Quy cách sản phẩm là gì? Những yêu cầu về quy cách sản phẩm

1. Khái niệm “Quy cách sản phẩm”

Để tìm hiểu quy cách sản phẩm là gì thì bạn cần biết khái niệm về sản phẩm trong kinh doanh. “Sản phẩm” là kết quả của một quá trình sản xuất, là mọi thứ có thể được chào bán trên thị trường để sử dụng hoặc tiêu dùng nhằm đáp ứng nhu cầu, mong muốn của một đối tượng khách hàng

Quy cách sản phẩm là những tiêu chí, những vấn đề liên quan, những yêu cầu cụ thể về mặt kỹ thuật mà một hàng hoá, sản phẩm phải đạt.

Trong kinh doanh, hoạt động kiểm định chất lượng là vô cùng quan trọng bởi nó tác động trực tiếp tới việc ký kết hợp đồng kinh tế buôn bán hoặc đầu tư. Chính vì vậy, quy cách sản phẩm là căn cứ cho việc kiểm định, là vấn đề không thể bỏ qua và phải được các bên quy định chi tiết, cụ thể và chấp hành một cách nghiêm chỉnh.

2. Quy định về quy cách sản phầm

Trong quá trình phát triển nền kinh thế hàng hoá, việc quy định về quy cách sản phẩm/ hàng hoá đã được hệ thống thành những văn bản pháp quy và càng ngày càng được coi trọng. Vậy cụ thể những tiêu chí đánh giá quy cách sản phẩm là gì?

Dựa vào những đặc tính vật lý và hoá học nói chung của một hàng hoá, người ta quy định quy cách sản phẩm phải đảm bảo 5 tiêu chí về các mặt: Tên của hàng hoá, chất lượng của hàng hoá, số lượng hàng hoá, quy cách đóng gói và kiểm nghiệm (kiểm định) sản phẩm.

2.1. Tên của hàng hoá

Bất kỳ một sản phẩm hay hàng hoá nào cũng cần phải có tên để khách hàng có thể nhận biết và mua bán. Đối với cái doanh nghiệp, công ty hoặc các nhà xưởng chuyên sản xuất thì khi xây dựng các điều khoản về tên hàng, tuỳ theo từng trường hợp tương ứng mà các bên có thể liệt kê hoặc đưa vào tên của hàng hoá kèm theo những đặc điểm như thương hiệu, loại, mẫu mã, kích cỡ,..v..v. Tuy nhiên cho dù có đặt tên hàng hoá thế nào thì các bên vẫn phải lưu ý tên của hàng hoá đảm bảo những yêu cầu sau:

- Tên của hàng hoá phải được viết, thể hiện, biểu đặt một cách cụ thể, rõ ràng, không gây mơ hồ cho người dùng.

- Tên hàng hoá cần phải phù hợp với những tên gọi quốc tế quy định và phải tránh các tên địa phương.

- Khi miêu tả hàng hoá phải miêu tả theo những khả năng thực tế có thể thực hiện được, không nên sử dụng những câu từ xáo rỗng, bịa đặt, không đúng so với chức năng của sản phẩm.

- Để có lợi trong việc tính thuế xuất nhập khẩu hay cước phí vận tải thì cần suy xét kỹ sao cho tên hàng hoá sản phẩm phù hợp với mục đích. Ví dụ: những hàng hoá cùng loại nhưng lại có tên khác nhau thì mã số HS sẽ khác nhau, khi đó các mức thuế đánh vào và chi phí vận chuyển cũng sẽ khác nhau.

2.2. Chất lượng của hàng hoá

Là một người mua hàng ai cũng sẽ đặt tiêu chí chất lượng lên hàng đầu. Chất lượng là yếu tố quyết định then chốt hàng hoá ấy có bán được và nhiều người tin dùng không. Vậy những phương thức đảm bảo chất lượng mà người mua muốn cho người bán thấy trong quy cách sản phẩm là gì?

