Backoffice là gì? Vai trò và nhiệm vụ của Backoffice

1. Backoffice là gì?

Backoffice là bộ phận bao gồm hai nhóm đối tượng là nhân viên hành chính cùng với nhân viên hỗ trợ không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Khái niệm này được dùng phân biệt với khái niệm Front office – những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, phân biệt cả vị trí Middle office (bộ phận phụ trách quản lý rủi ro.

Nói một cách chuyên nghiệp hơn và đi sâu vào chuyên ngành hơn nữa thì Backoffice chính là bộ phận hành chính kiêm dịch vụ hỗ trợ. Bản chất của công việc này sẽ là những người chịu mọi trách nhiệm công tác hậu cần, đem đến cho các bộ phận và từng nhân viên tất cả mọi phương tiện, chức năng cần thiết nhất để đảm bảo toàn công ty được hoạt động ổn định và phát triển.

Với những nhiệm vụ này, dường như BO rất dễ bị nhầm lẫn với một số bộ phận có tính chất công việc đặc thù và liên quan đến hậu cần như bộ phận nhân sự, bộ phận thu mua nhưng không phải như vậy. BO đảm đương toàn bộ mọi việc hành chính, hỗ trợ như mua đồ dùng vật phẩm văn phòng và cung cấp cho các phòng ban, tổ chức các buổi thăm hỏi động viên nhân viên trong công ty khi ốm đau, lên chương trình chúc mừng sinh nhật, đặt tiệc, đặt tour du lịch cho công ty,... khi có dịp.

Ngoài ra, tùy theo từng công ty với các cách tổ chức sắp xếp khác nhau sẽ quy định bộ phận BO theo một cách khác. Nó có thể bao gồm cả kế toán viên, cả nhân viên nhân sự,... và những người đang hoạt động, phụ trách công tác hành chính khác nói chung.

Nếu chọn một hình ảnh phù hợp để ví dụ và mô tả bộ phận này thì chúng ta có thể chọn bộ phận hành chính trong các cơ quan nhà nước. Rõ ràng, khi đã hiểu được Backoffice là gì, chúng ta thấy đâu đó trong công việc này có phảng phất màu sắc của nhiều bộ phận. Vậy công việc của họ có đồng nhất với những bộ phận tương đồng hay không? Khám phá thêm những thông tin chi tiết, thú vị về bộ phận Backoffice ở tiếp tục nội dung bên dưới đây nhé.

2. Bộ phận Backoffice làm những công việc gì?

Backoffice thực chất có bảng phân công nhiệm vụ không rõ ràng, không cố định và còn mang tính lẻ tẻ. Nếu như những bộ phận có tên nghiệp vụ cụ thể sẽ được phân công các công việc cụ thể như bộ phần marketing sẽ có công việc chính là tiếp thị sản phẩm, bộ phận nhân sự coi sóc chuyện tuyển dụng và sắp xếp mọi vấn đề kết cần thông tin với phòng ban trong doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh phải đầu tư tập trung đi tìm khách hàng và tạo doanh số,… thì Backoffice chủ yếu đảm đương các công việc thiên hướng văn phòng, gắn liền với sổ sách.

Họ không phải là nhân sự, không phải nhân viên marketing hay kế toán nhưng trong nhiệm vụ của họ đôi khi sẽ có cả những nghiệp vụ liên quan của các phòng ban đó để thực hiện. Do đó, nhiều người dễ nhầm lẫn Backoffice với một vài bộ phận trong công ty cũng là điều dễ hiểu và những ai làm trong bộ phận Backoffice cũng phải hết sức rạch ròi ranh giới nghiệp vụ của mình. muốn thế, ngoài việc hiểu rõ Backoffice là gì thì bạn còn phải nắm được Backoffice làm những công việc gì?

Sau đây sẽ là những mô tả chi tiết hơn về công việc mà mỗi một nguồn nhân lực của bộ phận này thực hiện hàng ngày:

Thứ nhất, các Backoffice sẽ cung cấp đến các nhân viên làm việc tại các bộ phận khác những nguồn thông tin cụ thể theo sự phân công của ban lãnh đạo hoặc yêu cầu đề xuất của các quản lý phòng ban. Chẳng hạn như họ sẽ đứng ra tìm kiếm và cung cấp các thông tin về khóa đào tạo nghiệp vụ khi công ty có chủ chương đào tạo nhân lực ở một mảng kỹ năng chuyên môn nào đó, đồng thời đứng ra đăng ký khóa học cho nhân viên sau khi đã được sự chấp thuận, đồng ý của lãnh đạo và quản lý phòng ban.

