Lễ tân tiếng anh là gì? Những điều cần biết về vị trí lễ tân

Việc Làm Khách Sạn

Mỗi vị trí hay bộ phận trong doanh nghiệp đều có vai trò cũng như tên gọi khác nhau để có thể phân biệt về nội dung công việc. Đất nước hội nhập làm xuất hiện nhiều khái niệm chuyên ngành tiếng anh được du nhập vào. Từ đó mỗi vị trí công việc hay bộ phận trong doanh nghiệp đều được gắn với những từ ngữ chuyên ngành tiếng anh và trong đó không thể thiếu bộ phận lễ tân. Cùng tìm hiểu lễ tân tiếng anh là gì? Những thông tin về vị trí làm việc, trách nhiệm, cơ hội và một số từ chuyên ngành có liên quan đến lễ tân qua bài viết sau.

1. Tìm hiểu từ chuyên ngành lễ tân tiếng anh là gì?

Bộ phận lễ tân giờ không chỉ được xuất hiện trong nhà hàng, khách sạn mà nó được sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ và bộ phận lễ tân được coi như một bộ phận gần như không thể thiếu trong các công ty, doanh nghiệp hay nhà hàng, khách sạn. Việc tìm hiểu các công việc của lễ tân hay các thông tin liên quan đến trách nhiệm, cơ hội và một số chuyên ngành liên quan thường sẽ sử dụng bằng từ chuyên ngành tiếng anh sẽ có nhiều tài liệu hơn. Cùng tìm hiểu những thông tin quanh vị trí lễ tân tiếng anh nhé.

1.1. Từ chuyên ngành lễ tân tiếng anh là gì?

Việc các doanh nghiệp chú trọng vào việc bổ sung bộ phận lễ tân trong doanh nghiệp của mình là động thái rõ ràng cho thấy tầm quan trọng của vị trí lễ tân đang dần được coi trọng và khẳng định vị trí của mình trong doanh nghiệp bởi vai trò của mình. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng áp dụng yêu cầu chuyên môn nhất định vào vị trí lễ tân và cùng với đó là việc hội nhập các từ ngữ chuyên ngành của vị trí lễ tân để sử dụng trong quá trình làm việc như một cách chuyên môn hóa bộ phận lễ tân.

Vị trí lễ tân trong tiếng anh được gọi là receptionist. Một receptionist là chỉ một nhân viên lễ tân, đây là khái niệm chỉ nhân viên lễ tân chung đối với tất cả các ngành và được sử dụng trong các trường hợp chỉ lễ tân chung. Đối với mỗi ngành cụ thể thì khái niệm lễ tân tiếng anh sẽ được gắn với từng ngành cụ thể như Hotel receptionist (lễ tân khách sạn), Spa receptionist (lễ tân spa), Front Office Manager (trưởng bộ phận lễ tân), Receptionist Supervisor hay Front Office Supervisor (giám sát lễ tân),...

Việc nắm rõ các khái niệm, thuật ngữ tiếng anh của vị trí lễ tân sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong quá trình làm việc và đỡ lạ lẫm khi làm việc trong môi trường cao cấp, sử dụng những từ ngữ chuyên ngành tiếng anh. Ngoài ra việc nắm rõ thuật ngữ lễ tân tiếng anh giúp bạn có thể tìm kiếm các công việc, thông tin hay các thông tin cần thiết dễ dàng hơn.

1.2. Thông tin chung về vị trí việc làm lễ tân

Một nhân viên tiếp tân là một nhân viên đảm nhận một vị trí hỗ trợ hành chính hoặc văn phòng . Công việc thường được thực hiện trong một khu vực chờ như sảnh hoặc văn phòng phía trước của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nhân viên tiếp tân chức danh được quy cho người được thuê bởi một tổ chức để nhận hoặc chào hỏi bất kỳ du khách, bệnh nhân hoặc khách hàng nào và trả lời các cuộc gọi điện thoại.

Thuật ngữ lễ tân được sử dụng trong nhiều khách sạn cho một bộ phận hành chính nơi nhiệm vụ của nhân viên tiếp tân cũng có thể bao gồm đặt phòng và chuyển nhượng phòng, đăng ký khách, công việc thu ngân, kiểm tra tín dụng, kiểm soát chìa khóa cũng như dịch vụ thư và tin nhắn. Nhân viên tiếp tân như vậy thường được gọi là nhân viên lễ tân . Nhân viên tiếp tân bao gồm nhiều lĩnh vực công việc để hỗ trợ các doanh nghiệp mà họ làm việc, bao gồm đặt lịch hẹn, nộp hồ sơ, lưu trữ hồ sơ và các nhiệm vụ văn phòng khác.