Để giới thiệu về hàng hoá điều đầu tiên doanh nghiệp thực hiện thường là sử dụng hàng mẫu (mô hình, hàng test,..), hàng xem trước để khách hàng tự kiểm định sơ qua rồi đưa ra quyết định mua hàng. Bên cạnh đó để xác định chất lượng hàng hoá thì các doanh nghiệp cũng sử dụng các tiêu chuẩn của nước nhập khẩu để làm tiêu chí khiến khách hàng có thể tin tưởng. Dựa vào hàm lượng của chất chủ yếu có trong hàng hoá, hiện trạng hàng hoá hay số lượng thành phẩm,… người ta xây dựng những quy tắc về chất lượng hàng hoá như sau:

- Điều khoản về chất lượng hàng hoá cần được thể hiện rõ ràng , cụ thể, không dùng những câu từ mơ hồ, đa nghĩa hoặc thậm chí vô nghĩa gây bối rối, lúng túng cho bên khách hàng.

- Nếu có quy định của các nước nhập khẩu thì cần trích dẫn đối chiếu cụ thể. Sẽ thuận lợi hơn cho bạn nếu xuất khẩu một sản phảm đáp ứng đủ các tiêu chí quốc tế phải không ? Tuy nhiên để làm được điều này thì nắm rõ tìm hiểu kỹ các giới hạn, trách nhiệm về việc đảm bảo chất lượng của mình trong tiêu chuẩn này, nếu không may có sự bị đổi hoặc các luật định liên quan không còn hiệu lực thì bên nhập khẩu phải chấp nhận việc không có quyền từ chối nhận hàng.

- Về những điều khoản chất lượng, bên xuất khẩu hàng hoá cần đàm phán để có được những quy định mềm dẻo hơn. Ví dụ như sau:

Chất lượng hàng hoá chỉ cần tương đương hoặc gần như hàng mẫu: Nhiều người sẽ hiểu lầm rằng đây là vi phạm quy định vì chất lượng hàng hoá cần phải được đảm bảo một cách chính xác. Tuy nhiên quy định thế nào là do 2 bên thoả thuẫn, tất nhiên chất lượng sẽ không được phép sai hoặc lệch quá nhiều.

Sai số chất lượng cho phép: các bên cần linh hoạt để thoả thuận mức sai số. Nếu hàng hoá thuộc phạm vi sai số về chất lượng thì bên nhập khẩu không được phép từ chối hoặc nếu có chỉ được yêu cầu điều chỉnh về giá.

Việc làm thẩm định - giám định - quản lý chất lượng

2.3. Số lượng hàng hoá

Các hình thức mua bán nhất là hình thức mua bán quốc tế phải xác định cụ thể số lượng hàng hoá . Vì thế trong việc phân tích quy cách sản phẩm là gì cần quan tâm điều khoản về số lượng hàng hoá:

- Xác định chính xác các đơn vị đo lường (vì mỗi nơi sẽ thông dụng một đơn vị khác nhau). Sử dụng những từ ngữ mang tính tuyệt đối về đo đếm, không nên sử dụng những từ ngữ mang tính chất co giãn hoặc gần đúng như “trên” “dưới” “khoảng” mà đi kèm theo sau đó ko phải là con số hoặc tỷ lệ.

- Trường hợp đối với những hàng hoá sẽ bị tiêu hao trong quá trình vận chuyển. cần thoả thuận trước 2 bên về sự co giãn của số lượng. Độ co giãn ở đây nên được xem xét và dùng theo tỷ lê % ở một mức hợp lý và có thể chấp nhận được. Nếu không để ở mức tỷ lệ hợp lý thì bên mua được phép yêu cầu điều chỉnh lại vì sự thay đổi giảm xuống quá nhiều của số lượng hàng hoá có thể sẽ chỉ có lợi cho bên bán

2.4. Quy cách đóng gói

Bao bì trong quy cách sản phẩm là gì? Nó chính là một loại sản phẩm sản xuất công nghiệp, được dùng để chứa đụng, bảo vệ giá trị sử dụng của hàng hoá trong quá trình vận chuyển đến tay người tiêu dùng

Bao bì thông thường của một hàng hoa sẽ được chia thành hai loại chính: Bao bì tiêu thụ (bao bì lưu thông) và bao bì vận chuyển.. Trong quy định của pháp luật, bao bì lưu thông là bắt buộc trong nhiều trường hợp mua bán hàng hoá đặc biệt là trong vận chuyển quốc tế.

