[Cập nhật] Mẫu bảng lương mới nhất bạn không nên bỏ qua!
Tác giả: Trần Mai Phương 20-04-2024
Tính lương và lập mẫu bảng lương bằng excel có lẽ là công việc đã vô cùng quen thuộc đối với những người làm kế toán. Vậy cụ thể mẫu bảng lương doanh nghiệp bao gồm những nội dung gì?
1. Một số lưu ý về lập mẫu bảng lương
1.1. Lập mẫu bảng lương dựa trên căn cứ nào?
Để có thể lập một mẫu bảng lương Bộ Tài Chính chuẩn và tính lương chính xác nhất cho nhân viên thì những người sử dụng lao động và cả người lao động đều phải dựa vào những điều khoản đã được quy định trong hợp đồng đã đưa ra cùng với bảng chấm công trên thực tế của mỗi nhân viên. Ngoài ra thì khi lập mẫu bảng lương đầy đủ cho nhân viên, người kế toán cũng cần phải dựa vào một số yếu tố dưới đây:
- Lập mẫu bảng lương đơn giản nhất cần có các báo cáo, các phiếu xác nhận chính xác nhất về lượng công việc đã hoàn thành, số lượng các sản phẩm mà nhân viên đó làm được (yếu tố này làm căn cứ cho những doanh nghiệp tính lương cho nhân viên theo doanh thu sản phẩm).
- Lập mẫu bảng lương cũng cần phải phụ thuộc vào những quy chế của doanh nghiệp về mức lương, thưởng cùng các khoản trợ cấp (nếu có).
- Người kế toán khi lập mẫu bảng lương cũng cần phải dựa vào mức lương tối thiểu của vùng đó như thế nào, quy định về mức lương phải trả cho người lao động ra sao?
- Việc lập mẫu bảng lương chuẩn cũng cần phải căn cứ cả vào những tỷ lệ trích ra của các khoản theo lương của mỗi người như là khoản tiền để đóng bảo hiểm xã hội.
- Ngoài ra thì để lập mẫu bảng lương cần phải dựa vào mức lương mà doanh nghiệp chi trả cho các khoản đóng bảo hiểm của nhân viên như thế nào?
1.2. Các hình thức trả lương được áp dụng hiện nay
Hiện nay, các doanh nghiệp hoạt động dựa trên nhiều lĩnh vực khác nhau, theo đó thì việc áp dụng các hình thức trả lương cho nhân viên cũng có sự khác nhau, tuy nhiên thì hầu hết đều tính theo 1 trong 3 hình thức phổ biến sau:
- Trả lương theo thời gian với 2 cách là:
+ Tổng lương nhân viên = [(lương cơ bản + phụ cấp) / số ngày công theo quy định doanh nghiệp]*số ngày thực tế nhân viên đi làm.
Và trong đó thì số ngày công của nhân viên theo quy định của doanh nghiệp chính là tổng số ngày trong 1 tháng – số ngày nghỉ theo quy định của nhà nước.
+ Cách tính lương khác theo thời gian được các doanh nghiệp áp dụng đó chính là chọn một con số cố định và chuẩn nhất về ngày công để tính lương, các doanh nghiệp hiện nay thường lấy 26 ngày để tính. Và khi đó các doanh nghiệp sẽ tính lương cho nhân viên theo công thức như sau:
Tổng lương của nhân viên = [(mức lương cơ bản + các khoản phụ cấp) / 26]*số ngày thực tế mà nhân viên có đi làm.
- Trả lương cho nhân viên theo hình thức khoán hay còn được hiểu là cách tính lương cho nhân viên theo khối lượng của công việc và số lượng các sản phẩm nhân viên đạt được trong khoảng thời gian nhất định. Và nếu áp dụng theo phương pháp này thì doanh nghiệp có thể tính lương cho nhân viên dựa vào thời gian làm việc của họ hoặc là theo sản phẩm đều được. Và điều cần lưu ý ở đây chính là doanh nghiệp cần phải đưa ra một tỷ lệ nhất định về đơn giá khoán sao cho phù hợp nhất với các nhân viên của mình.
Tổng lương của nhân viên = mức lương khoán theo quy định của doanh nghiệp*mức độ hoàn thành khối lượng công việc của nhân viên được giao trong khoảng thời gian nhất định.
