Nhân viên văn phòng là gì? Tìm hiểu thông tin liên quan công việc văn phòng

1. Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng là người đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân, tổ chức công tác văn thư lưu trữ.

Trong tiếng anh nhân viên văn phòng còn được gọi là Office Staff. Nhân viên văn phòng còn được mọi người xem như là bảo mẫu của công ty, thực hiện các công việc liên quan đến hành chính và được làm tại văn phòng.

Văn phòng còn được gọi là công sở là chỉ về một phòng hoặc khu vực làm việc trong đó mọi người làm việc, hội họp, tổ chức cùng nhau.

2. Các công việc của nhân viên văn phòng.

Nhân viên văn phòng được cho là thành phần quan trọng nuôi dưỡng và phục vụ cho tất cả các hoạt động, thành quả của công ty, từ khâu giải quyết các thủ tục về hành chính và lê tân đón khách , đến sắp xếp lịch làm việc , lịch họp,hỗ trợ toàn thể nhân viên cho công ty, tham gia cố vấn cho cấp trên,…vì vậy mà bất kể một công ty nào cũng cần có nhân viên tại vị trí này.

Sau đây là một số công việc mà nhân viên văn phòng cần phải làm:

- Thực hiện công việc lễ tân

+ Nghê diện, trao đổi vơi khách hàng

+ Thay mặt lãnh đậo tiếp đón khách hàng

+ Tổ chức cuộc họp, sự kiện , hội thảo cho công ty

- Soạn thảo các văn bản, giấy mời cần thiết hoặc lãnh đạo giao

- Quản lý hồ sơ, giấy tờ cho công ty

+ Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ,…được gửi đến để xử lý hoặc đưa lên cho lãnh đạo

+ Kiểm kê, lưu trữ tài liệu, dữ liệu của công ty.

+ In ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của lãnh đạo

+ Tiếp nhận và xử lý các trường hợp xin  nghỉ phép của nhân viên: ốm đau, có việc bận, thai sản,…

+ Theo dõi và đề xuất nội quy của công ty

+ Theo dõi và đè xuất khen thưởng, kỉ luật đối với các nhân viên của công ty.

- Tính lương cho nhân viên

+ Chấm công cho nhân viên

+ Tính tiền công, tiền thưởng, tiền trợ cấp,… cho nhân viên

+ Chi trả lương cho nhân viên đúng thời hạn.

- Quản lý tài sản, trang thiết bị cho công ty

+ Theo dõi các trang thiết bị của công ty, nếu có vấn đề gì phải báo ngay mới bên kĩ thuật để sửa chữa hoặc thay mới một cách kịp thời.

+ Cung cấp trang thiết bị cần thiết cho các phòng ban, nhân viên.

+ Kê khai, mua sắm những văn phòng phẩm cần thiết cho công ty theo từng tháng

- Tham gia công tác tuyển dụng

+ Lên kế hoạch và tổ chức tuyển dụng khi công ty cần nhân lực

+ Tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên

+ Sàng lọc hồ sơ, đặt lịch phỏng vấn với những hồ sơ đạt yêu cầu.

+ Tham gia phỏng vấn ứng viên với ban lãnh đạo

+ Hướng dẫn các nhân viên mới nội quy cũng như quyền và nghĩa vụ của nhân viên

Làm nhân viên văn phòng có khó không?

Tuy nhân viên văn phòng khong cần trình độ chuyên môn cao nhưng người làm cũng có mốt số kỹ năng và phẩm chất cơ bản sau:

- Kỹ năng

+ Kỹ năng giao tiếp tốt

Bất kể làm công việc gì đi chẳng nữa thì nếu bạn là người giao tiếp tốt thì sẽ có lợi thế trong công việc rất nhiều. Đặc biệt đối với một nhân viên văn phòng thì phải giao tiếp với khách hàng, lãnh đạo, nhân viên rât nhiều, vì thế kỹ năng giao tiếp tốt là điều không thể thiếu đối với một nhân viên văn phòng.

+ Có tư duy sáng tạo trong công việc

Nếu có một số công việc bạn chỉ cần làm theo khuôn mẫu, sự sắp xếp, chỉ đạo của lãnh đạo thỉ đối với công việc này, bạn lại phải luôn cần sự sáng tạo.

Không có ai chỉ dẫn cho bạn cách nói chuyện với từng khách hàng, từng trường hợp, hoàn cảnh xảy ra được. Cũng không ai dạy bạn xử lý tất cả các trường hợp xin nghỉ của nhân viên, trường hợp nào thì được chấp nhận trường hợp nào thì không, cũng không ai có thể chỉ bạn một cách tường tận các trường hợp khen thưởng, kỉ luật,… tất cả đều phải do bạn dựa vào những gì lãnh đạo đã truyền đạt mà ứng phó , giải quyết tất cả các trường họp một cách đúng đắn.