Trong các hợp đồng mua bán cần thoả thuận về điều khoản đóng gói với những lưu ý sau đây:

- Đặc tính về hoá học và vật lý của bao bì: Điều này phụ thuộc vào đặc tính của sản sản phẩm hàng hoá và cách thức vận chuyển sản phẩm hàng hoá. Tuỳ từng loại sản phẩm và phương thức vận chuyển sẽ có cách lựa chọn bao bì sản phẩm khác nhau, bảo đảm các tiêu chí: an toàn, hợp lý, thuận tiện, tiết kiệm

- Quy cách bao bì: Quy cách của bao bì cũng như tên gọi, chất lượng, số lượng sản phẩm, đều phải được quy định một cách rõ ràng cụ thể. Đối với những mặt hàng xuất khẩu thì bao bì sản phẩm cần tuân theo quy định của nước nhập khẩu, khi đóng gói bao bì cần trích dẫn và đối chiếu các quy định cụ thể tại nước đó để việc vận chuyển được đảm bảo một cách tốt nhất. Dưới đây là một số quy cách đóng gói thường thấy:

Với sản phẩm điện tử (laptop, điện thoại,..) cần tránh va chạm hư hỏng thì thường sử dụng miếng lót như đệm, mút,..

Với sản phẩm là hàng dễ vỡ: Sử dụng bọt khí cuộn kín bên ngoài sản phẩm. Những bọt khí sẽ giúp đàn hồi mỗi khi va đạp

Với hàng hoá chứa chất lỏng: những loại hàng hoá này cần phải được đựng trong chai lọ, được bịt kín và dùng vách ngăn hoặc vật liệu đàn hồi để ngăn cách, chèn kín giữa các khoảng trống giữa các hàng với nhau

Với sản phẩm cuộn tròn (tranh vẽ, bản đồ,..): Nên cho vào ống nhựa rồi để thêm hộp giấy bên ngoài để đảm bảo

- Chi phí bao bì: Để xác định chi phí bao bì, ta có 3 cách thức thông dụng sau: bên bán dùng tiền của mình cung cấp bao bì liền cùng hàng hoá giao; bên bán dùng tiền của mình cung cấp bao bì và sau khi vận chuyển thì bên bán thu lại bao bì (cần thoả thuận cụ thể về chi phí trả bao bì); bên mua dùng tiền của mình cung cấp bao bì và chịu trách nhiệm quy định thời hạn cung cấp bao bì

Việc làm sản xuất tại Hà Nội

2.5. Kiểm nghiệm (kiểm định) hàng hoá

Tất cả những yêu cầu về quy cách sản phẩm ở trên sẽ trở nên vô nghĩa nếu không có bước kiểm định hàng hoá. Kiểm nghiệm hàng hoá có những nội dung chính sau:

- Địa điểm và thời gian kiểm nghiệm: 2 bên cần phải xác định rõ địa điểm kiểm nghiệm hàng hoa ở đâu và khi nào. Đặc biệt phải tính đến những rủi ro khi xử lý mối quan hệ giữa địa điểm và thời gian kiểm nghiệm với địa điểm và thời gian giao hàng

- Tổ chức kiểm nghiệm: Hoạt động kiểm nghiệm cần được tiến hành bởi các tổ chức có thẩm quyền ban hành giấy chứng nhận kiểm nghiệm

- Chi phí kiểm nghiệm: Hai bên phải thoả thuận trước xem ai sẽ là người chịu trách nghiệm trả chi phí kiểm nghiệm. Liên quan đến địa điểm, thời gian và sự hợp pháp của giấy chứng nhận kiểm nghiệm thì có 2 hình thức kiểm nghiệm chủ yếu sau: Kiểm nghiệm ở nước xuất khẩu; kiểm nghiệm ở nước xuất khẩu và tái kiểm nghiệm ở nước nhập khẩu.

Việc làm xuất nhập khẩu

Một sản phẩm trước khi tới tay người tiêu dùng phải trải qua rất nhiều công đoạn. Và công đoạn quy định quy cách sản phẩm là gì là vô cùng cần thiết bởi hình thức sẽ là yếu tố người tiêu dùng nhìn thấy đầu tiên. Như vậy, thông qua bài viết trên bạn đã biết cách để đảm bảo hơn cho hàng hoá của mình rồi!