Giải đáp nhân viên tổng vụ là gì, thông tin về vị trí tổng vụ

Công ty tuyển dụng

1. Nhân viên tổng vụ là gì

Trong một công ty sẽ có bộ phận tổng vụ để hoạt động tổng thể của doanh nghiệp được vận hành trơn tru. Bộ phận này sẽ đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, trong đó nhân viên tổng vụ là người sẽ chịu trách nhiệm chính cho việc vận hành nhanh chóng của doanh nghiệp và hỗ trợ hành chính. 

Công việc của nhân viên tổng vụ có thể bao gồm nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm, từ tiếp nhận văn thư, chỉnh sửa báo cáo, hỗ trợ, đến xử lý một loại thủ tục giấy tờ cụ thể,... Các hoạt động hàng ngày của nhân viên tổng vụ liên quan đến việc duy trì các hoạt động thường ngày trong công ty, bảo trì văn phòng, lập báo cáo tài chính, lưu trữ hồ sơ, phân phối vật chất và phát triển hậu cần. 

Nhân viên tổng vụ đóng một vai trò quan trọng trong cơ sở hành chính, hạ tầng của bất kỳ tổ chức nào. Các bạn có thể hiểu như là trong phim cổ trang Hàn Quốc có “mama tổng quản” thì doanh nghiệp ngày này có nhân viên tổng vụ. Tuy nhiên, tùy vào quy mô từng doanh nghiệp mà công việc tổng vụ sẽ do một người hay bộ phận tổng vụ phụ trách. Bên cạnh đó, chi tiết công việc tổng vụ giữa các tổ chức sẽ có chút khác nhau. Hãy tìm hiểu công việc chi tiết của nhân viên tổng vụ tại phần bên dưới nhé!

Xem thêm: Việc làm nhân viên tổng vụ

2. Vai trò và nhiệm vụ của nhân viên tổng vụ

Nhân viên tổng vụ có trách nhiệm đảm bảo mọi công việc tại tổ chức được diễn ra bình thường và hiệu quả nhất, bên cạnh đó có thể giám sát các hoạt động trong văn phòng. Có rất nhiều vai trò được nhân viên tổng vụ thực hiện nên người làm vị trí này cũng rất bận rộn.

Nhân viên tổng vụ có thể đóng vai trò như một nhân viên lễ tân, vì họ được giao trách nhiệm sắp xếp và chào đón khách hàng, nhà cung cấp và đối tác trực tiếp qua email, thư, cuộc gọi điện thoại. 

Nhân viên tổng vụ phải thể hiện tốt các kỹ năng tổ chức, giao tiếp và dịch vụ khách hàng để đảm bảo hiệu quả công việc. Đồng thời, họ cần đề phòng những kẻ khả nghi muốn lấy cắp thông tin nội bộ của văn phòng nhằm các mục đích xấu xa. Các công việc cụ thể tại vai trò này mà nhân viên tổng vụ được giao phó là :

- Đảm bảo rằng thư giao đến được phân bổ cho đúng bộ phận trong tổ chức.

- Tổ chức và hỗ trợ nhân viên trong các cuộc họp , hội nghị và các cuộc điện thoại trực tiếp khi được yêu cầu.

- Quản lý và duy trì hệ thống nộp hồ sơ đã được triển khai vào tổ chức, ví dụ: hệ thống thông tin.

- Nhiệm vụ thư ký liên quan đến việc đặt hàng thiết bị, vật tư văn phòng và hàng tồn kho khác được yêu cầu.

Xem thêm: Tìm hiểu toàn diện và tỉ mỉ về công việc của nhân viên bán hàng

Đồng thời, nhân viên tổng vụ cũng sẽ thực hiện các nhiệm vụ khác với mục đích hỗ trợ, điều phối và giám sát các nhân viên khác để đảm bảo rằng tất cả các chức năng hành chính văn phòng được phối hợp và đạt năng suất cao tối đa. Các nhiệm vụ khác của nhân viên tổng vụ có thể được thực hiện như:

- Tổ chức các hoạt động và thủ tục của văn phòng bằng cách thực hiện một số nhiệm vụ hành chính. Ví dụ như thiết kế và triển khai các hệ thống nộp hồ sơ mới.

- Điều phối và giám sát các hoạt động chung của nhân viên tại văn phòng công ty.

- Sắp xếp công việc, kế hoạch làm việc, cuộc hẹn hay chuyến công tác cho các lãnh đạo cấp cao. 

- Cung cấp, hỗ trợ với các hoạt động lập ngân sách và kế toán khác nhau như tính lương cho nhân viên, lập hóa đơn, theo dõi các khoản phải thu và chi phí bỏ ra.

- Quản lý hoạt động mua vật tư, thiết bị văn phòng và duy trì mức tồn kho phù hợp, phê duyệt các đơn đặt hàng từ nội bộ công ty.

