[Check out là gì?] Check out cũng cần có nghiệp vụ - Bạn biết chứ?

Việc làm Nhà Hàng Khách Sạn

1. Giải đáp chính xác: Check out là gì?

Trước khi đi tìm khái niệm check out trong các lĩnh vực phổ biến, hãy hiểu chính xác về nghĩa đen của nó là gì. Nếu tìm kiếm ý nghĩa của cụm từ check out trong từ điển Anh - Việt. Chẳng hạn như từ điển Cambridge, check out là một cụm động từ, phát âm chuẩn Anh - Mỹ là /tʃek-aut /. Check out giải thích về một hành động để lấy các mặt hàng bạn đã mua, đặc biệt trong một cửa hàng thực phẩm lớn hay đến một khu vực nơi mà bạn sẽ trả tiền cho họ.

Nhìn chung, hiểu nôm na, check out được sử dụng phổ biến nhất trong quầy thu tiền hay sự thanh toán tiền phòng ở khách sạn. Trong lĩnh vực kỹ thuật và xây dựng, check out cũng được hiểu là một sự kiểm tra, một sự hiệu chỉnh.

Ngoài check out, bạn cũng thể đã quá quen thuộc với cụm từ check in. Vậy check in là gì? Check in thường được hiểu như cách và quá trình mà một người thông báo rằng họ đã có mặt ở một điểm lưu trú (khách sạn, nhà nghỉ) hay sân bay, bệnh viện, cảng biển hoặc một sự kiện bất kỳ.

2. Check out là gì trong dịch vụ lưu trú?

Lĩnh vực cung cấp dịch vụ lưu trú là một lĩnh vực chính khi nói về check out. Hệ thống hạ tầng dịch vụ lưu trú của nước ta đang phát triển từng ngày một cách mạnh mẽ. Mạng lưới nhà nghỉ, khách sạn, homestay, khu nghỉ dưỡng,... có mặt ở khắp mọi nơi. Đó chính là lý do lĩnh vực này mở ra cho người tìm việc rất nhiều cơ hội nghề nghiệp. Trong đó, check out là một nghiệp vụ của bộ phận lễ tân. Chúng ta cùng tìm hiểu rõ hơn về nghiệp vụ check out chuẩn sau đây nhé!

2.1. Khái niệm check out

Check out được sử dụng liên tục, phổ biến ở các khách sạn, bất kể đó là khách sạn lớn hay khách sạn nhỏ thì check out vẫn là một trong những quy trình bắt buộc cần thực hiện. Vậy check out là gì? Nếu tách nghĩa cụm từ check out, có thể hiểu đơn giản, “check” mang nghĩa kiểm tra, còn “out” mang nghĩa thoát khỏi, thoát ra. Nôm na, có thể hiểu check out trong lĩnh vực lưu trù là thủ tục, quá trình, hành động của khách hàng thực hiện việc bàn giao dịch vụ đã sử dụng hết thời hạn, tiến hành thanh toán và ra về.

Tựu chung, nội dung cơ bản của check out trong khách sạn là việc khách hàng trả tiền phòng, trả phòng và trả chìa khóa.

Nhân viên lễ tân chính là những cá nhân có trách nhiệm chính trong việc thực hiện check out cho khách hàng. Bên cạnh việc hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng check in để nhận phòng và giới thiệu các dịch vụ liên quan, nhân viên lễ tân cũng đảm nhiệm việc làm thủ tục check out cho khách, kiểm tra và bàn giao lại phòng như tình trạng ban đầu. Nhìn có vẻ đơn giản, nhưng check out trong khách sạn, đặc biệt là các khách sạn cao cấp, chuẩn quốc tế. Thì việc check out phải được thực hiện đúng quy trình, đúng thủ tục. Cá nhân thực hiện phải là người có nghiệp vụ, có kiến thức, kỹ năng chuyên môn.

