Giao tiếp hành chính là gì? Tìm hiểu về giao tiếp hành chính

viết CV online

1. Tìm hiểu bản chất của giao tiếp hành chính là gì?

Giao tiếp hành chính là một trong những hình thức giao tiếp của con người với con người được thực hiện trong các hoạt động hành chính. Về bản chất của giao tiếp hành chính thì chúng ta có thể phân tích như sau:

Giao tiếp hành chính chính là hoạt động giao tiếp của những cán bộ công chức làm hành chính được thực hiện với những đối tượng khác để có thể trao đổi được tư tưởng, nói rõ tâm tư tình cảm, làm rõ các hành vi của họ thông qua những hệ thống về tín hiệu của ngôn ngữ trong lĩnh vực hành chính – công vụ. Mục đích là để thỏa mãn được những yêu cầu cũng như là mục tiêu của Nhà nước.

Nói tới bản chất, chúng ta có thể thấy được giao tiếp hành chính có hai góc độ như sau:

- Thứ nhất, giao tiếp hành chính sẽ có sự gắn liền với các thông tin hành chính.

- Thứ hai, giao tiếp hành chính thể hiện bản chất là một quá trình, có khởi đầu từ bên nói cho bên nghe về thông điệp bất kỳ có liên quan tới giao tiếp hành chính.

Xem thêm: Khái niệm, vai trò của giao tiếp trong kinh doanh là gì?

2. Những quy định cụ thể về giao tiếp hành chính

Trong Quy định tại Điều số 8 của Quyết định được bàn hành vào tháng 3 năm 2024 của Bộ Nội Vụ có quy định cụ thể về giao tiếp hành chính như sau:

- Thứ nhất, các cán bộ công – viên chức Nhà nước khi làm nhiệm vụ cần phải tuân thủ mặc trang phục theo đúng với quy định, kết hợp đeo thẻ, đeo phù hiệu nhằm giữ gìn hình ảnh người công viên chức và bảo vệ danh dự của cơ quan/đơn vị.

- Thứ hai, khi thực hiện giao tiếp với công dân thì các cán bộ công viên chức Nhà nước sẽ cần phải thể hiện thái độ thật lịch sự và văn minh. Trong suốt quá trình giao tiếp thì cần phải đảm bảo về tính chính xác của nội dung.

- Thứ ba, các công viên chức Nhà nước ở vai trò lãnh đạo điều hành thì cần phải luôn cập nhật và thực hiện nắm bắt rõ đối với tâm lý của các cán bộ nằm trong thẩm quyền, từ đó có thể có được cách thức để điều hành một cách hết sức phù hợp, phát huy được khả năng cũng như là phát huy kinh nghiệm, tính chất sáng tạo và tính chủ động trong suốt quá trình thực thi các nhiệm vụ.

- Thứ tư, đối với các cán bộ công chức viên chức của nhà nước thì cần phải thừa hành đối với các chuyên môn, tôn trọng những người lãnh đạo, chấp hành nghiêm những nội quy, phát huy tốt đối với tinh thần làm việc một cách tự chủ, có trách nhiệm cao đối với các hoạt động của cơ quan nhà nước, các cơ quan đơn vị để có thể giúp cho quá trình hoạt động các nhiệm vụ đạt được những hiệu quả cao.

- Thứ năm, đối với mối quan hệ giữa đồng nghiệp với nhau thì các công chức và viên chức Nhà nước cần phải đối với nhau bằng sự đoàn kết, luôn phối hợp với nhau trong mọi công tác, luôn góp ý cho nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ... để các phần việc làm có thể được thực hiện một cách nhanh chóng và đạt được hiệu quả cao hơn.

Xem thêm: Cách giao tiếp bán hàng – Sử dụng ngôn từ chinh phục khách hàng

3. Xác định những vai trò quan trọng của giao tiếp hành chính

Giao tiếp hành chính đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội, là tác nhận đóng góp vào sự thành công của xã hội và là thứ không thể thiếu. Thông qua giao tiếp thì con người mới có thể thực hiện tốt đối với các quá trình trao đổi thông tin và hiểu nhau hơn, dễ dàng giải quyết các vấn đề trong đời sống xã hội. Trong đó, giao tiếp hành chính cũng tương tự, với các vai trò quan trọng như sau:

- Thứ nhất, giao tiếp hành chính giúp định hướng đối với những hoạt động thiết yếu của đơn vị

Trong giao tiếp, việc truyền đạt những thông tin chính là điểm nhấn mạnh của các cơ quan và các tổ chức, giúp cho các bạn có thể đạt được những cách thức để có thể dễ dàng đạt được những điều mà giao tiếp hành chính hướng tới.

Nếu như không có quá trình giao tiếp thì các cá nhân trong tổ chức sẽ khó có thể mà đạt được những mục đích của giao tiếp, từ đó có thể gây ra những nguy hại lớn đối với các cơ quan và các tổ chức, xảy ra nguy cơ của sự chia rẽ cũng như là gây bất đồng quan điểm, gây mâu thuẫn.