2. Cách lập mẫu bảng lương mới nhất 2020 trên excel
Mẫu bảng lương excel theo quy định mới nhất 2020 bao gồm đầy đủ những thông tin sau đây và cấu trúc này có thể áp dụng cho các loại bảng lương như mẫu bảng lương 1 tháng, mẫu bảng lương 3 tháng,...
- Cột đầu tiên cần có chính là số thứ tự của các nhân viên trong một bộ phận hay cả doanh nghiệp.
- Cột tiếp theo là họ và tên của các nhân viên – theo đó người kế toán sẽ cần phải liệt kê toàn bộ tên của các nhân viên cần tính lương và để đảm bảo sự khách quan, rõ ràng, tránh nhầm lẫn nếu như có nhiều người trùng tên thì người kế toán sẽ cần phải phân chia bảng lương theo từng bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp.
- Cột kế tiếp là số ngày công thực tế của nhân viên – đó là số ngày mà nhân viên có đi làm và số ngày đó sẽ được lưu lại trong máy chấm công hay bảng chấm công được phòng nhân sự quản lý.
- Sau đó là cột lương chính thức (lương cơ bản) của nhân viên – đây là mức lương đã được thỏa thuận giữa nhân viên và doanh nghiệp, được ghi rõ ràng trong hợp đồng lao động và có thể sẽ điều chỉnh nếu tăng lương. Đây là mức lương chưa bao gồm các khoản về thưởng, phạt, phụ cấp,..., đồng thời việc đưa ra mức lương cơ bản ở các doanh nghiệp dành cho nhân viên cũng tuyệt đối không được phép thấp hơn so với mức lương tối thiểu của vùng doanh nghiệp đang hoạt động theo quy định của nhà nước.
- Cột tiếp theo là tổng lương thực tế - đây là mức lương được tính theo ngày đi làm dựa trên bảng chấm công của nhân viên.
- Cột sau đó là các khoản phụ cấp cho nhân viên và đã được quy định rõ ràng trong hợp đồng lao động. Mức phụ cấp sẽ tùy vào từng doanh nghiệp mà đưa ra các con số khác nhau như là phụ cấp về xăng xe, tiền điện thoại, tiền ăn trưa,...
- Sau đó là cột tổng thu nhập bao gồm có tổng lương cơ bản + các khoản phụ cấp của nhân viên.
- Số tiền thưởng/phạt của nhân viên hàng tháng cũng cần được ghi lại rõ ràng trong mẫu bảng lương chi tiết.
- Số tiền trích ra để đóng bảo hiểm của người lao động khi làm việc tại doanh nghiệp cũng cần được ghi vào mẫu bảng lương nhân viên.
- Sau đó là cột số tiền tạm ứng – đây là khoản tiền mà nhân viên đã ứng trước để phục vụ cho một số nhiệm vụ do doanh nghiệp yêu cầu cũng như lo việc cá nhân và kế toán sẽ cần kê khai trong mẫu bảng lương để trừ đi.
- Cuối cùng là lương thực lĩnh của nhân viên sau khi đã cộng, trừ tất cả các khoản có liên quan theo công thức là:
Tổng lương thực lĩnh của nhân viên = tổng số lương thực tế + các khoản tiền thưởng + các khoản phụ cấp – các khoản tiền bảo hiểm – trừ đi số tiền phạt – trừ đi số tiền tạm ứng (nếu có).
Đối với một mẫu bảng lương cá nhân chuẩn nhất cần thể hiện được đầy đủ những thông tin trên và người kế toán khi thực hiện trên excel cần phải phân chia thành các cột và sắp xếp các mục cụ thể, rõ ràng, hợp lý nhất. Và tùy vào từng doanh nghiệp mà có cách áp dụng mẫu bảng lương của doanh nghiệp tư nhân để thanh toán cho nhân viên khác nhau, có thể là tạo mẫu bảng lương thanh toán qua ngân hàng hoặc thanh toán tiền mặt cho nhân viên.
Như vậy mẫu bảng tính lương bằng excel chuẩn cần có đầy đủ các thông tin liên quan đến quyền lợi của nhân viên bao gồm mẫu bảng lương bảo hiểm xã hội, mẫu bảng lương có phụ cấp, mẫu bảng lương công nhật, mẫu bảng lương có tính thuế TNCN,... và rất nhiều các yếu tố khác mà người kế toán cần lưu ý.
