[Bật mí] Thông báo tiếng anh là gì - Hướng dẫn cách tạo chuẩn xác

1. Khái niệm về thông báo tiếng anh là gì?

Bạn cũng có thể nhận thấy được rằng trong mọi công việc của cuộc sống cũng như quá trình học tập của mỗi chúng ta việc gặp các thông báo là không còn xa lạ. Chỉ là mỗi một thông báo sẽ được sử dụng với mục đích cho sự truyền đạt khác nhau. Có thể là về nội dung của một hoạt động, một mệnh lệnh được đưa ra, đề cập tin tức hay sự việc nào đó diễn ra,...Và ngay đến chính các truyền đạt cũng được áp dụng đa dạng như vậy. 

Có điều mà làm chính nhiều người có sự thắc mắc và coi là vấn đề gặp phải có sự quan tâm tới đó là thông báo tiếng anh bởi chính sự hội nhập mở rộng toàn cầu mà tiếng anh đã được áp dụng cho mọi mặt của cuộc sống. Việc bản thân bạn có sự nắm bắt được ngôn ngữ này sẽ là điều có ích nhất là khi tham gia làm việc tại chính các công ty lớn, tạo điều kiện học tập và mở rộng về cơ hội thăng tiến tại tương lai. Còn nếu thật sự bạn không giỏi thì đó lại là trở ngại dành cho bạn. 

Thông báo tiếng anh là gì thì thực chất chúng ta không thể xác định được hoàn toàn một cách rõ rệt vì bản chất thuật ngữ này có thể viết thành nhiều từ khác nhau. Tùy theo chính trường hợp áp dụng mà chức năng sử dụng từ đồng nghĩa cũng được linh hoạt phù hợp, có thể viết như: Announcement, Notice, Inform, Communique hay Notification, Message,...Nhưng để nhắc tới thuật ngữ viết tắt phổ biến được sử dụng nhiều nhất có lẽ chính là Announcement còn từ đồng nghĩa sẽ được sử dụng cho các trường hợp khác. 

Dù thông báo được hiểu theo tiếng anh hay nghĩa tiếng Việt thì sẽ luôn được dùng với một tính chất bắt buộc với người được nhận, người nhận sẽ cần chú ý và thực hiện theo đúng về nội dung thông báo được đề ra. Mỗi cá nhân và con người tham gia làm việc khi nhận được thông báo dù bất kỳ hình thức nào cũng sẽ luôn cần chú ý tới không được bỏ qua thông báo. Bởi vì đôi khi thông báo không đơn thuần là nhắc nhở mà còn là điều kiện cho việc thưởng đem lại lợi ích cho chính bạn. 

Các doanh nghiệp hiện nay sử dụng các thông báo phổ biến bạn cần biết tới như: thông báo về việc cá nhân cần nghỉ việc, thông báo về cuộc họp quan trọng, thông báo về xử phạt nào đó cũng như mức độ xử phạt đi kèm, thông báo về việc thay đổi giờ làm việc, thông báo mức thưởng tết lễ hay doanh thu, thông báo thêm quy định mới cho nội bộ,...

Việc làm Thư ký-Trợ lý

2. Tại sao cần sử dụng tới thông báo trong doanh nghiệp

Mọi sự hoạt động của doanh nghiệp có thực sự thành công hay không thành công đều có sự đóng góp rất lớn về việc sử dụng thông báo. Và bạn sẽ thắc mắc lý do là tại sao đúng không? 

Rất đơn giản rằng việc thực hiện đưa ra và ban hành các thông báo từ cấp trên đối với cấp dưới của mình sẽ đem lại hiệu quả công việc cao hơn. 

+ Khi thông báo được ban hành giúp các thành viên có thể nhận biết được điều cần thực hiện của mình là gì để từ đó hoàn thành công việc được bàn giao. 

+ Thông báo cho toàn bộ thành viên được biết về quy định có sự thay đổi, mức thưởng đi kèm hay mức phạt cần thiết sẽ sẽ có lợi ích riêng. Một phần về mức thưởng chính là cách để thúc đẩy nhân viên đoàn kết, gắn kết công việc cống hiến hết mình tạo nên năng suất cho làm việc. Mặt khác về mức phạt sẽ là sự răn đe cho chính hành vi sai trái giúp cho kỷ luật của tập thể được đề cao hơn và giảm thiểu được những yếu tố xấu ảnh hưởng đến hiệu quả. 

