Tờ trình tiếng Anh là gì? Cách để viết tờ trình đúng chuẩn

1. Tìm hiểu định nghĩa thông dụng của tờ trình

Trong tiếng Anh, từ tờ trình được dịch nghĩa từ từ Report, ý chỉ một loại giấy tờ/ văn bản có nhiệm vụ trình bày, dùng trong trường hợp con người muốn gửi đề xuất về một hoạt động, một chủ trương, phương án, giải pháp hay công trình nào đó lên các cơ quan quản lý có thẩm quyền xem xét, phê chuẩn. Đúng với cách gọi tên “tờ trình”, ý thể hiện của hành động trình bày, trình báo, tường trình lại.

Nói một cách cụ thể hơn, thì đây là một văn bản sử dụng trong nội bộ của các doanh nghiệp, các cơ quan nói chung, nhưng thực chất lại có phạm vi sử dụng phổ biến nhất tại cơ quan Nhà nước với mục đích vừa nêu ở trên. Việc viết ra một tờ trình không phải là chuyên quá khó khăn nhưng cũng không phải dễ dàng vì nó đòi hỏi người viết một số yêu cầu nhất định, trong đó có quy định về việc đảm bảo hình thức chung của một văn bản hành chính Nhà nước, phải có đầy đủ các yếu tố Quốc hiệu – tiêu ngữ, tên văn bản và nội dung văn bản tờ trình,… Về nội dung cụ thể ra sao, chúng ta sẽ bàn luận kỹ hơn ở phía bên dưới.

2. Đối tượng nào có thể sử dụng tờ trình?

Dựa vào định nghĩa trên chúng ta sẽ xác định được đối tượng có thể sử dụng tờ trình là ai. Theo quy tắc tờ trình thì nó dành cho những người cấp dưới hoặc viết bởi chính người thực hiện hành động, hoặc chứng kiến và tham gia trong sự việc nào đó để trình bày lại toàn bộ nội dung đã xảy ra. Qua đó xin ý kiến của cấp trên thỏa mãn một nội dung mong muốn nào đó.

Tờ trình có thể dùng ở rất nhiều hoàn cảnh, phạm vi như trong các công ty, đơn vị, các tổ chức, cơ quan chức năng. Nhưng tờ trình vẫn được dùng phổ biến nhất trong các hoàn cảnh như giới thiệu nhân sự cần tờ trình trình lên ban giám đốc. Điều này có nghĩa là, tờ trình được sử dụng khá phổ biến trong mọi hoạt động của cuộc sống thường nhật, khi chúng ta có nhu cầu trình bày điều gì đó lên cơ quan hay đối tượng cấp cao hơn.

Việc làm công chức - viên chức

3. Trong tờ trình bao gồm những nội dung gì?

Dù có cùng mục đích trình bày, trình báo nhưng do có nhiều sự việc khác nhau, hoàn cảnh cần trình bày khác nhau cho nên kéo theo có rất nhiều mẫu tờ trình khác nhau để phục vụ cho từng hoàn cảnh cụ thể riêng. Vậy liệu sự khác nhau đó có làm cho nội dung của tờ trình cũng trở nên khác biệt ở mỗi loại?

Thực chất tất cả các tờ trình đều có chung những nội dung bắt buộc sau đây:

- Quốc hiệu – Tiêu ngữ

- Tên tờ trình

- Vấn đề chính cần trình bày trong tờ trình

- Nội dung, lý do viết

- Thông tin đề xuất, kiến nghị

- Trình bày mong muốn được đáp ứng nguyện vọng

- Lời cam kết và chữ ký của người viết tờ trình

Việc làm thẩm định

4. Hướng dẫn bạn cách viết tờ trình đảm bảo đúng quy chuẩn

Để đảm bảo tờ trình của mình được chấp nhận khi gửi đến các cơ quan có thẩm quyền, bạn hãy chắc chắn thực hiện theo đúng các quy chuẩn dưới đây nhé.

4.1. Những yêu cầu khi viết tờ trình

Có 4 yêu cầu quan trọng bạn cần lưu ý trước khi đặt bút viết tờ trình. Đó là:

- Phân tích xem vấn đề cần trình bày có thực sự mang tính cấp thiết cần được xử lý, giải quyết hay không

- Các chủ đề muốn được phê chuẩn cần được nêu cụ thể, rõ ràng

- Đưa ra những kiến nghị hợp lý

- Nêu ra các phương án khả thi muốn đề xuất xử lý

4.2. Bố cục của tờ trình cần trình bày như thế nào?

Cũng giống như những văn bản hành chính khác, tờ trình có bố cục 3 phần:

- Phần 1: Đưa ra lý do viết tờ trình

- Phần 2: Nêu nội dung của những vấn đề muốn đề xuất, bao gồm những phân tích, phương án, các dẫn chứng chứng minh phương án đề xuất là khả thi.

- Phần 3: Đề xuất kiến nghị với cấp trên như muốn được nhận hỗ trợ, muốn được đảm bảo về mặt vật chất. Đưa ra yêu cầu được phê chuẩn đề xuất đó như việc xin cấp trên phê duyệt phương án bạn dã chứng minh là khả thi.

4.3. Sử dụng kỹ thuật viết tờ trình

Trong phần đầu tiên, khi bạn giải thích lý do viết tờ trình, hãy sử dụng ngôn từ khách quan và thể hiện rõ hoàn cảnh thực tế.

Tiếp theo đến phần đề xuất các giải pháp, bạn nên sử dụng cách hành văn và ngôn ngữ mang tính thuyết phục cao, trình bày một cách  rõ ràng, cụ thể. Lối phân tích chung chung và cách hành văn khó hiểu nên tránh tuyệt đối. Đồng thời cũng đưa ra những lợi ích, phân tích các khó khăn sẽ gặp phải nếu như thực hiện theo phương án đề xuất. Cũng không nên đưa ra những nhận xét mang tính thiên vị, chủ quan.