Luôn cố gắng đổi mới cách thức làm việc , để kết quả mỗi ngày một cao

- Sự dụng thành thạo vi tính

Các công việc của nhân viên văn phòng hầu hết đều được làm trên máy vi tính. Điều bạn không biết gì về máy tính là điều không thể

Không những bạn phải thành thạo các phần mềm trên máy tính như Word, Excel,… mà bạn cần phải biết các cách dùng của các công cụ khá nhau . Không ngừng học hoie, tiếp thu những thông tin mới hay chức năng mới của vi tính để hoàn thành công việc một cách nhanh và hiệu quả nhất.

- Rèn luyện khả năng tổ chức công việc

Nhân viên hành chính văn phòng là người làm rất nhiều công việc của công ty liên quan tới giấy tờ, tài chính, việc làm hành chính nhân sự,… vì vậy nhân viên thực hiện hiên những công việc hành chính văn phòng phải là người biết sắp xếp công việc một cách hợp lý. Nếu không có khả năng sắp xếp công việc thì bạn không thể hoàn thành xong hết công việc được giao và cũng có thể sẽ làm bạn bị rối tất cả công việc với nhau.

- Biết lắng nghe và thấu hiểu

Đối với nhân viên văn phòng thì kỹ năng biết lắng nghe và thấu hiểu là một điều rất quan trọng.

Nhân viên văn phòng là người giao tiếp với khách hàng, là người hầu như giải quyết mọi chuyện , mọi thắc mắc của nhân viên trong công ty. Vì vậy bạn cần biết lắng nghe khách hàng nói, nhân viên trình bày. Nếu bạn không cảm nhận được những gì khách hàng và nhân viên muốn truyền đạt thì thi bạn không thể giải quyết vấn đề một cách có hiểu quả được.

- Ham học hỏi

Bất kể bạn là ai, làm việc gì, trình độ kiến thức như thế nào thì bạn cũng cần hỏi mọi người xung quanh vì kiến thức không bao giờ là đủ

Đặc biệt đối với mọt nhân viên văn phòng, luôn luôn phải tiếp xúc mới sự đổi mới, phát triển của công ty. Chính vì vậy , bạn phải không ngừng học hỏi, bổ sung kiến thức.

- Phẩm chất

+ Nếu là nhân viên văn phòng bạn phải là người chăm chỉ và cẩn thận

Nhân viên  văn phòng là người có quá nhiều công việc phải giao, nó là sự liên kết của công ty với các phòng ban, chỉ cần bạn không hoàn thành công việc trong ngày hôm nay, điều đó sẽ liên lụy đến tất cả những bộ phận khác của công ty. Hay như bạn là người không cẩn thận, để ra những sai góp, điều đó cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thành quả làm việc của cả công ty.

- Luôn đúng hẹn

Bạn được giao cho nhiệm vụ thay mặt lãnh đạo tiếp đón khách hàng nhưng bạn lại tới muộn so với giờ hẹn với khách, chắc chắn bạn sẽ làm mất hình tượng của cả công ty hay cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng hơn đó là mất đi một vị khách hay đối tác của công ty

Bạn hẹn lịch phỏng vấn ứng viên, nhưng lại tới muộn, chắc chắn ứng viên đó sẽ có cái nhìn không tốt về công ty, đánh giá về sự thiếu chuyên nghiệp của công ty.

Bạn là người chuẩn bị cuộc họp, nhưng bạn lại là người tới muộn nhất thì buổi họp hôm đấy sẽ làm ảnh hưởng tới tất cả công việc của các phòng ban của công ty, cuộc họp sẽ bị hủy

Những điều trên có thể thấy việc nhân viên phòng luôn đúng giờ, tuân thủ quy định, có tính kỉ luận cao là rất cần thiết đối với một nhân viên văn phòng.

- Là một người thích sự ổn định

Nếu bạn là một người thích sự đơn giản, ổn định thì đấy chính là công việc phù hợp với bạn

Lương của nhân viên văn phòng khá là cao và ổn định, nó không tăng hay giảm do số lượng sản phẩm của công ty, nó không phụ thuộc vào kết quả của công ty.

Số lượng công việc cũng không bị thay đổi quá nhiều, dù công ty có sự thay đổi về mặt tổ chức , cơ cấu hay cách làm việc thì công viejc của nhân viên hành chính gần như vẫn như thế và không có sự thay đổi.

