Giải thích chi tiết MBO là gì? Các bước thực hiện mô hình MBO

1. Định nghĩa MBO là gì?

MBO - Management By Objectives là quản trị theo mục tiêu. Bản chất của nó chính là sự khoán việc. Đặt ra mục tiêu và yêu cầu người thực hiện hoàn thành mục tiêu đó trong một khoản thời gian xác định.

Quản trị theo mục tiêu là một loại mô hình quản lý nhằm mục đích nâng cao hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp bằng cách xác định các mục tiêu có sự đồng thuận của cả người quản lý và người thực hiện. Bản chất của mô hình này là quá trình thiết lập và liên kết mục tiêu đặt ra cùng với các hoạt động hướng tới mục tiêu của người thực hiện trong công ty. Một phần không thể thiếu trong quản trị theo mục tiêu là việc đo lường hiệu suất thực tế của người thực hiện mục tiêu với các tiêu chí đã được đặt ra.

Việc lý tưởng nhất trong quản trị mục tiêu là việc các nhân viên của công ty được phép tham gia thiết lập mục tiêu cùng với người quản lý và tự mình đề xuất các chương trình hành động để thực hiện mục tiêu đã đề ra, khi nhân viên được tham gia quá trình này họ sẽ có thể thực hiện công việc với khả năng tối đa của mình ở mức tốt nhất có thể. Khi được tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu trong MBO sự cam kết và tham gia của nhân viên sẽ đạt mức cao nhất.

Mục tiêu cá nhân của mỗi nhân viên được ví như một mảnh ghép trong mục tiêu của tổ chức. Các mục tiêu được đặt ra sẽ luôn được nhà quản trị theo dõi và đánh giá định kỳ. Các phần thưởng đối với nhân viên sẽ dựa trên thành tích mà họ đạt được, hiệu suất, chất lượng hoàn thiện công việc của họ. Mô hình MBO chính là kim chỉ nam cho việc điều chỉnh mục tiêu của các cá nhân trong tổ chức với mục tiêu của tổ chức.

2. Ưu điểm và nhược điểm của mô hình MBO

2.1. Ưu điểm khi sử dụng MBO trong doanh nghiệp

Sử dụng MBO sẽ tạo được một số lợi thế với sự khác biệt như sau:

- MBO cung cấp một công cụ trong việc lập kế hoạch và cách thức hành động để đạt được mục tiêu đã đề ra. Nếu nhân viên không rõ mục tiêu của họ là gì thì họ sẽ không có cách nào thực hiện được chúng. Việc lập kế hoạch cho phép nhân viên chuẩn bị cách họ hành động một cách chủ động và kỷ luật để có thể hoàn thành mục tiêu đã đề ra

- Nó cũng cho phép người thực hiện có thể dự đoán trước các tình huống bất ngờ hay các rào cản trong khi thực hiện mục tiêu để có thể chuẩn bị phương hướng giải quyết từ sớm.

- Khi áp dụng mô hình MBO đồng thời với quá trình xác định mục tiêu bạn phải xác định các tiêu chí để đánh giá chúng. Từ đó hiệu suất làm việc có thể dễ dàng được đo lường, đánh giá và tiến hành các hoạt động điều chỉnh mục tiêu kịp thời. Từ đó hiệu suất làm việc sẽ cao hơn và các khoản chi phí sẽ được giảm giúp tiết kiệm tiền cho tổ chức.

2.2. Nhược điểm khi sử dụng mô hình MBO

Nhược điểm khi áp dụng mô hình MBO là cần có sự nỗ lực phối hợp và hoạt động ăn ý giữa các thành viên. Nên lắng nghe suy nghĩ của tất cả các thành viên trong tổ chức từ đó đưa ra mục tiêu hợp lý. Không thể dựa vào suy nghĩ chủ quan của một cá nhân mà áp dụng mục tiêu cho tổ chức. Một số tổ chức đang biến việc thảo luận mục tiêu thành nghi thức, điều này thực sự không đem lại giá trị gì. Mục tiêu nên được bàn bạc với sự tham gia của tất cả các thành viên trong công ty.

3. Đặc điểm của mô hình MBO

Từ các lý luận ở trên có thể nói rằng mô hình MBO có các đặc điểm được trình bày sau đây:

- MBO là một kỹ thuật - một triết lý trong quản trị.

- Mục tiêu trong quản lý MBO phải được thiết lập một cách khách quan có sự tham gia của đầy đủ các thành viên, quá trình đánh giá hiệu suất hoạt động MBO phải có sự tham gia của các cấp quản lý có liên quan.