Đối với kiến nghị được đưa ra, đó cần là những kiến nghị xác đáng và được trình bày bởi văn phòng nhã nhặn, lịch sự. Nội dung đề xuất có thể hiện rõ tính chất khả thi với cách đưa luận chứng chặt chẽ thì tờ trình của bạn mới có thể tạo ra được niềm tin lớn đối với các cơ quan phê duyệt. Bản tờ trình của bạn cũng có thể kèm theo những phụ lục để làm minh họa chi tiết phương án mà bạn đề xuất trong nội dung tờ trình.

Như vậy, để viết được tờ trình, hãy ghi nhớ một số yêu cầu trình bày sau:

- Xây dựng bố cục tờ trình hợp lý và đầy đủ 3 phần

- Sử dụng văn phong đồng nhất, ngôn ngữ đơn nghĩa, dễ hiểu

- Thông tin đưa trong tờ trình cụ thể, chính xác và thuyết phục

- Trong tờ trình có thể đính kèm tài liệu vì như vậy giúp tờ trình có độ thuyết phục vì đáng tin cậy hơn.

Việc làm nhân sự

5. Có những mẫu tờ trình phổ biến nào đang được sử dụng?

Với mục đích tường thuật, trình bày lại các vấn đề đã xảy ra và nêu đề xuất giải quyết, người ta dựa vào nội dung, mục đích của việc trình bày lại sự việc để phân loại tờ trình. Theo đó có rất nhiêu loại tờ trình phục vụ những nội dung, mục đích khác nhau. Để dễ dàng sử dụng khi cần thiết, trong nội dung này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về một số tờ trình phổ biến.

5.1. Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự công ty

Trong trường hợp công ty bạn có nhân sự đến làm việc đột xuất để kịp thời bổ sung cho đội ngũ của mình, với tư cách là người quản lý, bạn cần phải viết một tờ trình về sự việc này để gửi lên cấp trên. Mục đích của việc viết tờ trình bổ sung nhân sự là để báo cáo tình hình thay đổi nhân sự đang diễn ra, tạo sự rõ ràng có sự thừa nhận của người có thẩm quyền để tránh những rắc rối về mặt pháp lý về sau.

Nếu đang cần sử dụng tờ trình bổ sung nhân sự công ty, bạn hãy tải mẫu bên dưới đây nhé:

MẪU TỜ TRÌNH BỔ SUNG NHÂN SỰ.pdf

5.2. Mẫu tờ trình xin kinh phí

Đây cũng là một văn bản tờ trình được sử dụng phổ biến vì ở doanh nghiệp nào cũng có bộ máy tổ chức rõ ràng, khi các bộ phận cần đề xuất hỗ trợ kinh phí từ phía tổng công ty hoặc từ tổng giám đốc hay người có quyền quyết định đối với nguồn ngân sách công ty thì sẽ phải viết tờ trình. Liên quan đến việc xin hỗ trợ kinh phí, dù là nhu cầu thiết yếu mà dường như phòng ban, bộ phận nào cũng cần nhưng không phải dễ thực hiện. Để việc này thành công, người viết tờ trình cần biết cách viết để thuyết phục hiệu quả người tiếp nhận. Vì vậy hãy đưa ra những khoản chi tiêu rõ ràng, hợp lý, không nêu bất cứ khoản kinh phí nào mập mờ. Đồng thời nêu kèm theo cả mục đích sử dụng của khoản kinh phí hỗ trợ.

MẪU TỜ TRÌNH XIN KINH PHÍ.pdf

5.3. Mẫu tờ trình điều động cán bộ nhân viên

Mục đích của mẫu tờ trình này là trình bày về việc điều động nhân sự chuyển từ đơn vị này sang làm việc tại đơn vị khác. Trong từ trình điều động nhân sự này cần chú ý đưa các thông tin sau đây:

- Người nhân sự được điều động công tác đó là ai? Giữ chức vụ hiện tại là gì?

- Đơn vị được đề xuất chuyển tới là đơn vị nào? Sẽ được giữ chức vụ gì ở đó?

- Lý do điều động

- Thời gian điều động

Khi cần sử dụng tờ trình điều động cán bộ ở công ty, bạn hãy tải biểu mẫu dưới đây về và sẵn điền nội dung theo mẫu:

MẪU TỜ TRÌNH ĐIỀU ĐỘNG CÁN BỘ.pdf

6. Phân biệt tờ trình với công văn

Mặc dù tờ trình và công văn đều là văn bản được dùng trong nội bộ của các doanh nghiệp thế nhưng rõ ràng đây là hai văn bản hoàn toàn khác nhau không ai có thể phủ nhận điều đó. Nhưng làm thế nào để phân biệt một cách rõ ràng hia văn bản này để tránh sử dụng nhầm lẫn, râu ông nọ cắm cằm bà kia? Hãy đọc ngay những thông tin chia sẻ ngay sau đây, bạn sẽ nhận ra sự khác biệt rõ ràng nhất của hai loại văn bản phổ biến này.

 Như vậy, bài viết đã cung cấp đến bạn đọc những thông tin có liên quan đến tờ trình. Ngoài việc bổ sung thêm từ vựng ngoại ngữ qua sự khám phá tờ trình tiếng Anh là gì, bài viết này còn giúp bạn củng cố rất nhiều kiến thức về văn bản. Qua đây, chúng ta sẽ biết cách sử dụng tờ trình đúng mục đích và hoàn cảnh hơn.