+ Việc cá nhân thành lập thông báo sẽ được rèn luyện tốt hơn về các kỹ năng hành chính, sửa được lỗi khi sai về chính tả, ngôn ngữ hành văn,...Giúp bạn trở thành một ứng viên làm việc chuyên nghiệp hơn, thành thạo về công việc được giao phó.

+ Việc áp dụng thông điệp bằng tiếng Anh cũng là biện pháp giúp doanh nghiệp, công ty tiếp cận với sự biến đổi của nền kinh tế, bắt kịp xu hướng hội nhập. Nâng cao chính sử dụng ngôn ngữ đa dạng tạo nguồn nhân lực chất lượng với sự cạnh tranh cao hơn trên thị trường quốc tế. 

Có thể thấy được dù chỉ là một văn bản cho việc thông báo những có những ảnh hưởng nhất định và vai trò quan trọng cho mỗi doanh nghiệp làm việc. Vậy nên việc chú ý và mở rộng sử dụng hình thức thông báo này là điều vô cùng quan trọng tác động tới chính thương hiệu trên thị trường. 

Việc làm nhân sự

3. Các hướng dẫn thực hiện một thông báo tiếng anh 

Thông báo tiếng anh đã dần trở thành một phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng và được sử dụng một cách rộng rãi hiện nay. Không chỉ là phương tiện truyền đạt mà còn thể hiện chính sự chuyên nghiệp của người thực hiện. Nhưng đâu sẽ là bố cục cơ bản và cần thiết để thể hiện được sự chuyên nghiệp đó thì chúng ta cùng tìm hiểu ngay dưới đây nhé.

3.1. Cấu trúc cơ bản của một thông báo tiếng anh

Cấu trúc thông báo tiếng anh sẽ bao gồm các phần sau:

+ Chào hỏi - Greeting

+ Câu chào hỏi ban đầu - Opening Comment

+ Giới thiệu - Introduction

+ Nội dung chính - Main Point

+ Kết thúc email - Concluding sentence

+ Chữ ký - Signing Off

3.2. Chi tiết yêu cầu cho cấu trúc

* Chào hỏi - Greeting

Các thông báo tiếng anh sẽ luôn bắt đầu với phần chào hỏi với các cụm từ cấu trúc đi kèm như: Để thể hiện cho sự lịch sự sẽ thường sử dụng cấu trúc “ Dear + Title + Surname”. Còn nếu bạn biết tên người nhận có thể dùng Dear Mr/ Ms và không biết tên người nhận sẽ là Dear Sir/ Madam hoặc đơn giản là một lời cảm ơn gợi ý hay mong về sự gặp lại. 

* Câu chào hỏi ban đầu - Opening Comment

Tại phần này sẽ thường là câu hỏi cho việc hỏi thăm về sức khỏe cũng như tình hình hiện tại của chính người nhận thông báo đơn giản như: How are you? How are things? I hope are you doing...well? Và nếu như đó là một thông báo cho sự hồi đáp thì hãy lựa chọn mở đầu bằng cảm ơn - thanks, thank you for…

* Giới thiệu - Introduction

Mục này sẽ chính là nơi để chúng ta nêu lý do về việc tại sao lại viết và gửi thông báo này. Và tại mục mở đầu cho phần này sẽ tùy theo các trường hợp mà có cách sử dụng khác nhau, thông thường chúng ta có thể sử dụng tới cấu trúc “ I am writing to + verb…”. Việc sử dụng “ I am” sẽ thể hiện sự trang trọng hơn vậy nên đừng nên quá lạm dụng sử dụng viết tắt “ I’am ” nhé. 

