Máy chấm công thẻ giấy là gì và những kiến thức cần biết

Công ty tuyển dụng việc làm

1. Tìm hiểu máy chấm công thẻ giấy là gì?

Ai cũng biết, chấm công là một trong những công đoạn thuộc quy trình quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Chấm công giúp các nhân viên có thể báo cáo thực trạng đi làm chi tiết của mình cho công ty, để làm căn cứ và cơ sở tính toán lương thưởng định kỳ hàng tháng. Với các doanh nghiệp, thông qua hoạt động chấm công, họ có thể dễ dàng nắm bắt được quá trình chấp hành quy định về thời gian làm việc, thời gian ra vào, nghỉ phép,.... của nhân viên. Trên cơ sở đó, thuận lợi hơn trong cách quản lý và giám sát nhân sự.

Hiện nay, bạn có thể có hiểu biết về máy chấm công vân tay, khuôn mặt hay các loại máy hiện đại khác. Thế nhưng, ít ai biết rõ về máy chấm công thẻ giấy. Bởi loại máy này đã xuất hiện trên thị trường từ lâu trước đó.

Máy chấm công thẻ giấy là một loại thiết bị được dùng để in dữ liệu chi tiết về thời gian vào và thời gia ra về của người lao động trong một công ty thông qua các thẻ giấy. Máy chấm công thẻ giấy trên thực tế là loại thiết bị dễ sử dụng nhất, bởi công ty sẽ không cần cho nhân viên của mình đăng ký vân tay, hoặc khai báo thẻ nhân viên, mã nhân viên như các sản phẩm máy chấm công khác.

Do vậy, loại thiết bị này được đánh giá là sự lựa chọn đáng được ưu tiên hàng đầu cho một số doanh nghiệp có tính chất hoạt động đặc thù dễ bị tác động đến khuôn mặt, vân tay,... như các xưởng cơ khí, gỗ, các xí nghiệp thực phẩm, xử lý chất thải,....

Xem thêm: HR Manager là gì? Phát triển sự nghiệp với nghề Quản lý nhân sự

2. Đánh giá về máy chấm công thẻ giấy

Sau khi tìm hiểu máy chấm công thẻ giấy là gì? Khi đối chiếu loại thiết bị này với những dòng sản phẩm chấm công khác trên thị trường. Đặc biệt là thị trường có sự tham gia của công nghệ, kỹ thuật hiện đại như ngày nay. Bạn sẽ dễ dàng nhận ra những khía cạnh tốt và chưa tốt của loại máy chấm công này.

Xem thêm: Tìm hiểu giải pháp nhân sự - kinh doanh mới: HRBP là gì?

2.1. Ưu điểm

Với những dòng sản phẩm chấm công khác, công đoạn tổng hợp dữ liệu khá phức tạp, do phải dựa trên các ứng dụng trung gian, hay có thiết bị như điện thoại, máy tính thì mới thực hiện được. Tuy nhiên, máy chấm công thẻ giấy đã trở thành một giải pháp khắc phục được những hạn chế này. Cơ chế hoạt động của loại máy này là sau mỗi lần người lao động sử dụng thẻ quẹt vào máy, thì máy cũng sẽ tự động chấm công và cùng lúc in ra một thẻ giấy thể hiện những nội dung chi tiết về thời gian ra vào và tổng kết công của người lao động ở dưới cùng. Bạn cứ hiểu nôm na là như mình đang đi mua sắm ở siêu thị và được in hóa đơn vậy.

Thứ ba, giấy in phản ánh chi tiết khung giờ mà người lao động ra vào công ty cũng sẽ được máy in ra bằng màu sắc mực khác nhau. Loại máy này còn có thể phân biệt được các loại thẻ in, do đó hạn chế được việc in sai thông tin về số lượng công của người lao động.

