Công văn tiếng Anh là gì và những thông tin liên quan bạn cần biết!

1. Hiểu về định nghĩa công văn tiếng Anh là gì?

Công văn tiếng Anh được gọi là “Official dispatch” hay “Document” – một thuật ngữ chỉ hình thức văn bản hành chính và sử dụng phổ biến trong các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức. Đây là một phương tiện giao tiếp chính thức dành cho các cơ quan nhà nước đưa xuống cho công dân hay các tổ chức doanh nghiệp cũng cần đến công văn để thực hiện một số giao dịch, thông báo nhằm thực hiện nhiệm vụ cũng như các chức năng quan trọng của mình.

Theo đó, những cá nhân, tổ chức nhận được công văn thì sẽ cần phải thực hiện theo đúng những quyết định được ghi trong đó. Những cá nhân này có thể là cấp dưới hay cũng có thể là cả một tổ chức, doanh nghiệp nhận được công văn từ các cơ quan pháp luật, nhà nước.

Ngoài ra, còn một số thuật ngữ khác có liên quan đến công văn cũng thường được sử dụng khá phổ biến hiện nay như là:

- “Incoming official dispatch” – công văn đến

- “Official dispatch travels” – công văn đi

- “Dispatch express” – công văn hỏa tốc

- “According to note number...” – theo công văn số...

2. Tìm hiểu về bố cục và phân loại các công văn tiếng Anh

2.1. Bố cục cơ bản của một công văn tiếng Anh

Bố cục của một công văn hoàn chỉnh cả tiếng Anh cũng như tiếng Việt đều cần phải có đầy đủ những mục sau đây:

- Công văn cần phải có đầy đủ Quốc hiệu – Tiêu ngữ.

- Thời gian và địa điểm gửi công văn đi cần phải chính xác.

- Công văn cần phải thể hiện cụ thể tên của cơ quan, tổ chức thực hiện ban hành công văn.

- Công văn cần phải có chủ đề cụ thể hay là nơi nhận công văn đó, có thể là các cơ quan, các tổ chức hay cá nhân nào đó.

- Tiếp đó là cần có số cũng như ký hiệu của mẫu công văn.

- Những trích dẫn chi tiết, cụ thể được ban hành trong công văn.

- Nội dung của công văn cần được thể hiện rõ ràng.

- Công văn cần phải có chữ ký và kèm theo đóng dấu của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp ban hành công văn đó.

- Cuối cùng là địa chỉ và thời gian yêu cầu thực hiện công văn cùng thời gian kết thúc việc thực hiện các yêu cầu trong công văn đó

Việc làm ngân hàng - chứng khoán - đầu tư

2.2. Phân loại các mẫu công văn tiếng Anh

Hiện nay, việc sử dụng các công văn để ban hành lệnh xuống các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân cấp dưới,... là điều hết sức bình thường và được áp dụng khá phổ biến. Tùy vào từng mục đích mà các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ soạn thảo các mẫu công văn khác nhau như là:

- Công văn nhằm mục đích hướng dẫn

- Công văn nhằm mục đích chỉ đạo

- Công văn nhằm mục đích nhắc nhở, đôn đốc

- Công văn nhằm mục đích yêu cầu, đề nghị

- Công văn nhằm mục đích giải thích

- Công văn nhằm mục đích phúc đáp

- Công văn nhằm mục đích giao dịch

- Công văn nhằm mục đích hỏi ý kiến

- Công văn nhằm mục đích mời họp

Mặc dù đã có quy định và phân loại rất rõ ràng về các mục đích sử dụng công văn, tuy nhiên hiện nay cũng xuất hiện thêm rất nhiều những quy phạm pháp luật và điều đó thường dẫn đến việc nhầm lẫn và sử dụng các công văn sai mục đích như là giữa công văn nhằm nhắc nhở, đôn đốc với công văn nhằm chỉ thị, công văn để thông báo lại nhầm với công văn để hướng dẫn,...

3. Nội dung của công văn tiếng Anh bao gồm những gì?

Trong các mẫu công văn, bên cạnh những mục bắt buộc đã nêu trên phần bố cục thì người lập ra các công văn sẽ cần phải lưu ý nhất về nội dung của một công văn bao gồm những gì? Và cũng giống như 1 bài văn thông thường thì công văn khi được ban hành xuống cũng cần phải đầy đủ 3 phần cơ bản là mở đầu, nội dung và kết thúc công văn. Cụ thể những nội dung của các phần như sau:

3.1. Phần đặt vấn đề trong công văn

Đặt vấn đề là phần đầu tiên bắt buộc phải có trong nội dung của một mẫu công văn khi ban hành. Trước khi đề cập đến nội dung chính và kết thúc các vấn đề thì cần phải có mở đầu để đưa ra các vấn đề dẫn vào nội dung chính.

Đây được xem như một lời trình bày, giải thích rằng tại sao công văn này lại được ban hành, nguyên nhân dẫn đến hậu quả và cần đến quyết định trong công văn. Do đó, phần đầu tiên, người lập công văn cần phải giới thiệu một cách tổng quát nhất về nội dung của công văn và thể hiện rõ ràng về mục đích, yêu cầu của các vấn đề nêu trong nội dung công văn.

