Hướng dẫn bạn cách viết mẫu biên bản bàn giao thiết bị

Tuyển dụng việc làm

1. Những hiểu biết cơ bản về biên bản bàn giao thiết bị?

Biên bản bàn giao thiết bị chính là một dạng biểu mẫu được các doanh nghiệp, công ty sử dụng để phục vụ mục đích bàn giao lại thiết bị giữa bên thuê thiết bị và bên cho thuê thiết bị máy móc. Tùy vào thiết bị được thuê là gì để lập biên bản bàn giao thiết bị mang tên cụ thể, chẳng hạn đã có những loại biên bản bàn giao thiết bị như: Biên bản bàn giao thiết bị văn phòng, biên bản bàn giao thiết bị máy tính,… Dù là bàn giao thiết bị loại gì đi chăng nữa thì người lập đều có thể sử dụng các mẫu biên bản bàn giao thiết bị máy móc theo quy định để lập ra một biên bản bàn giao thiết bị cho nhân viên hoàn chỉnh.

Trừ khi công cụ, vật dụng, thiết bị làm việc mang giá trị nhỏ, có khả năng bị khấu hao nhanh chóng như là bút viết, găng tay, đồ dùng văn phòng phẩm,... thì không cần lập biên bản bàn giao thiết bị tài sản. Còn lại, đặc biệt là những thiết bị, máy móc lớn, có giá trị thì cần phải lập hoặc dựa vào mẫu có sẵn để tạo ra biên bản bàn giao làm phương tiện giúp việc quản lý tài sản là trang thiết bị, máy móc, vật tư được dễ dàng hơn.

Biên bản bàn giao thiết bị tiếng anh được viết là Equipment delivery records.

Để có hình dung rõ nhất về mẫu biên bản bàn giao thiết bị, bạn hãy tải về mẫu dưới đây:

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ MÁY MÓC SỐ 01.doc

2. Mục đích của việc xây dựng biểu mẫu biên bản bàn giao thiết bị là gì?

Khi nhận nhiệm vụ công việc ở trong công ty, doanh nghiệp, các đơn vị sự nghiệp thì mỗi người lao động sẽ được cấp, giao cho những thiết bị vật tư, máy móc chuyên dụng để có thể thực hiện công việc tốt nhất. Về quyền sở hữu thì các thiết bị vật tư đó vẫn chịu sự quản lý và là tài sản của công ty cho nên người lao động chỉ sử dụng chúng phục vụ cho công việc. Sau khi không còn làm việc tại công ty, doanh nghiệp đó nữa thì người lao động sẽ phải gửi trả lại các thiết bị đó cho phía công ty.

Nhằm có một căn cứ xác đáng, làm minh chứng cho việc đã hoàn trả lại công cụ, thiết bị làm việc hoặc thậm chí là cần phải bồi thường nếu như người lao động làm mất mát thiết bị, hoặc làm hư hỏng thiết bị đó thì trước khi chính thức tiếp quản thiết bị vật tư, máy móc đó, giữa người sử dụng lao động và người lao động cần phải lập ra biên bản bàn giao thiết bị rõ ràng. Bản biên bản này sẽ trở thành cư cứ mang tính pháp lý, buộc đôi bên phải ký kết đầy đủ trong đó. Sau khi đã ký xong thì mỗi bên có nhiệm vụ giữ một bản để lấy đó làm cơ sở nếu có vấn đề không hay phát sinh.

Tựu chung lại, mục đích của việc lập biên bản bàn giao thiết bị phục vụ cho 3 mục đích bên dưới đây:

2.1. Thể hiện rõ trách nhiệm đối với thiết bị của công ty

Không thể phủ nhận rằng mẫu biên bản bàn giao cần phải gửi cho bộ phận quản lý công ty trước khi người lao động nghỉ việc là một thủ tục bắt buộc thế nhưng việc chúng ta thực hiện nghiêm túc thủ tục này cũng chính là đang thể hiện rất nghiêm túc tinh thần trách nhiệm của mình đối với công ty và công việc. Khi bàn giao lại công việc cũng có nghĩa là bạn đang thể hiện bản thân mình là một người có ý thức, có tinh thần gìn giữ thiết bị đó trong suốt quá trình làm việc thời gian qua. Dù không còn làm việc tại công ty, doanh nghiệp nữa những với ý thức này, bạn vẫn sẽ nhận được những tình cảm trân quý của mọi người, nhất là trong mắt của cấp trên.