Bạn có thể tham khảo và tải mẫu bảng lương 2020 excel hoặc bảng thanh toán tiền lương 02-lđtl bản word dưới đây:
3. Hướng dẫn cách tính lương nhanh nhất trên excel
3.1. Tra cứu thông tin nhân viên trên excel
Đối với một nhân viên kế toán thì để tính lương cũng như lập được mẫu bảng lương 3P excel chuẩn thì trước hết cần phải nắm được toàn bộ thông tin của nhân viên. Theo đó, bạn có thể sử dụng công cụ thông dụng nhất hiện nay là excel để tra cứu thông tin như sau:
- Sử dụng hàm VLOOKUP để truy vấn và tìm kiếm các thông tin của nhân viên và đối tượng được tìm kiếm sẽ được thể hiện ở cột đầu tiên tính từ phía bên trái của bảng tìm kiếm.
- Sử dụng kết hợp 2 hàm INDEX + MATCH để tìm kiếm thông tin của nhân viên một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn rất nhiều mà không bị giới hạn các yếu tố về cấu trúc tìm kiếm.
3.2. Một số hàm xử lý về thời gian trên excel
Việc tìm kiếm cũng như xử lý các thông tin về thời gian trên excel hiện nay cũng khá hữu ích và tiện lợi giúp cho các nhân viên kế toán có thể tạo mẫu bảng lương cá nhân hàng tháng và tính lương cho nhân viên nhanh chóng hơn qua các hàm như là:
- Sử dụng hàm DATE để tạo ra 1 giá trị ngày tháng nào đó xác định một cách rõ ràng, chính xác nhất theo năm, tháng, ngày.
- Sử dụng hàm YEAR để qua đó có thể theo dõi số năm của 1 giá trị ngày tháng cụ thể.
- Sử dụng hàm MONTH để qua đó có thể theo dõi số tháng của 1 giá trị ngày tháng cụ thể.
- Sử dụng hàm DAY để qua đó có thể theo dõi số ngày của 1 giá trị ngày tháng cụ thể.
- Sử dụng hàm HOUR để qua đó có thể theo dõi số giờ của 1 giá trị thời gian cụ thể.
- Sử dụng hàm MIN để qua đó có thể theo dõi số phút của 1 giá trị thời gian cụ thể.
3.3. Công thức chấm công cho nhân viên trên excel
Hiện nay, để đảm bảo việc tính lương chính xác cho nhân viên thì các nhân viên kế toán có thể sử dụng các công thức trên excel sau đây để tính lương và lập mẫu bảng lương công ty:
- Áp dụng công thức COUNTIF để đếm số ký hiệu cụ thể trong bảng chấm công theo một điều kiện áp dụng nào đó.
- Áp dụng công thức COUNTIFS để đếm số ký hiệu về công của nhân viên theo bảng chấm công cũng như theo các điều kiện cùng 1 lúc.
- Áp dụng công thức SUMIF để từ đó có thể thực hiện tính tổng số giờ làm việc của nhân viên theo các thông tin ở bảng chấm công cũng như căn cứ vào một điều kiện duy nhất nào đó để tính lương.
- Áp dụng công thức SUMIFS để tính bảng chấm công cho nhân viên theo nhiều điều kiện cùng 1 lúc.
3.4. Tính lương cho nhân viên trong doanh nghiệp theo công thức nào?
Việc tính lương theo mẫu bảng chấm công cho nhân viên được các nhân viên kế toán áp dụng theo các công thức cụ thể sau đây:
- Sử dụng hàm IF để tính lương, tuy nhiên nhân viên kế toán sẽ cần phải biện luận một cách logic khi tính toán và sẽ được áp dụng theo nhiều trường hợp khác nhau.
- Sử dụng hàm AND/OR để biện luận với trường hợp có nhiều điều kiện phức tạp khác nhau để nối ghép các điều kiện đó lại.
- Sử dụng hàm LOOKUP/VLOOKUP để có thể thực hiện quá trình truy vấn những thông tin cơ bản, quan trọng nhất của nhân viên và các kết quả chấm công thực tế, thông tin chính xác về mức lương của nhân viên,...
- Sử dụng hàm SUM/SUMIF/SUMIFS để tính tổng số lương thực lĩnh cuối cùng của nhân viên.
Hy vọng những thông tin mà bài viết đã chia sẻ trên đây sẽ giúp các bạn hiểu được về cách tạo mẫu bảng lương mới nhất của Bộ Tài Chính như thế nào, tải mẫu bảng lương nhân viên và áp dụng thật chính xác vào thực tế công việc nhé!