Phương pháp và nguyên tắc quản lý nhân viên làm việc từ xa

1. Phương pháp quản lý nhân viên làm việc từ xa

1.1. Phương pháp quản lý thực hiện công việc của nhân viên

1.1.1. Cấu trúc nhân sự rõ ràng

Doanh nghiệp cần xây dựng một cấu trúc nhân sự rõ ràng từ cao xuống thấp và định rõ mối quan hệ, sự liên kết giữa các cá nhân trong cấu trúc nhân sự đó. Từ đó, phân công rõ ràng công việc của mỗi người để không xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc”. Trao quyền quản lý cho các nhân sự đang trực tiếp làm việc để thay mặt điều phối, quản lý chính là cách tốt để đảm bảo được hoạt động quản lý nhân viên làm việc từ xa. 

1.1.2. Xây dựng hệ thống KPI, deadline

Vì quản lý từ xa nên mọi người sẽ chẳng đảm bảo được nhân viên của mình đang làm gì, họ có đang thực sự làm việc hay không, tiến độ công việc của họ như thế nào,... Do đó, việc xây dựng hệ thống KPI theo thời gian định kỳ và thời gian bắt buộc phải hoàn thành công việc cho mỗi người chính là cách kiểm soát tốt nhất hiệu quả làm việc của nhân viên. Đây cũng là cơ sở để những người quản lý có thể đánh giá được quá trình làm việc của các nhân viên trong công ty. 

1.1.3. Đảm bảo máy móc, thiết bị phục vụ công việc

Cần đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc của các nhân viên, tùy theo vị trí công việc mà họ cần phải thực hiện. Ví dụ: mạng internet cho những người làm việc văn phòng cần được đảm bảo không để xảy ra tình trạng mất mạng. Lúc này, những người quản lý không có mặt để xử lý thì sẽ ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc của các nhân viên. 

Doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc khảo sát để biết được nhu cầu của nhân viên về các thiết bị, máy móc, dụng cụ phục vụ cho công việc. Sau đó, xem xét đâu là những đồ dùng cần thiết và đáp ứng khi nhân viên làm việc từ xa. 

1.1.4. Báo cáo công việc định kỳ

Để kiểm soát được quá trình hoàn thành công việc của các nhân viên thì cần yêu cầu nhân viên báo cáo công việc định kỳ, có thể theo ngày, theo tuần hay theo tháng. Thông qua đó, nhà quản lý sẽ xác định được những gì đã được thực hiện, những vấn đề chưa được xử lý, tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp để hoàn thành mục tiêu đó. Việc báo cáo định kỳ cũng giúp cho các nhân viên làm việc chăm chỉ và tự giác hơn. 

1.1.5. Tạo kênh giao tiếp 

Doanh nghiệp cần tạo một kênh giao tiếp chung thông qua mạng xã hội như: zalo, facebook, skype,... để cùng nhau trao đổi các vấn đề trong công việc, cập nhật các thông tin khi cần thiết. Nên sử dụng các ứng dụng dành riêng cho công việc (phải trả phí) để không làm nhân viên bị xao nhãng trong quá trình làm việc. Đồng thời, cũng cần phải có một kênh giao tiếp chính thống để những nhà lãnh đạo có thể đăng tải những thông báo, kế hoạch, các vấn đề quyết định hay nhắc nhở nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. 

1.2. Phương pháp thúc đẩy hoạt động làm việc của nhân viên

1.2.1. Nhắc nhở mục tiêu, định hướng chung của doanh nghiệp

Trong công việc hàng ngày cũng như trong các cuộc họp trực tuyến của doanh nghiệp, những người lãnh đạo, quản lý cần phải nhắc nhở những định hướng của doanh nghiệp để các nhân viên có thể nhớ và làm theo. Tuy nhiên, không cần quá cứng ngắc trong việc nhắc nhở mục tiêu này. 

Ví dụ: Theo như đầu tháng 11/2024, cửa hàng chúng ta đã lên kế hoạch phải đạt được mục tiêu doanh thu trong tháng là sáu trăm triệu đồng. Cho tới thời điểm hiện tại thì chúng ta mới đạt được khoảng hơn năm trăm triệu đồng. Vì vậy, thời gian trong khoảng một tuần nữa. Tôi mong tất cả mọi người đều cố gắng, nỗ lực hơn để chúng ta có thể hoàn thành được mục tiêu đã đề ra, và có thể là vượt mức mục tiêu này. 

