BCC là gì? Cách sử dụng BCC trong email có thể bạn chưa biết!

1. Khái niệm BCC là gì?

BCC là viết tắt của cụm từ “Blind Carbon Copy”, được hiểu chính là việc gửi đi các bản sao kín hay bản sao ẩn trong email. Đây là phần sẽ ghi lại các địa chỉ mà lá thư của người gửi sẽ được đính kèm nhưng lại được giấu kín và không cho những người ở phần “To” hay là phần “CC” biết về địa chỉ đính kèm đó. Hay có thể hiểu một cách đơn giản nhất thì BCC chính là việc gửi email đến cho nhiều người cùng một lúc nhưng những người nhận sẽ không thấy được danh sách của những người cùng được nhận thư như mình.

BCC là tính năng đã xuất hiện từ khá lâu trong email, tuy nhiên, nhiều người thường không để ý, thậm chí đối với một số người ít khi sử dụng email thì sẽ không biết và không hiểu về ý nghĩa của BCC là gì? Do đó mà họ vẫn thường sử dụng gửi thư theo cách thủ công. Mặc dù vai trò của BCC trong email thực chất không quá lớn và không ảnh hưởng nhiều đến quá trình trao đổi thông tin trong email, tuy nhiên trong một vài trường hợp cần thiết thì đây lại là một công cụ vô cùng hữu ích, giúp cho người dùng có thể bảo mật được thông tin cũng như danh tính của nhiều người một cách tốt nhất.

Việc làm hành chính văn phòng

2. Phân biệt giữa BCC và CC trong email

Khác với BCC, CC (hay còn được gọi là Carbon Copy) là việc tạo ra các bản sao và gửi cho nhiều người cùng một lúc. Tuy nhiên thì những người nhận được email sẽ vẫn xem được danh sách của những người cùng nhận được thư như mình.

Như vậy, thông qua 2 khái niệm về BCC và CC trên, chúng ta đã có thể nhận thấy được cả 2 công cụ này đều được sử dụng trong email và với mục đích gửi thư cho nhiều người cùng một lúc. Tuy nhiên, về ý nghĩa và mục đích sử dụng của chúng lại có sự khác nhau như sau:

- BCC là một cách gửi thư hữu ích khi mà bạn đang muốn thực hiện sao chép nội dung lá thư đó đến với nhiều người khác nữa mà không muốn cho họ biết về việc này. Thêm vào đó, khi bạn sử dụng tính năng này thì những người nhận được thư cũng sẽ không thể nào tiếp tục gửi chuyển tiếp thư đó đến cho những người khác, điều đó giúp hạn chế việc lan truyền các thông tin trong nội dung thư quá rộng ra bên ngoài. Do đó, với những trường hợp muốn bảo mật danh tính của người khác thì bạn nên sử dụng BCC khi gửi email như là các trường hợp bán hàng, gửi email marketing,...

- Còn đối với CC thì đây cũng là một cách gửi thư hữu ích khi mà bạn muốn cho một số người khác cũng nhận được bản sao email mặc dù họ không phải là người nhận chính. Do vậy mà bạn có thể áp dụng cách này trong trường hợp gửi thông báo qua email đến nhiều thành viên của một lớp, một nhóm hay công ty,... bởi tất cả sẽ được hiển thị công khai mà không cần bảo mật danh tính hay thông tin của bất kỳ ai.

Việc làm Marketing

3. Ý nghĩa và cách sử dụng BCC trong email

Với rất nhiều các tính năng, công cụ khác nhau trong email khiến nhiều người, đặc biệt là những ai không thường xuyên sử dụng email trở nên lúng túng, không biết sử dụng sao cho đúng, tại sao nên sử dụng BCC? Ý nghĩa và cách sử dụng của nó như thế nào? Đừng rời mắt khỏi bài viết bởi câu trả lời sẽ có ngay sau đây!

3.1. Ý nghĩa của BCC trong email

Việc sử dụng BCC mang ý nghĩa, tác dụng vô cùng lớn đối với người dùng hiện nay, nhất là đối với các tổ chức kinh doanh bởi nó đảm bảo về sự riêng tư, bảo mật cho người dùng. Thực tế thì nếu bạn sử dụng email và gửi thư đi dưới danh nghĩa của một công ty, doanh nghiệp hay tổ chức lớn thì lựa chọn gửi theo BCC chính là điều đúng đắn nhất. BCC sẽ bật tính năng giữ toàn bộ bí mật về danh sách những thành viên hay các đối tượng khách hàng, những đối tác quan trọng,... cùng nhận được email gửi đi đó. Gửi thư qua BCC cũng cho thấy bạn là một người làm việc chuyên nghiệp bởi thực tế việc chuyển tiếp thư hay gửi thư mà có chứa quá nhiều địa chỉ email đã nhận được từ trước đó sẽ khiến người nhận cảm thấy người gửi là người thiếu trách nhiệm, làm việc không có tâm và không có thiện chí, nhất là với những lá thư mời hợp tác hay gửi khách hàng thì đây chắc chắn là một điểm trừ vô cùng lớn và gây bất lợi cho bạn trong quá trình kinh doanh.