Thứ hai, nhân viên Backoffice còn phụ trách gọi thợ tới sửa chữa các hệ thống máy móc sử dụng nơi văn phòng như điều hòa, hệ thống điện, hệ thống máy tính văn phòng,… khi có hỏng hóc xảy ra. Chẳng những vậy, nhân viên BO cũng phụ trách cả việc mua văn phòng phẩm, các đồ dùng trà nước trong công ty, đứng lo lo toan đặt tiệc, đặt vé trong những dịp liên hoan, du lịch,… Những đầu việc này khiến chúng ta hình dung ra nhân viên TO giống như người "bảo mẫu" nơi công sở, chăm lo mọi vấn đề về đời sống tinh thần, đảm bảo cơ sở vật chất tốt nhất, thiết yếu nhất cho mỗi người nhân viên.

Đến cả những công tác chăm lo chuyện hiếu hỉ, ốm đau cũng đều do một tay BO chăm sóc, lo toan. Nếu như ai đó đang làm việc ở các doanh nghiệp lớn thì chắc hẳn sẽ thấy rõ màu sắc nhiệm vụ này có phần giống với công tác của bộ phận Công đoàn. Ngoài những công việc có thể thực hiện thường xuyên đã nêu thì bộ phận Backoffice này còn đảm nhận cả những việc ở trong công ty và không do phòng ban nào phụ trách.

3. Những ai thích hợp để hoạt động tại bộ phận Backoffice?

Thường công việc Backoffice này thực hiện khá nhiều nhiệm vụ về phía mảng hậu cần. Đối tượng là phụ nữ sẽ thích hợp được tuyển dụng hơn. Tính chất công việc đòi hỏi người thực hiện phải nhanh nhẹn, tháo vát, giàu sự hiểu biết về các vấn đề liên quan tới giao dịch đối ngoại,… nhằm phát huy tốt nhất vai trò hỗ trợ nhân viên trong đơn vị. Đồng thời, nhân viên Backoffice cũng cần thành thạo kỹ năng sử dụng máy tính và nhiều công cụ khác trong văn phòng như máy photo, máy fax,… để sự phục vụ của họ là tuyệt đối và luôn đáp ứng được bất cứ mọi yêu cầu nào.

Dù có nhiều đầu việc đôi khi khiến các Backoffice-er bị quay như chong chóng nhưng về bản chất thì đây vốn là một vị trí làm trong giờ hành chính, khá nhẹ nhàng và không đòi hỏi quá cao về sự tư duy. Chính vì vậy mà bất cứ ai có sự tỉ mỉ, đức tính cẩn thận và yêu thích việc làm nhẹ nhàng đều có thể tham gia.

Sau mọi thông tin chi tiết về công việc Backoffice, chúng ta đã có thể rút ra được vai trò quan trọng của vị trí này và nếu bạn đang điều hành doanh nghiệp cũng có thể dựa chính vào đây để cân nhắc việc tổ chức thêm bộ phận này để coi sóc mọi công tác hậu cần của công ty. Vậy những điều tuyệt vời nào mà Backoffice mang đến cho doanh nghiệp?

4. Những vai trò quan trọng của bộ phận Backoffice

Trước tiên bộ phận này được công nhận là xương sống của mỗi một doanh nghiệp. Bởi vì toàn bộ mọi công tác hoạt động của toàn công ty đều sẽ do họ sắp xếp, xử lý, đảm bảo mọi chức năng diễn ra đúng bản chất và nhiệm vụ, duy trì mọi quy trình và nguyên tắc nền tảng của một doanh nghiệp.

Nhắc tới hậu cần nói chung, ắt chúng ta đều biết giá trị của vị trí này lớn đến thế nào. Dù đứng phía sau đấy nhưng lại có tác động thúc đẩy với một sức mạnh tương đối lớn. Những bộ phận trực tiếp thực hiện các công tác tạo nguồn doanh thu có làm tốt nhiệm vụ của mình và luôn suôn sẻ hoàn thành kpi cũng cần phải nhờ tới sự lo toan chỉn chu của bộ phận hậu cần.

Với Backoffice cũng như thế, với nhiệm vụ cung cấp thông tin chi tiết, chính xác và kịp thời đến từng phòng ban, bộ phận này đóng góp rất lớn trong việc duy trì sự hiệu quả của công việc, từ đó thúc đẩy năng suất lao động luôn trong mức tốt.

Như vậy, Backoffice nắm giữ một vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có bộ phận này do đó khi là một nhà quản trị, bạn cũng nên tìm hiểu Backoffice là gì để cân nhắc xem có cần thiết để tổ chức bộ phận này hay không và tổ chức như thế nào. Mong rằng, nội dung bài viết sẽ góp phần quan trọng giúp cho bạn tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp tốt hơn.