Hướng dẫn viết mẫu thư chào mừng nhân viên mới theo mẫu chuẩn

1. Có cần thiết viết thư chào mừng nhân viên mới hay không?

Nếu như CV được coi là lời chào đầu tiên của người tìm việc đến nhà tuyển dụng thì thư chào mừng nhân viên mới chính là hành động chủ động kết nối đầu tiên của nhà tuyển dụng tới nhân viên mới gia nhập công ty của mình.

Thư chào mừng nhân viên mới được tất cả những người đứng đầu doanh nghiệp đánh giá là rất quan trọng và cần thiết bởi đây chính là hành động chào đón sự tham gia của nhân viên mới, thể hiện được sự quan tâm và bước đầu gắn bó giữa công ty và người đi làm.

Bởi lẽ công ty muốn phát triển bền vững thì cần đảm bảo được giá trị cốt lõi là con người bên trong công ty. Tổ chức có lớn mạnh, quy mô vốn lớn, hay có hậu thuẫn dù mạnh mẽ đến đâu mà văn hóa con người không được đề cao, không có sự hợp tác cùng phát triển giữa nhân viên và doanh nghiệp thì khó có thể trụ vững, chứ chưa nói gì đến việc thành công lâu dài.

Thật vậy, hãy nhìn những doanh nghiệp lớn như Apple hay không đâu xa như Thế giới di động, FPT,... xây dựng nền tảng kết nối giữa nhân viên ngay từ lúc bắt đầu mới gia nhập và cố gắng duy trì nền tảng đấy. Đổi lại họ có được đội ngũ nhân sự cống hiến hết mình và mong muốn gắn bó dài lâu với công ty.

Chính vì vậy doanh nghiệp muốn thành công thì phải quan tâm đến nhân viên của mình, cụ thể là ngay từ khi họ bước chân vào tổ chức, sử dụng thư chào mừng nhân viên mới để thể hiện sự hào hứng mong chờ và kỳ vọng của doanh nghiệp đối với nhân viên.

Chưa kể với các công cụ điện tử như email thì chỉ cần một cú click chuột là doanh nghiệp đã nhanh chóng có thể gửi lời chào đến nhân viên mới, rất tiện dụng và không mất thời gian của đôi bên.

Về phía nhân viên mới, khi nhận được thư chào mừng từ doanh nghiệp gửi tới thì họ sẽ rất vui mừng, cảm thấy sự tôn trọng, đề cao và kỳ vọng của doanh nghiệp đến mình. Từ đó thôi thúc họ tiến bộ, làm việc có năng suất, cống hiến năng lực của mình vì tổ chức.

Tóm lại, văn hóa sử dụng thư chào mừng nhân viên mới là một cách thức quan trọng và truyền thống mà doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng.

Xem thêm: Hướng dẫn lập mẫu chương trình đào tạo nhân viên mới

2. Ai là người có trách nhiệm viết thư?

Vậy câu hỏi đặt ra là “Ai là người có quyền viết thư chào mừng nhân viên mới? Hay ai trong công ty đều có thể viết thư này?”. Tất nhiên là mỗi bộ phận, mỗi chức vụ sẽ có trách nhiệm đảm đương công việc khác nhau.

Người viết thư chào mừng nhân viên mới thường là thuộc hai nhóm đối tượng chính sau:

- Một là nhân viên nhân sự đại diện cho công ty gửi thư chào mừng nhân viên mới.

- Hai là người quản lý cấp trên trực tiếp chỉ đạo phòng ban của nhân viên mới sẽ có trách nhiệm viết thư chào mừng sự gia nhập của thành viên mới.

Thông thường thì thư chào mừng nhân viên mới sẽ được viết bởi người quản lý, vì doanh nghiệp luôn mong muốn tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong phòng ban, đặc biệt là với những người mới, đang còn bỡ ngỡ, lo lắng và e dè. 

Có thể nói đây chính là cơ hội tiếp xúc đầu tiên của người quản lý và nhân viên của mình.