Ngoài ra, việc sử dụng BCC khi gửi email cũng thể hiện được việc bạn tôn trọng những người nhận nó vì những lá thư chuyển tiếp thì sẽ thường chứa địa chỉ email hay danh sách những người đã gửi CC từ trước đó. Và đây đều là những địa chỉ đúng, hợp lệ nên sẽ rất dễ bị tấn công tài khoản bằng các spam. Theo đó thì sẽ có rất nhiều virus thừa cơ hội lợi dụng việc đó để thu được các địa chỉ email hiển thị trong thư gửi đi này. Điều này rất có thể chính là nguy cơ lớn để những kẻ xấu xâm nhập và gây hại cho các địa chỉ email mà bạn gửi tới. Chính vì vậy mà bạn nên sử dụng BCC cũng như dành chút thời gian để lọc, xóa bớt đi những địa chỉ email hiện còn đang tồn tại trong tin nhắn mà mình gửi để vừa mang lại lợi ích cho mình, đồng thời những người nhận sẽ không bị khó chịu, bị làm phiền bởi những thông tin mà họ không mong muốn nhận được.

Việc làm nhân sự

Tuy nhiên, đối với tính năng BCC trong email thì thực tế lại chỉ phù hợp để sử dụng đối với những email gửi công khai, còn đối với những địa chỉ email  quan trọng mà có chứa các thông tin mật không thể tiết lộ, các cuộc trò chuyện mang tính chất cá nhân giữa 2 người thì bạn lại không nên sử dụng tính năng BCC bởi rất có thể nó sẽ làm lộ ra các thông tin quan trọng và sẽ bất lợi hơn nếu như những người nhận lại không biết mà sử dụng tính năng “Rep All” để trả lời email đó thì chắc chắn những người nhận ở phần “To” và “CC” sẽ vẫn biết được rằng email này hiện vẫn còn có thêm người khác cũng nhận được. Do đó, đây là một vấn đề bạn cần hết sức lưu ý khi gửi thư qua email.

3.2. Cách sử dụng BCC khi gửi email

Để sử dụng BCC khi gửi email thực tế khá đơn giản, tuy nhiên, vẫn rất nhiều người chưa biết đến tính năng cũng như cách sử dụng nó như thế nào? Vậy thì hãy cùng tham khảo cách sử dụng BCC trong email dưới đây để quá trình gửi thư được dễ dàng, thuận tiện hơn nhé!

- Bước đầu tiên, bạn cần phải vào google và truy cập vào địa chỉ email của mình.

Sau đó, trên màn hình sẽ hiển thị giao diện trang chủ email và bạn sẽ thấy mục “soạn thư” ở góc trái phía trên màn hình, bạn sẽ chọn vào mục đó.

- Sau đó bạn sẽ di chuột đến mục “người nhận” hiện ở phía bên trên và nằm ở bên phải của hộp thư.

- Khi đó bạn sẽ nhìn thấy 2 ký tự là CC và BCC hiện lên, bạn chỉ cần click chuột chọn BCC. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + B để mở chế độ BCC.

Việc làm ngân hàng

- Bước tiếp theo, bạn sẽ nhập danh sách các địa chỉ email mà mình muốn gửi đi thông qua BCC rồi lựa chọn chủ đề, nội dung của email ở phía dưới. Tại mục nội dung, bạn cũng có thể đính kèm thêm các tệp tin, chèn các biểu tượng, liên kết, ảnh,... tùy theo từng ý đồ, mục đích riêng của mình khi gửi thư cho người khác qua email.

- Cuối cùng, bạn chỉ cần click vào mục “gửi” là đã hoàn thành việc gửi email qua tính năng BCC một cách đơn giản, dễ dàng rồi.

Ngoài ra, nếu bạn muốn gửi email qua CC thì cũng chỉ cần thực hiện các thao tác tương tự như BCC và chỉ cần thay đổi ở bước lựa chọn BCC hay CC là được. Một vấn đề cần lưu ý khi gửi email đó chính là nếu như bạn không lựa chọn sang chế độ BCC thì lá thư gửi đi đó sẽ được hệ thống mặc định là gửi theo CC.

Như vậy, có thể thấy BCC là một trong những tính năng rất thú vị của email và đã xuất hiện từ khá lâu. Tuy nhiên, nhiều người khi sử dụng email lại không để ý và vô tình lãng quên đi tính năng này và thường chỉ sử dụng cách gửi email thủ công. Hy vọng những thông tin mà work247.vn đã chia sẻ trên đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về BCC là gì cũng như phân biệt được BCC và CC như thế nào, ý nghĩa và cách sử dụng BCC ra sao nhé!