2. Trách nhiệm, nhiệm vụ công việc của nhân viên lễ tân

Mỗi vị trí bộ phận trong doanh nghiệp đều có trách nhiệm thực hiện cùng nội dung công việc cần đảm nhiệm khác nhau, cùng tìm hiểu về trách  nhiệm, nhiệm vụ công việc của nhân viên lễ tân qua một vài thông tin sau:

2.1. Trách nhiệm của nhân viên lễ tân

Nhiệm vụ kinh doanh của nhân viên tiếp tân có thể bao gồm trả lời các câu hỏi của khách về một công ty và các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, hướng khách đến các điểm đến của họ, phân loại và chuyển thư, trả lời các cuộc gọi đến trên điện thoại nhiều đường dây, vào đầu thế kỷ 20, tổng đài, thiết lập các cuộc hẹn, nộp đơn, lưu giữ hồ sơ, nhập bàn phím / nhập dữ liệu và thực hiện một loạt các nhiệm vụ văn phòng khác, chẳng hạn như fax hoặc gửi email. Một số nhân viên lễ tân cũng có thể thực hiện kế toán hoặc cashiering nhiệm vụ. Một số, nhưng không phải tất cả, các văn phòng có thể mong đợi nhân viên tiếp tân phục vụ cà phê hoặc trà cho khách và để giữ cho khu vực sảnh gọn gàng.

Nhân viên tiếp tân cũng có thể đảm nhận một số chức năng kiểm soát truy cập của nhân viên bảo vệ cho một tổ chức bằng cách xác minh danh tính nhân viên, cấp thẻ khách truy cập và quan sát và báo cáo bất kỳ người hoặc hoạt động bất thường hoặc đáng ngờ nào.

Một nhân viên tiếp tân thường là người đảm nhiệm việc liên hệ kinh doanh đầu tiên trong một doanh nghiệp và đây sẽ là vị trí mà bạn thường sẽ gặp tại bất kỳ tổ chức nào đầu tiên. Hầu hết các tổ chức đều mong đợi rằng nhân viên tiếp tân duy trì thái độ bình tĩnh, lịch sự và chuyên nghiệp mọi lúc, bất kể hành vi của khách truy cập. Một số phẩm chất cá nhân mà nhân viên tiếp tân dự kiến ​​sẽ sở hữu để thực hiện công việc thành công bao gồm sự chu đáo, vẻ ngoài được chăm sóc chu đáo, chủ động, trung thành, trưởng thành, tôn trọng bí mật và thận trọng, thái độ tích cực và đáng tin cậy. Đôi khi, công việc có thể bị căng thẳng do tương tác với nhiều người khác nhau với các loại tính cách khác nhau và được mong đợi sẽ thực hiện nhiều nhiệm vụ nhanh chóng.

Xem thêm: Tìm việc làm lễ tân biết tiếng anh

2.2. Nhiệm vụ hằng ngày của nhân viên lễ tân

Nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên lễ tân khá đa dạng với nhiều nội dung công việc cần thực hiện, tuy nhiên thì gần như các nhân viên lễ tân sẽ phải thực hiện hầu hết các công cụ thể được quy định và đây thường là nhiệm vụ của hầu hết các nhân viên lễ tân ở các doanh nghiệp. Nhiệm vụ hằng ngày của nhân viên lễ tân có thể bao gồm:

- Chào khách và hướng dẫn họ đến đúng người hoặc bộ phận: khi khách hàng hay các đối tác đến doanh nghiệp thì người họ gặp đầu tiên thường là các nhân viên ở bộ phận lễ tân. Nhân viên lễ tân cần chào hỏi niềm nở cũng như xin thông tin để ghi chép lại tiện trong việc theo dõi và hướng dẫn họ theo như yêu cầu đến đúng vị trí, dẫn đến người cần gặp. Trách để khách hàng hay đối tác tự vào công ty mà không có sự hướng dẫn có thể đi nhầm chỗ hoặc không kiểm soát được người ra vào công ty, doanh nghiệp cũng như khách hàng, đối tác đi vào những vị trí không được phép vào như các bộ phận cần sự bảo mật trong doanh nghiệp.

- Quản lý sổ khách và đưa ra các thẻ bảo mật: bộ phận lễ tân kiêm luôn nhiệm vụ quản lý sổ sách và các thẻ bảo mật như thẻ ra vào tòa nhà, công ty hay thẻ chấm công của nhiều doanh nghiệp. Việc quản lý sổ sách thường là những số sách liên quan đến khách hàng, sổ sách báo cáo họp hay các thông tin nội bộ chung của doanh nghiệp sẽ thường do bộ phận lễ tân quản lý và sắp xếp, lưu trữ theo quy định từng doanh nghiệp.