Việc làm xây dựng

3.2. Phần giải quyết vấn đề trong công văn

Đối với phần giải quyết các vấn đề trong nội dung của công văn thì tùy vào từng mục đích khác nhau, người lập công văn sẽ tiến hành lựa chọn các cách viết và cách giải quyết vấn đề riêng. Tuy nhiên, tất cả phải đảm bảo theo đúng quy định và đạt những yêu cầu nhất định:

- Phần giải quyết vấn đề trong công văn cần đề cập đến ý kiến của các cơ quan, tổ chức, ban lãnh đạo có liên quan đến những phương án giải quyết được đưa ra trong công văn.

- Các ý kiến, đề xuất đưa ra để giải quyết các vấn đề trong công văn cần phải được trình bày một cách hợp lý, rõ ràng và có thể làm nổi bật được chủ đề, mục đích của công văn khi được ban hành.

- Ngôn ngữ được sử dụng trong công văn sẽ cần phải đảm bảo theo đúng quy định và cần phải phù hợp với mục đích, nội dung của loại công văn, tất cả cần phải thể hiện một cách lịch sự, có lập luận chặt chẽ cũng như đưa ra các chứng cứ xác thực nhất để chứng minh cho những luận điểm được nêu trong công văn. Cụ thể là cần phải đảm bảo theo các nguyên tắc sau đây:

+ Trước khi quyết định đưa ra những đề xuất về việc giải quyết các vấn đề trong công văn thì người lập công văn sẽ phải có các lý do thật thuyết phục và trình bày với bố cục mạch lạc, rõ ràng để người nhận công văn có thể hiểu và thực hiện.

+ Nội dung của công văn đưa ra phải thật khách quan và không bị thiên lệch theo các hướng khác.

+ Trong các trường hợp công văn ban hành nhằm mục đích từ chối thì cần phải sử dụng từ ngữ và lời lẽ thật lịch sự, thể hiện sự động viên, an ủi.

+ Trong trường hợp công văn được ban hành nhằm mục đích nhắc nhở, đôn đốc thì những lời lẽ, từ ngữ cần phải rõ ràng, mạch lạc và có phần nghiêm khắc hơn. Trong đó cần phải đưa ra những khả năng, hậu quả có thể sẽ xảy ra đối với một hoạt động, tổ chức, cơ quan nào đó nếu như các kế hoạch không được thực hiện đúng tiến độ cũng như cần khích lệ được tinh thần làm việc của các cá nhân, tổ chức.

+ Còn trong các trường hợp công văn được ban hành nhằm mục đích thăm hỏi thì từ ngữ sử dụng cần phải thể hiện được sự quan tâm chân thành, không sáo rỗng, mang tính chất chiếu lệ.

3.3. Phần kết thúc trong công văn

Phần kết thúc nội dung công văn cần thể hiện một cách ngắn gọn và tóm lược lại toàn bộ nội dung trọng tâm nhất của vấn đề được thể hiện trong công văn và nhấn mạnh về trách nhiệm cần thực hiện của các cá nhân, tổ chức, cơ quan,... Kết thúc công văn cũng không được thiếu lời chào chân thành, lịch sự hay lời cảm ơn nếu như công văn ban hành mang tính chất hỏi ý kiến, nhờ vả.

Việc làm kế toán - kiểm toán

4. Soạn thảo công văn tiếng Anh cần đáp ứng yêu cầu gì?

Với một công văn, không quan trọng là bằng tiếng Việt hay tiếng Anh, điều quan trọng là phải tuân thủ đúng những quy định về văn bản hành chính. Do đó, khi lập công văn, những cơ quan, tổ chức hay ban lãnh đạo doanh nghiệp cần phải chú ý một số vấn đề quan trọng sau đây:

- Với mỗi công văn ban hành chỉ được phép thể hiện một chủ đề nhất định và cần phải được trình bày rõ ràng.

- Nội dung được thể hiện trong công văn cần phải thật ngắn gọn, súc tích và bám sát nội dung của chủ đề được nêu trong công văn. Bên cạnh đó, nội dung cũng cần phải tuân thủ theo đúng những quy định mà pháp luật đưa ra. Công văn cũng có thể được phép trích dẫn ra các nội dung liên quan đến luật pháp nếu cần thiết.

- Ngôn ngữ được sử dụng trong công văn khi ban hành cần đúng quy định, nghiêm túc và mang tính thuyết phục cao. Đặc biệt ngôn ngữ sử dụng trong công văn không được phép rườm rà, nói những điều bay bổng, phi thực tế.

- Một lưu ý quan trọng khi soạn thảo các công văn đó là văn bản này sẽ chỉ được phép sử dụng khi có vấn đề cần ban hành các quyết định quan trọng hay yêu cầu từ các cơ quan, tổ chức, các doanh nghiệp xuống cho các cá nhân hay một tập thể nào đó. Điều đó có nghĩa là một cá nhân sẽ không được phép ban hành công văn và sử dụng làm công cụ để lên tiếng cho yêu cầu, quyết định của bản thân mình, kể cả những trường hợp cá nhân đó đang đảm nhận một chức vụ cao trong các cơ quan lớn.

Hy vọng qua những chia sẻ trên đây của work247.vn, các bạn đã hiểu rõ về công văn tiếng Anh là gì cùng những vấn đề quan trọng có liên quan đến việc soạn thảo cũng như ban hành công văn. Từ đó, có thể áp dụng vào thực tế dành cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đồng thời các cá nhân có thể qua đây để phân biệt các loại công văn, tiếp nhận và thực thi các quyết định mà công văn ban lãnh đạo cấp trên ban hành xuống.