SOW là gì? Ý nghĩa thuật ngữ Scope of work trong doanh nghiệp

1. Scope of work – SOW là gì?

Trong tiếng Anh có nhiều cụm từ có ý nghĩa riêng được viết tắt SOW, bài viết này sẽ giải thích cho bạn ý nghĩa của SOW trong môi trường hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. SOW là viết tắt của Scope of work, một cụm từ mang ý nghĩa là phạm vi công việc.

SOW còn hay được nhắc đến như cụm từ viết tắt của statement of work dịch ra là tuyên bố công việc, thuật ngữ hay dùng trong quản lý dự án. Ý nghĩa của tuyên bố công việc cũng mang nhiều giá trị gần giống với phạm vi công việc, đưa ra các yêu cầu cụ thể, mức độ, quy mô của sản phẩm.

Phạm vi công việc bao gồm các mốc thời gian thực hiện, vị trí làm việc, tiêu chuẩn áp dụng vào việc, khối lượng tài nguyên sử dụng, mục đích, các vấn đề cụ thể liên quan đến sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm, dịch vụ có đặc tính khác nhau, những yếu tố đi kèm có thể thay đổi tương ứng.

Khi một doanh nghiệp lên những kế hoạch phục vụ cho mục tiêu chung, phải đưa ra các dự toán, khoản tiền có thể đầu tư, nguyên liệu, nhân lực cung cấp cho hoạt động này. Sau đó, phân bổ các tài nguyên đến các bộ phận khác nhau để bắt đầu thực hiện công việc.

Tại các doanh nghiệp chuyên sản xuất, công đoạn phân bổ nguồn lực, tài nguyên cần có sự điều chỉnh, bản thảo ước lượng, quy định từ trước. Các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ chú trọng rất nhiều vào khâu bán hàng, bảng giá, khối lượng sản phẩm. Tất cả đều phải có sự góp mặt của phạm vi công việc ở trong.

Trước khi bắt đầu sản xuất hay thực hiện hoạt động trao đổi mua bán cần phải có bản phạm vi công việc. Các bản thảo SOW hình thành dựa trên mục tiêu kế hoạch đã được đề ra, sau đó thể hiện những yếu tố cần thiết thực tế áp dụng vào khâu thực hiện.

Phạm vi thực hiện hay tuyên bố công việc phát sinh trong giai đoạn lên kế hoạch, có thể hiểu như bước tiếp theo của kế hoạch, SOW mang tính chất đánh giá trước khi bắt đầu thực hiện hoạt động kinh doanh.

2. Các yếu tố có trong SOW

Nội dung của công việc được trình bày dưới dạng báo cáo, SOW đề cập đến các vấn đề tổng quát và chi tiết đến một số yếu tố cụ thể hơn. Giả sử một doanh nghiệp thương mại có nhu cầu kinh doanh mặt hàng từ một nhà cung cấp sản phẩm thì cần những điều khoản gì để bắt tay ký hợp đồng hợp tác.

- Nhắc đến mục đích chung, lý do thực hiện công việc này. Dựa trên kế hoạch phát triển của doanh nghiệp mình, các yêu cầu và sự đáp ứng của công ty khác có điểm chung không, có phù hợp để quyết định hợp tác hay không.

- Vị trí địa điểm diễn ra các hoạt động liên quan. Nơi lấy hàng từ nhà cung cấp đến kho chứa sản phẩm ở đâu, vị trí đóng gói hàng hóa, giao đến người tiêu dùng như thế nào. Chi phí thuê kho, vận chuyển như thế nào, giao thông di chuyển có thuận lợi hay không.

- Nắm được các mốc thời gian diễn ra hoạt động. Khoảng thời gian vận chuyển hết bao lâu, hạn sử dụng của các sản phẩm như thế nào. Tính toán số lượng bán ra trong một khoảng thời gian để thu lại vốn để có kế hoạch kinh doanh thích hợp. Khoảng thời gian đủ để doanh nghiệp xử lý dòng tiền ra vào.

- Đưa ra các tiêu chuẩn áp dụng vào thực tế. Chất lượng sản phẩm cần phải đạt được những gì khi nhận hàng, tiêu chuẩn hao hụt hàng hóa do hỏng, vỡ là bao nhiêu. Tiêu chuẩn của từng mặt hàng dựa trên tiêu chí chung của thị trường, mỗi loại có tiêu chí khác nhau.