Xem thêm: Tìm việc làm nhân viên hành chính - nhân sự

2.2. Biên bản bàn giao tài sản thể hiện bạn đã thực hiện đúng điều lệ của hợp đồng lao động

Đối với một số công việc mang tính đặc thù cần phải sử dụng dụng cụ của công ty để làm việc thì việc yêu cầu bàn giao lại tài sản sau khi hết hợp đồng hoặc nghỉ việc là một điều khoản của hợp đồng lao động. Khi bàn giao lại tài sản, đôi bên tham gia vào quá trình này cần thực hiện một cách kỹ lưỡng.

Trong mẫu biên bản bàn giao tài sản, người bàn giao cần phải thống kê đầy đủ, chi tiết toàn bộ tài sản do mình phụ trách trong quá trình làm việc trước đó. Sự chi tiết, cụ thể sẽ giúp người tiếp nhận dễ dàng kiểm soát được tình hình của tài sản và dễ đối chiếu với thực trạng của tài sản so với lúc ban đầu mới giao cho người lao động phụ trách. 

2.3. Biên bản bàn giao thiết bị giúp ngăn chặn tranh chấp phát sinh

Trong thực tế xảy ra không ít tình huống rủi ro về việc bàn giao và tiếp nhận thiết bị khi không có giấy tờ làm căn cứ ghi nhận thực trạng. Nói một cách khác, đã có nhiều trường hợp xảy ra tranh chấp, không ràng buộc với nhau bằng văn bản là biên bản bàn giao tài sản. Việc giải quyết sẽ trở nên khó khăn cho cả đôi bên. Trong khi đó nếu cả hai phía đều thống nhất lập biên bản bàn giao lại thiết bị và đồng thời người tiếp nhận lại tài sản cũng lập biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản thì sẽ càng tạo ra những cơ sở pháp lý chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi của hai bên.

Như vậy, mục đích của việc lập biên bản bàn giao thiết bị hoàn toàn mang tính chất pháp lý. Thông qua đó, cả người lao động và người sử dụng lao động đều được đảm bảo quyền lợi một cách tốt nhất trong suốt quá trình giao và nhận thiết bị - tài sản chung của công ty. Nhưng quyền lợi này sẽ không được đảm bảo nếu như đôi bên không lập được một biên bản bàn giao thiết bị chính xác. Vậy để đảm bảo mẫu biên bản bàn giao thiết bị mang tính pháp lý, đảm bảo đúng mẫu theo quy định của pháp luật thì bạn cần đọc tiếp nội dung dưới đây để đảm bảo lập được biên bản bàn giao thiết bị đạt yêu cầu.

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao xe và hướng dẫn cách viết

3. Nội dung chính trong biên bản bàn giao thiết bị

Có nhiều cách ghi biên bản bàn giao thiết bị nhưng chung quy lại, bạn cần phải lập được mẫu biên bản bàn giao thiết bị bao gồm các thông tin nội dung sau:

Thứ nhất là thông tin của nhà/ người/ đơn vị  cung cấp thiết bị

Thứ hai là thông tin của người nhận thiết bị, máy móc

Thứ ba là nội dung thể hiện danh sách, số lượng, tình trạng của thiết bị

Thứ tư, ghi các yếu tố liên quan đến các thiết bị gồm tên của thiết bị, mã số thiết bị (nếu có) và các thông số kỹ thuật

Và cuối cùng là những quy định về việc sử dụng thiết bị, máy móc được đưa vào biên bản bàn giao.