Nhân viên lễ tân được ví như “bộ mặt” và “cấu nối” trung gian giữa khách sạn và khách hàng. Vì vậy, những quy trình như check out được họ triển khai thường xuyên một cách chuyên nghiệp.

Tìm kiếm việc làm

2.2. Thời gian check out chuẩn

Nếu bạn thắc mắc về một quy định thời điểm check out, chắc chắn sẽ không có câu trả lời. Riêng về thời gian, thời điểm check out, không có một quy định nào cụ thể và thống nhất. Thông thường, mọi khách sạn trên thế giới sẽ tự thiết lập khoảng thời gian check out cho riêng mình. Tuy nhiên, ở nước ta, hệ thống nhà nghỉ, khách sạn thường áp dụng một khung giờ chuẩn cho việc check out và cả check in. Cụ thể:

+ Check in: 14h

+ Check out: 12h

Theo đó, nếu khách hàng không làm thủ tục check out vượt ra khỏi khung giờ này, sẽ bị tính thêm chi phí trong khoản thanh toán cần trả cuối cùng. Nhiều ý kiến thắc mắc rằng tại sao lại lấy mốc thời gian 12h trưa để quy định cho việc check out. Điều này là bởi vì mang lại sự tiện lợi cho khách hàng nói chung. Vì quãng thời gian này là quãng thời gian mà tiện cho mọi người ngủ nghỉ, sinh hoạt. Nếu không phải là 12h trưa, khả năng cao sẽ làm ảnh hưởng đến sự nghỉ ngơi và vui chơi của khách hàng. Mặt khác, khung giờ này cũng là thời điểm lý tưởng cho các dịch vụ buồng phòng, dọn dẹp phòng sau khi khách hàng giao trả.  

2.3. Quy trình check out cho lễ tân

Check out cũng cần có nghiệp vụ, có quy trình để đảm bảo sự chuyên nghiệp. Và nếu bạn đang dự định bắt đầu sự nghiệp ngành dịch vụ khách sạn của mình với vị trí nhân viên lễ tân. Thì check out là một trong những nghiệp vụ bạn cần tìm hiểu và học hỏi. Cụ thể, quy trình để thực hiện check out cho khách hàng như sau:

+ Bước 1: Hỏi thăm khách hàng về những dịch vụ không đi kèm, mà phát sinh do nhu cầu của khách hàng (nếu có).

+ Bước 2: Nhập dữ liệu về thông tin các chi phí phát sinh vào phần mềm, hệ thống quản lý thanh toán của khách sạn (tùy từng khách sạn).

+ Bước 3: Check lại các khoản chi phí xem đã chính xác và đối chiếu với thực tế.

+ Bước 4: Tổng hợp dữ liệu, tính toán tổng chi phí. Lập hóa đơn và đưa cho khách hàng kiểm tra lại, đối chiếu.

+ Bước 5: Nếu có phản hồi của khách hàng về các khoản chi phí. Hãy tiếp nhận và tiếp tục kiểm tra xem xét.

+ Bước 6: Cung cấp cho khách hàng những hình thức thanh toán và xác nhận phương thức thanh toán khách hàng sở hữu. Bao gồm: tiền mặt, quẹt thẻ ATM hoặc check mã QR, chuyển khoản ngân hàng,...

+ Bước 7: Nhân viên lễ tân hỗ trợ và hướng dẫn khách hàng trong quá trình thanh toán. Bao gồm cả việc quy đổi tiền tệ, cung cấp voucher để khách hàng xác nhận và ký tên.

+ Bước 8: Xem khách hàng đã nhận được tin nhắn hay chưa?

+ Bước 9: Xem khách hàng có mượn chìa khóa hộp ký gửi an toàn hay không?

+ Bước 10: Hỏi khách và số phòng, nhận lại chìa khóa phòng của khách và giao lại giấy tờ tùy thân cũng như những bưu kiện mà khách gửi ở quầy lễ tân (nếu có).