Xem thêm: Chi tiết cách viết một mẫu thư giới thiệu nhân sự mới

3. Hướng dẫn chi tiết cách viết thư chào mừng nhân viên mới

Dù là nhân viên nhân sự hay là người quản lý viết thư chào mừng nhân viên mới thì nội dung của một mẫu thư chào mừng nhân viên mới phải bao gồm những thành phần chính sau đây:

Đầu tiên là giới thiệu về bản thân đối tượng gửi thư bao gồm tên, vị trí làm việc trong công ty, bộ phận trực thuộc. Đôi dòng về bản thân bạn tuy nhiên không được nói quá nhiều và chi tiết vì nội dung chính của bức thư là hướng đến vị trí của nhân viên mới. Ví dụ bạn chỉ cần giới thiệu đơn giản như sau:

“Chào em Nguyễn Thị Minh Anh,

Chị là Phạm Như Hoa - Nhân viên Nhân sự của Công ty TNHH ABD”.

Đối với người quản lý thì việc giới thiệu ngắn gọn cũng bởi sẽ tạo cơ hội nói chuyện sau này nhiều hơn giữa bạn và nhân viên của mình.

Tiếp đến là người viết thư phải thể hiện thái độ tâm trạng hào hứng và chờ mong của mình đối với nhân viên mới. Trong phần này thì bạn có thể thoải mái hơn một chút, chia sẻ cảm nhận và đánh giá công việc mà nhân viên mới chuẩn bị tiếp nhận. 

Ngoài ra thì có thể dựa vào hồ sơ năng lực hay CV mà nhân viên đó đã gửi đến để đưa ra một số lời khen, đánh giá, hỗ trợ và động viên sự cố gắng của nhân viên. Quan trọng hơn hết là cho nhân viên mới thấy sự hào hứng mong chờ của bạn đối với sự gia nhập đội nhóm của mình (đối với người quản lý viết thư). 

Phần thứ ba cũng là nội dung chính mà bạn bắt buộc phải có trong mẫu thư chào mừng nhân viên mới đó là cung cấp thông tin về vị trí công việc, nhiệm vụ công việc, mức lương thưởng trợ cấp và hướng dẫn cách thức thực hiện thủ tục có liên quan trong ngày đầu tiên đi làm với vị trí nhân viên chính thức của công ty.

Các nội dung đưa ra phải rõ ràng cụ thể, chính xác theo như kế hoạch và tiêu chuẩn ban đầu mà lãnh đạo đề ra. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể gợi ý một số cách thức trong công việc để họ giảm áp lực hay thể hiện sự mong đợi và kỳ vọng vào năng lực của nhân viên mới.

Nếu là người quản lý trực tiếp viết thư chào mừng thì còn phải viết phần giới thiệu về đội nhóm mà mình quản lý. Chẳng hạn như số lượng phòng ban, số lượng nhân viên, đặc biệt là có thể thêm một số chi tiết cụ thể hơn như người trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới,...

Hoặc có thể gợi ý một số nhân viên hay quản lý team khác mà có thể trong quá trình làm việc nhân viên sẽ phải liên hệ và giải quyết các công việc khác nhau. Điều này rất hữu ích và làm tăng sự tự tin cũng như giúp cho nhân viên mới có sự chuẩn bị kỹ càng trong ngày đầu tiếp nhận công việc. Mục đích là để nhân viên mới cảm nhận được sự quan tâm từ người quản lý, từ công ty đến mình.

Bên cạnh đó là lời hỏi thăm liệu rằng nhân viên mới còn có điều gì thắc mắc hoặc chưa rõ thì có thể liên hệ trực tiếp qua email này hoặc bạn sẽ đưa một số phương thức liên lạc trong công ty của bạn. Nên nhớ bằng việc sử dụng các tài khoản công ty sẽ làm cho bạn tăng sư chuyên nghiệp khi làm việc, vì thế tránh sử dụng các tài khoản cá nhân khác, mặc dù chúng cũng rất tiện dụng.

Cuối cùng là kết thúc thư chào mừng nhân viên mới bằng lời cảm ơn sự gia nhập của họ đến với công ty. Ngoài ra cần phải có lưu tên và các phương thức liên lạc ở dưới tiện cho trao đổi cần thiết.

Chung quy, nội dung của mẫu thư chào mừng nhân viên mới là hướng đến mục tiêu gắn kết con người và doanh nghiệp. Vì vậy, văn hóa này nên được duy trì và lan rộng hơn nữa. Với những thông tin mà work247 cung cấp trên hy vọng bạn đã có tư liệu nhất định để viết một mẫu thư hoàn chỉnh.