Tham khảo mẫu biên bản bàn giao thiết bị bên dưới:

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ SỐ 02.doc

Mỗi một công ty, doanh nghiệp sẽ đưa ra những quy định khác nhau đối với việc sử dụng vật tư, thiết bị khi giao chúng cho người lao động. Trong quy định này bao gồm các nội dung về việc sử dụng và bảo quản thiết bị. Đây cũng sẽ trở thành một phần căn cứ để khi bàn giao, người phụ trách sẽ nghiệm thu thiết bị có bị sử dụng trái với quy định đưa ra trong biên bản hay không.

Vậy những quy định nào thường được xác lập cho việc sử dụng thiết bị, máy móc? Chúng tôi sẽ mở rộng thêm thông tin nội dung này để bạn có thể dễ dàng nắm bắt được tường tận hơn, hiểu sâu hơn về vai trò của các mẫu biên bản bàn giao thiết bị.

Một vài quy định dưới đây dành cho quá trình sử dụng thiết bị của công ty:

- Người lao động chỉ được sử dụng thiết bị mà công ty giao cho để phục vụ hoàn toàn cho mục đích công việc, tuyệt đối tránh dùng vào các mục đích khác, nhất là mục đích mang tính cá nhân. Việc bảo quản tốt các trang thiết bị vật tư của công ty khi được giao phụ trách  là trách nhiệm của mỗi người lao động.

- Tùy từng nhiệm vụ việc làm và tuỳ từng loại thiết bị, người lao động được quy định là không tự ý mang thiết bị ra ngoài công ty., chỉ trừ khi có sự đồng ý từ người phụ trách quản lý.

- Nếu người lao động làm hư hại đối với thiết bị thì sẽ phải bồi thường thiết bị theo đúng giá trị trên thị trường.

- Cần bàn giao đầy đủ thiết bị, máy móc khi nghỉ việc hoặc là khi chuyển công tác đi nơi khác làm việc. Nguyên tắc bàn giao cần đảm bảo đầy đủ, nguyên vẹn như lúc nhận ban đầu.

Càng nêu ra chi tiết trong nội dung của Biên bản bàn giao thiết bị thì bạn càng đảm bảo tốt nhất về quyền lợi cho bên bàn giao và bên nhận bàn giao. Thông thường, mẫu biên bản bàn giao thiết bị cũng được đi kèm với bản quy trình bàn giao hàng hóa.

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao công việc

4. Những lưu ý quan trọng trong quá trình lập biên bản bàn giao thiết bị

Khi lập mẫu biên bản bàn giao thiết bị, người lập cần phải ghi nhớ những lưu ý được cho là quan trọng bao gồm: cung cấp chính xác và đầy đủ mọi thông tin của cả hai bên liên quan, trong đó cần kèm theo các những phương thức liên lạc. Thông tin thiết bị - nhân vật chính trong biên bản cũng tất nhiên không thể vắng mặt. Việc kê khai thông tin của các trang thiết bị này cần phải tỉ mỉ, chi tiết.

Khi biên bản lập thiết bị bàn giao là nguồn hàng hóa thì ngoài các yếu tố nội dung vừa xác định ở trên, chúng ta còn phải thể hiện cả mức giá, số lượng cùng những thông số sản phẩm vào trong biên bản. Còn nếu ở một trường hợp khác, sản phẩm được bàn giao là một nguồn tài sản nào đó thì bạn hãy cố gắng tạo ra các giá trị ước tính của nó để định lượng cụ thể. Đi kèm với việc ghi thông số sản phẩm, thiết bị thì cũng cần phải nêu rõ điều kiện bàn giao, trách nhiệm của người được bàn giao.

Tải ngay mẫu biên bản bàn giao thiết bị tại đây:

MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ SỐ 03.docx

Do đó, có thể nhận thấy rằng, việc có những mẫu biên bản bàn giao thiết bị luôn là điều cần thiết trong công việc. Hầu hết chúng ta sẽ cần phải sử dụng mẫu biên bản này rất nhiều. Đừng quên sử dụng chúng vì đó là cách giúp doanh nghiệp bạn bảo vệ các thiết bị được đảm bảo nhất.