+ Bước 11: Đưa Check-out card cho khách hàng (phiếu này dùng để đưa cho nhân viên hành lý tiếp tục thực hiện thủ tục mang hành lý của khách hàng ra xe).

+ Bước 12: Hỗ trợ tìm kiếm và giúp khách book phương tiện di chuyển theo yêu cầu của khách (nếu có).

+ Bước 13: Chào tạm biệt khách hàng và chúc khách hàng đi đường may mắn.

Tìm việc làm giám sát nhà hàng

2.4. Tầm quan trọng của check out

Khi tìm hiểu vai trò của check out là gì? Bạn sẽ thấy rằng không tự nhiên mà check out trở thành một trong những thủ tục mang tính bắt buộc ở mọi khách sạn. Tầm quan trọng của check out được thể hiện như sau:

+ Thứ nhất, cung cấp tình trạng phòng, tình trạng khách một cách cụ thể và chính xác: Thông qua việc thực hiện check out, chủ các khách sạn sẽ dễ dàng hơn trong công tác quản lý tất cả các hoạt động ra vào của khách sạn. Hơn hết, nhiều phần mềm, hệ thống sẽ hỗ trợ trong việc lưu trữ, cập nhật thông tin và khách hàng, nhu cầu sử dụng của khách hàng,... Check out cũng là công việc của quầy lễ tân, chính vì vậy, nếu có sai sót gì, họ sẽ là người chịu hoàn toàn trách nhiệm. Chẳng hạn như việc thanh toán, khiếu nại,...

+ Thứ hai, cơ hội đánh giá sự trải nghiệm dịch vụ của khách hàng: Quá trình check out cũng là lúc mà khách hàng đã kịp thời kết thúc hành trình trải nghiệm của mình tại khách sạn. Từ dịch vụ phòng ốc, phục vụ cho đến các dịch vụ gửi xe, ăn uống, giải trí,... Họ sẽ có thể đưa ra những ý kiến, những phản hồi hoặc tích cực, hoặc tiêu cực về những gì họ đã trải nghiệm. Đó là cơ hội tuyệt vời để mỗi khách sạn có thể tự hoàn thiện và phát triển mình trong tương lai.

+ Thứ ba, cơ hội phát triển bổ sung các dịch vụ cần thiết: Kinh doanh là tìm tòi, khám phá và không ngừng đổi mới, mở rộng. Dịch vụ lưu trú cũng như thế, khách sạn của bạn ban đầu có thể không thể nào đáp ứng và thỏa mãn những nhu cầu cũng như mong muốn của khách hàng. Nhưng chính những khách hàng của bạn sẽ là người gợi ý trực tiếp cho bạn những ý tưởng về các dịch vụ mới, giúp bạn lên được ý tưởng và xây dựng các chiến lược không xa. Điều này chắc chắn được khách hàng phản hồi lại tại khu vực lễ tân, lúc thực hiện check out.

3. Check out là gì trong dịch vụ Thương mại điện tử?

Check out là gì? Chúng ta thường xuyên hiểu khái niệm check out ở lĩnh vực nhà nghỉ, khách sạn mà quên mất trên thực tế, chúng còn được sử dụng trong ngành thương mại điện tử. Thương mại điện tử là ngành mới ở nước ta, nhưng những năm qua, cùng với sự đồng hành của CNTT, thương mại điện tử đã phát triển song song với sự ra đời của hàng loạt các dịch vụ giao dịch hàng hóa tân thời, hiện đại. Thói quen sử dụng tiền mặt của con người đã dần thay bằng một phương thức khác lạ và đa nhiệm hơn. Đó chính là thanh toán online. Vậy trong TMĐT, check out là gì?