Hoặc chính bạn cũng có thể lựa chọn sử dụng cấu trúc thay thế như “ I am writing to + complain, + confirm, + explain, + apologize” hay đa dạng hơn có thể là “I would like to hay I just want to” nếu như không cần quá trang trọng. Cùng đó luôn nhớ rằng cần có sự ngắn gọn và thể hiện được mục đích rõ ràng vì người đọc không có quá nhiều thời gian cho toàn bộ thông báo dài dòng. Sự chính xác tại phần này sẽ chính là cách mà mà người nhận thông báo đánh giá về bạn. 

* Nội dung chính - Main Point

Dù là nội dung chính nhưng cần tới sự ngắn gọn và súc tích, khi có sự thông báo về vấn đề tế nhị, thông báo về việc không tốt thì hãy viết trực tiếp lý do thay vì mở đầu thông báo. Bởi thông báo họ nhận được không mấy dễ chịu có thể bắt đầu “ We regret to inform you hay It is with great sadness that…, After careful consideration we have decided”...

* Kết thúc email - Concluding sentence

Việc bắt đầu thông báo cũng như kết thúc thông báo sẽ luôn cần tới sự tương đồng cần thiết nhất với các mẫu cơ bản bạn cần nắm như cho tôi biết nếu như anh cần thêm thông tin, hãy trả lời email sớm nhé, rất mong muốn nghe tin từ bạn, đừng ngần ngại liên hệ nếu bạn còn thắc mắc,...

Ví dụ “ Let me know if you need anymore; Please get back to me as soon as possible; I look forward to hearing from you soon; Please respond at your earliest convenience,...” 

* Chữ ký - Signing Off

Phần kết thúc cuối sẽ bao gồm tên của chính người gửi thông báo và kèm theo cấu trúc từ đi kèm theo trường hợp về trang trọng hoặc không trang trọng. 

+ Không trang trọng gồm có: Best, Best Wishes, Take care, Bye, Regards.

+ Thể hiện sự trang trọng gồm có: Sử dụng Best Regards hoặc có thể là Warm Regards.

Việc làm thư ký - trợ lý tại Hà Nội

4. Điều cần lưu ý khi thực hiện lập thông báo tiếng anh là gì?

Bạn cũng biết rằng việc lập một thông báo được coi là một kỹ năng cần thiết đối với các ứng viên khi nhà tuyển dụng lựa chọn nhân tài cho mình. Vậy nên ngoài việc cần nắm rõ về thông báo này là gì, cách thực hiện viết thông báo ra sao thì bạn cũng nên nắm bắt cả về những chú ý tối thiểu cần đến cho một thông báo thật sự perfect. 

Điều cần chú ý khi thực hiện thông báo tiếng anh để diễn đạt đúng điều cần truyền tải là gì?

+ Có lẽ đầu tiên đó chính là sự đa nghĩa của tiếng anh và bạn cần có sự chọn lọc từ ngữ thật chuẩn xác tránh việc dùng từ đa nghĩa gây hiểu nhầm về mục đích truyền đạt. Ví dụ khi bạn sử dụng cho việc truyền tải thời gian nghỉ lễ, đừng sử dụng nghĩa “khoảng” mà hãy xác định về “từ…đến…” cụ thể rõ ràng. 

+ Dù bạn là sinh viên mới ra trường hay người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực việc lập thông báo sẽ luôn có những sai sót đặc biệt cần chú ý tới việc sai chính tả, sai ngữ pháp là điều cần tránh. Việc sau khi viết xong cần rà soát lại nhiều lần về độ chính xác sẽ giúp bạn không bị “bắt bẻ” từ cấp trên hay bị trách móc sự thiếu tôn trọng từ khách hàng. 

+ Mẫu thông báo luôn cần tới sự ngắn gọn, súc tích cho việc truyền đạt ý tạo sự trôi chảy cho người đọc sẽ là công việc cần thiết cho nhân viên hành chính giấy tờ. Vậy nên hãy chuẩn bị thật tốt khi viết về một thông báo. 

Mong rằng mọi thông tin trên đây của work247.vn đã giúp ban hiểu rõ nhất về thông báo tiếng anh là gì. Hy vọng mọi điều chia sẻ sẽ giúp bạn hoàn thành một thông báo đúng chuẩn và đáp ứng về yêu cầu được đề ra.