Xem thêm: PG Là gì? Cẩm nang nghề PG mới nhất cho các bạn trẻ

3. Các công việc mà nhân viên văn phòng có thể làm

- Quản trị văn phòng:

+ Quản lý, cung cấp thông tin cho cơ quan, lãnh đạo các cơ quan

+ Tổ chức các hội nghị; tổ chức các đoàn vào/đoàn ra

+ Tự tin trong kỹ năng giao tiếp

+ Thành tạo tin học văn phòng

+ Thành thạo các hoạt động nghiệp vụ văn phòng.

- Thư viện, thông tin: thống kê, lưu trữ

Thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ như kiểm kê tài liệu, phân loại tài liệu , thu thập và bổ sung tài liệu,lưu trữ tài liệu . Hầu hư các công việc này đều liên quan tới máy tính.

Thu thập, xử lý , phân tích, tổng hợp thông tin tài liệu

- Một số ngành nghề liên quan: biên - phiên dịch , bán lẻ, tự kinh doanh nhỏ, các nghề thủ công mỹ nghệ, và một số vị trí ông chức trong cơ quan quản lý nhà nước.

4. Ưu điểm và nhược điểm của nhân viên văn phòng.

- Ưu điểm

+ Được làm trong môi trường chuyên nghiệp

Khi làm trong văn phòng bạn phải là người có trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, tác phong nhanh nhẹn.

+ Lương ổn định

Có thể nói nhân viên văn phòng là một trong những công việc có lương ổn định nhất. Nó không chịu sự chi phối của sản phẩm hay kết quả của công ty.

+ Học hỏi được nhiều điều cả về kiến thức lẫn kĩ năng

Như đã nói ở trên, khi làm việc văn phòng bạn sẽ được gặp rất nhiều người có trình độ kiến thức cao, bạn sẽ được lãnh đạo, đồng nghiệp hướng dẫn, giảng dạy những kiến thức, kỹ năng chuyên môn.

+ Cơ hội thăng tiến cao

Bạn có biết rất nhiều lãnh đạo của công ty hiện nay là từ nhân viên hành chính mà lên không

Công việc hành chính gần như trung tâm bổ não của công ty, nó liên kết các quá trình làm việc vói nhau. Bởi thế mà nếu bạn là một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp thì cơ hội thăng tiến lên cấp bậc cao hơn là điều dễ dàng.

- Nhược điểm

+ Thời gian cố định

Đa số các nhân viên văn phòng của công ty sẽ phải đi làm theo giờ hành chính, đấy là khung giờ bất di bất dịch của các công ty. Vì vậy tất cả các nhân viên văn phòng đều phải đi làm đúng thời gian quy định và không có bất kì sự linh động nào về thời gian đi làm của công ty

+ Áp lực công việc

Nhân viên văn phòng là người thường xuyên tiếp xúc với lãnh đạo, động thời khối lượng công việc rất lớn mà đa số công việc văn phòng đều phải giải quyết trong thời gian cho phép. Chính vị vậy sự áp lực về giải quyết công chạy đua với thời gian là điều rất áp lực.

+ Ảnh hưởng đến sức khỏe

Đa số công việc của nhân viên văn phòng là làm dưới tư thế ngồi. Những nghiên cứu đã chỉ ra rằng những người ngôi trên 8 tiếng sẽ có nguy cơ mắc bệnh ung thư, rối loạn cơ xương , béo phì, bệnh về tim mạch.

Việc tiếp xúc với màn hình máy tính nhiều cũng gây ra các bệnh về mắt như ngứa mắt, mỏi mắt, rối loạn thị lực ,còn có thể làm cho bạn bị đau đầu, chóng mặc hoặc các bệnh lý khác.

Văn phòng là môi trường nghiêm trang vì vậy đôi lúc bạn cũng sẽ cảm thấy không được thoải mái và mệt mỏi.

Bên cạnh đó, việc bạn tiếp xúc với bàn phím máy vi tính cũng là nơi chứa nhiều vi khuẩn gây bệnh. Theo như các chuyên gia thì bàn phím chứa một lượng vi khuẩn vô cùng lớn và cao gấp 50 lần giới hạn cho phép dễ gây các bệnh về da và các bệnh dị ứng.

- Ảnh hưởng đến nhan sắc

Việc tiếp xúc trong môi trường điều hòa cả ngày sẽ làm da của bạn bị khô, bong tróc, sớm hình thành ếp nhăn hơn.

Mặc dù ngày nay có rất nhiều ngành nghề, công việc khác nhau nhưng cũng không thể phủ nhận độ “hot” của công việc nhân  viên văn phòng. Đối với những bạn đang có định làm công việc này thì mong rằng thông qua bài “Nhân viên văn phòng là gì? Tìm hiểu một số thông tin liên quan về công việc văn phòng” này sẽ giúp các bạn có nhìn rõ hơn về công việc này.