Thứ tư, máy chấm công thẻ giấy trên thực tế không quá khó khăn trong quá trình lắp đặt. Bởi chúng không sử dụng đến các ứng dụng chấm công, cũng không cần phải kết nối với các thiết bị khác để quản lý dữ liệu hay trích xuất thông tin. Đó chính là lý do mà máy chấm công thẻ giấy có thể tiết kiệm được nhiều khoản chi phí chẳng hạn như chi phí sửa chữa, tháo lắp sản phẩm hay bảo dưỡng, bảo trì sản phẩm.

Thứ năm, xét về khía cạnh giá cả, loại máy chấm công này có giá thành khá rẻ so với những dòng sản phẩm khác, thậm chí chúng là coi là dòng máy chấm công có giá thành rẻ nhất hiện nay. Chỉ cần có trong tay khoảng 2 triệu đồng thì bạn đã có thể mua được thiết bị này chất lượng, do đó chúng được nhiều công ty ưa chuộng sử dụng.

Thứ sáu, cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy cũng không quá khó, dễ hơn nhiều so với các thiết bị khác. Bởi nhân viên của bạn chỉ cần sử dụng thẻ và quẹt vào máy là xong quá trình chấm công, trong khi các loại máy khác trên thị trường cần phải có công đoạn đăng ký ID cho nhân viên, làm vân tay,...

Ngoài ra, thiết bị chấm công này còn có tính năng cảnh báo, báo động khi kết thúc thời gian làm việc, hay kết thúc ca làm ở các công ty, có thể lặp đi lặp lại nhiều lần trong ngày. Cuối cùng, không chỉ vì in giấy mà công suất của loại máy này chậm đi. Công suất in của máy chấm công thẻ giấy cũng rất tốc độ, với trung bình thời gian chấm công của một nhân viên chỉ rơi vào một giây. Thiết bị có thiết kế đơn giản, dễ di chuyển, sử dụng được mọi lúc mọi nơi.

 CV online đơn giản

2.2. Nhược điểm

Bên cạnh rất nhiều điểm tốt, thì máy chấm công thẻ giấy cũng tồn tại một số điểm bất cập mà người sử dụng cần lưu ý để cân nhắc sao cho phù hợp như sau:

- Thứ nhất, máy chấm công thẻ giấy không đảm bảo tính trung thực và an toàn 100%, bởi nhân viên của bạn có thể sử dụng thẻ để chấm hộ công từ người này sang cho người khác, khiến bạn khó kiểm soát và quản lý.

- Thứ hai, thẻ để chấm công có thể bị rách, ướt nếu người sử dụng không cẩn thận hoặc không biết cách bảo quản.

- Thứ ba, do hoạt động theo cơ chế chấm công xong rồi in ra giấy, thế nên thiết bị này cũng làm mất một khoản ngân sách không nhỏ cho công đoạn làm thẻ giấy và thay mực in.

- Thứ tư, công suất hoạt động của máy chấm công thẻ giấy chỉ phù hợp với những công ty, doanh nghiệp có quy mô từ 200 - 500 nhân viên trở xuống. Đây là một hạn chế khá lớn, bởi nhiều dòng sản phẩm chấm công hiện nay đa phần đã khắc phục được hạn chế này.

- Thứ năm, do không được tích hợp với phần mềm, ứng dụng thứ ba và kết nối với các thiết bị điện tử thông minh nên việc tổng hợp dữ liệu từ máy chấm công thẻ giấy được diễn ra hoàn toàn bằng thủ công 100%. Điều này mất khá nhiều thời gian, công sức của một đội ngũ nhân sự hoặc kế toán, không tối ưu được hiệu suất hoạt động của các doanh nghiệp.

Xem thêm: Việc làm nhân sự

3. Khi nào thì nên cân nhắc sử dụng máy chấm công thẻ giấy?

Tại sao trên thị trường hiện nay có rất nhiều sản phẩm chấm công hiện đại, được tích hợp hoàn toàn với công nghệ. Thế nhưng, máy chấm công thẻ giấy vẫn tồn tại và được một bộ phận khách hàng tin tưởng sử dụng?