- Kiểm soát trạng thái nguồn cung cấp vật tư và đảm bảo rằng nó phù hợp với nhu cầu của văn phòng.

- Duy trì và cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu nội bộ, hệ thống lưu trữ dữ liệu về khách hàng và đối tác.

- Nhân viên tổng vụ sẽ có nhiệm vụ tạo, lập báo cáo và trình bày trước những quản lý cấp cao hay soạn thư từ và hợp đồng cho quản lý.

Xem thêm: Việc làm nhân viên tổng vụ tại Hà Nội

- Một người tại vị trí này cũng sẽ đảm nhận vai trò hỗ trợ cho bộ phận nhân sự tuyển dụng, lựa chọn và đào tạo nhân viên mới.

- Giám sát việc vệ sinh và xem xét độ sạch sẽ tại văn phòng làm việc.

- Điều phối và quản lý các cuộc hẹn, cuộc họp và lịch trình của phòng hội thảo để tránh việc đặt phòng bị trùng lặp.

- Thực hiện hỗ trợ làm bảo hiểm cho nhân viên công ty.

Xem thêm: Việc làm nhân viên kinh bảo hiểm

Mẫu CV xin việc

3. Yêu cầu cần có cho vị trí nhân viên tổng vụ

3.1. Bằng cấp

Với những nhiệm vụ của nhân viên tổng vụ cần làm thì đây đòi hỏi là người có chuyên môn và học vấn. Nên bằng cao đẳng hay bằng đại học khá là bắt buộc cho vị trí này. Với vai trò là mama tổng quản đảm nhận việc quản lý và hỗ trợ các công việc hành chính thì nhà tuyển dụng ưu tiên những người có chuyên môn quản trị kinh doanh, quản lý.

3.2. Kinh nghiệm

Trước khi có thể làm việc với vai trò nhân viên tổng vụ thì bạn cần có kinh nghiệm hành chính vững vàng, kinh nghiệm quản trị văn phòng, kiến thức chuyên sâu về quản lý văn phòng và quy trình kế toán, kinh nghiệm làm việc với các chương trình quản lý văn phòng trên máy tính, biết làm việc với email, lập lịch, bảng tính và công cụ trình bày, có kiến thức về luật pháp và các loại quy định về bảo hiểm, mua bán,...

3.3. Kỹ năng

Kỹ năng rất quan quan trọng với nhân viên tổng vụ, có kha khá kỹ năng mà người này cần nắm bắt và phát triển. Đầu tiên đó là kỹ năng sử dụng các phần mềm máy tính như Microsoft Office. 

Bên cạnh đó chắc chắn là ngoại ngữ, việc biết hai đến ba ngôn ngữ chắc chắn là một lợi thế để nhân viên tổng vụ xử lý các giấy tờ, văn thư từ nước ngoài hoặc giao tiếp với các đối tác quốc tế. 

Nhân viên tổng vụ phải là một con người đa nhiệm để có thể gánh vác hết các trách nhiệm được giao. Song hành với đó, muốn hoàn thành tất cả công việc này thì bạn cần là một người biết sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc và quản lý thời gian hợp lý. Hai điều này cực kỳ quan trọng, giúp cho nhân viên tổng vụ tham gia vào công việc chung của công ty mà vẫn có thể cân bằng cuộc sống của mình.

Kỹ năng giao tiếp cần thiết hầu hết trong nhiều công việc, đặc biệt dưới vai trò hỗ trợ và quản lý như như nhân viên tổng vụ thì kỹ năng này rất thiết yếu. Nhân viên thời vụ phải tiếp xúc rất nhiều với cả khách hàng bên ngoài, lãnh đạo cấp trên và nội bộ nhân viên công ty nên họ cần phải luôn khéo léo và biết cách giao tiếp như thế nào. 

Việc hỗ trợ và làm việc với nhiều bộ phận đòi hỏi nhân viên tổng vụ cần biết cách làm việc nhóm hiệu quả cùng với kỹ năng làm việc độc lập. Chắc chắn đây phải là một người có tính nhanh nhẹn và quyết đoán, có tổ chức cao, biết tự định hướng cho bản thân.

Đồng thời việc quản lý hồ sơ và dữ liệu của nhân viên và khách hàng cũng sẽ giúp nhân viên tổng vụ biết được các thông tin cá nhân, nên yêu cầu cho vị trí này là phải biết giữ bí mật. 

Với bài viết trên thì chắc hẳn các bạn đã nắm được nhân viên tổng vụ là gì. Tổng hợp lại thông tin một chút thì đây là người có trách nhiệm hỗ trợ và quản lý các công việc hành chính sao cho doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả. Nếu bạn nào cảm thấy mình phù hợp với tính chất và yêu cầu công việc nhân viên tổng vụ thì bạn có thể xem xét nhé!