- Trả lời các câu hỏi trực tiếp, qua điện thoại và email: Nhân viên lễ tân thường là bộ phận trực hotline của doanh nghiệp, tiếp nhận những thắc mắc của khách hàng và có nhiệm vụ giải đáp, nếu các câu hỏi mang tính chuyên môn hay không giải quyết được thì lễ tân sẽ chuyển, nối máy cuộc gọi đến các bộ phận liên quan để yêu cầu giải đáp thắc mắc cho khách hàng. Nhiều doanh nghiệp giao việc quản lý hòm thư và email chung của doanh nghiệp cho bộ phận lễ tân quản lý và giải quyết các công việc liên quan.

- Quản lý hệ thống đặt phòng và giữ phòng gọn gàng: đây là nhiệm vụ thường thấy trong khối ngành nhà hàng, khách sạn. Khi khách hàng đặt phòng hay có yêu cầu về phòng, đồ thì cần liên hệ qua bộ phận lễ tân để được giải quyết.

- Đối phó với hàng đến và đi và giao hàng: bộ phận lễ tân là nơi giải quyết các đơn hàng đến và đi của doanh nghiệp, là nơi nhận các bưu phẩm của cả doanh nghiệp và khi các bộ phận muốn gửi bưu phẩm với tư cách của doanh nghiệp sẽ đều thông qua bộ phận lễ tân để tiện trong việc theo dõi các đơn hàng đến và đi cũng như các đơn hàng gửi cho khách hàng.

- Sắp xếp các cuộc hẹn và cập nhật hồ sơ trên cơ sở dữ liệu: bộ phận lễ tân khi tiếp nhận các cuộc thoại hay yêu cầu hẹn gặp cần cập nhập tình hình lịch hẹn và sắp xếp các cuộc hẹn sao cho hợp thời gian. Việc quản lý và sắp xếp các cuộc hẹn này cần được cập nhập liên tục trên hồ sơ cơ sở dữ liệu để các bộ phận liên quan cũng như nhân viên trong công ty nắm bắt được lịch hẹn, lịch làm việc liên tục để thuận tiện trong quá trình làm việc và sắp xếp công việc cá nhân sao cho hợp lý cũng như có sự phối hợp với các bộ phận khác.

- Thanh toán và xử lý hóa đơn: đây là nhiệm vụ không thể thiếu của bộ phận lễ tân bởi như kể trên thì bộ phận lễ tân kiêm việc đối phó với hàng hóa, đến đi và gửi bưu phẩm, các thể bảo mật thì đương nhiên đây sẽ là nơi giải quyết một phần việc xử lý và thanh toán các hóa đơn phát sinh của doanh nghiệp. Sau khi thanh toán và xử lý hóa đơn, lễ tân cần tập hợp lại và gửi về bộ phận kế toán để yêu cầu chi trả cho các khoản cần thiết.

Xem thêm: Khám phá bản mô tả công việc Lễ tân khách sạn mới nhất!

3. Cơ hội việc làm của vị trí lễ tân

Nếu bạn đang có nhu cầu ứng tuyển cho vị trí lễ tân của các doanh nghiệp thì bạn nên nắm được các thông tin về yêu cầu tuyển dụng cũng như cơ hội việc làm, cơ hội thăng tiến để có những định hướng cho bản thân trong quá trình làm việc và phát triển sau này.

3.1. Những yêu cầu về kỹ năng và kiến thức với vị trí lễ tân

Để đảm nhiệm vị trí lễ tân một cách chuyên nghiệp thì người làm việc ở vị trí lễ tân cần có những kỹ năng và kiến thức đạt yêu cầu và các doanh nghiệp cũng áp dụng yêu cầu chuyên môn nhất định vào vị trí lễ tân. Một số yêu cầu về kỹ năng và kiến thức đối với vị trí lễ tân mà bạn có thể tham khảo và bổ sung cho mình nếu đang muốn ứng tuyển cho vị trí này gồm:

- Khả năng làm việc tốt với người khác: lễ tân là vị trí kết nối giữa doanh nghiệp, là bộ phận phải làm việc, liên hệ với nhiều bộ phận khác trong công ty nên người làm ở vị trí này cần có khả năng làm việc nhóm, làm việc tốt với người khác trong doanh nghiệp.