Khi xem xét về những mặt tốt và chưa tốt của máy chấm công thẻ giấy. Có thể thấy sản phẩm này thích hợp cho việc quản lý nhân viên ở một số doanh nghiệp, công ty có hoạt động đặc trưng như các xí nghiệp, xưởng, nhà máy, công trường, siêu thị.... Do tại các đơn vị này, thường có quy mô nhỏ, nhân viên hoạt động trên cơ chế phân chia thành các cá khác nhau. Hơn nữa, người lao động ở các đơn vị này thường mang đồ bảo hộ, vân tay cũng dễ bị tác động do các tác nhân như bụi bẩn, mỡ, dầu,... Chính bởi vậy, chỉ hiệu quả nhất khi sử dụng hình thức chấm công thông qua thiết bị này.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo bảng chấm công quán cafe chuyên nghiệp

4. Về cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy

Khi sử dụng máy chấm công thẻ giấy, người sử dụng cần lưu ý một số lời khuyên như sau:

- Thực hiện các công đoạn cài đặt và sử dụng theo chuẩn hướng dẫn từ các đơn vị sản xuất. Bởi mỗi dòng máy sẽ có thể khác nhau ít nhiều về cách lắp đặt cũng như sử dụng, do đó làm đúng hướng dẫn sẽ giúp quá trình chấm công của bạn hiệu quả và chuẩn xác nhất.

- Trong quá trình sử dụng máy chấm công, nên hạn chế việc thiết bị phải tiếp xúc thường xuyên với các tác nhân gây hư hỏng và có hại như khói bụi, ánh mặt trời, nhiệt độ không thích hợp, những nơi ẩm ước. Phải thường xuyên bảo quản bằng cách vệ sinh máy định kỳ, giúp cho máy có thể hoạt động ổn định và suôn sẻ.

- Hệ thống các thẻ giấy sử dụng trong quá trình chấm công cần được bảo quản ở nơi khô ráo, giữ cho thẻ không bị nhàu nát, hư hỏng, rách, ướt làm quá trình in thời gian chấm công bị ảnh hưởng. Cần thay mới hệ thống mực in để không làm tác động xấu đến đầu búa in hay đầu kim.

Xem thêm: Tìm hiểu thông tin về máy chấm công và kiểm soát cửa ra vào

5. Có bao nhiêu loại máy chấm công thẻ giấy? Nên mua loại nào?

Có hai hình thức cơ bản về máy chấm công thẻ giấy trên thị trường, đó là kiểu in kim và kiểu in búa. Hai hình thức in của thiết bị này cũng là điều kiện làm cho thẻ giấy khi được in ra quyết định độ dày và mỏng khác nhau.

- Máy chấm công thẻ giấy theo kiểu in kim thường dùng loại thẻ mỏng có lỗ và thẻ không lỗ.

- Máy chấm công thẻ giấy theo kiểu in búa được dùng cho cả hai loại thẻ mỏng và dày, nhưng thẻ dày không lỗ.

Trên thực tế, dù sử dụng hình thức in nào thì chúng đều cung cấp tính năng auto nhận thẻ, auto chuyển đến cột tương ứng khi đến thời gian đã cài đặt, ghi chép toàn bộ thông tin trong suốt quá trình vận hành, có cả tính năng báo động, có thể kết nối loa ngoài. Ngoài ra, thiết bị cũng có pin dự phòng để tránh trường hợp mất điện mà không sử dụng được. Các thiết bị đều được đánh giá cao về độ bền, độ ổn định trong qáu trình hoạt động.

Khi có ý định mua máy chấm công thẻ giấy, người dùng đến tìm hiểu thật kỹ và cân nhắc về việc lựa chọn thương hiệu nào để mua. Bởi thị trường có rất nhiều thương hiệu khác nhau cung cấp các sản phẩm này, bạn có thể xem xét các thương hiệu uy tín như Ronald Jack hay Wise Eye,...

Hy vọng qua bài viết, bạn đã hình dung rõ hơn về máy chấm công thẻ giấy là gì và cơ chế hoạt động của loại sản phẩm này!