1.2.2. Mỗi cá nhân là một mảnh ghép quan trọng của doanh nghiệp

Cần để các nhân viên biết rằng họ là một mảnh ghép, một phần quan trọng trong doanh nghiệp từ các hành động nhỏ nhất. Ví dụ: Trong các cuộc thảo luận hay cuộc họp có thể tag tên nhân viên đó để hỏi về các ý kiến đóng góp, đặt cho họ những cái tên gắn với phòng ban hoặc công việc họ đang thực hiện để phân biệt với các bộ phận khác hoặc cũng có thể là in bảng tên, đồng phục cho nhân viên khi làm việc. 

1.2.3. Quan tâm tới đời sống

Ngoài việc chú tâm vào quản lý công việc thì những người quản lý cũng nên quan tâm tới các vấn đề liên quan đến đời sống của nhân viên như việc. 

Ví dụ: Như trong thời điểm dịch bệnh vừa qua, một số công ty cho phép nhân viên làm việc tại nhà. Họ có thể quan tâm nhân viên bằng cách gửi những phần quà nho nhỏ, là các lương thực thực phẩm thiết yếu hàng ngày để hỗ trợ và chăm lo cho đời sống của nhân viên. Đôi khi chỉ là lời hỏi thăm cũng khiến cho mọi người có động lực làm việc hơn rất nhiều. 

1.2.4. Tiếp thu các ý kiến đóng góp

Việc tiếp thu các ý kiến đóng góp không những thể hiện sự tôn trọng của các nhà lãnh đạo đối với nhân viên mà còn giúp cho doanh nghiệp có thể cải thiện được hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp. Nhân viên chính là những đối tượng trực tiếp thực hiện công việc, họ sẽ có những cái nhìn và đánh giá khách quan nhất về tình trạng hoạt động trong công ty. Nên chắc chắn những đóng góp của họ ít nhiều sẽ mang lại sự phát triển cho công ty. 

1.2.5. Ghi nhận thành tích làm việc

Để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên thì doanh nghiệp cần có chính sách rõ ràng trong chính sách khen thưởng nhân viên trong quá trình làm việc. Tuyên dương những cá nhân có thành tích tốt trong kỳ, khen thưởng bằng vật chất hoặc tạo điều kiện để phát triển thăng tiến trong tương lai. 

2. Những nguyên tắc bất hủ trong quản lý nhân viên từ xa

- Dựa trên sự tin tưởng

Quản lý nhân viên từ xa thực sự rất khó khăn nếu như các nhà lãnh đạo không dành sự tin tưởng cho các nhân viên. Tin tưởng giao việc cho nhân viên mà không cần phải kiểm soát quá nhiều thời gian. Tin tưởng để các nhân viên thấy rằng bản thân mình có giá trị, cần phải thực hiện công việc tốt hơn để xứng đáng với sự tin tưởng đó. 

- Liên lạc thường xuyên

Dựa theo kênh trao đổi công việc chung, các nhân viên và nhà lãnh đạo cần phải thường xuyên cập nhật thông tin và trả lời các thắc mắc nếu cần thiết để không gặp phải rào cản trong suốt thời gian làm việc. 

- Đánh giá dựa trên kết quả
Khi quản lý nhân viên làm việc từ xa, đánh giá nhân viên thông qua thời gian làm việc là hoàn toàn không hiệu quả. Hiệu suất mới chính là căn cứ chính xác nhất phản ánh được trình trạng làm việc của nhân viên. 

3. Kết luận

Trong hai năm dịch bệnh vừa qua, việc tiếp cận và thực hiện việc quản lý nhân viên từ xa vô cùng quan trọng giúp cho doanh nghiệp có thể hoạt động bình thường và ổn định ngay cả khi làm việc tại nhà. Đây cũng là xu hướng mới trong thị trường lao động, giúp cho những nhà quản lý tương lai có thể giảm tải được áp lực công việc, nhất là những người phải quản lý ở nhiều chi nhánh khác nhau hoặc có vị trí địa lý không thuận lợi cho việc quản lý. Các doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các phần mềm quản lý công việc của nhân viên để việc quản lý trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn. 

Trên đây là toàn bộ nội dung về quản lý nhân viên từ xa. Chúc các bạn có thể vận dụng tốt các phương pháp và nguyên tắc để tối ưu hoạt động trong doanh nghiệp.