Tìm hiểu thông tin về phần mềm quản lý nhân viên từ xa

1. Thông tin cần đảm bảo khi quản lý nhân viên từ xa

Đầu tiên để đảm bảo quá trình trao đổi thông tin công việc giữa người quản lý với nhân viên diễn ra thuận lợi thì cần đáp ứng được yếu tố giao tiếp. Thông qua các kênh giao tiếp, nhân viên sẽ nắm bắt được những đầu công việc họ cần làm hay được hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn.

Các cấp quản lý có thể thông báo kịp thời những thông tin cần giải quyết nhanh chóng đến với nhân viên. Do đó doanh nghiệp cần tạo nên một kênh giao tiếp hiệu quả.

Để đạt được hiệu suất công việc một cách cao nhất thì doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu cụ thể. Quá trình hoạt động kinh doanh có mục tiêu rõ ràng thì tốc độ bao phủ của doanh nghiệp với thị trường mới được cải thiện. 

Đồng thời nhân viên sẽ dựa trên những mục tiêu của doanh nghiệp để tự xác định mục tiêu riêng cho bản thân. Từ đó kế hoạch công việc cũng sẽ được hoàn thành nhanh chóng.

Doanh nghiệp cũng cần thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên. Như vậy nhà quản lý sẽ nắm bắt được nhân viên của mình đang hoàn thành công việc đến đâu và đưa ra các biện pháp thúc đẩy kịp thời. Nhân viên tự nắm bắt được tiến độ công việc và có thêm sự hỗ trợ đắc lực từ ban quản lý mục tiêu công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng và chính xác hơn.

Một điều doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo đó là tính công bằng giữa các nhân viên. Hãy làm cho mỗi nhân viên cảm thấy họ là một phần của doanh nghiệp và được đối xử một cách công bằng. Với những nhân viên có hiệu suất làm việc cao hãy mang đến những phần thưởng xứng đáng để khích lệ tinh thần của họ. Đi kèm với đó là những hình thức kỷ luật rõ ràng.

Làm việc từ xa doanh nghiệp cần đảm bảo về yếu tố bảo mật thông tin. Nhân viên làm việc thông qua hệ thống mạng nên khả năng bị rò rỉ thông tin của doanh nghiệp khá cao. Lúc này những phần mềm với tính bảo mật cao nên được ưu tiên sử dụng để vừa đáp ứng nhu cầu quản lý vừa đảm bảo thông tin của doanh nghiệp được bảo toàn nguyên vẹn.

Xem thêm: App chấm công theo dõi lộ trình qua GPS

2. Lợi ích của việc quản lý nhân viên từ xa

2.1. Công tác nhân sự thuận lợi hơn

Công tác quản lý nhân sự từ xa yêu cầu khá cao về khả năng kiểm soát thông tin và tính minh bạch. Lúc này doanh nghiệp cần đẩy mạnh việc sử dụng các hệ thống phần mềm để hỗ trợ công tác quản lý.

Những buổi họp của doanh nghiệp thường xuyên diễn ra nhưng bạn cũng không cần lo lắng về điều này đâu nhé. Các phần mềm hiện nay sẽ giúp những buổi họp được đơn giản hóa. Những thành viên tham gia cuộc họp không chỉ nghe được âm thanh mà còn nhìn thấy hình ảnh của các thành viên. Vậy là dù chỉ gặp nhau trực tuyến thì các nhân viên cũng không hề có cảm thấy có khoảng cách.

Đội ngũ quản lý nhân sự khi làm việc tại văn phòng thường phải đến tận nơi để kiểm tra nhân viên của mình. Như vậy không chỉ mất thời gian mà đôi khi còn gây ảnh hưởng đến nhân viên đang làm việc. Thông qua hệ thống phần mềm các nhân viên sẽ chủ động cập nhật tình hình thực hiện công việc. Vậy là người làm công tác quản lý không mất quá nhiều thời gian và công sức mà vẫn đem về tính hiệu quả.