- Thỏa thuận lịch trình diễn ra công việc. Bắt đầu chuyển tiền ra sao, điều kiện để giao hàng, giao ước nên quy định từ trước. Hàng hóa nhận về bộ phận nào có trách nhiệm quản lý, bảo quản ra sao. Quy trình xuất kho bán hàng, đóng gói như thế nào. Nhận lại phản hồi, lợi nhuận từ khách hàng, chi trả cho nhà cung cấp ra sao cần phải làm rõ ở SOW.

- Hình thức thanh toán của doanh nghiệp là gì, có phù hợp với kinh tế của doanh nghiệp không. Đưa ra các đề nghị có lợi cho mình, hạn mức đề ra trong phạm vi chấp nhận được để thỏa thuận với đối tác.

- Hạng mục cần có trong nội bộ doanh nghiệp là gì, làm sao để thực hiện hóa kế hoạch của nhà lãnh đạo, ai là người làm việc, trách nhiệm từng bộ phận ra sao.

- Đánh giá các thành phần tham gia vào hoạt động, những bộ phận, con người ơ rmooix vị trí có vai trò như thế nào, đưa ra tiêu chuẩn đánh giá khả năng làm việc hiệu quả tại mỗi nơi.

- Ngoài ra, những sản phẩm, dịch vụ có đặc thù riêng biệt phải cần thêm những tiêu chí, hạn mức, phạm vi quy định rõ ràng.

3. Lợi ích của SOW trong doanh nghiệp

- SOW được tạo ra nhằm mục đích giao dịch với khách hàng đối tác, có nhiều ý nghĩa chuẩn bị cho doanh nghiệp, sẵn sàng tinh thần đàm phán thuật lợi. Đặt ra những mục tiêu có lợi nhất cho doanh nghiệp và ước tính khả năng có thể chấp nhận được rất cần thiết khi làm việc với đối tác.

Người thực hiện những hoạt động phạm vi cần hiểu biết rất rõ tình hình của doanh nghiệp mình, lợi thế của doanh nghiệp, đưa ra những điều yêu cầu phù hợp với sự phát triển chung. Tạo nên những gợi ý, đóng góp vào quyết định của nhà quản trị.

- Bản thảo phác họa khả năng có thể thực hiện nhiệm vụ của công ty, là điểm tựa cơ sở cho việc có nên chấp nhập các đề nghị, ý kiến của đối tác hay không. Bên đối tác khi thỏa thuận với doanh nghiệp mình cũng sẽ chuẩn bị những SOW phù hợp với họ, bản SOW càng cụ thể càng dễ đạt thỏa thuận chung.

- Thống kê được nguồn lực, tài nguyên, các yếu tố đánh giá khả năng của doanh nghiệp, góp phần đưa ra quyết định, thay đổi kế hoạch, mục tiêu định hướng chung. Đóng vai trò là nơi đưa ra tính khả thi trong cách kế hoạch được đề xuất.

- Là phương tiện tạo ra thước đo độ hiệu quả trong quá trình thực hiện. Khi bộ máy hoạt động của doanh nghiệp đi vào hoạt động, các chuẩn mực được đưa ra từ trước là cơ sở để so sánh với kế quả thực tế, đánh giá lại tiềm năng phát triển của công ty.

- Hạn chế các rủi ro phát sinh không mong muốn khi thực hiện công việc trong kinh doanh. Những tính toán về khả năng có thể bị hao hụt, có chuẩn bị các nguồn lực dự phòng giúp cho dự án không bị trì hoãn, hay gặp nhiều cản trở khi gặp sự cố.

- Phạm vi thực hiện công việc có thể không rõ ràng và cụ thể khi mới được thực hiện, có nhiều vấn đề phát sinh xảy ra. Lặp lại quá trình thực hiện nhiều lần, cải tiến các vấn đề đó giúp doanh nghiệp đi vào giai đoạn tái phát triển dễ dàng hơn.

Tóm lại, SOW là viết tắt của Scope of work có thể hiểu là phạm vi công việc, được hình thành trong giai đoạn cuối cùng của kế hoạch. SOW đem lại nhiều lợi ích cho nhiều bên liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.