- Thứ hai, giao tiếp hành chính có thể hợp nhất giữa các cá nhân, các đơn vị, các nguồn lực:

Trong các tổ chức, đơn vị, mỗi người sẽ có những quan điểm khác nhau. Khi đó, giao tiếp chính là phương tiện, là cầu nối giúp cho họ hiểu được tư tưởng và quan điểm của nhau hơn. Từ đó dễ dàng đi đến những cuộc thảo luận và thống nhất ý kiến của các cá nhân trong tổ chức.

- Thứ hai, giao tiếp hành chính giúp duy trì đối với các giá trị cũng như là làm rõ các sức mạnh của cơ quan và của các tổ chức, đối với mỗi cơ quan và tổ chức thì sẽ có được những hệ thống và có được giá trị riêng, giúp cho việc duy trì cũng như là có thể giúp cho việc khuếch trương.

Lúc này giao tiếp sẽ đóng vai trò đặc biệt quan trọng, giúp cho việc định hình cũng như là có thể giúp bạn duy trì được những giá trị cơ bản của các cơ quan và các tổ chức gắn kết và dễ dàng làm việc với nhau, nâng cao sức mạnh của tập thể.

- Giao tiếp hành chính có thể dễ dàng khuyến khích cũng như là có thể động viên được những cá nhân, động viên được những đơn vị đang hoạt động trong các cơ quan và các tổ chức.

- Giao tiếp được thực hiện để tạo nên các môi trường thể hiện các ý tưởng mới mẻ, mang đến cho các bạn những sáng kiến đột phá và có tính hiệu quả cao.

Xem thêm: Việc làm bán hàng

4. Những nguyên tắc và hình thức trong giao tiếp

Giao tiếp hành chính cũng có những nguyên tắc và hình thức riêng. Nội dung bên dưới sẽ giúp bạn tìm hiểu về các nguyên tắc cũng như là các hình thức của giao tiếp.

4.1. Những nguyên tắc giao tiếp hành chính

Giao tiếp hành chính có những nguyên tắc cụ thể, giúp cho các bạn có được những cơ hội để đảm bảo cuộc giao tiếp đạt được hiệu quả tốt nhất.

Sau đây là những nguyên tắc để giao tiếp hành chính mà các bạn cần phải tìm hiểu:

- Nguyên tắc thứ nhất – Tuân thủ pháp luật trong giao tiếp hành chính

Tuân thủ theo pháp luật chính là nguyên tắc cơ bản, những người cán bộ công việ chức cần phải đảm bảo tuân thủ theo đúng thủ tục và theo trình tự và dựa vào thẩm quyền được quy định bởi pháp luật.

Các cá nhân, tổ chức không được làm trái với quy định, cán bộ cần phải cân nhắc thật kỹ, không được làm trái với pháp luật trong giao tiếp hành chính. Cán bộ cần phải giải quyết các vấn đề một cách hợp tình hợp lý, lấy thuyết phục và giáo dục thể làm căn cứ.

- Nguyên tắc thứ hai – bảo đảm sự trung thực và khách quan

Nếu bạn muốn cho quá trình giao tiếp của bạn đạt được những hiệu quả cao thì các cán bộ và công chức nhà nước cần phải đảm bảo được tính chính xác để có thể đưa ra được những tư liệu, đưa ra được những nhận định. Quá trình giao tiếp hành chính cần có sự khách quan, đảm bảo được những yếu tố cơ bản có lien quan.

- Nguyên tắc thứ ba – Giao tiếp hành chính cần phải công khai và có tính dân chủ

- Nguyên tắc thứ tư – Giao tiếp hành chính cần phải có tính thận trọng, có trách nhiệm.

- Nguyên tắc thứ năm – Giao tiếp hành chính cần phải có sự chuẩn mực về đạo đức.

- Nguyên tắc thứ sáu – Giao tiếp hành chính cần phải có sự hài hòa.

Việc làm chăm sóc khách hàng

4.2. Các hình thức cơ bản trong giao tiếp hành chính

Nói tới hình thức trong giao tiếp thì giao tiếp hành chính có những hình thức giao tiếp cụ thể như sau:

- Hình thức giao tiếp hành chính theo cách tiếp xúc

Hình thức này có nghĩa là những người giao tiếp sẽ mặt đối mặt mà trò chuyện với nhau hoặc là giao tiếp một cách gián tiếp thông qua các phương tiện mang tính trung gian (văn bản, công văn, sách, báo...).

- Hình thức giao tiếp hành chính theo tính chất

Áp dụng theo những quy định rõ ràng của pháp luật, giao tiếp theo quy trình (đã được thể chế hóa), giao tiếp không chính thức (không có ràng buộc, có tính cá nhân hóa).

- Hình thức giao tiếp hành chính dựa và các tâm thế giao tiếp

- Hình thức giao tiếp hành chính

Như thế, giao tiếp hành chính là gì? Giao tiếp hành chính có rất nhiều yếu tố quan trọng xoay quanh nó khiến cho các cán bộ công chức nhà nước có thể dễ dàng áp dụng, tuân thủ theo những quy định, tìm hiểm những vai trò, nguyên tắc trong giao tiếp hành chính để đảm bảo cho quá trình giao tiếp hành chính đạt hiệu quả cao.