Xuất hóa đơn đỏ là gì? Tất cả những vấn đề liên quan tới xuất hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ là một trong những chứng từ kế toán vô cùng quan trọng, là minh chứng cho các nghiệp vụ mua bán phát sinh thực tế tại công ty. Vậy  khi nào thì cần xuất hóa đơn đỏ? Các quy định xoay quanh nghiệp vụ này là như thế nào? Hãy cùng tôi đi sâu vào nghiên cứu và tìm hiểu để có thể hiểu rõ hơn về công việc kế toán này.

Việc làm kế toán

1. Trả lời cho xuất hóa đơn đỏ là gì?

Trước khi trả lời cho câu hỏi xuất hóa đơn đỏ là gì, hãy cùng tôi tìm hiểu về khái niệm hóa đơn đỏ.

Hóa đơn đỏ là được coi là một chứng từ kế toán gốc, phản ánh việc giao dịch mua bán của hai bên công ty. Chứng từ này có thế được doanh nghiệp đặt in hoặc mua tại cơ quan thuế trên địa bàn. Ngoài ra, hóa đơn đỏ cũng có thể được doanh nghiệp tự in nếu doanh nghiệp đáp ứng đủ các yêu cầu của Bộ tài chính.

Kế toán là một trong những việc làm có nhu cầu tuyển dụng phổ biến nhất hiện nay. Nếu bạn đang tim viec làm kế toán, hành chính văn phòng...hãy truy cập ngay work247.vn nhé.

Hóa đơn đỏ sau khi được đặt in phải được đăng ký phát hành hóa đơn mới được đưa vào sử dụng. Trên hóa đơn này sẽ phản án đầy đủ mã số thuế, tên công ty của cả hai bên bán và bên mua đồng thời phản ánh cả ngày phát sinh nghiệp vụ, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng hàng hóa , đơn giá, thành tiền, thuế suất và tổng trị giá cần thanh toán.

Việc xuất hóa đơn đỏ chính là viết hoặc in kim  tất cả những thông tin cần thiết lên hóa đơn vào đúng ngày phát sinh nghiệp vụ bán hàng và giao liên đỏ cho khách hàng. Khi xuất hóa đơn, kế toán nên cẩn thận, tránh sai sót. Trong trường hợp phát hiện sai sót nhưng chưa giao cho khách hàng, hãy viết lại hóa đơn mới và kẹp hóa đơn cũ vào cuống theo đúng quy định.

Xuất hóa đơn đỏ là một trong những công việc thường ngày của kế toán, đặc biệt là các kế toán bán hàng tại công ty có lượng khách hàng lớn . Đối với các kế toán đã có kinh nghiệm, xuất hóa đơn đỏ là một công việc đơn giản.

Tuy nhiên, đối với các bạn sinh viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm tiếp xúc hóa đơn chứng từ, rất dễ nhầm lẫn khi xuất hóa đơn giao cho khách.  Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những quy định liên quan đến hóa đơn đỏ để giảm thiểu những sai sót trong quá trình làm việc.

2. Một số quy định khi xuất hóa đơn đỏ

Để hóa đơn đỏ xuất cho khách là hợp lý, hợp lệ, không ảnh hưởng tới quá trình kê khai, kế toán cần phải làm việc tuân thủ theo những luật lệ quy định trong luật thuế và luật kế toán về hóa đơn.

2.1. Xuất hóa đơn đỏ đảm bảo nguyên tắc đúng thời điểm

Đối với các doanh nghiệp thông thường, khi có sự chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa với người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa, kế toán phải xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng. Thời điểm lập hóa đơn được phản ánh bằng ngày tháng ghi trên hóa đơn.

Đối với các mặt hàng như điện, nước sinh hoạt, thời điểm xuất hóa đơn chậm nhất không quá bảy ngày kể từ ngày tổng kết chỉ số điện, nước tiêu dùng .

Ngoài ra đối với một số các mặt hàng khác, các bạn có thể tham khảo thêm về thời điểm xuất hóa đơn tại điều khoản 2a, điều 12, thông tư 39/2024/TT-BTC.

Một thuật ngữ, một khái niệm liên quan đến thuế nước ngoài. Nếu bạn quan tâm hãy tìm hiểu ngay FCT là gì? với  những chia sẻ chính xác và thường xuyên cập nhật bởi work247.vn nhé. 

2.2. Xuất hóa đơn đỏ đảm bảo nguyên tắc trung thực, chính xác

Đây là một trong những nguyên tắc kế toán vô cùng quan trọng khi xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng. Chỉ khi có phát sinh việc chuyển giao, mua bán, kế toán mới xuất hóa đơn đồng thời các thông tin , số tiền, hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải đảm bảo chính xác.

Trong trường hợp kế toán thực hiện xuất hóa đơn khống hoặc có các hành vi mua bán hóa đơn sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc làm của mình. Hình phạt nhẹ thì sẽ ở mức phạt hành chính, nặng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Việc làm luật - pháp lý

2.3. Xuất hóa đơn đỏ phải đảm bảo có chữ ký và dấu hợp lệ

Hóa đơn chỉ có giá trị khi không có sai sót, không tẩy xóa và có đầy đủ dấu và chữ ký. Các bạn kế toán khi xuất hóa đơn, cần xin chữ ký của thủ trưởng đơn vị và đóng dấu đỏ theo đúng quy định. Trong trường hợp bán hàng qua điện thoại, các bạn cần đóng dấu bán hàng qua điện thoại vào phần chữ ký người mua hàng.