- Phải kỹ lưỡng và chú ý đến chi tiết: đây là yêu cầu cần thiết đối với vị trí lễ tân bởi các công việc của lễ tân dễ gây ra sai sót và liên quan, ảnh hưởng tới nhiều bộ phận nên người làm vị trí lễ tân cần phải kỹ lưỡng và chú ý đến chi tiết, sắp xếp công việc sao cho hợp lý.

- Kỹ năng quản trị: việc sắp xếp các cuộc hẹn cần kỹ năng quản trị tốt để có thể sắp xếp sao cho hợp lý giữa các bộ phận và nhân viên trong doanh nghiệp.

- Kiên nhẫn và khả năng giữ bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng: khi tiếp nhận và trả lời các câu hỏi trực tiếp, qua điện thoại và email cũng như những phản hồi của khách hàng qua hotline thì nhân viên lễ tân cần kiên nhẫn và khả năng giữ bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng và chấp nhận lời chỉ trích và làm việc tốt dưới áp lực

- Khả năng chịu áp lực: với cường độ công việc và nhiều nhiệm vụ cần thực hiện thì nhân viên lễ tân cần có khả năng chịu được áp lực công việc cao.

- Kỹ năng trò chuyện: điều này là một yêu cầu cần thiết cho vị trí lễ tân vì đây là vị trí thường phải giao tiếp bằng lời nói với khách hàng, đối tác khi đến công ty.

- Kỹ năng tin học văn phòng: để có thể thực hiện các tác vụ cơ bản trên máy tính hoặc thiết bị cầm tay

Xem thêm: Tìm việc làm tiếp tân

3.2. Cơ hội thăng tiến việc làm của nhân viên lễ tân

Tùy thuộc vào ngành, một vị trí tiếp tân có thể có cơ hội kết nối để tiến tới các vị trí khác trong một lĩnh vực cụ thể. Một số người có thể sử dụng loại công việc này như một cách để làm quen với công việc văn phòng, hoặc để tìm hiểu các chức năng hoặc vị trí khác trong một công ty. Một số người sử dụng công việc lễ tân như một cách để kiếm tiền trong khi theo đuổi các cơ hội giáo dục hoặc các lợi ích nghề nghiệp khác như trong nghệ thuật biểu diễn hoặc như các nhà văn.

Trong khi nhiều người làm nhân viên tiếp tân tiếp tục ở vị trí đó trong suốt sự nghiệp của họ, một số nhân viên tiếp tân có thể tiến tới các công việc hành chính khác, như đại diện dịch vụ khách hàng, người điều phối, người phỏng vấn, thư ký, trợ lý sản xuất , trợ lý cá nhân hoặc trợ lý điều hành . Trong các doanh nghiệp nhỏ hơn, chẳng hạn như văn phòng của bác sĩ hoặc luật sư, nhân viên tiếp tân cũng có thể là người quản lý văn phòng người chịu trách nhiệm về sự đa dạng của các hoạt động kinh doanh cấp quản lý trung gian. Ví dụ, trong ngành khách sạn, vai trò của nhân viên tiếp tân vào ban đêm hầu như luôn được kết hợp với việc thực hiện hợp nhất và báo cáo tài khoản hàng ngày, đặc biệt được gọi là kiểm toán ban đêm .

Khi nhân viên tiếp tân rời bỏ công việc, họ thường tham gia vào các lĩnh vực nghề nghiệp khác như bán hàng và tiếp thị, quan hệ công chúng hoặc các ngành nghề truyền thông khác.

Một vài người nổi tiếng là nhân viên tiếp tân ngay từ đầu, như Betty Williams , người đồng nhận giải thưởng Nobel Hòa bình năm 1976 . Một số người nổi tiếng đã từng làm nhân viên tiếp tân trước khi họ trở nên nổi tiếng, chẳng hạn như ca sĩ / nhạc sĩ Naomi Judd và cố quá cố Linda McCartney , nhiếp ảnh gia, doanh nhân và vợ của Beatle Paul McCartney. Những người nổi tiếng khác bắt đầu sự nghiệp với tư cách là nhân viên tiếp tân hoặc làm việc trong lĩnh vực này bao gồm nhà hoạt động dân quyền Rosa park và cựu CEO của Hewlett-Packard, Carly Fiorina.

Trên đây là những thông tin về lễ tân tiếng anh là gì? Nếu đang có nhu cầu ứng tuyển cho vị trí lễ tân thì bạn cần có sự chuẩn bị và những yêu cầu về vị trí lễ tân. Mong rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích với bạn đọc, hãy theo dõi và cập nhập thêm nhiều thông tin bổ ích qua website. Thân ái!