉ phê duyệt một giấy đi đường. Tuy nhiên có một số trường hợp xảy ra mà người đi công tác làm mất giấy đi đường, giấy đi đường bị ướt, rách hay gặp một số nguyên do nào đó thì người đi công tác phải báo ngay lập tức với bộ phận cấp giấy đi đường tại đơn vị công tác để xem xét không tự ý tải mẫu giấy đi đường.doc trên mạng về để thay thế bởi như vậy sẽ không có dấu xác nhận của tổ chức, doanh nghiệp. 

Hy vọng với những thông tin về mẫu giấy đi đường trên đây có thể giúp các bạn phần nào hiểu được tầm quan trọng của biểu mẫu này đồng thời có công tác chuẩn bị thật đầy đủ những hóa đơn, chứng từ khác để không đánh mất quyền lợi của bản thân sau mỗi chuyến công tác.