Hướng dẫn xây dựng kế hoạch tiếp khách đúng chuẩn và chuyên nghiệp

1. Biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách là gì?

Với những nhân viên làm bộ phận hành chính hay bộ phận kinh doanh thì biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách đã không còn xa lạ với những vị trí công việc này. Vậy bạn đã hiểu được khái niệm của biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách chưa, hãy cùng tìm hiểu về nó nhé.

1.1. Khái niệm biểu mẫu kế hoạch tiếp khách

Biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách là loại giấy tờ được sử dụng để lập kế hoạch cho buổi tiếp khách của công ty, do một người chịu trách nhiệm lập ra và gửi về phòng hành chính nhân sự để nắm rõ được những quy trình đón tiếp, chi phí liên quan và phân công chuẩn bị. Để có được những chuẩn bị tốt nhất cho việc đón tiếp khách.

Có nhiều câu hỏi sẽ được đặt ra là biểu mẫu kế hoạch tiếp khách này sẽ được sử dụng trong trường hợp nào và ai là người lập biểu mẫu này, lập biểu mẫu kế hoạch tiếp khách như thế nào hãy cùng tham khảo nội dung sau.

1.2. Các trường hợp xây dựng biểu mẫu kế hoạch đón tiếp khách

Biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách là một dạng giấy tờ được sử dụng trong các trường hợp sau đây.

- Nhân viên đề nghị tiếp khách vì mục đích chung của công ty, tiếp khách để ký kết hợp đồng, tiếp khách để bàn công việc, tiếp khách để làm những công việc của công ty thì trong trường hợp này sẽ xây dựng biểu mẫu kế hoạch đón tiếp khách.

- Nhân viên đề nghị tiếp khách đã nộp phiếu đề nghị tiếp khách lên giám đốc

- Khi có kế hoạch tiếp khách của công ty, thì phòng ban chịu trách nhiệm là phòng hành chính nhân sự hoặc phòng kế toán sẽ làm nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiếp khách.

Tóm lại: Công việc xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách là một việc làm phổ biến và được sử dụng khá phổ biến trong nhiều trường hợp nhìn chung khi có nhu cầu tiếp khách đặc biệt là những khách tiềm năng, khách quen hay khách vip thì các doanh nghiệp rất quan trọng đón tiếp chính vì vậy mà cần phải xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách để mọi việc được chuẩn bị một cách hoàn hảo nhất. Mang đến sự chuyên nghiệp nhất.

1.3. Nơi nào sử dụng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách?

Xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách thường được dùng ở các công ty, doanh nghiệp bởi các lý do sau đây.

- Với những công ty, doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, thường xuyên phải tiếp khách thì việc xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách là điều rất cần thiết, nó giúp cho phòng kế toán có được những văn bản kiểm soát thông tin và chứng từ để đối chiếu và xuất chi phí phù hợp.

- Với một lượng khách hàng khủng, đối tác lớn bạn cần có giấy tờ để lập ra kế hoạch cụ thể, chi phí rõ ràng, nhiệm vụ cần làm và sắp xếp chuẩn bị nó thật tốt.

- Doanh nghiệp, công ty là nơi làm việc có các bộ phận phòng ban, mỗi người làm một nhiệm vụ chính vì vậy mà cần phải có giấy tờ, sổ sách để thể hiện việc rõ ràng minh bạch và chuyên nghiệm, chính vì vậy mà xây dựng kế hoạch tiếp khách là điều hết sức cần thiết.

Từ những lý do trên chúng ta thấy việc xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách là điều hết sức cần thiết ở các doanh nghiệp và nó thuộc trách nhiệm văn phòng hành chính nhân sự. Từ đó chúng ta thấy được biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách rất quan trọng và cần thét trong các doanh nghiệp. Vậy lập biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách như thế nào cùng tham khảo nội dung bên dưới.

Việc làm nhân sự

2. Quy trình thu nhận biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách

2.1. Đề nghị tạo lập biểu mẫu

Đối tượng thuộc diện được đề nghị lập và xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách chính là nhân viên công ty, doanh nghiệp.

- Những đối tượng này khi có nhiệm vụ và kế hoạch tiếp khách của mình hoặc của công ty và mang mục đích và lợi ích về cho công ty thì được đề nghị lấy biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách.

- Để có thể đề nghị lập biểu mẫu xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách bạn cần phải trình lên cấp trên của mình, xin ý kiến xét duyệt được sự đồng ý của cấp trên bạn mới được xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách.

2.2. Xác nhận và xét duyệt

Các giám đốc hoặc cấp trên của quý vị sẽ có thẩm quyền ký xét duyệt phiếu đề nghị tiếp khách của nhân viên.

 Các đối tượng này có trách nhiệm đánh giá sự phù hợp của phiếu đề nghị tiếp khách của người lập phiếu đề nghị tiếp khách như khả năng triển khách, tính thực thi của kế hoạch tiếp khách, kế hoạch tạo dựng và phục vụ cho cuộc gặp gỡ của khách hàng.

Dựa trên sự phù hợp của phiếu đề nghị, những người có nhiệm vụ như giám đốc sẽ đóng dấu xác nhận sau đó thông báo cụ thể sẽ được gửi tới phòng ban hành chính nhân sự để tạo lập biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách.