3.1. Ý nghĩa và vai trò của check out trong thanh toán điện tử

Thanh toán đồng nghĩa với check out, trong một website bán hàng, trang check out sẽ thông tin đến khách hàng những sản phẩm họ đang sở hữu trong giỏ hàng của mình và chờ đợi được thanh toán. Bên cạnh đó, check out cũng thúc giục người mua hàng cần cung cấp các thông tin cá nhân về tên gọi, điện thoại, địa chỉ để chuyển và nhận sản phẩm.

Đồng thời, tại các sàn thương mại điện tử ngày nay, check out cũng sẽ yêu cầu người mua hàng chọn, xác nhận hoặc cung cấp phương thức thanh toán sẽ sử dụng trong quá trình thanh toán sản phẩm. Có thể nói, trong thương mại điện tử, check out là một tính năng, công cụ không thể thiếu. Check out giúp người dùng có thể tiến hành giao dịch một cách nhanh gọn, thông minh, ở bất cứ nơi đâu và bất cứ khi nào.

Đối với doanh nghiệp, check out có thể hỗ trợ trong việc kiểm soát, quản lý đơn hàng một cách thuận lợi, dễ dàng bằng những công cụ tích hợp từ sàn giao dịch online. Theo đó, tại cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp sẽ bao gồm những thông tin của khách hàng được hệ thống chuyển về và được bộ phận bán hàng trực tiếp xử lý. Quy trình check out mang tính khép kín, bảo mật và không sợ mất mát về dữ liệu.

Đối với người dùng, check out có thể là động lực thôi thúc quá trình mua hàng của người dùng. Người dùng giờ đây sẽ không cần phải thực hiện các thao tác mang tính vật lý, cồng kềnh ở những điểm bán hàng truyền thống và trực tiếp. Mà thay vào đó, chỉ cần ở tại chỗ để thực hiện các giao dịch theo nhu cầu. Mặt khác, check out cũng giúp người dùng có thể nhập ngay mã ưu đãi tại gian hàng online, sau đó được trừ thẳng vào tiền mặt. Điều này mang lại sự tiện dụng, tiết kiệm và nhanh chóng.

Cuối cùng, khi áp dụng check out vào việc mua hàng, đơn hàng giữa người mua và người bán sẽ được xử lý nhanh hơn bình thường.

Tìm việc làm tổ trưởng nhà hàng

3.2. Lưu ý những gì khi sử dụng website thanh toán check out?

Khi sử dụng các sàn thương mại điện tử có check out, người dùng cần lưu ý những gì? Trên thực tế, những sàn thương mại điện tử có tích hợp phương thức thanh toán bằng thẻ tín dụng quốc tế (Visa) đều phải là các chủ kinh doanh uy tín, có xác thực về hoạt động kinh doanh với Nhà nước.

Trong quá trình trải nghiệm dịch vụ, nếu ở một sàn TMĐT giả mạo, buộc bạn cung cấp những thông tin về tài khoản,... mang tính dữ liệu cá nhân. Thì chắc chắn, lúc đó bạn nên xem xét kiểm tra và cân nhắc thật kỹ trước khi cung cấp những thông tin về tài khoản cá nhân của mình. Những hệ thống website check out này mang lại khá nhiều rủi ro nếu người dùng không tỉnh táo, chẳng hạn như việc để lộ thông tin, dữ liệu, thậm chí là “ăn cắp” tiền của người dùng.

Những trang check out luôn yêu cầu người dùng khai báo các thông tin liên quan đến địa chỉ và liên hệ. Vì thế, hãy nhớ cung cấp thật chính xác để hàng hóa bạn đặt mua có thể nhanh chóng chuyển đến tay của bạn nhé. Cuối cùng, đối với các doanh nghiệp chuyên phân phối sản phẩm, hàng hóa, hãy cố gắng trong việc tích hợp check out để thúc đẩy sản lượng bán ra của mình nhé.

Trên đây là những thông tin hữu ích mà work247.vn cung cấp để giải đáp cho thắc mắc check out là gì?