- Mục tiêu thiết lập phải là mục tiêu cho tất cả các cấp của công ty.

- MBO hướng tới kết quả nhân viên hoàn thành mục tiêu của mình một cách hiệu quả từ đó hoàn thành xuất sắc các mục tiêu của tổ chức. 

- MBO dựa trên lý thuyết chuyển đổi mục tiêu chung của tổ chức thành mục tiêu cho từng thành viên trong tổ chức đó dựa trên giả định được tham gia thiết lập mục tiêu sẽ làm cho nhân viên có quyết tâm và cam kết hoàn thành mục tiêu hơn.

4. Các tiêu chí khi đặt mục tiêu trong mô hình MBO

Như đã trình bày bên trên, bản chất của MBO chính là sự thiết lập mục tiêu của tổ chức trong đó có sự tham gia của tất cả các thành viên, họ tự lựa chọn quá trình hành động để hoàn thành mục tiêu và quá trình ra quyết định của mình. Một phần không thể thiếu trong MBO chính là đánh giá hiệu suất thực hiện mục tiêu. Mục tiêu trong MBO phải tuân thủ theo các tiêu chí sau:

4.1. Tính cụ thể

Các mục tiêu được đặt ra trong MBO phải là những mục tiêu chi tiết, cụ thể nó sẽ phải được thể hiện chính xác bằng những con số. Nó phải là mục tiêu hữu hình và có thể tiến hành đo lường được.

Ví dụ một mục tiêu tốt trong Marketing của mô hình MBO phải là tăng 10% độ nhận diện thương hiệu chẳng hạn. Mục tiêu trong MBO không nên chỉ chung chung như tăng độ nhận diện thương hiệu

4.2. Khoảng thời gian thực hiện mục tiêu

Khoảng thời gian nên đưa ra phải là một khoảng thời gian xác định nó có thể được tính bằng ngày, tuần, tháng hay quý, năm.

4.3. Sự tham gia của các thành viên khi đặt mục tiêu MBO

Khi áp dụng mô hình MBO mục tiêu không nên chỉ là mong muốn của sếp, mục tiêu của sếp giao cho những người thực hiện mà nó nên là các mục tiêu đặt ra có sự tham gia của cả sếp và nhân viên.

Người giao việc và người thực hiện nên cùng thống nhất các mục tiêu và thống nhất về phương thức thực hiện mục tiêu đó.

4.4. Đo lường được

Tiêu chí cuối cùng trong đặt mục tiêu MBO là sự đo lường được. Các mục tiêu phải có thể đo lường, phản hồi hiệu suất liên tục để có thể có phương hướng điều chỉnh hoạt động hoàn thành mục tiêu một cách hợp lý.

5. Các bước thực hiện mô hình MBO

Các doanh nghiệp có thể áp dụng, thực hiện mô hình MBO theo 6 bước sau đây:

Bước 1: Xem xét nguồn lực và tiến hành đặt mục tiêu chung cho tổ chức: Các mục tiêu này sẽ được xác định bằng sứ mệnh, tầm nhìn trong dài hạn của tổ chức. Mục tiêu phải tuân thủ theo quy tắc SMART.

Bước 2: Sau khi xác định được mục tiêu của tổ chức thì tiến hành xác định mục tiêu cá nhân của mỗi tổ chức: Người quản lý phải có sự bàn bạc và thống nhất với nhân viên ở bước này.

Bước 3: Theo dõi tiến độ và hiệu suất thực hiện mục tiêu của mỗi người: Đây là phần vô cùng quan trọng trong việc áp dụng MBO.

Bước 4: Có sự đánh giá tiến độ hoàn thành mục tiêu ở mỗi giai đoạn: Hiệu suất được đánh giá bởi các nhà quản trị có liên quan.

Bước 5: Cung cấp luồng thông tin, ý kiến phản hồi: Phải có sự tương tác, phản hồi qua lại giữa người thực hiện công việc và nhà quản lý để có thể tìm ra khâu xảy ra vấn đề đồng thời là đưa ra phương hướng giải quyết phù hợp và kịp thời.

Bước 6: Đánh giá hiệu quả thực hiện mục tiêu ở mỗi cấp.

Chúng tôi vừa cung cấp tới quý bạn đọc một vài dòng kiến thức chọn lọc về MBO là gì, ưu và nhược điểm của mô hình quản trị theo mục tiêu khi được áp dụng vào doanh nghiệp, các bước cơ bản của quá trình quản trị theo mục tiêu. Chúng tôi hy vọng rằng những gì mà chúng tôi chia sẻ có thể giúp ích cho bạn trong công tác quản trị doanh nghiệp, đặt và thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp bạn.