Việc làm nhân sự tại Hà Nội

2.3. Tạo lập và quản lý

Nhiều người mới lập biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách sẽ thắc mắc là bộ phận nào là bộ phận chịu trách nhiệm tạo lập và quản lý biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách thì câu trả lời đó chính là bộ phận hành chính nhân sự chính là bộ phận chịu trách nhiệm tạo lập và quản lý.

Khi tạo lập cần chú ý xây dựng biểu mẫu kế hoạch đón tiếp khách bao gồm các nội dung sau đây.

- Quy trình đón tiếp khách

- Chi phí liên quan

- Phân công chuẩn bị

 Phòng hành chính nhân sự cần theo dõi kỹ nội dung để điều chỉnh cho phù hợp với những nội dung kế hoạch tiếp khách của công ty.

2.4. Triển khai kế hoạch tiếp khách

Sau khi biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách được xây dựng, những người có trách nhiệm liên quan đến kế hoạch tiếp khách sẽ được phân công và phối kết hợp với các bộ phận khác để đón tiếp khách và triển khai nó một cách tốt nhất dựa trên những kế hoạch đã xây dựng.

Trong quá trình lập kế hoạch tiếp khách phòng ban hành chính nhân sự cần phối hợp với người đề nghị tiếp khách để trao đổi và thống nhất một số kế hoạch và công việc kế hoạch tiếp khách, sau khi đã thống nhất và đưa và ý kiến đồng ý bạn cần phải đưa lên giám đốc để xin phê duyệt rồi mới triển khai.

Sau khi đã được giám đốc phê duyệt bạn cần đưa cho những người và phòng ban có liên quan, những người phụ trách đón tiếp khách, những bộ phận được phân công tổ chức thực hiện.

Việc tiếp khách là rất quan trọng chính vì vậy mà trách nhiệm lên kế hoạch tiếp khách và triển khai kế hoạch rất quan trọng cần sự phối hợp của tất cả nhân viên công ty.

Việc làm nhân sự tại Hồ Chí Minh

3. Ý nghĩa của biểu mẫu kế hoạch tiếp khách

3.1. Bảo đảm tiếp đón khách hàng thuận lợi nhất

Khi sử dụng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách sẽ giúp cho doanh nghiệp, công ty bảo đảm được việc tiếp đón khách diễn ra một cách suôn sẻ nhất, Khi có biểu mẫu kế hoạch tiếp đón khách công ty, doanh nghiệp sẽ có sự chuẩn bị trước đảm bảo mọi việc sẽ diễn ra một cách suôn sẻ. Chuẩn bị kỹ và chi tiết các vấn đề liên quan đến việc tiếp đón khách.

Mặt khác khi có bản kế hoạch tiếp khách mọi việc sẽ được thực hiện như kế hoạch tránh hiện tượng cắt xén công đoạn, hay là theo nhiều ý khác nhau dẫn đến sự không đồng đều và không chuyên nghiệp trong quá trình đón tiếp khách.

3.2. Quản lý ngân sách công ty

Có thể nói trong biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách có phần chi phí liên quan, phần này là một phần quan trọng nó giúp công ty, doanh nghiệp dự trù được số liệu tiền bạc, chi phí cần chi tiêu, những khoản tiền cần chi ra khi tiếp khách, đây còn là căn cứ để phòng kế toán xuất tiền và làm căn cứ để thống kê vào ngân sách tài chính.

Hơn nữa biểu mẫu kế hoạch tiếp khách sẽ giúp bạn quản lý tài chính một cách rõ ràng minh bạch, tránh tình trạng gian lận khi tiếp khách.

3.3. Tạo liên kết trong công ty

Sự phân công các công việc và công tác chuẩn bị đón tiếp khách sẽ liên kết các phòng ban lại với nhau, các phòng ban liên kết cùng nhau để thực hiện công việc sao cho mang đến kết quả tốt nhất cho công ty. Giúp các đồng nghiệp hiểu nhau hơn, gắn kết các phòng ban lại với nhau.

Việc làm hành chính văn phòng

4. Những lưu ý khi xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách

Bạn cần phải lưu ý khi xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách cần phải lựa chọn đúng mẫu. Việt đầy đủ những thông tin có ở các phần như:

Phần mở đầu: Cần có những thông tin cơ bản như logo công ty, tên công tu, nơi viết, tiêu đề…. Đây là những thông tin cần có trong biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách phần mở đầu.

Phần nội dung: Bạn cần phải viết chi tiết phần nội dung với các thông tin chính như:

-  Quy trình đón tiếp

- Chi phí liên quan

- Phân công chuẩn bị

Một lưu ý nhỏ cho phần này là bạn cần nội dung ở những phần bạn nên viết chi tiết, rõ ràng và cụ thể để mọi người có thể nắm bắt một cách đầy đủ thông tin nhất.

Phần kết: Là phần quan trọng nó là phần chữ ký xác nhận của những người có quyền, những người đại diện. Nó giúp cho biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách có giá trị thực hiện.

Hy vọng với những chia sẻ trên bạn đã hiểu được biểu mẫu kế hoạch tiếp khách là gì, ý nghĩa của chúng như thế nào, và quy trình thực hiện của nó ra sao. Sau bài viết này bạn sẽ có thêm kinh nghiệm và mẫu kế hoạch tiếp khách đúng chuẩn để sử dụng trong công việc của mình.