2.2. Tăng cao tính hiệu quả trong công việc

Làm việc tại nhà đã mang đến hiệu quả không việc không ngờ. Một nhân viên đã được đào tạo đầy đủ các kỹ năng hoàn toàn có thể đáp ứng được hiệu quả công việc dù không ngồi trực tiếp trên văn phòng. Nếu không gian làm việc tại nhà đảm bảo yên tĩnh thậm chí nhân viên còn không hề bị xao nhãng bởi tiếng ồn của những nhân viên khác như trên văn phòng.

Khi làm việc tại văn phòng nhân viên sẽ phải tuân thủ những quy định của nơi làm việc. Tuy nhiên đôi khi quy định đó lại khiến nhân viên cảm thấy bị kiểm soát và không thể làm việc hết mình. Làm việc từ xa nhân viên không còn bị tác động bởi những quy định đó, chỉ cần tập trung đạt được hiệu quả trong công việc là được. Tâm lý và thời gian làm việc thoải mái sẽ khiến nhân viên tập trung vào công việc, nỗ lực đạt được những mục tiêu đã đề ra và mang tâm huyết đặt vào từng đầu việc.

3. Giới thiệu phần mềm quản lý nhân viên từ xa

Phần mềm quản lý nhân viên từ xa đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho người làm công tác quản lý. Hiện nay có rất nhiều phần mềm được cung cấp nhưng mỗi phần mềm sẽ được thiết kế với đặc điểm riêng phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo một số phần mềm dưới đây.

Phần mềm đầu tiên được nhắc đến với hiệu quả quản lý công việc trực quan đó là Trello. Phần mềm được thiết kế với mục tiêu đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Khi sử dụng phần mềm này bạn sẽ được sử dụng phiên bản miễn phí. Tuy nhiên nếu như bạn muốn sử dụng thêm nhiều tính năng để quản lý nhân viên tốt hơn thì bạn có thể mua thêm các gói dịch vụ.

Phần mềm tiếp theo bạn có thể tham khảo đó là phần mềm quản lý nhân viên Asana. Asana mang những ưu điểm nổi bật như hệ thống giao tiếp hiệu quả, các dự án được theo dõi kịp thời về tiến độ. Asana cũng được đánh giá cao về khả năng tích hợp các tính năng để công việc diễn ra thuận lợi hơn. Tuy nhiên bởi chi phí cho phần mềm khá đắt đỏ nên chúng phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn.

Một phần mềm được các công ty phát triển nền tảng công nghệ ưa chuộng đó là phần mềm Jira. Một trong những tính năng nổi bật của Jira đó là tính năng phân quyền cho nhân viên.

Với sự hỗ trợ của bộ công cụ phát triển bổ trợ, hệ thống cung cấp chi tiết về khả năng phân quyền cho nhân viên. Ngoài ra người dùng có thể tích hợp các chức năng của phần mềm trong quá trình quản lý.

Tuy nhiên để có được hệ thống phân quyền chi tiết thì ban đầu người dùng mất khá nhiều công sức cho việc thiết lập hệ thống. Người dùng cũng cần có thời gian làm quen với phần mềm khá lâu. Thêm vào đó chi phí để sử dụng phần mềm được đánh giá là không hề nhỏ.

Phần mềm quản lý nhân viên từ xa được giới thiệu đến bạn tiếp theo là phần mềm quản lý Base Wework. Đây là phần mềm được xây dựng trên nền tảng Base Platform. Giao diện của phần mềm được xây dựng linh hoạt cho công tác quản lý.

Những tính năng cũng vô cùng đa dạng như tự động xuất các báo cáo, tối ưu về khả năng tích hợp các tính năng. Phần mềm có chi phí sử dụng hợp lý và đảm bảo về nhiều tính năng nên phù hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp.

Như vậy là bạn không chỉ biết thêm những thông tin về lợi ích của phần mềm quản lý nhân viên từ xa mà còn biết những loại phần mềm đang được ưa chuộng hiện nay. Để doanh nghiệp của bạn ngày càng vươn xa hơn, rút ngắn con đường đi đến thành công thì bạn hãy lựa chọn một phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Chúc doanh nghiệp của bạn ngày càng vững mạnh.