2.4. Xuất hóa đơn đỏ phải đảm bảo nguyên tắc về số hóa đơn

Hóa đơn xuất ra phải đảm bảo theo trình tự ngày tháng. Sau khi giao hóa đơn đỏ cho khách hàng, kế toán sẽ giữ lại hai liên là liên trắng và liên xanh. Liên trắng sẽ được kẹp tại cuống, liên xanh dùng để đóng chứng từ, lưu nội bộ.

3. Các cách xử lý sai sót khi xuất hóa đơn đỏ

Các bạn kế toán có thể tham khảo một số cách xử lý khi có sai sót trong quá trình xuất hóa đơn đỏ như sau.

Trường hợp hóa đơn xuất sai nhưng chưa xé ra khỏi cuống, kế toán chỉ cần gạch chéo cả ba liên và lưu hóa đơn viết sai tại cuống của quyển hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng, kế toán cũng gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai, lưu các hóa đơn này tại cuống bằng kẹp ghim hoặc lưu riêng tại một file để dễ giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu và xuất hóa đơn mới cho khách hàng.

Trường hợp hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống, đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế, kế toán cần tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn, xuất hóa đơn mới cho khách hàng. Hóa đơn thu hồi lưu riêng để dễ theo dõi. Khi kê khai thuế, kế toán cần phải kê khai theo hóa đơn xuất đúng.

Trong trường hợp phát hiện sai sót khi đã kê khai thuế cho hóa đơn, trong trường hợp sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất,.. kế toán cần tiến hành các bước như sau:

·         Lập biên bản xác nhận sai sót , mỗi bên giữ một bản có ký, đóng dấu đầy đủ

·         Xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót vào thời điểm hiện tại, nếu sai cao hơn lập hóa đơn điều chỉnh tăng, nếu sai thấp hơn lập hóa đơn điều chỉnh giảm

( Lưu ý trong hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng/ giảm cho số tiền, hàng hóa, tiền thuế,… cho hóa đơn nào vào ngày bao nhiêu)

Sau khi đã xuất hóa đơn điều chỉnh, cả hai bên trong kỳ kế toán cần kê khai cả thuế và nhớ đánh dấu để giải trình với cơ quan thuế sau này.

Trong trường hợp phát hiện sai sót nhưng các thông tin sai sót không ảnh hưởng tới số thuế phải nộp trong kỳ, kế toán tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót. Lưu ý kẹp biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh vào hóa đơn viết sai trước đó để thuận tiện cho việc giải trình khi có thanh tra, quyết toán.

Việc làm kế toán tại Hà Nội

4. Những rủi ro khi kế toán mua hóa đơn đỏ

Không hiếm các chủ doanh nghiệp yêu cầu kế toán phải đi mua hóa đơn đỏ để giảm chi phí thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước. Điều này có nên hay không? Hệ lụy của việc mua hóa đơn đỏ là như thế nào?

>> Trong năm 2020 đã có nhiều quy định mới được sửa đổi, bổ sung trong luật lao động về mức lương cơ bản của người lao đông. Xem ngay thông tin lương cơ bản 2020 của work247.vn để biết thêm chi tiết, chính xác.

Thực chất, việc đi mua hóa đơn đỏ là vi phạm quy định của luật thuế và luật doanh nghiệp. Nếu kế toán có thể “qua mắt” được cơ quan thuế, coi như doanh nghiệp sẽ được khấu trừ khoản thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn đồng thời được giảm trừ một khoản chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Nhưng nhìn vào mặt khác của vấn đề, khi việc mua bán bị phát hiện, những rủi ro doanh nghiệp phải đối mặt và các hình thức phạt có thể sẽ cao hơn rất nhiều so với cái lợi trước mắt.

Trước tiên, tôi xin bàn đến chi phí đi mua hóa đơn. Thông thường, công ty sẽ phải bỏ ra 5-10 % giá trị hóa đơn đỏ để có thể mua chúng. Với số tiền này, cũng gần tương đương với số thuế GTGT được khấu trừ. Chưa kể  đến việc, nếu hóa đơn các bạn mua lại là hóa đơn của các doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn, các bạn thậm chí sẽ phải làm việc với công an kinh tế để giải quyết vấn đề. Rõ ràng là lợi bất, cập hại.

Thứ hai, việc mua hóa đơn sẽ khiến cho các chỉ tiêu về hàng tồn kho của các bạn có vấn đề, số lượng tồn kho sẽ tăng cao bất thường so với những năm trước, có nhập vào nhưng không có xuất ra, chắc chắn sẽ đặt một dấu hỏi chấm trong đầu những kiểm toán viên hoặc các nhân viên quản lý thuế.

Như vậy, lợi ích giảm chi phí chưa thấy đâu, chỉ thấy nguy cơ bị cơ quan thuế “sờ gáy” và mất một khoản tiền cho việc mua bán tương đương với chi phí được khấu trừ, rõ ràng, việc mua hóa đơn đỏ không phải là giải pháp hay cho các doanh nghiệp.

Việc làm kế toán tại Hồ Chí Minh

Bài viết trên đây là lời giải đáp cho câu hỏi xuất hóa đơn đỏ là gì và giúp các bạn tìm hiểu một số vấn đề liên quan đến hóa đơn. Hy vọng có thể đem lại những thông tin hữu ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công với nghề kế toán và nhanh chóng được đề bạt lên những vị trí cao hơn!